Уровни информационного обеспечения менеджмента

Оглавление:

В классическом управленческом цикле эксперты различают функции управления и связующие процессы, которые используются при выполнении функции управления. К соединительным процессам относится, прежде всего, общение.

Коммуникация — это обмен информацией. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Коммуникация в менеджменте — это общение, передача информации от тела к телу, от человека к человеку. Наличие коммуникации обеспечивает возможность общения между различными членами системы управления.

Необходимым условием коммуникации является информация, но понятие коммуникации не сводится полностью к понятию информации или информационных связей. Личностный фактор играет важную роль в общении. При одной и той же информации общение формируется по-разному. Например, в менеджменте необходимо учитывать два аспекта общения — информационный и личностный.

Межличностное общение имеет большое значение для менеджмента, поскольку многие управленческие задачи решаются путем непосредственного общения между людьми. Управленческая информация обычно передается с помощью естественного языка, который обладает информационной избыточностью (в русском языке она оценивается в 32%). Она реализуется в различных формах: Переговоры, отчеты, новости, доклады, встречи, разговоры, приказы, жесты…. Если взаимопонимание не достигнуто, то общение не состоялось, из чего следует, что обе стороны играют в нем активную роль.

Функцию информации можно сравнить с функцией фар в автомобиле при движении ночью: Фары освещают дорогу перед вами, обеспечивая контроль над ситуацией и подготавливая реакции водителя. Если фары светят тускло или боковым светом, помех можно избежать.

В современном мире общение является фактором, повышающим ценность компании. Ценность, созданная в процессе коммуникации, проявляется в виде репутации организации, деловых отношений, торговых марок, бренда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций…..

Для менеджера общение — это «хлеб с маслом». В широком смысле слова общение — это процесс информирования. А какой менеджер может нормально работать без информации? Ведь каждый день менеджеру приходится справляться с кипой газет, писем, документов, встречаться со многими людьми, решать спорные вопросы, давать указания, проверять работу и т.д. Вся суть работы менеджера заключается в осуществлении эффективной коммуникации на всех уровнях взаимодействия. Разговор с начальником — это восходящая коммуникация, разговор с подчиненным — нисходящая коммуникация, а разговор с начальником из параллельного отдела — горизонтальная коммуникация.

Когда человек думает об обмене информацией в организации, он обычно представляет себе людей, общающихся лицом к лицу на собраниях или в группах, разговаривающих по телефону или читающих и пишущих служебные записки, письма и отчеты. Хотя эти случаи составляют основную часть коммуникации в организации, коммуникация — это более сложный, всепроникающий процесс.

Классификация коммуникаций

Классификация общения:

Между организацией и внешней средой: (реклама, PR, отчеты);
Между различными уровнями организации по вертикали;
снизу вверх (отчеты, предложения, служебные записки);
сверху вниз (инструкции, приказы, информационные материалы);
горизонтально (обмен опытом, деловые переговоры);
между начальниками и подчиненными (назначение, мотивация);
Неформальные и формальные (служебные отношения и слухи, утечка информации).
Невербальный и вербальный (Невербальный язык — язык тела: движения, позы, жесты, взгляды. Все они не случайны, но часто отражают состояние человека точнее, чем слова, которые он произносит).

Давайте рассмотрим некоторые из них подробнее.

Слухи как форма неформального общения. Если коммуникация в организации организована плохо, возникает неудовлетворенный интерес сотрудников к достоверной информации или информационный вакуум, который заполняется спонтанно или преднамеренно. Поэтому можно с уверенностью сказать, что неформальная коммуникация, включая слухи, имеет место в каждой организации.

Знак умножения означает, что если один из факторов имеет значение ноль, то произведение равно нулю.

По каналам слухов информация передается быстрее, чем по официальным каналам. До 80-99% из них оказываются точными, если речь идет о бизнесе в самой компании. Однако точность может быть не столь высокой, если информация носит личный или эмоционально окрашенный характер.

Некоторые руководители используют слухи как канал для намеренной утечки информации, чтобы оценить реакцию сотрудников на потенциальные нововведения и мягко подготовить их к предстоящим изменениям. Слухи также используются на рабочем месте для дезинформации и дискредитации конкурентов.

Типичная информация, поступающая по каналу слухов, включает в себя:

предстоящие увольнения;
новые штрафы (например, за опоздание);
изменения в структуре организации;
перевод начальников и повышение по службе;
детали текущих конфликтов, споров между менеджерами;
кто, с кем и зачем встречается после работы.

Невербальное общение
Невербальные элементы коммуникации включают[1]:

Физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т.д.);
Движения тела (жесты, позы, мимика, прикосновения, движения глаз).
Речь (интонация, громкость, голос и т.д.)
окружающая среда (освещение, шум, чистота, пространство, мебель)
Использование окружения (манеры поведения, расстояние для общения)
Время (приход слишком рано, опоздание, привычка заставлять себя ждать).

Зачем нам нужно знать невербальный язык? Она помогает понимать людей, вести переговоры, разговаривать с людьми, располагать их к себе, создавать доверие, инструктировать своих сотрудников, решать конфликты, спорить.

Особенность языка тела в том, что его выражение обусловлено импульсами человеческого подсознания, его практически невозможно подделать, поэтому мы можем доверять этому языку больше, чем обычному, вербальному.

Например, для успеха делового общения важно учитывать расположение участников за столом во время деловой встречи.

В офисной обстановке за стандартным прямоугольным столом поверхность B может занимать четыре основных положения относительно поверхности A.

Такое позиционирование характерно для людей, ведущих дружескую беседу B1.

Процесс коммуникации и коммуникационные барьеры

Эффективность коммуникации зависит от качественных характеристик и механизмов воздействия отдельных элементов коммуникационного процесса (рис. 3.1). В этом контексте дадим краткое описание отдельных элементов коммуникационного процесса.

Отправитель (Источник). В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники с их идеями, намерениями, информацией и целью общения.

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематизированный набор символов, в язык, выражающий их назначение.

Передача сигнала. Цель источника связи выражается в виде сигнала, форма которого во многом зависит от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к механизмам передачи информации от источника связи к получателю информации. В организациях это может быть устное общение между собой, телефонные разговоры, неформальное общение, групповые встречи и т.д.

Декодирование. Для того чтобы процесс коммуникации был завершен, сигнал должен быть декодирован. Каждый получатель информации интерпретирует (декодирует) сигнал, основываясь на опыте и предлагаемых рекомендациях.

Обратная связь. Источник связи ожидает, что его сигнал будет иметь высокую точность. Поскольку точность сигнала редко бывает идеальной, в процессе коммуникации желательна обратная связь.

Односторонняя связь более оперативна, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точна. Обратная связь позволяет лидеру оценить, насколько эффективно он общается, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Обратная связь в широком смысле означает отклик, ответ, реакцию на действие или событие.

Профессор бизнес-коммуникаций Ф. Льюис говорит: «Обратная связь — это основная реакция на услышанное, прочитанное или увиденное; часть информации (вербальной или невербальной) посылается обратно отправителю, которая указывает на степень понимания, веры, восприятия и согласия с сообщением со стороны получателя.

Обратная связь важна для руководителя. Во-первых, это улучшает отношения с сотрудниками. Благодаря системе непрерывной обратной связи каждое приглашение к руководству воспринимается не как «вызов на ковер», а как повод для конструктивного диалога. Во-вторых, необходимость предоставления обратной связи подчиненным заставляет менеджера собирать больше информации о деятельности своего подразделения и более глубоко размышлять о результатах своей работы. В-третьих, руководители компаний и отделов часто обрушивают критику на работу своих подчиненных, чтобы избежать аттестации.

Обратная связь также важна для подчиненных. Во-первых, с его помощью сотрудники (особенно новые) получают информацию о том, какие действия способствовали достижению приемлемого уровня производительности, знакомятся с тонкостями корпоративных стандартов и учатся. Во-вторых, процесс обратной связи предполагает дальнейшее планирование того, как достичь максимального уровня производительности. Таким образом, обратная связь служит ориентиром для развития сотрудников. В-третьих, в силу своей социальной обусловленности, человеческую индивидуальность следует рассматривать не изолированно, а в ее контексте с другими людьми.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: