Совершенствование системы контроля в организации - Формы контроля за исполнением документов

Оглавление:

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, цель которой — способствовать своевременному и качественному исполнению документов и обеспечить получение аналитической информации, необходимой для оценки результатов деятельности структурных подразделений, филиалов, отдельных сотрудников.

Различие может быть сделано при контроле за исполнением документов:

Контроль за содержанием решения задачи, выполнением поручения;
Контроль над сроками выполнения задания.

Контроль за обоснованием решения задачи осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Содержательный контроль — это оценка того, насколько правильно, успешно, полностью решена проблема.

В крупной организации контроль сроков исполнения документов осуществляет подразделение или группа контроля в составе службы делопроизводства (СД), в небольшой организации — секретарь или секретарша. ГОСТ Р 51141-98 «Запись и архивирование сделок. Термины и определения» дает следующее определение: «Контроль исполнения документов — это комплекс действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

В то же время основные задачи группы контроля за реализацией (контролера) следующие:

Отслеживать ход и фиксировать фактическое исполнение входящих, исходящих и внутренних документов достаточной важности, регистрировать распоряжения руководства;
Обобщать информацию, полученную в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доводить эту информацию до руководства в удобной формализованной форме;
Предложения по ускорению документооборота и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда, по решению руководства организации, контроль над исполнением документов может быть передан сотруднику, не входящему в штат службы DMS. Это обычная практика при создании распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть передан любому сотруднику или взят на себя руководителем. Но централизация контроля за исполнением документов в данном случае является важным фактором их эффективной организации.

Контроль (временного) исполнения документов происходит в несколько последовательных этапов:

размещение документов для контроля;
Проверка своевременности вручения документов определенным исполнителям;
Предварительный контроль и управление ходом выполнения;
Снятие документов с контроля;
Зафиксировать и обобщить результаты контроля исполнения документов.

Начало контрольных операций, т.е. постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации документов, полученных или созданных в организации. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или если документ включен в список документов с датой исполнения по умолчанию, он имеет право быть поставленным на контроль службой DMS сразу после регистрации. Входящие документы с индивидуальной датой контролируются после рассмотрения руководителем, который устанавливает конкретную дату в своем решении.

При сдаче документа на контроль на верхнем поле (точка 19) проставляется отметка о контроле. Эта же отметка должна быть проставлена на бланке заявления.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль, после чего документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). В то же время группе контроля или лицу, ответственному за контроль, целесообразно проверить своевременность доставки документа конкретному исполнителю.

В период исполнения документа должны проводиться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Исполнители несут ответственность за точность предоставленной информации.

Экзамен может быть устным или письменным. В последнем случае письменные напоминания готовятся службой контроля. Они могут быть для конкретной задачи или для одного документа или исполнителя. Также можно подготовить и отправить напоминания с информацией о документах в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки проведения предэкзаменационной проверки документов должны быть указаны в правилах организации (а при их отсутствии — в инструкциях по управлению документами).

Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (т.е. типа ведения) контроля документов:

карточка с ручными терминами (или карточка с контрольными терминами);
автоматизированная система управления документами .

Форма контроля выбирается в зависимости от возможностей организации, но в настоящее время чаще всего используется автоматизированный контроль.

При контроле исполнения документов с помощью табельных карточек, т.е. в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластиковыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначает дни месяца, т.е. 31 день. Они раскладывают регистрационные и контрольные карточки по времени исполнения, т.е. каждая карточка помещается в делитель с указанием номера, на который должен быть исполнен документ. Карточки для документов, срок исполнения которых приходится на следующий месяц, располагаются в соответствии с 32-м днем месяца. В последние дни месяца (за 2-3 дня до него) эти карточки располагаются в соответствии с датами нового месяца. Карточки с просроченными датами помещаются перед первым разделителем. Они остаются здесь до тех пор, пока не будет назначен новый, продленный срок. Таким образом, по перфокартам легко определить, что должно быть сделано в тот или иной день.

При проверке исполнения документов ответственный сотрудник достает из файла карточки заданий текущего дня (текущая проверка) и карточки заданий, подлежащих исполнению через 5 дней, а также через 10 и 20 дней текущего месяца (превентивная проверка), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный запрос, запрос по телефону и т.д. Полученная информация о ходе операции заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

При снятии документа с контроля регистрационно-контрольная карточка изымается из временного файла и переносится в справочную карточку, так как в ней содержится более полная информация о документе (история и вид исполнения документа). Карту в эталонной карте следует извлечь и при необходимости использовать в других эталонных картах.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который осуществляется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Следует отметить, что функция контроля исполнения документов присутствует в любой автоматизированной системе управления документами (АСУД). Например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «DELO-Enterprise», входящая в семейство программных продуктов «DELO», позволяет автоматизировать контроль исполнения документов. В этой системе можно поставить под контроль как исполнение решений, так и исполнение документа в целом. Индексная карточка контрольного документа и само постановление выделены соответствующими визуальными атрибутами. Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживается срок исполнения, выделяются документы, находящиеся на контроле, и документы с истекшим сроком исполнения. Система позволяет автоматически создавать напоминания для исполнителей и сводки исполнения для контрольных документов. Кроме того, система «DELO-предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям. Интерфейс в этой части построен на основе традиционных концепций, чтобы пользователь мог четко видеть, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «Рабочем столе» группируются в папки «Получено», «В работе», «На контроле» и т.д.

Полное описание функциональности системы «DELO-Enterprise» можно найти, перейдя по ссылке с названием программного продукта.

Виды контроля исполнения документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 следует контролировать в рамках системы управления документами их движение и использование для обеспечения поиска документов, предотвращения случаев утраты, выявления случаев невыполнения предписанных действий, контроля использования системы управления документами для сохранения и защиты содержащейся в них информации и ведения учета операций, проводимых с документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 различает два вида контроля: контроль действий и контроль локализации документов.

Контроль действий в системе управления документами применяется к процессам (операциям), где действия ограничены временными рамками, установленными организацией или для нее. Контроль действий может быть эффективно применен только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами до его отправки исполнителям.

Контроль местоположения документа осуществляется, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, удаляется из системы для уничтожения или передается на архивное хранение. Контроль местонахождения документов отслеживает выдачу документов сотрудникам, их передачу между сотрудниками или отделами, даты перемещения документов и возвращение документов на место или в архив.

Оба вида контроля используются в нашей традиционно сложившейся системе DTM. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль исполнения документа, который, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, относится к контролю действий, так как основан на отслеживании времени исполнения или, другими словами, хронометрируемых действий.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное исполнение поручений, содержащихся в документах, и получить аналитическую информацию, необходимую для оценки работы подразделений и отдельных исполнителей.

Важнейшим нормативным документом, регламентирующим организацию контроля за исполнением документов в организации, является инструкция по поддержке документооборота (DMS). Как правило, в инструкции рассматриваются следующие моменты:

Кто контролирует исполнение документов в организации;
какие документы взяты под контроль;
уровни контроля документов;
Срок исполнения документов;
Формирование и использование набора данных, необходимых для контроля;
Отражение налоговых данных в регистрационных и контрольных формах;
Контроль исполнения документа (постановка на контроль, проверка хода исполнения документа, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
Основные этапы работы с исполнителями (контроль выполнения, напоминания о приближающихся сроках и т.д.);
Обобщать и анализировать данные о результатах контроля исполнения документов;

От того, насколько подробно и полно система контроля исполнения документов описана в инструкции к ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, отразятся на всей деятельности организации.

В настоящее время не существует нормативных документов, которые бы регламентировали процедуру контроля исполнения документов и его технологию. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах, утвержденная приказом Министерства культуры № 536 от 08.11.2005, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне организация исполнения принятых решений и контроль за их исполнением, включая контроль за исполнением обращений граждан, отражены в следующих документах:

Постановления Правительства Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
Единые правила взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ № 30 от 19.01.2005 г.);
Единый регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ № 452 от 28.07.2005).

Однако эти документы устанавливают организационные рамки для контроля исполнения поручений и, в определенных случаях, стандартные условия исполнения поручений. Что касается технологии контроля исполнения документов, то этот момент не учтен в регламенте.

В данной статье будут рассмотрены как организационные, так и технологические аспекты контроля документов, осуществляемого СУД. Поскольку служба ДОУ контролирует время исполнения документов, основные задачи контроля исполнения документов:

Отслеживать и фиксировать фактическое исполнение входящих, исходящих и внутренних документов и устных инструкций руководства;
обобщение данных о ходе и результатах исполнения документов и обмен этой информацией с руководством объекта;
Предложения по совершенствованию организации документооборота в учреждении и повышению исполнительской дисциплины.

Задачи, права и обязанности контролера документов должны быть изложены в должностной инструкции.

Срок исполнения документов

Документы, содержащие инструкции, которые должны быть выполнены в установленный срок, ставятся на контроль. Сроки исполнения документов могут быть стандартными и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень стандартных сроков исполнения документов должен быть размещен в инструкции по ПОД/ФТ организации. Стандартный срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются в тексте документа или в решении руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший срок. Головная организация, организация, создавшая документ, и вышестоящие контрольные органы, в соответствии со своей компетенцией, имеют право приостановить или отменить исполнение документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

внутренний — с даты подписания (утверждения) документа;
полученные от других организаций — с даты их получения;
Обращения граждан, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке работы с обращениями граждан Российской Федерации» — со дня регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, полученных от вышестоящих органов государственной власти, исчисляется со дня подписания или утверждения документа.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, предусматривала: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Срок исполнения документов определяется руководителем организации при принятии решения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Нормативный срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В полученном документе может быть указана ожидаемая дата получения ответа. В этом случае менеджер в момент принятия решения устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня раньше срока. Продление срока возможно только в том случае, если документ был получен с опозданием и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки содержательного ответа, если только документ не был получен из вышестоящей инстанции.

В некоторых случаях допускается продление срока исполнения документа. Продление срока исполнения документа может быть предоставлено должностным лицом или учреждением, установившим срок. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это обязанность лица, ответственного за исполнение документа).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация, составившая документ.

Для документов, поставленных на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. ГОСТ Р 51141-98 «Управление документацией и архивирование. Термины и определения» содержит следующее определение: «Срок исполнения документа — это срок, установленный правовым актом, организационно-распорядительным документом или решением».

Сроки изготовления могут быть стандартными или индивидуальными.

Стандартный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Другими словами, можно сказать, что для документов, которые создаются периодически (для документов, которые чаще всего создаются в масштабах государства, в определенных сферах деятельности или конкретной организации), установлены стандартные сроки их исполнения. Типовые сроки устанавливаются законодательно в указах президента, постановлениях правительства, ведомственных уставах. Например, Типовые правила внутреннего распорядка федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, устанавливают следующие типовые правила:

Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «безотлагательно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней со дня подписания поручения;
Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с пометкой «безотлагательно» предусматривают срок исполнения поручения 10 дней;
если в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан срок его исполнения, оно должно быть исполнено в течение одного месяца со дня его подписания;
Запросы, полученные в соответствии с законодательством Российской Федерации от правоохранительных органов, исполняются федеральным органом исполнительной власти в срок, указанный в запросе, а если срок не указан, то в течение 30 дней;
Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней со дня поступления. В случае необходимости заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти может продлить срок рассмотрения письменного обращения, но не более чем на 30 дней, одновременно уведомив об этом заявителя и указав причины продления.

Если говорить о типичных сроках, то некоторые из них установлены, например, в Приложении 10 Государственной системы управления документами (ГСУД):

Письма от компаний (ассоциаций), учреждений, организаций — 10 дней;
Протокол разногласий: Составление и отправка в течение 10 дней; рассмотрение в течение 20 дней и т.д.

Кроме того, в рамках конкретной организации могут быть установлены стандартные сроки представления документов, которые не отражены в нормативных документах. После того, как они включены в таблицу бланков документов или инструкций по работе в офисе, они также становятся стандартом для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или решением. То есть индивидуальный срок исполнения должен быть указан в тексте документа или решения при получении документа только в том случае, если этот срок отличается от срока, установленного руководством организации или автором документа, или не входит в перечень стандартных сроков.

Предложения по улучшению контроля исполнения документов в компании

Отдельные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в офисах или секретариатах принципиально не решают вышеуказанные проблемы, а лишь заменяют тип ведения картотеки или журнала.

Основным решением является компьютерная сеть, объединяющая компьютеры на рабочих станциях в различных организационных подразделениях. В этом случае информация о документах, вводимых рабочими станциями в отделах, может автоматически собираться и накапливаться на сетевом сервере, создавая базу данных о состоянии и истории организации документооборота.

Для организации такой работы в сети организации разрабатываются специальные программы, обычно называемые системами автоматизации рабочих процессов (WMS). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать движение бумажных документов, так и организовывать сетевые перемещения и работу с электронными документами.

Чем больше рабочих мест по обработке документов охвачено такой системой, тем эффективнее администрирование. Предпочтительно, чтобы система охватывала как минимум каждое структурное подразделение, в котором ведутся учет и контроль. В идеале он должен охватывать все рабочие места сотрудников, которые фактически работают с документами. В этом случае, при минимизации нагрузки на офисный персонал, обеспечивается полный контроль над документооборотом организации в режиме реального времени.

Рабочее место специалиста — это рабочее место, оснащенное компьютерной техникой (аппаратным и программным обеспечением), другими инструментами и оргтехникой (телефон, ксерокс и т.д.), обеспечивающее автоматизацию большинства операций при осуществлении профессиональной деятельности специалиста.

При выборе технических средств для реализации АРМ необходимо учитывать требования, предъявляемые к АРМ:

Способность работать в автоматизированной системе;
Круглосуточная работа;
Работа в режиме реального времени;
Обеспечить соблюдение требований к времени отклика системы;
Регистрация всей информации, циркулирующей в системе;
Хранение данных о состоянии устройств системы;
Возможность вывода информации на принтер и экран автоматизированного рабочего места в форме, позволяющей оператору автоматизированного рабочего места работать эффективно;
Обеспечить высокий уровень надежности технических ресурсов AWS;

Приведенные выше требования к АРМ могут быть реализованы путем выбора технических, отвечающих требованиям к АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами для автоматизации сбора и обработки данных необходимо выбрать технические средства, отвечающие функциональным требованиям АРМ.

Автоматизированная система управления, представленная в курсовом проекте, является автоматизированной системой управления (АСУ), которая выполняет ряд функций по обработке информации.

В соответствии с требованиями автоматизированного рабочего места мы выбираем персональные компьютеры.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: