Системный подход в управлении - Системный подход к управлению и его светила

Оглавление:

Усиление взаимозависимости всех аспектов организационной деятельности (производственной, финансовой, маркетинговой, социальной, экологической и т.д.), а также расширение, усложнение и интенсификация как внутренних, так и внешних связей привели в середине XX века к формированию так называемого системного подхода в менеджменте.

Она рассматривает организацию как целостную совокупность различных видов деятельности и элементов, находящихся в противоречивом единстве и взаимосвязи с внешней средой, учитывает влияние всех воздействующих на нее факторов и фокусируется на отношениях между ее элементами.

Согласно этому подходу, действия менеджмента не только функционально вытекают друг из друга (это подчеркивалось процессным подходом), но и все без исключения прямо и косвенно влияют друг на друга. Поэтому изменения в одной части организации неизбежно приводят к изменениям в других частях и, в конечном итоге, в организации в целом.

Поэтому каждый руководитель при принятии решений должен учитывать их влияние на общий результат. Основная цель менеджмента — интегрировать элементы организации и найти механизмы поддержания ее целостности.

Одним из представителей системного подхода, который впервые рассмотрел компанию как социальную систему, был американский исследователь К. Барнард (1887-1961), который в течение двух десятилетий был президентом Нью-Йоркской телефонной компании Bell. Свои идеи он изложил в книгах «Функции администратора» (1938), «Организация и управление» (1948) и других.

По мнению Барнарда, присущие человеку физические и биологические ограничения заставляют его объединяться в скоординированные группы (социальные системы) для достижения целей. Любую такую систему, считал он, можно разделить на две части: организацию (систему сознательно скоординированной деятельности двух или более индивидов), которая предполагает только взаимодействие людей, и другие элементы.

Любая организация, по мнению Барнарда, иерархична (это ее основная характеристика) и объединяет людей, которые имеют осознанную общую цель, готовы сотрудничать друг с другом, вносить вклад в общее дело и подчиняться единому авторитету. Все организации (за исключением государства и церкви) Барнард считает частными.

Организации могут быть формальными и неформальными. Любая формальная организация включает в себя: а) функциональную систему; б) систему стимулов, побуждающую людей вносить вклад в групповые действия; в) систему власти (авторитета), побуждающую членов группы соглашаться с решениями администрации; г) систему логического принятия решений.

Лидер формальной организации должен обеспечивать деятельность ее ключевых членов, брать на себя полную ответственность за действия своих подчиненных, поддерживать внутренние коммуникации, формулировать цели, находить баланс между противоборствующими силами и событиями, вкладом людей и удовлетворением их потребностей.

Люди будут эффективно сотрудничать с организацией, если они получают от нее выгоду. Поэтому первой задачей менеджера является управление стимулами к действию, поскольку приказы выполняются только в определенных пределах.

Барнард считал, что появление неформальных организаций, делающих формальные организации более жизнеспособными, неизбежно.

Целью неформальной организации, по мнению Барнарда, является распространение неформальной информации, поддержание стабильности формальной организации, обеспечение личной безопасности работников, самоуважение, независимость от формальной организации.

Он говорил о необходимости тщательно учитывать моральные факторы в управлении, поскольку неспособность сделать это была связана со многими управленческими неудачами.

Основываясь на системном подходе, Барнард разработал концепцию корпоративной социальной ответственности, согласно которой руководство должно учитывать последствия своих решений и нести за них ответственность перед обществом и отдельными людьми.

В качестве еще одного представителя системного подхода можно рассматривать П. Друкера (его часто относят к последователям классической школы), который внес значительный вклад в создание целостной концепции управления и определение роли профессионального менеджера в организации.

В книге «Практика менеджмента» Друкер указал на выдающуюся роль менеджмента и лидерской элиты, считая их основой предпринимательства и человеческого общества.

Он определил менеджмент как искусство управления компанией и подчеркнул творческую сторону менеджера, который, прежде всего, создает из имеющихся ресурсов истинное целое, промышленную единицу, и в этом отношении он является «дирижером оркестра».

Как дирижер должен всегда слушать весь оркестр, так и менеджер должен следить за общей деятельностью компании и ситуацией на рынке. Он должен следить за компанией в целом, но не должен упускать из виду отдельные деревья за лесом, потому что при определенных обстоятельствах частные интересы становятся решающими. Но дирижер имеет перед собой партитуру, написанную композитором; менеджер является и композитором, и дирижером.

Системный подход к управлению и его светила

По мнению Друкера, задача менеджера также состоит в том, чтобы всегда помнить о перспективах компании, делать все возможное для их достижения. Но он не может быть «универсальным гением», а должен поощрять, направлять, организовывать людей для выполнения работы.

Среди общих функций менеджеров в организации, которые во многом определяются ее характеристиками, Друкер:

Организация, классификация, распределение работы; создание необходимой организационной структуры, подбор персонала;
Определить цели, решить, что необходимо сделать для их достижения, и обеспечить их реализацию, установив конкретные цели для отдельных лиц;
Предоставление стимулов, формирование команды людей, ответственных за различные работы, достижение необходимой координации их работы;
Анализ деятельности организации, нормирование, оценка всех сотрудников;
Обеспечение найма людей на работу.

Высокая оценка Друкером роли менеджера не помешала ему выдвинуть идею рабочего самоуправления, в соответствии с которой рабочие и служащие должны избирать специальный орган для решения социальных проблем. Это, по его мнению, повышает их ответственность за дела компании.

Общество начала 1950-х годов сочло такую идею отчужденной, поэтому она была отвергнута, что стало самым большим поражением Друкера в жизни. Однако сегодня многие его положения применяются в практике «социального партнерства».

Возможно, самой важной из многочисленных идей Друкера была концепция, изложенная в его книге 1954 года «Практика менеджмента», согласно которой цели организации составляют ее основу. Только после их установления, по его мнению, можно определить функции, систему и методы взаимодействия между элементами процесса управления. Это в корне противоречило логике, действующей со времен А. Файоля, которая предполагала определяющую роль функций и процессов.

Американский исследователь Д. Форрестер разработал формальную модель организационной системы промышленного предприятия. Он содержал шесть взаимосвязанных потоков: Сырье, заказы, денежные средства, оборудование, рабочая сила и информация.

Сложность управления этой системой, по мнению Forrester, заключается в том, что под влиянием различных факторов будущий результат может не совпасть с ожидаемым. Это определяет политику, основанную на краткосрочных интересах, тем более что срок пребывания в должности менеджеров и руководителей невелик. Хотя проще ставить краткосрочные цели, управление сложными системами только на основе этого неизбежно приводит к низкой эффективности.

Таким образом, психологические факторы способствуют проведению политики, которая дает хорошие результаты в краткосрочной перспективе в ущерб долгосрочной.

В 1956 году Т. Парсонс определил организацию как сложную социальную систему (совокупные действия и взаимосвязанное поведение акторов), которая направлена на достижение целей и, в свою очередь, способствует достижению целей более крупных организаций.

Подсистемами организации являются: формальные и неформальные структуры, штаты, роли, физическое окружение. Основу здесь составляет формальная структура. Коммуникация, баланс и принятие решений связывают эти элементы.

Коммуникация относится к методу, с помощью которого действия, контроль и координация вызываются в различных частях системы. Система коммуникаций формирует конфигурацию, структуру организации.

Равновесие рассматривается как механизм стабилизации организационного целого, его адаптации к изменяющимся условиям для уравновешивания потребностей и установок индивидов и организационных требований.

Процесс принятия решений является важным инструментом регулирования и стратегического управления.

В совокупности это определяется как организационная система, основным интегрирующим фактором которой является цель, а стабилизирующим — институциональные стандарты, определяющие роли участников.

Согласно Парсонсу, социальные системы распространяются на четыре уровня общества: первичный, психологический, где элементы взаимодействуют непосредственно; управленческий, который регулирует процесс взаимодействия первого уровня; институциональный (правление), где решаются общие вопросы порядка; социальный, в политических сферах.

Парсонс ввел идею четырех функциональных императивов, реализация которых обеспечивает нормальное состояние и развитие системы: функция достижения цели; адаптация системы по отношению к внешней среде; интеграция системы; регулирование скрытых напряжений.

В рамках системного подхода возникло множество теорий количественного управления. Этому способствовало появление и широкое распространение кибернетики, общей теории систем, исследования операций и других математических методов. Сторонники этих теорий, основанных на формализованных описаниях различных ситуаций, стремились использовать математическое моделирование для поиска оптимальных решений организационных проблем.

Концепция системного подхода, его основные черты и принципы

В настоящее время наблюдается небывалый прогресс знаний, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, информации из различных сфер жизни, и тем самым ставит человечество перед необходимостью их систематизировать, найти общее в особенном, постоянное в изменчивом. Определенной концепции системы не существует. В самом общем виде система понимается как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, единство.

Системный подход как общий методологический принцип используется в различных отраслях науки и человеческой деятельности. Гносеологической основой (гносеология — раздел философии, занимающийся формами и методами научного познания) является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог Л. Берталанфи (о нем упоминалось выше). Определим особенности системного подхода:

Системный подход — это форма методологического знания, связанная с изучением и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
Иерархическое познание, требующее изучения предмета на нескольких уровнях: изучение самого предмета — <внешний> уровень; изучение того же предмета как элемента более крупной системы — <высший> уровень; изучение предмета по отношению к составляющим его элементам — <уменьшающийся> уровень.
Системный подход требует смотреть на проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, понимать суть каждой связи и каждого отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

Исходя из этого, давайте дадим определение термину «системный подход».

Системный подход — это подход к изучению объекта (проблемы, явления, процесса) как системы, выделение элементов, внутренних и внешних связей, наиболее влияющих на изучаемые результаты его функционирования, и целей каждого из элементов, исходя из общей цели объекта.

Можно также сказать, что системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, которое основано на изучении любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Далее рассмотрим основные принципы системного подхода:

целостность, которая позволяет рассматривать систему как единое целое и в то же время как подсистему для более высоких уровней.
иерархическая структура, то есть наличие множества (как минимум двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов более низкого уровня элементам более высокого уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере конкретной организации. Известно, что любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: руководства и контроля. Одно подчиняет себе другое.
структурирование, которое позволяет анализировать элементы системы и их взаимоотношения в рамках определенной организационной структуры. Как правило, функционирование системы определяется не столько свойствами отдельных ее элементов, сколько свойствами самой структуры.
множественность, которая позволяет использовать несколько кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Итак, из вышесказанного мы можем сделать определенные выводы, или разницу между системным и традиционным (аналитическим) подходом.

Различия между традиционным и системным подходами к управлению

Традиционный и системный подходы используют как анализ (разложение целого на части), так и синтез (объединение частей в целое) при разработке управленческих решений. Разница заключается в комбинации, последовательности этих методов. Традиционное мышление предполагает следующую последовательность этапов: 1) декомпозиция (анализ) того, что необходимо объяснить; 2) объяснение поведения или характеристик частей; 3) объединение (синтез) этих объяснений в объяснение целого. Системный подход также можно разделить на три этапа: 1) определение целого (системы), частью которого является интересующий объект; 2) объяснение поведения или свойств этого целого (системы); 3) объяснение поведения или свойств интересующего объекта с точки зрения его функций в этом целом, частью которого он является. То есть, в системном подходе синтез предшествует анализу, а в традиционном — наоборот.

При аналитическом подходе объект, подлежащий объяснению, рассматривается как целое, которое необходимо разделить на части. При системном подходе объект, подлежащий объяснению, рассматривается как часть целого.

Это различие можно проиллюстрировать на примере института. При аналитическом подходе к объяснению того, что такое университет, человек начинает делить его на составляющие: Факультеты, кафедры, отделы, группы, подгруппы, студенты. Затем дается определение факультета, кафедры и т.д. Затем эти определения объединяются, и в итоге получается определение того, что такое ВУЗ. При системном подходе к той же задаче необходимо сначала определить систему, в которой находится вуз — образовательную систему. Затем необходимо определить цели и функции этой образовательной системы, которая является частью национальной экономики. Только тогда можно определить университет с точки зрения системы образования и национальной экономики.

Существуют важные различия между тем, что называется аналитическим и системным менеджментом. Один из них основан на следующем системном принципе: если каждую часть системы заставить функционировать с максимальной эффективностью, это не заставит систему в целом функционировать с максимальной эффективностью. (Целое не равно сумме его частей).

Если мы выберем лучшие детали из всех лучших моделей автомобилей и соберем из них автомобиль, мы не получим лучший автомобиль в мире. Если новый операционный совет резко повышает эффективность, это может привести к сбоям в работе всего предприятия.

Таким образом, традиционный подход к управлению предполагает, что наилучшее функционирование предприятия может быть достигнуто просто путем объединения его частей в режимы их наилучшего функционирования. Принцип системности гласит, что для сложных систем это условие не выполняется.

Итак, в этом разделе мы рассмотрели основы системного подхода. Таким образом, можно сделать небольшой вывод к первой части диссертации, а точнее, ответить на вопрос о важности системного подхода в менеджменте.

Ценность системного подхода заключается в том, что менеджерам легче согласовать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, поскольку системный подход побуждает его поддерживать необходимый баланс между потребностями отдельных подразделений и целями организации в целом. Это заставляет его задуматься о потоке информации через всю систему, а также подчеркивает важность коммуникации. Системный подход помогает выявить причины неэффективного принятия решений и предоставляет инструменты и методы для улучшения планирования и контроля.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание было уделено интегрированной природе предприятия и первостепенной важности и значимости информационных систем), но и обеспечило разработку полезных математических инструментов и методик, значительно облегчающих принятие управленческих решений и использование передовых систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет всесторонне оценить любую деятельность системы производства, бизнеса и управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет проанализировать любую ситуацию в рамках конкретной системы, чтобы определить характер проблем на входе, в процессе и на выходе. Применение системного подхода позволит наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях системы менеджмента.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление еще не выполнило своего самого важного предназначения. Утверждение о том, что она позволит применить современный научный метод к управлению, пока не оправдалось. Отчасти это объясняется тем, что большие системы очень сложны. Нелегко разобраться во множестве способов, которыми внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие многих подсистем в организации не очень хорошо изучено. Границы системы очень трудно определить, слишком широкое определение приводит к накоплению дорогостоящих и бесполезных данных, слишком узкое определение приводит к частичному решению проблемы. Нелегко будет сформулировать вопросы, с которыми столкнется компания, чтобы точно определить информацию, необходимую в будущем. Даже если найдено лучшее и наиболее логичное решение, оно может оказаться невыполнимым. Тем не менее, системный подход дает возможность получить более глубокое понимание того, как функционирует организация.

Из истории развития системного анализа

Системный анализ зародился в США и в первую очередь в военно-промышленном комплексе. Кроме того, системный анализ изучался во многих государственных учреждениях США. Она считалась самым ценным побочным продуктом в области обороны и освоения космоса. В 1960-х годах в обе палаты Конгресса США были внесены законопроекты, «касающиеся мобилизации и использования научно-технических сил страны для применения системного анализа и системной инженерии с целью оптимального использования человеческих ресурсов для решения национальных проблем».

Системный анализ также используется менеджерами и инженерами в крупных промышленных компаниях. Целью использования методов системного анализа в промышленности и в коммерческом секторе является поиск путей достижения высоких прибылей.

Начиная с 1969 года, системный анализ использовался только в гражданских ведомствах США для обоснования не менее 50 видов крупных проектов и программ, охватывающих более 60% всей деятельности гражданского правительства. К ним относятся: Программа эксплуатации водных ресурсов, управление национальными лесами, разработка и производство космических ракет, таких как Сатурн-5, разработка нефти и сланцев, программы здравоохранения (борьба с болезнями, снижение младенческой смертности и т.д.).

По мнению руководителей Lockheed и ряда других компаний, применение системного подхода лучше всего определяет потенциальные источники роста промышленной компании. В 1970-х и 1980-х годах роль топ-менеджеров крупных американских корпораций выполняли люди, получившие квалификацию в области системных дисциплин, поскольку такая подготовка по сути определяла лицо американского менеджмента.

Примером использования методов системного анализа в США является система программного планирования, известная как планирование-программирование-бюджетирование (ППП), или сокращенно — программное финансирование.

Элементами системы ППБ являются: «планирование» — формулирование целей и определение путей их достижения на возможных театрах военных действий; «программирование» — определение типов военной техники, необходимой для реализации военной доктрины и сопоставление затрат с целями, с учетом фактора времени, разработка детального перечня мероприятий по достижению поставленных целей; «разработка бюджета» — распределение имеющихся или ожидаемых ресурсов, необходимых для реализации программ вооружения. (Программа развития вооружений также активно реализовывалась в СССР со второй половины 1960-х годов).

Помимо использования системы PPB, в США применяется ряд систем прогнозирования и планирования, основанных на методах системного анализа. В частности, информационная система PATTERN использовалась для прогнозирования и планирования НИОКР, автоматизированная информационная система FEIM использовалась для руководства космическим проектом «Аполлон» на всех этапах его развития, система QUEST использовалась для установления количественной взаимосвязи между военными целями и научно-техническими средствами, необходимыми для их достижения, а система SCOR использовалась для тех же целей в промышленности.

Основной методологической особенностью этих систем был принцип последовательной декомпозиции каждой задачи на несколько задач более низкого уровня для формирования «дерева целей».

Например, система PATTERN позволила проанализировать потребности и интересы военных министерств на разных уровнях власти. Путем усечения частей «дерева целей» на соответствующем уровне были выделены зоны ответственности за научно-исследовательскую деятельность отдельного министерства, ведомства, отрасли, научно-исследовательского института и даже лаборатории.

Рассмотренные системы позволили определить условия решения научно-технических задач и взаимную полезность работ, способствовали повышению качества принимаемых решений, преодолев узковедомственный подход к их принятию, отказ от интуитивных и произвольных решений и работ, которые не могли быть выполнены в установленных условиях.

В то же время практика управления в США в последние десятилетия показывает, что термин «системный анализ» используется не так часто, как раньше. Многие подходы к обоснованию сложных решений, которые были с ним связаны, получили новые названия — «программный анализ», «анализ политики», «анализ влияния» и т.д. — уже ведутся и развиваются достаточно интенсивно. В то же время, «новизна» вышеупомянутых видов анализа заключается скорее в их названиях. Их методологической и методической основой по-прежнему является системный анализ, идеология системного подхода.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: