Проектирование организации - Процесс формирования организационной структуры

Оглавление:

Содержание процесса формирования организационной структуры во многом универсально. Она включает формулирование целей и задач, определение состава и месторасположения подразделений, обеспечение их ресурсами (включая численность работников), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, установление и регламентацию форм, методов, процессов, осуществляемых в организационной системе управления. Этот процесс можно разделить на три основных этапа:
Формирование общей структурной схемы административного устройства;
Разработка состава основных отделов и связей между ними;
Регулирование организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы имеет принципиальное значение во всех случаях, поскольку это определяет основные характеристики организации, а также направление, в котором должно осуществляться более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, методов обработки информации, кадрового обеспечения). Основные характеристики организационной структуры, которые определяются на этом этапе, включают: Цели производственной системы и решаемые проблемы; общая спецификация функциональных и программных целей подсистем для их достижения; количество уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений организации с внешней средой; требования к хозяйственному механизму, формам обработки информации и другие организационные аспекты.

Главная особенность второго этапа процесса проектирования организационной структуры — разработка состава основных подразделений и связей между ними — заключается в том, что он предусматривает реализацию организационных решений не только по крупным линейно-функциональным и целевым программным подразделениям, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям управленческого аппарата, распределение между ними конкретных задач и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми единицами понимаются самостоятельные структурные единицы (департаменты, управления, отделы, лаборатории), на которые организационно разделены линейно-функциональные и программные подсистемы. Центральные подразделения могут иметь свою собственную внутреннюю структуру.

Третий этап — регулирование организационной структуры — предполагает разработку количественных характеристик административного аппарата и процедур административной деятельности. Она включает определение внутренних элементов основных подразделений (кабинетов, групп и должностей), определение количества проектов подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей, распределение заданий и работ по отдельным исполнителям, определение ответственности за их выполнение, разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации), разработку процедур взаимодействия подразделений при выполнении взаимных

Проектирование организации - Процесс формирования организационной структуры

Цели и факторы организационного проектирования

Проектирование (от лат. — брошенный вперед) — процесс создания проекта, прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния. В отличие от проектирования, оно заключается в описании не только технических аспектов будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных и организационных аспектов моделируемых систем.

Суть организационного проектирования заключается в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых полученное организационное образование обладало бы характеристиками высокой надежности, устойчивости и экономической эффективности.

Целями организационного проектирования являются:
Создание новой системы;
Частичное улучшение существующей организационной системы;
Радикальная трансформация существующей организационной системы.

Организационная система состоит из двух частей:
1) механизм внутреннего функционирования, который включает элементы, необходимые для процесса управления и производственной деятельности (функциональная и организационная структуры, организационные документы, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерная и организационная техника, офисная мебель, коммуникационные сети и система документооборота);
2) механизм взаимоотношений с внешней средой, содержащий элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних связей организации (законодательные акты, соглашения, договоры, контракты и т.д.).

Системы, выступающие в качестве объектов проектирования, придают ему свойства сложности и системной целостности. С точки зрения определения места этого этапа в системе организационной деятельности, дизайн можно рассматривать как подготовку действия или продукта, то есть подготовительное действие, которое является отражением того, что готовится.

В связи с этим в процессе проектирования должны быть определены необходимые пропорции между элементами системы, осуществлено их пространственное расположение, регламентирована их функция во времени, определены наиболее рациональные способы связей и отношений.

Структурно организационное проектирование различается по направленности в зависимости от объекта: создать новую систему, частично улучшить ее или радикально преобразовать.

В современных условиях широко используется системный подход к проектированию организационных структур. Он подразумевает учет внешних и внутренних факторов среды организации. Как показывают исследования, эти факторы носят ситуационный характер и делятся на следующие группы:
1) состояние внешней среды;
2) технология работы в организации;
3) стратегические решения руководства организации в отношении ее целей;
4) поведение сотрудников;
5) размер организации.

Внешняя среда характеризуется сложностью и динамикой. Сложность внешней среды определяется тем, сколько факторов влияет на дизайн организации. Динамика внешней среды характеризуется тем, насколько быстро меняются факторы, влияющие на дизайн организации.

Этапы проектирования организации.

Проектирование организации осуществляется в соответствии со следующими этапами.

1 Определены цели и результаты деятельности — представлен продукт работы, его объемы, основные этапы технологии.
2 Определяются связи с внешней средой — выделяются все контакты, которые необходимо осуществить организации (связанные с ее технологией, выполнением законов, поддержанием собственной производительности и т.д.).
3 Разделите процессы на этапы, иерархические уровни.
4.Функции сгруппированы вместе. Между разделенными процессами устанавливается общность — основа для объединения отдельных этапов в обобщенные цепочки. Возможны две стратегии: группировка работы вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности.
При создании организационной структуры возможна следующая группировка функций.

Ситуация 1 — деятельность группируется в основном вокруг ресурсов деятельности клиента, ради которого создается организация, т.е. в соответствии с типом ресурса, которым обладает клиент. В результате специфика самой организации становится менее важной, что приводит к широкой специализации и внедрению гибких, адаптируемых организационных структур (например, региональная ассоциация поставщиков).

Ситуация 2 — при группировке деятельности важны как ресурсы, так и конечный продукт, что приводит к очень высокой специализации самой организации и созданию особо жестких (линейных) организационных структур с хорошо организованными вертикальными связями и возможной автономией отдельных частей (например, армия, производственные объединения).

Ситуация 3 — большая ориентация на продукт, объединение вокруг результата деятельности при малой ориентации на ресурсы. Это может быть естественным в высокотехнических видах деятельности, где необходимо укреплять функциональные связи. Примером может быть организация, объединяющая в своей структуре производственную часть и отделы продаж, например, разработка сложных компьютерных сетей и программного оборудования для конкретных заказчиков.

Ситуация 4 — в этом случае ориентация как на ресурсы, так и на продукт деятельности низкая. Такая ситуация может возникнуть в организациях, которые ищут, исследуют и готовы заниматься практически любым направлением. Для эффективного функционирования такой организации необходима гибкая, адаптируемая, минимально затратная организационная структура — проектная или матричная.

5 Определены внутренние связи. Например, вертикальный — горизонтальный, формальный — неформальный, функциональный, субординация.
6 Определена зона управляемости и контроля. Количество подчиненных, которые могут напрямую контактировать с руководителем, во многом определяется следующими факторами: Схожесть работы, ее территориальная удаленность и сложность; уровень подготовки подчиненных, профессионализм руководителя; степень четкости в делегировании прав и обязанностей, ясность цели, стабильность организации;
техника общения; необходимость личных контактов с подчиненными.

7 Определяется иерархия организации и ее связи (какие организационные структуры выбираются — высокие или низкие). Тип организационной структуры и уровень иерархии во многом определяют объем контроля, доступность ресурсов и многие другие параметры, упомянутые выше.
8 Права и обязанности распределены. Для этого определяются принципы управления. Самыми важными из них могут быть:
принцип единообразия в распределении прав и обязанностей (единоначалие);
принцип власти по уровню (двойное подчинение).

9 Определяется степень централизации и децентрализации, т.е. количество решений, принимаемых на высоком уровне (в %).
Выбирается стратегический принцип функционирования — что будет более важным для организации: Дифференциация — разделение частей (элементов) в ответ на внешний спрос, Интеграция — повышение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации.

Понятие организационного проектирования

Организация как функция управления заключается в обеспечении качественного и эффективного выполнения планов. Это означает систематическую координацию многих организационных задач и, следовательно, формальных отношений людей, которые их выполняют, что реализуется через процесс организационного проектирования.

Организационное проектирование — это размещение и использование разнообразных ресурсов для достижения целей организации, выраженное в разделении труда на уровне отделов, подразделений и видов деятельности, формировании структуры власти и механизмов координации рабочих задач.

Основными моделями организационного дизайна являются:

1) функции первичны, организационная структура вторична. Организационные функции должны отражать основные стратегические цели владельца и руководства;
2) Не существует идеальной стандартной структуры или системы управления, которая будет одинаково успешно работать в разных местах и условиях, хотя бы потому, что в процесс будут вовлечены разные люди;
3) организационный проект должен быть перспективным, рассчитанным на будущее развитие, следовательно, необходимо сосредоточиться на данных активного маркетинга и услугах долгосрочного прогнозирования
4) следует учитывать, что в условиях жесткой конкуренции организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и адаптируемыми, чтобы обеспечить быстрый и свободный поток информации снизу вверх и по диагонали. Следовательно, необходимо широкое делегирование полномочий на более низкие уровни;
5) Признаком хорошего баланса обязанностей, прав и полномочий работника является его минимальное обращение к руководству — он знает, как и что делать, его прав для этого достаточно. Однако, если работнику необходимы средства, которые не находятся под его контролем, или существуют препятствия, которые необходимо преодолеть для выполнения своих обязанностей, его непосредственный руководитель должен быть уполномочен на это;
6) особенности нарушения границ управляемости (потребности управления снизу не совпадают с возможностью управления сверху), которые должны быть устранены в процессе организационного проектирования: руководитель не осведомлен о ситуации на нижних уровнях организации (предел восприятия информации или недостаток информации), не доступен для подчиненных (лично или по каналам связи), не решает все проблемы сразу (недостаток прав или возможностей)
7) параметром высокого качества системы менеджмента организации является возможность ее саморегулирования, когда любое отклонение от нормы (стоимости, качества, сроков и т.д.) быстро обнаруживается, а контрмеры немедленно разрабатываются и принимаются для возвращения организации в нормальное состояние
8) нет предела совершенствованию системы управления и организационной структуры, любая «идеальная» организационная форма постепенно изживает себя, морально устаревает.

Существует два основных подхода к организационному проектированию
1 Механистический подход, который стремится достичь высокого уровня производственной и организационной эффективности, основанной на широком использовании правил и процедур, централизованной власти и высокой специализации труда.
2 Органический подход стремится достичь высокого уровня адаптивности и организационного развития при ограниченном использовании правил и процедур, децентрализации власти и относительно низкой специализации труда, предполагает активное использование человеческого потенциала, менеджеры вознаграждаются за практическую деятельность, что способствует росту профессионализма и ответственности персонала.

Методы организационного проектирования

1 Метод аналогий (метод функционального моделирования) заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые хорошо зарекомендовали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (цели, тип технологии, специфическая организационная среда, размер и т.д.) по отношению к проектируемой организации.
2 Технико-аналитический (нормативный) метод заключается в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимом квалифицированными внешними экспертами с привлечением руководителей и других работников организации с целью выявления особенностей, проблем, «узких мест» в аппарате управления и разработки рациональных рекомендаций по его проектированию или реструктуризации на основе количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, экспертных оценок, обобщения и анализа.
3 Метод структурирования целей (программно-целевой метод) предусматривает разработку системы организационных целей (включая их количественную и качественную формулировку) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При использовании наиболее распространены следующие шаги:
Разработка системы целей («дерева»), которая обеспечивает структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности на основе конечных результатов (независимо от распределения этих видов деятельности между организационными подразделениями и программно-ориентированными подсистемами в организации);
Экспертный анализ предложенных вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой цели, соблюдения принципа однородности целей, поставленных перед каждым подразделением, определения отношений управления, подчинения, сотрудничества подразделений на основе взаимосвязи их целей и т.д;
Составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и для комплексной межфункциональной деятельности, в которых регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, труд, процессы производства и управления, информация), конкретные результаты, за достижение которых определена ответственность, права, закрепленные за подразделениями для достижения результатов (согласование и представление на согласование, утверждение, подтверждение, контроль).
4 Метод организационного (параметрического) моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других представлений распределения полномочий и ответственности в организации, которые являются основой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: