Служба безопасности в системе HR - Что несет с собой автоматизация управления персоналом

Оглавление:

Основной задачей управления персоналом является определение количественного и качественного состава рабочей силы, необходимой для достижения поставленных целей в установленные сроки. Эта задача решается руководством ежедневно, а служба управления персоналом или отдел кадров, которых работники из советской эпохи называют кадровиками, должны подготовить рекомендации и предоставить необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важную роль в оптимизации управления сотрудниками играют автоматизированные системы управления персоналом, которые на Западе называют HR-системами (HumanResourceSystems).

Задачи отдела кадров можно разделить на две большие группы. Первая группа относится к непосредственной работе с людьми, вторая — к информации о людях. Чтобы сделать непосредственную работу с людьми более плодотворной и иметь больше времени для сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально автоматизирована.

На начальном этапе планируется автоматизировать задачи по отбору и найму персонала, а также ведение личных дел сотрудников. Задачи по подбору и найму персонала включают анализ резюме, проведение собеседований и отбор кандидатов на открытые вакансии. В круг текущих задач по управлению персоналом входят кадровые дела, кадровые переводы, обучение и переподготовка, продвижение по службе, трудовая дисциплина, должностные инструкции и отчеты.

Работа со штатным расписанием компании, оперативный учет рабочего времени и начисление заработной платы также требуют автоматизации, хотя это входит в обязанности других участков компании. Но очень часто задача составления табелей учета рабочего времени (учет отработанных часов) возлагается на отдел кадров.

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы бухгалтерского учета и управления персоналом. Они были реализованы на различных аппаратных платформах, от мэйнфреймов до персональных компьютеров. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены, прежде всего, для оптимизации работы руководства и сотрудников отделов кадров компаний и вносят существенный вклад в повышение их производительности. Автоматизированные системы управления персоналом, представленные в настоящее время на рынке, можно разделить на следующие основные группы в соответствии с их функциональной направленностью:

многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор и аттестацию сотрудников компании;
Экспертные системы для анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и компании в целом;
Программное обеспечение для расчета заработной платы;
интегрированные системы управления человеческими ресурсами, позволяющие создавать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, составлять карту движения персонала внутри компании и рассчитывать заработную плату.

С помощью экспертных систем личностные, профессиональные и психофизиологические характеристики кандидата на вакантную должность сравниваются с аналогичными параметрами лучших специалистов компании. С формальной точки зрения, такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют автоматизировать ежедневную рутинную работу кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации работы персонала в любой компании. Прежде всего, такие системы необходимы для своевременного предоставления руководству информации по всем вопросам, связанным со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и сведениями о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет только тот, кто способен быстро оценить ситуацию на основе анализа текущей информации о состоянии дел в компании. Поэтому важным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции систем расчета заработной платы с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

Что несет с собой автоматизация управления персоналом

Значение качественных человеческих ресурсов сейчас велико как никогда. Например, прием на работу некомпетентного сотрудника или необоснованный перевод работника с одной должности на другую может привести к прямым финансовым потерям, не говоря уже о косвенном ущербе (ухудшение психологического климата), который не сразу заметен и в котором вряд ли можно обвинить.

Неоспоримым фактом является то, что процесс управления человеческими ресурсами требует серьезной информационной поддержки. Все, что связано с межличностными отношениями, трудно формализовать. Если рассматривать проблему в больших масштабах, то человеческие ресурсы, хотя для отечественных компаний именно с этого начинается внедрение компьютеризированных систем управления человеческими ресурсами.

Используя программное обеспечение для HR, менеджеры по персоналу сводят рутинную работу к минимуму и значительно увеличивают долю интеллектуальной работы. Они используют новые технологии и методы работы, которые совершенно невозможны при «бумажном» документообороте. С помощью аналитических отчетов они могут давать рекомендации по переводу, подготовке и переподготовке персонала, кадровому резерву, набору кандидатов и т.д.

Руководство компании может не только своевременно получать необходимую информацию от службы управления персоналом, но и напрямую обращаться к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет обеспечить конфиденциальную подготовку и исполнение некоторых кадровых решений, быстрый доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, своевременное получение аналитических отчетов о работе персонала облегчает принятие правильных управленческих решений.

Принято считать, что эффект от внедрения систем управления человеческими ресурсами наблюдается только тогда, когда количество сотрудников в компании превышает 100 человек, а при количестве сотрудников до 100 человек эффективность решения учетных задач имеет место только при большой текучести кадров. Заметный эффект наблюдается при автоматизации управления человеческими ресурсами, когда количество сотрудников превышает 1000 человек. Внедряя автоматизированные системы управления персоналом, компания может добиться организационного, экономического и социального эффекта.

Обеспечение организационных эффектов:

Сократить время принятия решений на всех уровнях управления;
повысить качество кадровых решений;
своевременно составлять различные отчетные документы.
Обеспечение экономического воздействия:
сократить расходы на управление персоналом;
повысить производительность труда сотрудников;
наилучшим образом использовать профессиональные качества конкретного сотрудника компании.

Социальный эффект:

Персональный учет пенсионных накоплений сотрудников компании;
Ведение полной индивидуальной трудовой биографии сотрудников компании;
Обучение управленческого резерва и продвижение наиболее перспективных сотрудников компании.

В целом, автоматизация процессов управления человеческими ресурсами приводит к повышению общей культуры работы с сотрудниками компании и увеличивает надежность и скорость обработки данных.

Основные функции систем управления персоналом

HR-программы должны предусматривать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках и их характеристиках, включая рабочие места и карьеру, организации и их характеристики, а также различная часто используемая справочная информация. Важно, чтобы единая база данных могла управлять записями для нескольких филиалов организации и иметь консолидированные записи.

Эту важнейшую часть управления персоналом должна обеспечивать HR-система, и она должна быть легко адаптируема к любой организационной структуре, поскольку именно в ней связаны человеческие ресурсы компании. Необходимо не только обеспечить возможность формирования произвольно сложного дерева штатного расписания, но и отображать должности, занимаемые сотрудниками. С таблицей персонала связаны различные типы отчетов: вакансии, текучесть кадров, книга персонала и должностей, алфавитная книга и т.д.

Поскольку в базе данных хранится большое количество информации о сотрудниках и их характеристиках, рабочих местах, должностях, организациях, система управления персоналом должна поддерживать хорошие механизмы поиска. Для быстрого получения аналитических данных должны быть доступны инструменты, позволяющие получать данные по контексту «на лету».

В кадровой службе используется множество документов: Документы сотрудников (приказы, договоры, должностные инструкции, рекомендации, аттестации) и отчеты (необходимые формы и любые списки). Эти документы необходимо получать в электронном виде, а также распечатывать для сохранения бумажных копий. Поэтому создание и печать документов и отчетов является важной функцией программного обеспечения для HR.

Инструменты и утилиты для настройки модулей программы HR необходимы как для ведения созданных баз данных, их резервного копирования и восстановления, так и для предварительной настройки параметров.

Хотя учет рабочего времени является необходимой частью (функциональностью) систем расчета заработной платы, поскольку обеспечивает учет отработанных часов, все больше разработчиков интегрируют этот модуль в свои HR-системы. Это связано с тем, что учет рабочего времени становится функцией некоторых отделов кадров.

Большинство автоматизированных систем управления бизнесом, созданных западными разработчиками, основаны на модульном подходе и включают в себя модуль управления персоналом, реализующий бухгалтерский учет, управление персоналом и расчет заработной платы.

Несмотря на то, что западные разработчики вложили огромные ресурсы в создание модулей управления человеческими ресурсами и накопили колоссальный опыт их внедрения в тысячах организаций развитых стран, в отечественных компаниях они пока встречаются крайне редко. Обычно они внедряются, когда владельцами компании являются западные инвесторы, а внедренная система принимается в качестве корпоративного стандарта.

К основным «ограничивающим» факторам распространения этих модулей в украинских компаниях относятся следующие.

К стоимости программного обеспечения, стоящего десятки тысяч евро, необходимо добавить стоимость подготовительных работ, обучения и обслуживания. Таким образом, по приблизительным оценкам, первоначальные инвестиции в западную систему управления персоналом, даже с модулем расчета заработной платы, могут составить 30-50 T€.

Из-за большого количества функций управления персоналом и высокой стоимости программных решений западные HR-системы могут использоваться только в крупных компаниях. На самом деле, эти системы позиционируются так их разработчиками.

Иногда так и происходит, что вызывает немалое раздражение у местных рекрутеров.

Западные модули основаны на моделях западной бизнес-культуры и менталитета, которые не очень понятны и воспринимаются отечественными пользователями.

Западные модули включают в себя функции, которые еще не заявлены в украинских компаниях. Это, например, индивидуальное планирование карьерного роста сотрудника, составление карты долгосрочных тенденций развития потенциала сотрудника с учетом снижения (или повышения) его квалификации, планирование мероприятий по развитию персонала, мотивационных компонентов и т.д.

В связи с тем, что в Украине нет достаточного количества продаж западных HR-систем, их разработчики не тратят деньги на содержание украинских программистов, которые могли бы оперативно вносить необходимые изменения в локализованную версию программного продукта.

Несмотря на серьезные препятствия для внедрения западных HR-систем в украинских компаниях, давайте кратко рассмотрим некоторые из этих систем, которые доступны в Украине.

Реальность автоматизации расчета заработной платы

Решит ли автоматизация все проблемы HR-менеджера?

Программное обеспечение просто автоматизирует существующие методы работы. Вы не можете автоматизировать беспорядок или хаос: Вы получите автоматизированный беспорядок и хаос. Если задачи управления персоналом хорошо продуманы, то программное обеспечение для автоматизации ускоряет процесс начисления заработной платы.

Повышение скорости работы HR-системы позволяет обрабатывать больше задач, причем с высокой эффективностью. Если проблема заключается в том, что работа не выполняется вовремя (например, отчеты создаются слишком поздно), автоматизация может помочь устранить эту задержку.

Насколько сложна система управления персоналом?

По сравнению с бухгалтерскими программами, автоматизированная система управления персоналом — это простое и экономически эффективное программное обеспечение. Основной особенностью автоматизированной системы управления персоналом является обработка большого количества данных о сотрудниках и соискателях, приказах, должностях, стаже и так далее. Тем не менее, хранить такую информацию, генерировать отчеты и выполнять ряд тривиальных расчетов несложно.

Сколько времени требуется для внедрения HR-системы?

Для малых и средних компаний автоматизация (с помощью коробочных программных продуктов) может быть выполнена в очень короткие сроки. После установки программы основной задачей является ввод необходимой информации о сотрудниках и структуре компании. Если у компании есть хорошо налаженная система учета, то внедрение программного обеспечения — это просто вопрос ввода этой информации и последующего ее использования.

Сколько времени требуется для подготовки к работе с HR-системой?

Хорошо спроектированное и разработанное программное обеспечение опирается на существующие практики управления персоналом или HRM. Конечно, пользователи должны понимать, как автоматизированная система реализует то, что они обычно делают вручную. Простота внедрения подразумевает простоту использования. Обычно к программному обеспечению прилагается руководство пользователя, которое необходимо внимательно изучить, или пройти курс обучения. Если пользователи не могут научиться пользоваться программой в течение длительного периода времени, это, очевидно, связано с плохой программой, а не с самими пользователями.

Нужна ли вам HR-система и сколько она стоит?

Консультирование и настройка автоматизированной системы управления трудовыми ресурсами в соответствии с требованиями пользователя обычно является очень дорогой услугой. Следует помнить, что любое программное обеспечение нуждается в настройке, поскольку только в этом случае оно будет максимально соответствовать предъявляемым к нему требованиям. Поэтому при выборе программного обеспечения важно, чтобы оно имело возможность проектирования и конфигурирования. Это позволяет пользователю внести необходимые изменения в систему для удовлетворения своих потребностей в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Таким образом, функциональность системы может быть значительно адаптирована всего за несколько часов.

Очень важно, чтобы программный продукт, который пользователь хочет приобрести, наилучшим образом соответствовал его потребностям. Не стоит покупать автоматизированную систему управления персоналом, предназначенную для решения одних проблем, а затем пытаться использовать ее для решения других проблем. Поэтому следует тщательно изучить рынок программных продуктов, чтобы выбрать именно то, что вам нужно.

Требует ли система управления персоналом постоянного внимания со стороны системного администратора?

Некоторые автоматизированные системы расчета заработной платы действительно требуют постоянной поддержки со стороны системного администратора, но это совершенно неприемлемо для хорошо продуманных и правильно реализованных решений. Также важно, чтобы пользователи обладали определенным уровнем компьютерной грамотности и не бегали по любому поводу к системному администратору. Фактически, вторая часть этой книги призвана поднять пользователя на более высокий уровень в плане работы с компьютером и сделать его полноправным членом информационной системы предприятия.

OfficeMonitor 2.0: Кадровые документы и корпоративная культура

Представленное на рынке программное обеспечение для управления персоналом предназначено для хранения, обработки и предоставления информации о персонале компании, оставляя нетронутой корпоративную культуру. Российская компания UNI хочет закрыть этот «пробел» с помощью специального интернет-продукта. Его система 4P . OfficeMonitor 2.0 автоматизирует оба этих аспекта работы HR. С его помощью можно быстро получить информацию о структуре компании и сведения о сотрудниках. Кроме того, она позволяет полностью автоматизировать процесс сбора и обработки статистики по использованию рабочего времени и доступа в компанию.

4P:OfficeMonitor 2.0 работает в обычном интернет-браузере и совмещает в себе:

внутренний информационный портал компании;
Система управления персоналом;
Система безопасности (контроль физического доступа в компанию и ее офисы).
В качестве интранет-портала система 4P: OfficeMonitor выполняет две основные функции:
служит источником актуальной информации для сотрудников организации;
это интерактивная среда для взаимодействия персонала и средство обратной связи между персоналом и руководством.

Постоянное наличие этой информации упрощает взаимодействие между сотрудниками в их повседневной работе и облегчает адаптацию новых сотрудников к существующим правилам компании. Интегрированная система публикации позволяет HR-менеджерам изменять страницы интранет-портала компании и обновлять информацию по мере необходимости без минимальных навыков программирования.

В качестве интерактивной среды сотрудничества система 4P: OfficeMonitor предлагает такие инструменты совместной работы, как форумы, опросы общественного мнения, размещение сотрудниками частных объявлений, ведение личного журнала, создание выборочных списков сотрудников, уведомление о том, что коллега находится в офисе.

Система 4P:OfficeMonitor 2.0 позволяет каждому сотруднику персонализировать свои рабочие страницы, вести и анализировать личные журналы учета рабочего времени, использовать систему для планирования мероприятий, управлять формой для визуализации личной информации для других сотрудников, а также изменять личный пароль для доступа к системе.

Как кадровая система, 4P:OfficeMonitor позволяет структурировать и хранить персональную информацию о сотрудниках (ФИО, фотография, дата и место рождения, номер паспорта, номер водительского удостоверения, ИНН, домашний адрес и телефон, семейные данные, данные о трудоустройстве, информация о медицинском страховании, рабочее время и т.д.). С его помощью можно собирать, обрабатывать, регистрировать и анализировать статистику использования рабочего времени, а также формировать различные отчеты, как персональные, так и по подразделениям.

4P:OfficeMonitor 2.0, как система контроля физического доступа, имеет возможность автоматически фиксировать время прихода и ухода сотрудника на работу (достигается за счет интеграции с системой контроля физического доступа).

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: