Проведение и организация конференции в компании - Особенности подготовки конференции

Оглавление:

Первое, что следует подчеркнуть: Ошибки в раскрытии контента мероприятия скоро забудутся, но технологические ошибки запомнятся посетителям на долгие годы.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, от которых можно отступать в одних случаях, но нежелательно в других. Так, если на массовом мероприятии все действия рассчитаны буквально до минуты, но возникают непредвиденные обстоятельства, тайминг все равно придется немного нарушить.

У каждого мероприятия есть организационный план, который подразумевает логику и последовательность действий по построению мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует определенных обязанностей. Для того чтобы запланированное мероприятие прошло на должном уровне, необходимо провести соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть тонко отлажена и контролироваться специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками процесса. Назначенный человек или группа людей (оргкомитет) должны относиться к своим задачам с особым вниманием, ответственностью и пониманием дела. Например, если вы организуете деловой прием, вам нужно выбрать тип приема, составить список приглашенных, разослать приглашения и т.д.

В целом, можно выделить следующие этапы организации события как деятельности:

Идея события может быть вызвана объективными или субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся знаменательной датой: 50-летие со дня основания, 10-летие выхода первой книги издательства, открытие памятника и т.д. Во втором случае его может предложить кто-то из сотрудников учреждения: Проведение научной конференции, праздника творчества смотрителей Департамента жилищно-коммунального хозяйства, Дня Дейзи и т.д.

Идея мероприятия не может быть реализована без процесса принятия решения после обсуждения с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки или обсуждения в институциональном органе колледжа, таком как собрание сотрудников, собрание директоров, академический совет и т.д.

Принятое решение будет реализовано в соответствующем порядке. Встреча участников будет зависеть от характера и масштаба мероприятия и сроков его проведения. Встреча участников-нерезидентов происходит по месту прибытия, встреча участников-резидентов — по месту проведения мероприятия.

На крупных мероприятиях обычно встречают почетных и участников, указанных в правилах мероприятия (главы государств, государственные и политические деятели, иностранные делегации и так далее). Составляется график, в котором указывается имя, место работы и должность прибывающего участника, дата и место прибытия, а также ответственный за встречу. Порядок транспортировки зависит от количества и ранга прибывших участников. Таким образом, почетный участник получает свой собственный транспорт, независимо от количества участников, прибывших вместе с ним.

Неправильно встречать почетного участника, игнорируя участников, прибывших вместе с ним.

Особенности подготовки конференции

Одним из самых ярких событий общественной жизни являются конференции, которые позволяют обменяться опытом, вступить в профессиональные ассоциации и привлечь внимание общественности.

Конференция — это собрание каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных (часто теоретических) тем.

Конференции могут быть:

внутри компании;
филиал; -внутренний
межотраслевой; — междисциплинарный; — региональный; — специализированный;
региональный;
по всей стране;
международный.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер и проводятся в самых разных областях — научно-технической, экономической, экологической, медицинской, образовательной, политической и т.д. Современные методы проведения конференций включают использование телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция — это комплексное мероприятие, органично сочетающее в себе такие виды реализации коммуникации, как:

Церемония открытия;
Посещение сайта;
Выставки и презентации;
подготовка и представление информационных и рекламных материалов для специалистов СМИ
Обмен мнениями;
Проведение деловых встреч и т.д.

Правильная подготовка и проведение конференций обычно представляет собой обширную и утомительную работу. В учреждениях, имеющих собственный отдел по связям с общественностью, этой работой занимаются соответствующие специалисты. На период проведения конференции может быть создан специальный координационный орган (оргкомитет), членами которого являются сотрудники различных структурных подразделений учреждения.

Как правило, работа по подготовке и проведению конференции начинается задолго до ее официального открытия и заканчивается чуть позже.

В ходе подготовки необходимо прояснить, в частности, следующие вопросы:

Выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни компании в целом, отдельных аудиторий, планируемых крупных мероприятий, а также начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);
Подготовка рекламных и промо-материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через средства массовой информации, доступные общественности, в зависимости от цели, характера и темы предстоящего мероприятия.
Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции (с указанием названия, места и времени проведения конференции, общей и секционной тематики, проживания, питания и других услуг)
подбор и подготовка дополнительного персонала (основного и резервного) для сопровождения и помощи участникам конференции (в дополнение к участвующим специалистам собственной службы по связям с общественностью)
техническое обеспечение конференции (подбор и оборудование специальных помещений, организация средств связи, предоставление оргтехники, транспорта, охраны и т.д.)
подготовка именных бейджей и пропусков для различных категорий участников конференции (членов бюро, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и т.д.)
Подготовка оформления помещения, изготовление указателей, табличек и т.д. для лучшей ориентации по темам конференции на территории и в помещениях организации, проводящей конференцию;
Подготовка макета и последующая печать программы конференции в достаточном количестве экземпляров (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, расположения основных и вспомогательных залов и помещений, необходимых для обслуживания приглашенных, тем основных докладчиков и лекций в специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и другой необходимой информации)

Организация и проведение конференции

Предлагаемый проект был осуществлен в городе Нерюнгри с 5 по 7 апреля 2009 года на базе НФ ЯГУ (основной организатор и исполнитель — кафедра русского языка и литературы НФ ЯГУ).

Мы постараемся изложить этапы подготовки и проведения конференции.

во время проведения конференции от имени организационного комитета по ее проведению, членами которого были.
была определена целевая группа, заинтересованная в участии в конференции:

Университеты с самой сильной языковой школой;
Университеты, готовящие специалистов, чья деятельность непосредственно связана с речевой коммуникацией;
Научные организации и фонды, поддерживающие развитие языковой деятельности;
СМИ, интересующиеся данной темой;
Компании, организации, нуждающиеся в расширении информационных данных по обсуждаемой теме и т.д.

3 В качестве места проведения встречи было выбрано помещение, арендуемое НФ ЕГУ в гостиничном комплексе «Шахтер». Проблемы с выбором гостиницы и организацией питания для иногородних участников были решены сразу же.

на следующем этапе осуществлялась разработка программы, подготовка информационных и рекламных материалов, писем-приглашений на предстоящую конференцию, их рассылка, подготовка пресс-релизов.
потенциальным участникам были разосланы пригласительные письма.
подбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обсуждения тем конференции. С этой целью в программу были включены студенты старших курсов — будущие ораторы. Дополнительный персонал включал переводчиков, которые выступали в качестве связующего звена между иностранными гостями, организаторами, докладчиками и т.д.

(7) Подготовка бюджета доходов и расходов конференции.

(8) Также был утвержден норматив расходования средств от учредительного взноса.

9.Всем участникам, чьи доклады были включены в программу, были разосланы приглашения.

(10) подготовлены бейджи для участников конференции, материалы для оформления места проведения конференции, указатели, а также подготовлен пакет канцелярских принадлежностей для вручения участникам конференции.

11.Техническое обеспечение конференции включало оборудование для компьютерной презентации докладов, мониторы, диктофоны, кинокамеры (так как организаторы предполагали небольшую кинопрезентацию конференции) и фотоаппараты.

12.подготовка макета и последующая публикация программы конференции достаточным тиражом.

подготовка регламента конференции.
подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции: В фойе были организованы презентации и выставка-продажа учебных пособий и книг, написанных учеными и студентами.
по окончании конференции была проведена работа по подготовке, изданию и распространению сборника докладов конференции.

Таким образом, запланированное мероприятие состоялось и, по мнению руководства, прошло успешно.

Участие в конференциях — это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров — возможность проявить себя и раскрыть свой потенциал. Поэтому необходимо убедить общественность, спонсорские организации и будущих специалистов, что активная научная позиция — это не только одно из важных условий для получения различных стипендий, грантов и стажировок, но и реальная возможность популяризации науки и повышения престижа страны.

Типология мероприятий, направленных на установление отношений со СМИ

Специальные мероприятия — это особый вид PR-деятельности, предполагающий организацию встречи и взаимодействия определенных людей для достижения каких-то общих целей. Такой вид специального мероприятия, как медиамероприятие, призван привлечь внимание журналистов с целью достижения достаточного количества публикаций в прессе путем предоставления актуальной и максимально достоверной информации.
Рассмотрим различные типы мероприятий для СМИ, которые в настоящее время используются специалистами по связям с общественностью (за исключением традиционной пресс-конференции, которая подробно рассматривается в разделе 1.2).
Виртуальная пресс-конференция в Интернете — это относительно новый вид PR-мероприятий, который быстро набирает популярность в сообществе по связям с общественностью. Наиболее характерные выигрышные черты этого типа пресс-конференции следующие:
Высокая демократичность: результатами такого типа пресс-конференции может воспользоваться практически любой аккредитованный журналист, владеющий компьютером и подключенный к Всемирной паутине.
Глобальность: вопросы на таких пресс-конференциях могут задавать участники с разных континентов и часовых поясов;
Свобода задавать последующие вопросы и менять направление дискуссии
Непрерывность, доступность и постоянство: информация и фотографии с пресс-конференций доступны 24 часа в сутки 7 дней в неделю и могут быть легко преобразованы и использованы для создания журналистских материалов.
Брифинг — это довольно популярное PR-мероприятие, которое отличается от пресс-конференции тем, что имеет меньший масштаб и посвящено промежуточным результатам действительно эпохальных новостей. Ключевым лицом на брифинге часто является представитель пресс-службы или PR-отдела, который выступает в двух качествах: как модератор и как основной поставщик информации. Его или ее профессиональная роль заключается в том, чтобы после пресс-брифинга предоставить журналистам свежую информацию о ситуации, дать краткий комментарий или изложить прогноз возможных будущих событий.
Пресс-тур — это популярное PR-мероприятие среди журналистов (особенно тележурналистов), цель которого — быть на месте событий и предоставить подробный отчет своим читателям (зрителям). Конечно, доверие к таким пресс-материалам у целевой аудитории гораздо выше, ведь журналисты становятся непосредственными свидетелями или даже участниками экстраординарного события. Пресс-завтрак также позволяет провести фото- и видеосъемку в соответствии со стандартами и корпоративным стилем соответствующего СМИ.
Пресс-завтрак обычно организуется как неформальная встреча экспертов компании с журналистами основных СМИ, часто в очень узком кругу. Например, в 2001-2002 годах табачная компания «Liggett-Ducat Ltd» организовала серию пресс-завтраков для журналистов деловых СМИ: 3-4 журналиста, эксперт или топ-менеджер компании и представитель PR-службы компании. Целью пресс-завтраков является конфиденциальное или кулуарное обсуждение сложных вопросов современного бизнеса или озвучивание мнений журналистского сообщества по чувствительным корпоративным вопросам в контексте конфиденциального общения. Пресс-ланчи особенно удобны, когда речь идет о подготовке журналистских заключений по непонятным или сложным этапам управления бизнес-структурой.
Пресс-клуб и пресс-пул — это особая форма сотрудничества с журналистами специализированных, профессиональных или отраслевых редакций.

Посещение объектов как элемент коммуникационной деятельности

Конкретные цели таких визитов могут быть разными, но главная цель почти всегда одна и та же — привлечь журналистов к компании, конкретному вопросу или сфере деятельности.

Пресс-тур эффективно работает в следующих ситуациях:

Когда цель состоит в том, чтобы своевременно создать круг лояльных журналистов. Обычно это происходит в ситуациях, когда компания расширяет географическую сферу своего влияния или готовится к запуску нового продукта или открытию нового филиала/представительства.

Когда необходимо продвинуть новую или сложную тему среди журналистов. В этом случае есть возможность поработать с каждым журналистом лично, познакомить его с основными спикерами, подробно ответить на все его вопросы, продемонстрировать новинку.

Как антикризисное мероприятие в случае, если необходимо опровергнуть слухи и домыслы и показать реальную объективную ситуацию. Например, при возникновении аварийной ситуации на производстве или выпуске бракованной продукции:

Поддерживать лояльность ключевых журналистов. Это актуально для тех компаний, которые установили хорошие и прочные отношения со СМИ, но нуждаются в их поддержании и развитии.

Формат пресс-тура может быть различным. От организации семинара до посещения производственного объекта — все зависит от конкретных задач. Однако есть несколько ключевых моментов, которые являются общими для всех пресс-туров:

Команда. В зависимости от специфики пресс-тура, команда, осуществляющая его, может меняться. Однако присутствие некоторых специалистов является обязательным условием. Прежде всего, руководитель, тот, кто в курсе всех дел, кто может принимать решения, кто взаимодействует с клиентом (если это PR-агентство), кто знает всех участников и исполнителей. Во-вторых, человек, который отвечает за связь со СМИ. Он осуществляет подбор журналистов, постоянно находится в контакте с ними, знает все их пожелания.

Программа пресс-тура. Программа пресс-тура, какой бы теме он ни был посвящен, помимо серьезной содержательной части должна включать развлекательную составляющую. Неформальное общение помогает лучше узнать журналистов, узнать об их интересах, возможно, также о претензиях и недовольстве по отношению к вашей компании.

Сроки. По опыту можем с уверенностью сказать, что лучше собирать участников за день до открытия мероприятия. Длительные перелеты, смена часовых поясов могут негативно сказаться на самочувствии участников. Лучше оставить один день свободным для отдыха. Также не начинайте слишком рано и не заканчивайте слишком поздно в первый день мероприятия. Вы также должны планировать перерывы, не только на обед, но и на кофе-брейк.

Выступающие. Это один из самых сложных компонентов, поскольку он требует детальной подготовки докладов, выступлений и кропотливой работы с каждым из спикеров. Возможно, также придется готовить конспекты лекций или презентации вместе с ними, а иногда и вместо них. Выбор ораторов зависит от многих факторов, но самое главное — они должны разбираться в темах и обладать хотя бы некоторыми навыками публичных выступлений.

Информационный материал. Как всегда, позаботьтесь о том, чтобы все тезисы были переплетены в печатную форму, программы пресс-тура и визуальные материалы были напечатаны. Хорошо бы также подготовить список всех участников, блокнот для записей и ручку. Кроме того, информационные материалы должны быть записаны в электронном виде на дискетах.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: