Уровни информационного обеспечения менеджмента и типы информации

Оглавление:

Первый раздел учебника определяет весь спектр общих отношений людей, групп и организаций как предмет теории менеджмента. Весь спектр взаимодействия между субъектом и объектом управления описывается системой управления. Одна из граней этого взаимодействия — информация — присуща не только менеджменту, но и более широкому понятию — управлению.

Поскольку менеджмент имеет дело с экономическими системами, это взаимодействие обычно происходит в рамках предприятий, компаний, объединений, которые удовлетворяют потребности общества, осуществляют различные виды деятельности и имеют различный правовой статус и формы собственности. Такой объект, независимо от его размера, формы собственности, организационно-правового статуса, мы называем организацией. Организация понимается как стабильная формальная социальная структура, которая поглощает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности . В процессе функционирования она вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (органы власти, поставщики, потребители и т.д. являются ее окружением) и состоит из множества различных взаимодействующих элементов (сотрудников, подразделений, самостоятельных организаций).

Каждая организация нуждается в управлении, обеспечивающем достижение ее целей, которое, в зависимости от особенностей конкретной организации и целей управления, позволяет ей стабилизироваться, поддерживать безопасность, сохранять динамическое равновесие с окружающей средой, обеспечивать совершенствование организации и достигать того или иного полезного эффекта. Итак, задача менеджмента — координировать деятельность людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации. Рассмотрим основные положения, определяющие информационное взаимодействие между субъектом и объектом управления.

Информация как управленческий ресурс
Можно утверждать, что почти каждый вид человеческой деятельности основан на информации. Информация — это многомерное понятие. Это некая универсальная форма описания окружающего нас мира, она служит средством общения (язык, рисунки, письмо, визуализация и т.д.), средством организации и управления, инструментом познания. Информация — это рукотворная модель окружающего нас мира, которая принимает различные формы (сообщения, формулы, тексты, изображения, музыка и т.д.), имеет размер, ценность и способность вызывать действие.

Информация — сведения об окружающем мире (предметах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), указывающие на существующую степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от своего создателя и ставшие сообщениями (выраженные на определенном языке в виде знаков, в том числе записанные на материальном носителе), которые могут быть воспроизведены людьми устным, письменным или иным способом (посредством обычных сигналов, технических средств, компьютерных средств и т.д.). Это следует из данного определения:

o Информация — это не просто информация, она несет в себе нечто новое, что уменьшает существующую неопределенность;
o Информация существует вне своего создателя, это знание, отчужденное от создателя (знание — это отражение реальности в человеческом мышлении);
o Часть информации становится сообщением, поскольку она выражена на определенном языке в виде знаков;
o Информация может быть записана на материальном носителе (коммуникация — это форма передачи информации).
o Информация может быть продублирована без участия автора, она передается по общедоступным каналам связи.
Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация о ее деятельности. Недостаток информации вызывает потребность в информации — осознанное понимание разницы между индивидуальными знаниями о предмете и знаниями, накопленными обществом.

Информационный контур управления

Управление в любой организации — это особая функция, для выполнения которой специализируются определенные элементы (подразделения) организаций. Это органы управления или субъект управления. Все действия органов управления по выполнению своих обязанностей можно определить как управленческую деятельность. В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления, его границы, характеристики). Совокупность объекта и субъекта управления определяется как система управления. Для управления органам управления необходимо сравнивать фактическое состояние управляемого процесса с целевым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получить информацию об управляемом процессе.

В то же время потребность в информации заложена в каждом действии управляющего субъекта — менеджера. Все действия с информацией можно разделить на следующие этапы.

сбор информации.
преобразование информации из одной формы в другую.
движение информации.
обработка информации.
хранение и накопление информации.
организация доступа к получению информации.
использование информации — формирование информации для пользователей.

Органы управления оказывают определенные воздействия («управляющее воздействие») на управляемый процесс, которые оформляются в виде решений. Место и роль решений в менеджменте рассмотрены в разделе 10.4, где мы обсудили особенности проявления, восприятия и применения понятия «решение» в процессе постановки и достижения организационных целей. Информация, которую получает объект управления, и принимаемые решения зависят от методов контроля объекта управления со стороны объекта управления и методов воздействия на этот объект управления.

Ответы на эти вопросы можно найти в разделах данного учебника, посвященных менеджменту как особому типу лидерства. Очевидно, что разные методы контроля и воздействия на объект управления накладывают разные потребности в информации об объекте управления и разные требования к частоте сбора информации и принятия решений. Субъект управления может контролировать объект управления через отчетность (определяя частоту и характер получаемой от объекта управления информации, участвуя в оперативном управлении), через финансы (отказываясь от оперативного контроля над объектом управления и отслеживая только его финансовое состояние), через аутсорсинг некоторых функций управления от объекта управления путем их централизации (финансы, снабжение, сбыт и т.д.), и, наконец, через формирование тотального управления, если большинство функций реализуется самим субъектом управления.

Таким образом, управляющая и контролируемая части взаимодействуют друг с другом. И это взаимодействие принимает форму передачи информации через информационный контур, образованный источниками и потребителями информации и информационными каналами для передачи этой информации.

В рамках информационного контура доступна и передается информация о целях контроля, состоянии контролируемого процесса и управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, выполняющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Его роль заключается в предоставлении информации для поддержки управленческой деятельности. Информационный контур может быть установлен как для организации в целом, так и для ее частей (отделов, групп). В этом смысле организация рассматривается как набор информационных контуров, т.е. она имеет набор информационных систем. Такие системы создаются там, где организация и структуры, участвующие в их взаимодействии, действуют целенаправленно. Руководство может управлять информационными системами или позволить им развиваться спонтанно, но они всегда будут возникать.

Информационное обеспечение управленческой деятельности

Информационная поддержка управления обеспечивается путем доставки необходимой информации в нужное место на основе установленных процедур с определенной периодичностью. Как упоминалось в разделе 16.1, в каждой организации существуют данные, информация и знания, хранящиеся на материальных носителях и в знаниях сотрудников. Информационные ресурсы организации, хранящиеся на материальных носителях, становятся формализованными, хранящиеся в знаниях сотрудников — неформализованными. Часть формализованной информации оформляется в виде документов (планы, заявки, приказы, отчеты и т.д.) или является недокументированной (аудиоинформация, компьютерные программы, фото-, кино-, видеоинформация и т.д.).

В широком смысле под документом понимается материальный носитель, на котором зафиксирована информация в любой форме — в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, обладающий признаками, позволяющими его идентифицировать, и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. В практике управления термин «документ» не столь широк. В данном случае под документом понимается сообщение информации в бумажной или электронной форме, созданное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке, подтверждающее какой-либо факт или право на что-либо и используемое для управления.

Под документооборотом понимается система создания, интерпретации, передачи, получения и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Под процедурой понимается условная последовательность действий с документами. Менеджер использует недокументированную информацию, для которой определены соответствующие процедуры. В информационной поддержке управления проводится различие между документами:

o по имени:

Письма;
инструкции;
Телеграммы; телефонограммы;
заявления;
Приказы; распоряжения; решения; указания; инструкции; протоколы;
Инструкции;
Записки, справки, квитанции;
Свойства;
Сертификаты;
Сертификаты и т.д;
o в зависимости от типа материального носителя:
Бумага (письменная, графическая и т.д.);
электронные документы.

В процессе развития информационного обеспечения постепенно формировались определенные комплексы документов — системы документации, важнейшими из которых являются: Система управленческой документации, система вспомогательной документации, система документации по основной деятельности и т.д. Например, система управленческой документации (часть системы управленческой документации) состоит из документов, фиксирующих управленческие решения (решение, приказ, распоряжение, указание, директива, распоряжение), а система обеспечивающей документации — из учетной и отчетной документации.

Многообразие различных видов и назначений создаваемых в организации документов предназначено как для осуществления внешних связей, так и для использования в сугубо внутренней деятельности во всех ее разнообразных аспектах.

Таким образом, информационное обеспечение управления осуществляется в рамках информационной системы организации (информационного цикла) путем использования недокументированной и документированной информации, а также на основе неформализованных информационных ресурсов (личных знаний сотрудников) посредством специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие нормативно-правовые ограничения, необходимость внутреннего регулирования, обеспечения необходимого уровня безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровня информационной безопасности.

Организация информационного обеспечения управления

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения; она позволяет управлять. Но самой информацией нужно управлять: Управление процессом приобретения и использования информации, управление информационными ресурсами и информационная поддержка. Эти задачи управления одинаковы для всех организаций. На организационном уровне необходимо изучать информационные потребности, планировать информацию, управлять информационными ресурсами и их эффективным использованием.

Задачи по поддержке управленческой информации включают:

1) Удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление информации в виде документов;
2) Формирование, размещение, наполнение, поддержание, обновление и использование информационных ресурсов организации.

Управление информационными ресурсами и информационное обеспечение управленческой деятельности включает решение следующих задач.

Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, частоты обращения информации (обеспечение информационной поддержки управленческой, производственной и иной деятельности), формы представления информации (в схемах, графиках, текстах, таблицах в удобной для менеджеров форме).
Определение источников информации, обеспечение доступа к информации из внутренних и внешних источников.

унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями. 4.
организация информационных потоков, обеспечение обновления информации, создание комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы, системы диспетчеризации и мониторинга, разработка и создание новых информационно-телекоммуникационных технологий и постепенное формирование единого информационного пространства организации), обеспечение управления информацией в гетерогенных (многоплатформенных) комплексах.
создание систем управления данными, организация хранения информационных массивов (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивости данных), разработка систем классификации, систематизации и типизации знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечение возможности повторного использования информации.
формирование единой системы документации, развитие документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установление процедур создания, регистрации, учета, утверждения и выпуска документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (количество документов и объем документооборота).
формирование и функционирование системы взаимодействия между информационной системой и менеджерами, организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий и разработки стратегий.
организация обратной связи (проведение коррекции входной информации к информации, обрабатываемой в организации).
обеспечение непрерывного процесса сбора и обработки информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности. Процесс информационного обеспечения управления включает в себя действия с информацией, поступающей из внешних и внутренних источников.

Каждая организация существует во внешней среде, которую образуют государство, другие организации, люди, общественные объединения и технологические, социальные, экономические, правовые и иные отношения между ними. Организация формирует свою внутреннюю среду, которая состоит из ряда структурных подразделений предприятия и работающих в них людей, а также технологических, социальных, экономических и других отношений между ними.

Автоматизированная информационная система

Автоматизированная ИБ является сложной и включает в себя ряд различных программных и аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений от разных разработчиков, интегрированных в единую информационную и однородную систему, которая помогает решать задачи каждой организации. Автоматизированные ИС — это человеко-машинные системы, предоставляющие средства поддержки интеллектуальной деятельности, которые под воздействием руководителя должны позволять накапливать определенный опыт и формализованные знания в организации, постоянно совершенствоваться и развиваться, иметь возможность быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым организационным потребностям.

Функциональные приложения, указанные на рисунке, служат в качестве примеров. Их конкретный набор определяется организацией с точки зрения целей ИБ.

Информационные системы и организация имеют диалектическую взаимосвязь. Влияние организации на ИБ зависит от двух факторов: решений, которые принимают руководящие органы организации в отношении ИБ, и характеристик организации, определяющих требуемые характеристики и функциональность ИБ. Влияние ИБ на организацию проявляется в следующем: Как только ИБ будет внедрена, она начнет изменять организацию.

Влияние решений организации на ее информационные системы.
Принимая решения по ИС, менеджеры и владельцы организации предполагают, что изменения в определенных процедурах ИС решат бизнес-проблемы организации.

С этой точки зрения, они используют информационную систему и технологии для реализации целей и планов организации. Изменения в существующих ИБ и формирование новых ИБ происходит путем принятия решений об ИБ. Давайте разберемся, как это делается.

Под решениями понимаются все возможные преобразования компонентов информационной системы (ее архитектуры и ИТ-инфраструктуры) организации, т.е. программно-технических комплексов, функций персонала, принципов, стандартов и методологии, алгоритмов выполнения процедур.

Все решения можно свести к пяти типам.

определение роли ИТ и ИБ в организации и стратегии их использования.
определение архитектуры ИБ.
определение ИТ-инфраструктуры.
создание и использование конкретных бизнес-приложений для структурных подразделений организации, реализация бизнес-процессов, бизнес-функций и процедур управления.
реализация стратегических планов, которые включают все предыдущие виды решений и определяют порядок их реализации, приоритеты развития ИС и осуществления инвестиций в них.

Во-первых, организация должна решить, как интеллектуальная собственность должна влиять на бизнес-решения организации и поддерживать их. Затем важно определить конечных пользователей ИС. Появление ИС в организации почти всегда связано с перераспределением ключевых функций на уровне руководства, поскольку меняются бизнес-функции, бизнес-процессы, а значит, и роли сотрудников и отделов.

Информационные системы могут значительно увеличить власть человека, контролирующего их, и часто используются для изменения существующих сфер влияния менеджеров в организации. Организацию можно рассматривать как совокупность групп влияния, конкурирующих за ресурсы. Доступ к информации перераспределяет баланс сил между этими группами влияния. Однако следует помнить, что обратное воздействие ИБ на организацию может существенно изменить фактические роли сотрудников организации по сравнению с их предполагаемыми ролями. Это обстоятельство диктует необходимость делегирования ответственности и полномочий по принятию решений в отношении ИБ определенным образом, и обязательно формальным.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: