Проблемное деловое совещание - Принципы организации и проведения проблемных совещаний.

Оглавление:

Термин «встреча» очень широкий и довольно расплывчатый: это и деловой разговор между участниками, и вербальный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Однако деловое совещание — это один из самых эффективных способов вовлечения сотрудников в процесс принятия решений, один из инструментов управления участием сотрудников в делах своего отдела или организации в целом. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободное обсуждение и прийти к совместному решению путем рассмотрения различных мнений.

Собрание команды можно рассматривать как способ управления мотивацией. Однако при организации деловых встреч следует остерегаться крайностей «слишком много» или «слишком долго».

Подготовка к встрече начинается с определения необходимости и целесообразности проведения деловой встречи. Необходимо четко определить направленность и тему встречи; выбрать оптимальные правила проведения встречи (причем в данном случае термин «правила» можно трактовать достаточно широко, включая темы, время, участников встречи и людей, ответственных за проведение встречи); и не сводить встречу к решению частных проблем, которые можно решить «на работе». Однако следует помнить, что собрание персонала — это, как правило, коллективный сбор информации. Поэтому она должна заниматься вопросами, требующими коллективных интеллектуальных усилий всех, кто вовлечен в решение проблемы.

Важное общее правило деловой этики — не проводить неподготовленную встречу, поскольку это приведет к потере времени и доверия к организатору встречи.

При определении цели встречи следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это снижает интерес к предлагаемой проблеме и бессознательно приводит к восприятию того, что предметное решение не является необходимым. Формулировка цели должна отражать характеристики предполагаемого результата обсуждения вопросов.

В зависимости от основной цели, собрания могут быть обучающими, оперативными и направленными на решение проблем.

Цель встречи — предоставить участникам информацию, определить и совместно прояснить предстоящие задачи, такие как определение терминов и рамок для разработки программы деятельности.

Цель оперативного совещания — выяснение текущего состояния дел в организации, краткий предметный обмен мнениями по проблемам, возникающим в производственном процессе. Кроме того, целью может быть разработка общей тактики для различных частей организационной структуры в отношении текущих производственных задач.

Проблемное совещание — это самый сложный тип совещания. На таком собрании вырабатывается коллективное решение по сложным вопросам, касающимся изменения функциональных задач членов структуры или их адаптации к новым направлениям деятельности организации. Как правило, на проблемной встрече создается совместная программа, включающая элементы стратегии и долгосрочной реализации.

Ключом к успешному проведению собрания является разработка подробной повестки дня и правил процедуры. Хорошей деловой этикой и практикой управления является заблаговременное распространение повестки дня среди всех участников собрания с указанием вопросов для обсуждения, лиц, ответственных за подготовку повестки дня, и примерного порядка работы. Кроме того, частью этичных деловых отношений должно стать заблаговременное направление краткого письменного изложения темы встречи.

Недопустимо, чтобы такую рассылку делал человек, не компетентный в вопросах, которые будут обсуждаться на встрече — это неизбежно снизит восприятие ее актуальности.

Проблемное деловое совещание - Принципы организации и проведения проблемных совещаний.

Преимущества и недостатки проблемного совещания

Проблемные совещания — это форма консультирования в виде деловой встречи под руководством консультанта для выработки коллегиальных решений совместно возникших острых и сложных проблем.

Преимущества:

высокое качество и обоснованность решений в результате одновременной концентрации усилий сотрудников компании, обладающих информацией по рассматриваемому вопросу.

относительно быстрая (от 2-3 часов за раз до 6-10 часов в случае необходимости 2-3 проработок) проработка и принятие решений по сложным вопросам.

последовательность в выполнении решений всеми участниками заседания.

высокий уровень культуры подготовки и принятия решений.

Недостатки:

трудоемкая и длительная подготовка и/или разработка материалов техническим и управленческим персоналом.

Проблемные занятия — одна из самых распространенных, мобильных и эффективных форм консультирования. Обычно в нем сочетаются такие методы и приемы, как «атака», категоризация и оценка факторов и событий, методы сближения и переговоров.

Эффективность этой формы определяется двумя основными факторами: правильным подбором предварительно подготовленных участников и мастерством консультанта, ведущего встречу.

Рекомендации по проведению проблемных встреч (встреч по поводу новых решений):

создайте спокойную и дружелюбную атмосферу для встречи. Определите участников встречи. Подумайте и решите, какое время, место лучше выбрать, подготовьте помещение. 2.

Заранее разошлите (распространите) приглашения всем участникам. Укажите проблему, которую необходимо решить, и что нужно подготовить. 3.

председательствующий на совещании определяет проблему, которую необходимо решить, формулирует критерии оценки предлагаемых решений.

формулировка проблемы и критерии оценки должны быть в письменном виде и постоянно находиться перед глазами участников встречи (на большом листе бумаги или экране).

необходимо дать возможность свободного выражения идей и предложений всеми участниками встречи (желательно от младших к старшим или «по кругу»). Критика в контексте высказываний запрещена. 6.

Идеи должны быть изложены сжато, кратко и по существу.

все идеи должны быть записаны на доске или большом листе бумаги для всеобщего обозрения. (Возможно использование дисплея).

после того, как все высказывания сделаны, делается первоначальная рабочая пауза на 5-7 минут, в течение которой каждый участник формулирует вопросы для уточнения понимания высказанных идей.

ответы на вопросы даются в быстром темпе. Критика не допускается.

второй перерыв 15-20 минут, во время которого каждый участник отвечает на два вопроса для себя: Какие предложения являются лучшими? Как можно довести их до совершенства? В сложных случаях перерыв может быть продлен до возобновления сессии на следующий день. 11.

Каждый участник излагает то, что он или она считает лучшим решением.

происходит обсуждение — решения сравниваются с точки зрения степени, в которой они решают проблему.

При необходимости вводятся критерии оценки и проводится алгоритмическое (формализованное) сравнение всех решений всеми участниками.

Принимается окончательное решение и даются инструкции по его реализации.

подводятся итоги, заполняется форма анализа и контроля решений совещания.

Проблемное совещание

Эта форма считается более сложной, поскольку для поиска наилучшего управленческого решения требуется гораздо больше усилий и ресурсов, чем при других формах совещаний. И риск принять неправильное решение гораздо выше. Более того, такие встречи требуют от руководителя не только умения вести дискуссию, создавать творческую атмосферу, регулировать эмоциональный накал обсуждения и так далее. И, конечно, проблемные встречи требуют гораздо большей активности от всех без исключения участников.

Понятно, что цель проблемного совещания — выработка управленческого воздействия для решения сложной проблемы или трудной ситуации, выход из которой не очевиден. Не менее понятно и то, что в деятельности любой организации существует большое разнообразие проблем. Но не каждая проблема требует встречи. Привычка исполнителей бежать к руководителю со всеми сложными вопросами, проблемами и жалобами свидетельствует лишь о недостатке их самостоятельности. Для решения большинства текущих проблем руководству достаточно назначить компетентных сотрудников или даже сформировать небольшие рабочие группы для работы с ситуацией. Если такие шаги не приносят успеха, а кроме того, у самого руководителя нет готового решения проблемы, представляющей реальную угрозу для нижней планки компании, — только тогда и следует заняться подготовкой совещаний. В большинстве случаев инициатором является сам руководитель, поскольку он обладает всей информацией и, что немаловажно, несет ответственность за происходящее.

Задачи менеджера на этапе подготовки следующие:

определить проблемную ситуацию;

профессионально и всесторонне формулировать проблемную ситуацию

оценить степень его важности для конечного результата работы команды

определить участников, чья компетентность позволит найти нетривиальное решение;

При необходимости определите внешних экспертов, с которыми можно проконсультироваться;

Назначьте дату встречи и дайте участникам достаточно времени, чтобы подумать над формулированием предложений по обсуждаемой проблеме;

Выберите подходящий формат (свободное обсуждение, мозговой штурм и т.д.).
Но как бы тщательно ни была подготовлена проблемная дискуссия, очень трудно предсказать ее ход и эффективность. Многое зависит от способности менеджера побуждать и направлять дискуссионную активность участников, не подавляя при этом возможные штрихи их творчества. Российский специалист по психологии управления М.И. Жукова выделяет «чертову дюжину» типичных ошибок организаторов и руководителей проблемных совещаний .

Типы совещаний

Эксперты в области менеджмента определяют деловую встречу (совещание) как форму организованного, целенаправленного взаимодействия между руководителем и коллективом посредством обмена мнениями. Этот вид коммуникации сочетает в себе несколько жанров: ораторский монолог (вступительные и заключительные слова ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, называние и обсуждение идей во время «мозгового штурма»), дискуссия.

Эффективность встречи во многом зависит от таланта организатора — его ораторских и управленческих способностей. Нередко встречи проводит сам лидер.

В литературе по деловому общению существуют различные классификации собраний по разным причинам.

Таким образом, по характеру поведения они делятся на следующие типы:

Диктаторский — главную роль играет лидер; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственное мнение, дискуссия отсутствует.

автократический — разновидность диктаторских собраний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;

сегрегативный (от лат. — разделение) — в обсуждении доклада участвуют только те, кого назначил руководитель; те, кому отказано в слове, иногда недружелюбно относятся к председателю и тем, кому предоставлено слово

Обсуждение — происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может быть достигнуто путем голосования с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель часто принимает решение без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений;

Свободный — проводится без четко сформулированной повестки дня; это свободный обмен мнениями; решение не обязательно принимается.

В зависимости от административных функций совещания различаются:

по планированию (обсуждаются вопросы постановки целей, стратегии и тактики организации);

мотивация труда (обсуждаются вопросы качества работы сотрудников, удовлетворенности сотрудников, морального и материального стимулирования, дисциплины и т.д.);

внутриструктурная организация (обсуждаются вопросы организационного структурирования, координации действий структурных подразделений, проблемы делегирования полномочий, ответственности и т.д.);

контроль за деятельностью сотрудников (обсуждение результатов деятельности, достижение поставленных целей, проблемы невыполнения заданий и т.д.).

В зависимости от темы совещания делятся на административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и другие.

Основанием для классификации являются цели и задачи собрания. По этому признаку совещания делятся на проблемные, инструктивные и оперативные (диспетчерские).

Проводится проблемная встреча для поиска наилучшего решения обсуждаемых проблем. На собрании обычно заслушивают доклад, задают вопросы по докладу, обсуждают его и путем голосования принимают общее решение. Отчет может быть представлен участникам заседания заранее в письменном виде. В этом случае докладчик сразу же отвечает на поставленные вопросы.

Брифинги созываются с целью доведения приказов вышестоящих органов до подчиненных для немедленного исполнения. На этих встречах уточняются отдельные положения документа, проясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и способы их реализации, определяются исполнители.

Оперативный (Диспетчерский) позволяет получать информацию о ситуации в организации снизу вверх. Участники встречи докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что необходимо для их решения и так далее.

Организация проведений деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Опыт показывает, что деловые встречи не всегда приносят нужный эффект, потому что многие руководители не знают техники своей организации и поведения. В ряде случаев деловая встреча созывается слишком часто и плохо подготовлена; в ней участвует слишком много участников и обязательно «первых лиц»; продолжительность встречи снижает ее эффективность; наконец, решения, принятые на деловых встречах, часто плохо оформлены и плохо контролируются в ходе выполнения, что значительно снижает их эффективность и приводит к необходимости повторной встречи по тем же вопросам.

Деловое совещание — это способ использования коллективного разума для выработки оптимальных решений наиболее актуальных и сложных проблем в бизнесе.

Процесс управления можно свести к трем основным этапам:

Сбор и обработка информации;

Координация деятельности всех служб компании и всех сотрудников;

принятие решений.

Помимо прямой цели, любая хорошо организованная встреча также служит важной образовательной цели. На собрании сотрудники учатся работать в команде, подходить к общим проблемам комплексно, идти на компромисс, приобретать культуру общения и т.д. Для некоторых сотрудников участие в деловой встрече — это единственная возможность увидеть и услышать высшее руководство. Более того, на деловой встрече руководитель получает возможность продемонстрировать свой талант лидера.

Таким образом, руководящие действия менеджера дополняются коллективными обсуждениями (собраниями), в ходе которых решаются вопросы и проблемы повседневной деятельности.

В этом контексте можно сформулировать основные задачи, которые решаются с помощью деловых встреч:

Разработка и укрепление политики компании и ее реализация;

Интеграция деятельности всех отделов и служб в соответствии с общими целями компании.

Определите и подсчитайте коллективные результаты;

Совместное решение проблем с эффектом обучения.

Чтобы достичь поставленных целей, необходимо правильно подготовить и провести собрание. Существует несколько обязательных элементов, без которых цели встречи не могут быть достигнуты (рис. 1).

Подготовка к встрече начинается с определения целесообразности ее проведения. Принимая решение о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые необходимо решить на совещании (одна форма работы, например, совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание следует проводить, когда есть необходимость обмена информацией, выявления мнений и альтернатив, анализа сложных (нестандартных) ситуаций, принятия решения по сложным вопросам.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: