Управление сроками при реализации проекта - Технологическая группа по инициированию проекта

Оглавление:

Процесс:

курс, развитие феномена;
последовательное регулярное чередование состояний в развитии чего-то;
ряд последовательных этапов в создании чего-то;
последовательное изменение состояний, этапов изменения (развития) системы или другого объекта;
ряд взаимосвязанных видов деятельности и операций, осуществляемых для достижения заранее определенных продуктов, результатов или услуг.
Процесс управления:
Серия отдельных мероприятий, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации для достижения целей;
Деятельность, направленная на поддержание устойчивости, гармонии взаимодействия и эффективности работы организации, ее развитие и совершенствование, переход в качественно и количественно иное состояние;
комплекс целенаправленных действий руководства организации по координации совместной деятельности людей для достижения целей организации;
деятельность, объединенная в определенную систему административных единиц и направленная на достижение целей организации путем реализации определенных функций с использованием административных методов.
Существует пять групп процессов управления проектами, которые необходимы для любого проекта:

1) Процессы инициирования проекта — формулирование идеи, принятие решения о начале реализации проекта, т.е. решение о санкционировании проекта;
2) Процессы планирования — определение и формулирование целей, планирование действий, необходимых для достижения целей проекта, выбор критериев успеха проекта, разработка схем работы для достижения целей;
3) Процессы исполнения — объединение и координация людских и других ресурсов для выполнения плана;
4) процессы анализа, мониторинга и контроля — определение соответствия плана и исполнения проекта установленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих действиях, периодическая оценка хода выполнения проекта, мониторинг для определения отклонений от плана, при необходимости — реализация корректирующих действий для достижения целей проекта.
5) Процессы завершения — Формализация выполнения проекта и передача его на упорядоченную окончательную приемку продукта, услуги или поставки.
В литературе дана классификация процесса управления: «определение корректирующих действий, их координация, утверждение и применение».

Классификация (типология) процессов управления различает процессы управления проектами:

Общие для большинства проектов (сосредоточенных на общей задаче, например, инициировании, планировании, выполнении, мониторинге, управлении, закрытии проектов);
Продуктоориентированность, создание продукта проекта (определяется жизненным циклом проекта, варьируется в зависимости от области применения).

Технологическая группа по инициированию проекта

Инициация проекта начинается с концепции идеи и заканчивается решением о ее реализации. Начало проекта:

Фаза процесса управления проектом, ведущая к получению разрешения на начало проекта или другой фазы его жизненного цикла;
Определение бизнес-потребности в проекте и санкционирование проекта, т.е.: отбор проекта и оценка потребностей; сбор информации; определение целей проекта, ограничений и предположений; описание продукта; определение обязанностей менеджера проекта; определение потребностей в человеческих ресурсах. (укомплектование кадрами, квалификация); оценка ресурсов; окончательная доработка устава проекта и назначение руководителя проекта.
В процессе инициации определяется цель проекта, результат (продукт); формируется и уточняется перечень необходимых ресурсов, средств, методов, технологий достижения цели, затрат на достижение цели; осуществляется согласование целей, средств и затрат проекта с клиентом; назначается менеджер проекта; документируются исходные предположения и ограничения; определяются критерии успеха проекта.

Процессы инициирования проекта — Процессы инициирования проекта, в которых определяются цели проекта, собираются требования, рассматривается объем финансирования и ограничения, определяются заинтересованные стороны и прогнозируется потенциальная выгода.

Момент зарождения проекта рассматривается как возникновение идеи, мысли. Для определения осуществимости идеи на ранней стадии разработки проекта в зарубежной практике бизнес-планирования существует несколько методик и приёмов, которые можно использовать для тестирования идеи на предмет ее возможной реализации:

1) Правило двухминутного удара. Разработчик идеи должен представить себе, что он сидит в лифте с инвестором, и попытаться сформулировать что-то, что за две минуты убедит инвестора вложить свои деньги;
2) Правило одной пинты. Разработчик идеи должен попытаться убедить инвестора за короткий промежуток времени.

Инициировать проект, по сути, означает выбирать и обосновывать его необходимость. Проекты инициируются по различным причинам, таким как необходимость удовлетворения потребностей или решения проблем организации.

При инициировании проекта в ходе индивидуальной или групповой работы проводится анализ неудовлетворительной ситуации, затем методами инициирования формулируется основная цель проекта — продукт, услуга и т.д.

Методы инициирования: методы ограниченной оптимизации (математические модели); методы измерения выгоды (сравнительные подходы, скоринговые модели, модели выгоды вклада, экономические модели); логические или интуитивные (мозговой штурм, запись идей, структурирование задачи и т.д.).

Инициаторами проекта могут быть клиент (юридические или физические лица, правительственные или общественные организации); руководители; сотрудники организации.

Результатом процесса инициализации является обоснование и решение о целесообразности открытия проекта, назначенный менеджер проекта, предварительно сформулированный и согласованный с заказчиком цели, результаты, технологию и бюджет. Результатом процесса инициации является устав проекта.

Устав проекта:

Документ, формально подтверждающий существование проекта и включающий, среди прочего, обоснование необходимости, для которой разработан проект, и описание продукта;
Нормативный документ, регламентирующий реализацию проекта и последовательность взаимодействия между участниками проекта.

Целью устава проекта является установление правил организации проектной работы путем документирования терминологии, целей, стратегии, границ, организационной структуры, методологии управления проектом, ролей и проектных планов, необходимых для достижения бизнес-целей проекта и компании в целом. Устав проекта может быть изменен в ходе работы и является обязательным для всех заинтересованных сторон проекта.

Функции управления проектами

Иерархическая структура разбивки работ (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS), Project Hierarchy Structure (PHS), Work Breakdown Structure (WBS) — это иерархическая декомпозиция работ, выполняемых проектной командой для достижения целей проекта и требуемых результатов; это подразумевает разбиение проекта на более мелкие и измеримые части; иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты различных уровней, пакеты детальных работ; последовательная многоуровневая декомпозиция цели на работы, которые необходимо выполнить для достижения цели; представление проекта как иерархической структуры работ, полученных путем последовательной декомпозиции и предназначенных для детального планирования, оценки затрат и определения персональной ответственности исполнителей.

В ИСР описываются все результаты или работы, которые должны быть произведены или завершены для завершения проекта. Все, что не включено в ИСР, не входит в объем проекта.

ИСР разрабатывается либо сверху вниз, либо снизу вверх, либо оба подхода используются одновременно путем мозгового штурма как внутри проектной команды, так и с представителями других участников проекта.

Структура — совокупность отношений между элементами системы, которые необходимы и достаточны для достижения цели проекта.

Разбиение — разбиение на отдельные части или категории, на более простые компоненты, декомпозиция.

Работа — непрерывное физическое или умственное усилие, направленное на достижение результата; деятельность (задача, функция, операция), выполняемая сотрудником или командой; часть рабочего процесса, требующая времени и ресурсов; определение операций, выполняемых для достижения целей проекта; элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, продолжительность, содержание ресурса, управляющий эффект.

Пакет работ — единица всей проектной деятельности, перечень операций, в ходе выполнения которой достигается результат вышеуказанной задачи. Пакет работ выполняется без дополнительной информации, дает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан третьей стороне для выполнения. Пакеты работ назначаются конкретным лицам, имеют четко определенные сроки, стоимость и требования к качеству и регистрируются в соответствующей документации. Рабочие пакеты являются единицами управления проектами. Они служат информационной базой, основным элементом проектного учета.

Основой для разложения ИСР может быть:

Компоненты продукта (объект, услуга, область деятельности), возникающие в результате реализации проекта;
процесс или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект;
фазы жизненного цикла проекта, основные фазы;
области организационной структуры;
Географическое расположение для географически распределенных проектов.
В целом, последовательность и процедуры выполнения заинтересованными сторонами проекта своих функций, установленных для эффективного осуществления деятельности по проекту в соответствии с ИСР, определяют то, что называется механизмом управления проектом.

IMR также может быть представлен в виде таблицы, карты разума, иерархической структуры задач (например, в Microsoft Project), диаграммы «рыбной кости».

Все элементы IMR имеют специальную кодировку, целью которой является присвоение каждому элементу уникального номера. Самый высокий уровень имеет код 0 (ноль) и часто называется просто «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруются таким образом, что элемент сохраняет ссылку на вышестоящий уровень, например «1.2.4».

Управление графиком проекта

Целью управления проектным графиком является обеспечение своевременного завершения проекта.

Процессы управления проектным графиком:

Определение состава мероприятий (операций), осуществление которых должно обеспечить достижение результатов проекта (достижение целей);
Определение взаимосвязей между проектной деятельностью;
Оценка ресурсов по каждому мероприятию проекта;
Оценка продолжительности каждого проектного мероприятия;
Определение графика проекта с учетом последовательности мероприятий, их продолжительности, потребностей в ресурсах и ограничений по продолжительности проекта в целом;
Управление графиком проекта (управление изменениями в графике проекта, корректировка графика проекта).
Проектные мероприятия — элементы, мероприятия, состоящие из рабочих пакетов, выделенных при построении иерархической структуры мероприятий (ИСР).

План проекта (в строгом смысле) — даты начала и окончания проектной деятельности. На основе плана проекта можно также разработать графики (в более широком смысле): Использование ресурсов, реализация коммуникаций, входящий и исходящий денежный поток и т.д.

Инструменты для управления планом проекта1: диаграмма Ганта, веха диаграмма, диаграмма использования ресурсов, диаграмма ICP, R? 7? G график, линия баланса, линия исполнения и т.д.

График Ганта (разработанный американским инженером-механиком и консультантом по управлению Генри Лоуренсом Гантом в 1910-1915 гг.) представляет собой метод графического (визуального) изображения хода проекта, порядка постановки задач, продолжительности, времени начала и окончания. График Ганта может быть представлен в виде матрицы с временными периодами (например, месяцами) в строках, а работы, выполненные в проекте (например, работа над рукописью для учебника) — в колонках. Например, если работа над рукописью запланирована на май-июль, квадрат матрицы затеняется на пересечении соответствующей строки и столбца.

С помощью этой модели можно визуализировать, когда и какую работу нужно выполнить, а также отслеживать ход выполнения каждой работы, затеняяя части работы, которые уже были выполнены другим цветом. В частности, на диаграмме показана работа над планом манускрипта и большая часть работы над манускриптом.
Недостатки диаграммы Ганта как инструмента планирования проектов: отсутствие связей между задачами, неспособность упорядочить задачи по важности.

План управления графиком проекта определяет, каким образом осуществляется мониторинг и контроль графика проекта. Выполнение графика проекта демонстрируется в отчетах о выполнении задач.

Для управления графиком проекта можно использовать линию прогресса.

Линия прогресса показывает, сколько времени каждое проектное мероприятие проходит с опережением или отставанием от базового графика1. В левой части строки выполнения отображается процент выполнения каждого выполненного действия, а в правой — оставшийся процент.

Сетевые методы планирования и управления

Методы сетевого планирования и управления — совокупность вычислительных методов, организационных и управленческих техник, позволяющих моделировать, анализировать и динамически перестраивать планы выполнения сложных комплексов работ и разработок с помощью сетевого плана (сетевой модели)[3].

Сетевая диаграмма — графическое представление набора работ, отражающее их логическую последовательность, взаимосвязь и продолжительность.

График представляет собой модель процесса, на которой можно проводить эксперименты и выяснять, какие изменения индикатора результата приводят к тому или иному изменению исходных параметров модели.

Фактическая работа (на сетевой диаграмме сплошными линиями — стрелками) — процесс выполнения любых действий, приводящих к определенному результату, растягивается во времени и требует затрат трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Ожидание (на сетевой диаграмме они обозначаются сплошными линиями — стрелками) — процесс, не требующий трудозатрат, но имеющий определенное расширение во времени (например, затвердевание бетона и т.д.).

Зависимость или фиктивная работа (на сетевой диаграмме пунктирными линиями — стрелками) — логическая связь между двумя или более работами, не требующая трудовых, материальных ресурсов или времени, показывающая, что начало одной работы требует результатов другой. Длительность фиктивной работы равна нулю.

Событие — это результат работы, факт или момент завершения процесса, отражающего один этап выполнения серии мероприятий; это может быть результат одного мероприятия или совокупный результат серии мероприятий.

Событие, которое непосредственно предшествует рассматриваемой работе, называется начальным событием для рассматриваемой работы. Событие, которое непосредственно предшествует рассматриваемой работе (работам), называется целевым событием для данной работы. Событие, которое происходит в сети непосредственно перед этим событием, таким образом, что между ними нет других событий, называется предшествующим событием. Событие, которое происходит в сети сразу после этого события, так что нет никаких промежуточных событий, называется последующим событием. Начальное событие в сети, не имеющее предыдущих событий и отражающее начало выполнения всего набора действий, содержащихся в этой сети, называется начальным событием. Событие, которое не имеет последующих событий и представляет собой конечную цель работы, содержащейся в этой сети, называется завершающим событием.

Путь — любая последовательность действий в сети, в которой конечное событие одного действия совпадает со стартовым событием последующего действия.

Каждое действие в сетевом расписании кодируется номерами событий начала и конца.
Построение сетевой диаграммы — это соединение действий, близких к стрелке, между собой по кругам событий. Каждая работа должна вытекать из события, т.е. из завершения всех мероприятий, итог которых необходим для ее начала. А событие, представляющее собой начало конкретной деятельности, не должно включать в себя результаты деятельности, завершение которой не является необходимым для начала этой деятельности. Диаграмма рисуется слева направо, и каждое событие с более высоким порядковым номером должно располагаться справа от предыдущего события.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: