Структура управления проектом — Организационная структура и система взаимоотношений участников проекта

Эффективность управления проектом во многом зависит от используемой при этом организационной структуры. Под организационной структурой обычно понимается совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, либо горизонтальные (технологические), по которым протекают процессы выполнения работ. При этом выделять горизонтальные и вертикальные связи и процессы можно лишь на низком уровне декомпозиции (близком к отдельным операциям) деятельности по проекту, а на среднем и высоком уровне вся деятельность по реализации проекта складывается из «диагональных» процессов и связей.

Выбор и дальнейшие проектирование, анализ и создание организационной структуры является, с одной стороны, ответственной, с другой — сложной, междисциплинарной, слабо структурируемой и формализуемой деятельностью. Тем не менее, в последнее время было создано множество инструментов, позволяющих достаточно эффективно осуществлять выбор, разработку и создание организационной структуры управления проектами.

Кроме этого, в данной деятельности, несмотря на ее неопределенный характер, можно выделить несколько принципов, приверженность которым обеспечивает создание эффективной организационной структуры проекта.

Общие принципы построения организационных структур уп­равления проектами:

• соответствие организационной структуры системе взаимо­отношений участников проекта.
• соответствие организационной структуры содержанию проекта.
• соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.

Организационная структура и система взаимоотношений участников проекта

Система взаимоотношений участников проекта предъявляет определенные требования к возможной организационной структуре проекта.

«Выделенная» организационная структура

Если основные механизмы управления и непосредственные источники основных ресурсов проекта находятся в рамках одной организации, то необходимо создавать внутрифирменную орга­низационную структуру управления проектами, каким-либо образом согласуя при этом «материнскую» структуру(т. е. структуру, в рамках которой будет осуществляться проект) с новой, проектной структурой. При этом, если планируемый проект представляется разовым для «материнской» организации, возможны варианты «выделенной»(вынесенной за рамки «материнской» организации) проектной структуры (при этом степень «выделенности».

Такая «выделенная» организационная структура создается исключительно для одного проекта, после реализации которого ликвидируется. Основные организационные ресурсы для нее — ресурсы «материнской» организации, которые на время проекта выделяются в структуру проекта и после его завершения возвра­щаются в «материнскую» организацию. Этот тип организацион­ной структуры получил название «адхократической»(от лат.adhoc«по случаю»), т. к. она имеет разовое, ситуационное значение. Степень «выделенности» может быть разной — от отдельного, независимого предприятия, контролируемого только на высшем уровне, до структурного подразделения внутри организации, взаимодействующего с другими подразделениями «материнской» структуры.

«Управление по проектам»

В последнем случае «выделенная» организационная структура Управления проектом может превратиться во внутреннюю, постоянно действующую структуру «управления по проектам». Для организаций, регулярно реализующих один или несколько проектов, характерна глубокая интеграция проектной и «материнской» структур, и говорить об их различии можно лишь условно. Схема «управления по проектам».

«Всеобщее управление проектами»

При такой схеме организационная структура проекта и «мате­ринской» организации составляют единое целое и управляются общей системой управления. Границы между проектной и «мате­ринской» структурами при этом чрезвычайно размыты. Ресурсы для проекта и для прочей деятельности «материнской» организации могут быть общими и использоваться совместно. Если деятельность «материнской» организации полностью состоит из деятельности по управлению проектами, возникает организацион­ная структура «всеобщего управления проектами».

Описанные выше 3 типа организационных структур («выде­ленная», «управление по проектам» и «всеобщее управление про­ектами») применяются в следующих случаях:

• генеральным подрядчиком проекта является одна органи­зация, которая берет на себя функции по управлению про­ектом и выполняет все, либо основную часть работ по реализации проекта;
• заказчиком, генеральным подрядчиком и инвестором яв­ляется одна организация (это так называемые «внутренние» проекты, которые реализуются одними структурными под­разделениями для других подразделений одной и той же организации; например, в проекте создания новой продук­ции заказчиком может выступать отделение сбыта, гене­ральным подрядчиком — отделение производства и проек­тирования, а инвестором — отделение развития или пред­приятие в целом).

«Двойственная» (dual) организационная структура

Если в проекте участвуют 2 равнозначные, с точки зрения управления проектом, организации, возникает т. н. «двойствен­ная» (dual) организационная структура управления проектом.

«Двойственная» организационная структура управления про­ектом характерна тем, что позволяет реализовать равноценное участие в системе управления двух организаций — участников проекта. Это может выражаться в создании объединенного коми­тета по управлению проектом, в котором представлены обе орга­низации, в равноценном участии обоих участников в органах управления специально учрежденного для реализации проекта юридического лица (таких как общее собрание акционеров, Совет директоров, ревизионная комиссия, правление) или же в сущест­вовании двух руководителей проекта от обеих организаций, име­ющих полномочия по совместному принятию решений (см. при­меры).

«Двойственная» организационная структура применима в сле­дующих случаях:

• заказчик и генеральный подрядчик проекта имеют одина­ково большое значение в процессах принятия решения, про­текающих в системе управления проектом, либо выполня­ют работы одинаковой важности;
• существует два равнозначных инвестора или инициатора проекта, одинаково заинтересованных в результатах проек­та и принимающих активное участие в реализации проекта.

«Сложные» организационные структуры

В случае участия в проекте более двух различных организа­ций, имеющих различные значимые функции в этом проекте, возможно реализовать т. н. «сложные» организационные структуры управления проектами, имеющие 3 принципиальные разновид­ности:

• управление проектом реализует заказчик;
• управление проектом реализует генеральный подрядчик.
• управление проектом реализует специализированная управ­ляющая фирма.

В рамках схемы «управление — функция заказчика» заказчик может организовывать выполнение отдельных комплексов работ, к остальным привлекая другие подрядные организации. Организа­ционная структура проекта при этом формируется заказчиком. Орга­низационные ресурсы для управления проектом выделяются заказ­чиком и используются в ходе реализации проекта на постоянной основе. Ресурсы других организаций привлекаются временно.

В рамках схемы «управление — функция генерального подряд­чика» заказчик передает функции управления генеральному под­рядчику, оставляя за собой контроль отдельных промежуточных и конечных результатов. Генеральный подрядчик самостоятельно формирует организационную структуру управления проектом, выделяет постоянные ресурсы и реализует все функции по управлению проектом, при этом привлекая на временной основе подрядные организации и собственные подразделения для вы­полнения отдельных комплексов работ по проекту.

В рамках схемы «управление — функция управляющей фирмы» Заказчик поручает функции по управлению проектом управляю­щей фирме, специализирующейся исключительно на управле­нии проектами. Управляющая фирма оставляет за собой самые важные функции управления проектом, разрабатывает органи­зационную структуру управления проектом и реализует управле­ние, при этом не выполняя никаких работ по проекту и переда­вая их для реализации подрядным организациям. Такая схема мо­жет иметь следующую разновидность: управляющая фирма пере­дает все работы по проекту генеральному подрядчику, который является ответственным исполнителем всех работ и может при­влекать к выполнению отдельных комплексов работ субподряд­ные организации.

Таким образом, генеральному подрядчику передаются отдель­ные функции по управлению проектом, но доминацией в систе­ме управления обладает управляющая фирма.

Приведенная в настоящем параграфе классификация схем организационных структур отражает влияние системы взаимо­действия участников проекта на систему управления проектом. Это описание подчеркивает «внешние» связи организационной структуры и системы управления самого проекта с его участни­ками. Поэтому такое описание носит здесь название «схем орга­низационной структуры» — в отличие от непосредственно самих «организационных структур».

Содержание проекта

Содержание проекта предъявляет требования по оптимальной организационной структуре проекта с точки зрения внутреннего организационного устройства проекта, т. е. с точки зрения разде­ления труда, закладываемого в организационной структуре.

Принципы классификации организационных структур в зависимости от содержания проекта

Все разнообразие организационных структур, возможных для управления проектом, можно представить в виде континуума, гра­ницы которого обозначают возможные решения по разделению труда — вертикальное (функционально-административное) разде­ление труда и горизонтальное (проектно-целевое).

Функциональная организационная структура

Классический вариант реализации приоритета разделения труда по вертикальным процессам — функциональная организационная структура.

В рамках функциональных организационных структур могут иногда использоваться механизмы, позволяющие усилить горизонтальную интеграцию и таким образом несколько сгладить от­рицательные стороны функциональных структур, разрывающих единые процессы на различные операционные отрезки, эффек­тивность выполнения которых оптимизируется, а взаимодействие между которыми ухудшается, что приводит к снижению эффек­тивности выполнения процесса в целом.

Наиболее часто применяемые механизмы горизонтальной ин­теграции функциональных структур — посредники и команды.

Посредники —это отдельные люди или группы людей, кото­рые облегчают взаимодействие между подразделениями. Приме­ром посредника может служить специалист по компьютерной технике. Примером использования механизма посредника в интеграции проектной и «материнской» структур являются пред­ставители проектов в головном офисе всей компании.

Когда вопросы, рассматриваемые посредниками, становятся более сложными и важными, или когда более двух подразделе­ний имеют потребность в координации, тогда вместо посредни­ков организуются команды. Такие команды создаются «над» име­ющимися функциональными связями и действуют как самостоя­тельные организационные единицы. Команды могут создаваться как для решения временных задач, так и на более постоянной основе.

Матричные организационные структуры

При всей своей полезности посредники и команды помогают сглаживать недостатки функциональных структур, но все же об­ладают ограниченной применимостью. Для полноценной гори­зонтальной интеграции на вертикальную функциональную структуру накладывается проектно-целевая структура, образуя, таким образом, матричную организационную структуру.

Будучи комбинацией проектной и функциональной структур, матричная организация может принимать самые разнообразные формы в зависимости от того, к какому «краю» организационно­го спектра она тяготеет в каждом конкретном случае. Матричные организационные структуры обычно различаются по широте пол­номочий руководителя проекта (или лица, ответственного за ре­ализацию, — не всегда это бывает руководитель проекта), по количеству вовлекаемых в проектную деятельность организаци­онных ресурсов, существованию и роли постоянного штата по управлению проектом.

На левом краю спектра матричных организаций располагается слабая матрицы,больше похожая на функциональ­ную структуру. Проект в этом случае может иметь только одного постоянного сотрудника — руководителя проекта. Последний может иметь название Диспетчера проекта и выполнять функции коммуникационного центра проекта.

Сильная матричная структура характеризуется тем, что руко­водитель проекта имеет большие права и полномочия по управ­лению проектом; в проекты привлекается от 50 до 95% всех орга­низационных ресурсов предприятия. Руководитель проекта (в силь­ной матрице он называется чаще всего проект-менеджер) функ­ционирует на постоянной основе и чаще всего имеет свой соб­ственный штат. Деятельность по проекту имеет явный приоритет над функциональной.

Руководитель проекта 1 (РМ,) подчиняется руководителю про­граммы, который возглавляет также и другие проекты.

На проект 1 назначено 3 человека из отдела производства, «полтора» человека из отдела маркетинга, «полчеловека» из от­дела финансов, четыре человека из научно-технического отдела и «полчеловека» из отдела кадров. Эти сотрудники работают в сво­их функциональных подразделениях, но назначены на проект на полную занятость или частично — в зависимости от потребности проекта в них. Следует подчеркнуть: руководитель проекта опреде­ляет, когда и что должно быть сделано, а функциональный руко­водитель определяет, кто будет назначен на проект и какие техно­логии следует применять для выполнения задач по проекту.

Исходя из большого представительства специалистов из производственного и научно-технического отделов, проект 1 мо­жет представлять собой разработку и внедрение нового типа про­изводственного процесса. Проект 2 может быть разработкой нового продукта или исследованием рынка. Проект 3 — касаться внедрения новой компьютеризированной системы финансово­го контроля. И во всех этих проектах специалисты из функцио­нальных подразделений выполняют свою рутинную работу.

Внешнее окружение проекта

Помимо системы взаимоотношений участников и содержания проекта, на его организационную структуру накладывает опре­деленные требования внешнее окружение. Чем оно подвижнее и динамичнее, тем более гибкой и адаптивной должна быть орга­низационная структура проекта. Чем стабильнее и прогнозируемее внешняя среда, тем эффективнее в применении «жесткие», механистические, бюрократические организации.

Любая организационная структура может быть реализована в различных по возможности адаптации вариантах. Здесь все зави­сит от степени регламентированности деятельности сотрудников, т. е. количества и детальности существующих правил и процедур выполнения работ и организационного поведения, а также той степени, в которой сотрудники придерживаются этого докумен­тированного порядка. Это свойство можно обозначить как «уро­вень структуризации». В принципе, может существовать функци­ональная иерархическая структура, которая по уровню структу­ризации значительно ниже, чем матричная структура, имеющаявысокий уровень формализации внутренней деятельности.

Тем не менее, различные организационные структуры в со­держательном аспекте как они представлены выше в п. 5.3 тяготе­ет к различным уровням структуризации, что позволяет распо­ложить их в едином континууме «механистические—органистические».

Разработка организационных структур

В связи с тем что выбор и разработка организационной струк­туры управления проектом — сложная, междисциплинарная и слабо формализуемая задача, попытки создания общего для этой деятельности алгоритма представляются ошибочными. Тем не менее, существует общая совокупность проблем, успешное раз­решение которых приводит к созданию эффективной организа­ционной структуры проекта.

Это, прежде всего, принципиальный выбор структуры в соот­ветствии с изложенными в п. 5.1 принципами.

При этом следует понимать: указанные 3 принципа являются взаимосвязанными и, как правило, должны соблюдаться в ком­плексе и одновременно. Поэтому выбор адекватной организаци­онной структуры должен осуществляться в соответствии с об­щей системой этих критериев.

Обобщенно связь между видами организационных структур по содержанию и по уровню структуризации.

Кроме этого, существует общая зависимость выбираемой орга­низационной структуры по содержанию и уровню структуриза­ции от системы взаимоотношений участников проекта, выража­емой в схеме организационной структуры (п. 5.3).

В таблице с помощью условных обозначений показано, какую организационную структуру целесообразно использовать при той или иной схеме взаимоотношений участников проекта и какой Уровень структуризации при этом избрать.

Так, для «выделенной» структуры наиболее целесообразны Функциональные или проектно-целевые структуры. Это связано с тем, что «выделенная» структура функционирует практически автономно от «материнской» и поэтому требует не горизонтальной интеграции этих двух структур, а централизованного контроля, что может быть достигнуто с помощью как функциональной, так и проектной структуры. Этим же обусловлен сравнительно высокий уровень структуризации (формализации) деятельности. В случае необходимости может быть достигнута либо функциональная специализация, либо горизонтальная интеграция.

«Управление по проектам» требует тесной координации дея­тельности между проектной и «материнской» структурами, что может быть достигнуто при использовании практически любых организационных структур. Но наиболее целесообразны матрич­ные структуры, позволяющие совместить и горизонтальную, и вертикальную интеграцию проекта с «материнской» структурой. Требуемый уровень структуризации при этом обычно не выше среднего.

«Всеобщее управление проектами» целиком и полностью орга­низует деятельность всей организации в виде проектов, поэтому для него предпочтительней в использовании горизонтальные структуры с невысоким уровнем структуризации.

«Двойственная» организационная структура предназначена для обеспечения горизонтальной интеграции деятельности двух рав­нозначных участников проекта, структура которых может быть любой. Для этого предпочтительней всего использовать механизм посредников, который не предъявляет особых требований к из­менению структур участников. Но для более тесной интеграции деятельности двух участников проекта можно использовать как матричные, так и проектно-целевые структуры. При этом требу­ются серьезные изменения структур самих участников. Высокий уровень структуризации требуется для четкого разграничения пол­номочий и ответственности двух не всегда согласных друг с дру­гом участников.

Схема «управление за заказчиком» предполагает большее ис­пользование вертикальных структур. Это объясняется тем, что Заказчик, как правило, не является организацией, которая регу­лярно осуществляет проекты, и обычно функционирует как вер­тикальная структура. Применение матричных структур возможно для большей интеграции деятельности Заказчика по проекту.

В рамках схемы «управление за генподрядчиком» целесооб­разно использовать в большей степени горизонтальные органи­зационные структуры, поскольку большинство генподрядных организаций строят всю свою работу на базе управления проектами и реализуют несколько проектов одновременно. То же самое можно сказать и о схеме «управление за управляющей фирмой».

В случае же совместной деятельности Управляющей фирмы и генподрядчика требуется усилить интеграцию между ними под контролем управляющей фирмы, а также обеспечить распреде­ление прав и ответственности между ними. Для этих целей при­годны также горизонтальные структуры, но в некоторых случаях бывает достаточно структуру самого проекта организовать как фун­кциональную с элементами посредников или команд. Это осо­бенно целесообразно в случае долгосрочного проекта, который начинает жить во многом самостоятельной жизнью и который по содержанию не требует сильной внутренней горизонтальной ин­теграции деятельности по проекту.

После принципиального выбора организационной структуры осуществляется ее детальное проектирование, современные ме­тоды и средства которого описаны в п. 5.6. Организационное про­ектирование заканчивается созданием пакета организационной, методической и справочной документации, которая обычно вклю­чает в себя следующие документы:

• организационная структура проекта (графическое изобра­жение структурных единиц);
• штатное расписание (перечень должностей, их количества и заработной платы);
• положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;
• методические инструкции, технологические карты процес­сов и пр. (формализованное описание технологии выполне­ния процессов);
• требования к персоналу (профессиограммы, социально-психологические портреты);
• график и бюджет проекта.

Таким образом, принципиально деятельность по разработке и созданию организационной структуры управления проектом мож­но представить в виде четырех блоков.

В каждом конкретном случае данная общая последовательность может приобретать, в силу неповторимости каждого проекта, свои специфические технологии.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

• Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции:

1. Управление качеством инвестиционных проектов
2. Исследование влияния деловой этики на организационное поведение
3. Оценка рисков инновационных проектов
4. Реструктуризация организационных структур
5. Классификация управленческих решений
6. Кадровое прогнозирование
7. Функции тактического менеджмента
8. Модель «исследования – действия»
9. История развития менеджмента в России
10. Социально-психологические основы управленческой деятельности