Содержание коммуникационного менеджмента

Оглавление:

Современное общество пытается освоить новое направление, которое заключается в социализации отношений для граждан, привлечении людей к работе в соответствии с их интересами, знаниями и навыками. Это направление имеет глобальный характер. Однако общество находится не в начале пути. Одним из инструментов в этом направлении является управление коммуникациями. Это новое научное направление, которое вносит существенные изменения в традиционные дисциплины: стратегический менеджмент, управленческие решения, связи с общественностью, управление изменениями, организационная культура, общий менеджмент и так далее.

Следует отметить, что большинство классических процессов управления находятся на более профессиональном уровне. К ним относятся процессы управления развитием бизнеса, человеческими ресурсами, финансами, маркетингом и т.д. Однако большие ресурсы, вложенные в улучшение этих процессов, уже приносят небольшую отдачу. Это объясняется тем, что возможности стандартных методов и стандартных процессов исчерпаны.

Управление коммуникациями является обязательной частью социальной жизни. Какая бы сфера общественной жизни ни была предметом изучения, будь то бизнес, власть, политика или социальное бытие, в каждой из них определяющим условием жизнедеятельности является коммуникация — процесс обмена информацией.

Коммуникационный менеджмент — это целенаправленная деятельность по обеспечению надежного функционирования коммуникационных процессов в пространстве и времени, системообразующего (с точки зрения объекта и субъекта) механизма коммуникационного функционирования социальных структур, регионов, государств, планетарных сообществ.

Таким образом, коммуникационный менеджмент является неотъемлемой частью всех сфер жизни современного человека.

В системе технологического менеджмента обязательно имеет место коммуникационный менеджмент. Таким образом, большинство космических технологий на самом деле являются коммуникационными технологиями. Роль этих технологий чрезвычайно важна и ответственна, поскольку их качество определяет степень надежности управления летающим космическим аппаратом. На основе коммуникационного менеджмента формируется отдельная система управления — коммуникационный менеджмент, кстати, непомерно насыщенный высокими информационными и управленческими технологиями.

Процессы коммуникации и управления

Коммуникация — это обмен информацией, посредством которого менеджер получает и передает сотрудникам организации информацию, необходимую для принятия эффективных решений. При плохой коммуникации решения могут быть ошибочными, сотрудники могут неправильно понять, что от них хочет руководство, и в конечном итоге могут пострадать межличностные отношения. Эффективная коммуникация часто определяет качество решений и то, как они фактически выполняются.

Информация — это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникативном существовании человека и функционирует как средство общения.

Менеджер тратит от 50% до 90% своего времени на общение. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что менеджер делает это для выполнения своих функций в межличностных отношениях, обмене информацией и процессе принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Поскольку обмен информацией заложен во всех основных видах управленческой деятельности, мы называем коммуникацию объединяющим процессом.

Поскольку менеджер выполняет свои три роли и четыре основные функции для формулирования и достижения целей организации, качество обмена информацией может оказывать непосредственное влияние на степень достижения целей. Это означает, что эффективная коммуникация необходима для успеха отдельных людей и организаций.

Хотя общепризнано, что коммуникация необходима для организационного успеха, опросы показали, что 73% американских менеджеров, 63% британских менеджеров и 85% японских менеджеров считают, что коммуникация является главным препятствием для эффективности их организаций. Согласно другому опросу, в котором приняли участие около 250 000 сотрудников в 2 000 различных компаний, обмен информацией является одной из самых больших проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективная коммуникация является одной из главных проблемных областей. Глубоко задумавшись о коммуникации на личном и организационном уровне, мы должны научиться уменьшать частоту неэффективной коммуникации и стать лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективные менеджеры — это те, кто умеет эффективно общаться, понимает процесс коммуникации, владеет навыками устного и письменного общения и понимает, как окружающая среда влияет на обмен информацией.

Главная задача менеджмента — получение прибыли, что напрямую зависит от способности менеджера управлять делами. На приведенной выше диаграмме мы можем увидеть взаимосвязь между коммуникацией, информацией и работоспособностью менеджера. Таким образом, тема проекта очень важна для решения основной задачи управления, что говорит об актуальности данной проблемы и необходимости ее глубокого изучения.

Анализ процесса коммуникации в организациях

Когда человек думает об обмене информацией в организации, он обычно представляет себе людей, общающихся в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривающих по телефону или читающих и пишущих заметки, письма и отчеты. Хотя эти случаи составляют основную часть коммуникации в организации, коммуникация — это повсеместный и сложный процесс. Давайте начнем с определения того, где необходима эффективная коммуникация вне и внутри организации.

Если анализировать то, что люди в организации на самом деле говорят, пишут и читают, то необходимо сосредоточиться на некоторых вопросах, связанных с потребностями информационного взаимодействия с внешней средой, которая влияет или будет влиять на организацию.

Например, когда компания Johnson & Johnson обнаружила в 1982 и в 1985 годах, что некоторые капсулы Tylenol токсичны, руководству потребовалось эффективно общаться с такими группами, как СМИ, потребители и Управление по контролю за продуктами и лекарствами. Менеджеры среднего звена, отвечающие за лаборатории и заводы по всему миру, также должны были иметь возможность общаться друг с другом. Эти менеджеры, в свою очередь, работали с менеджерами более низкого уровня и подчиненными им руководителями. Наконец, руководство Johnson & Johnson, вероятно, донесло свои опасения до каждого сотрудника компании. Комбинация таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные звонки, официальные отчеты, видеозаписи и личные беседы, в конечном итоге достигла многих сотрудников компании. Если бы вы были мастером на одном из заводов компании по производству тайленола, вы, несомненно, получили бы информацию о несчастном случае.

Организации используют различные средства для связи со своей внешней средой. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами с помощью рекламы и других рекламных программ. В связях с общественностью чрезвычайно важно создать определенный образ, «имидж» организации на местном, национальном или международном уровне. Организации должны соблюдать государственные нормативы и заполнять объемные письменные отчеты. Каждая компания в своих годовых отчетах предоставляет информацию о финансах и маркетинге, а также о местоположении, возможностях карьерного роста, льготах и т.д. Используя лоббистов и пожертвования различным политическим группам и комитетам, организация пытается повлиять на содержание будущих законов и нормативных актов. Организация, в которой существует профсоюз, должна поддерживать контакт с законными представителями работников. Если у конкретной организации нет профсоюза, она может общаться со своими сотрудниками, потому что у нее нет профсоюза. Это лишь несколько примеров разнообразия способов, которыми организация реагирует на события и факторы внешней среды. Я хотел бы повторить, что обсуждения, встречи, телефонные звонки, служебные записки, видеозаписи, отчеты и т.д., которые циркулируют в организации, часто являются ответом на возможности или проблемы, созданные внешней средой.

Коммуникация между уровнями в организациях

При вертикальной коммуникации информация перемещается между уровнями внутри организации от уровня к уровню. Он может передаваться по нисходящей, т.е. от более высоких уровней к более низким. Таким образом, нижестоящие уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях в приоритетах, специальных задачах, рекомендуемых направлениях действий и т.д. Например, вице-президент по производству может сообщить менеджеру завода (менеджеру среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве продукта, а менеджер завода, в свою очередь, должен проинформировать менеджеров низшего звена о специфике предстоящих изменений.

Помимо обмена информацией «сверху вниз», организация также нуждается в общении «снизу вверх». Например, банковский служащий может заметить, что новый компьютер иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем раньше, потому что машина периодически «занята» или выключена. Клерк может сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, что банк эффективно донес до каждого сотрудника, что «обслуживание клиентов — наша первая задача». В этом случае сотрудники готовы сообщить о проблеме своему непосредственному руководителю. Затем этот руководитель должен проинформировать начальника операционного отдела, который, в свою очередь, должен проинформировать вице-президента по банковским операциям.

Передача информации с более низкого уровня на более высокий может оказать заметное влияние на производительность. Пример из реальной жизни: инженер разработал более эффективный способ резки листового металла для крыльев самолета и доложил о своей идее непосредственному руководителю. Если он ворвется в кабинет и скажет что-то вроде: «Как хотите, так и внедряйте этот новый метод раскроя», его руководитель может отреагировать негативно. Однако если менеджер решит поддержать предложение инженера, он передаст его на следующий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны руководителя предприятия или вышестоящего руководителя производства.

Это ситуация, когда то, что начинается с самого низкого уровня организации, должно подняться на самый верх, пройдя один за другим все промежуточные уровни.

Общение между руководителем и подчиненным

Возможно, самым очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они являются примером вертикального обмена информацией, о котором говорилось выше, мы рассматриваем этот тип обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности менеджера. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности происходит между менеджерами и руководителями.

Некоторые из многочисленных вариаций обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с уточнением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением участия подчиненного в решении целей отдела; обсуждением проблем с работой; получением признания и поощрений в мотивационных целях; улучшением и развитием навыков подчиненного; сбором информации о возникающей или существующей проблеме; информированием подчиненного о предстоящих изменениях; и получением информации об идеях, улучшениях

Помимо обмена информацией между руководителем и подчиненным, существует также обмен между руководителем и его рабочей группой. Общаясь с рабочей группой в целом, руководитель может повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене мнениями участвуют все члены команды, у каждого есть возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как они работают вместе, о предстоящих изменениях и их потенциальном влиянии на этот и другие отделы, о недавних проблемах и успехах, а также о предложениях по улучшению работы.

Кроме того, рабочая группа иногда собирается без руководителя для обсуждения проблем, улучшений или предстоящих изменений. Как указано выше, такие отношения участия могут повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Неформальное общение можно назвать каналом распространения слухов. Кит Дэвис, известный исследователь, заявил, что истоки этого термина восходят к эпохе Гражданской войны в Америке. Телеграфные провода связи, протянутые от дерева к дереву, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армиями Севера и Юга. Сообщения, передаваемые таким телеграфом, часто искажались и путались. В конце концов, стало принято называть неточные сообщения и информацию «слухами» (переданными через систему секретных сообщений).

Слухи «гудели вокруг машин с охлаждающей жидкостью, в коридорах, в столовых и везде, где люди собирались группами. Поскольку сарафанное радио распространяется гораздо быстрее, чем в формальном сообществе, менеджеры используют сарафанное радио для планирования утечек и распространения специфической информации или информации «просто среди нас».

Репутация недостоверных слухов сохраняется и по сей день. Однако исследования показывают, что информация, передаваемая по неформальным каналам коммуникации, т.е. слухи, с большей вероятностью будет точной и не предвзятой. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов являются точными с точки зрения соответствия информации о самой компании. Однако он считает, что уровень точности может быть не таким высоким, когда речь идет о личной или высокоэмоциональной информации. Дэвис отмечает: «Люди склонны запоминать менее точную информацию, потому что ее реальные ошибки более драматичны и поэтому глубже отпечатываются в памяти, чем повседневная рутинная точность». Более того, независимо от точности, «все свидетельства указывают на силу слухов, независимо от того, является ли их влияние положительным или отрицательным».

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: