Потребность и необходимость управления - Термины и основные элементы процесса управления

Оглавление:

Менеджмент — это регулирование процессов инвестирования и переработки ресурсов, производства и реализации продукции.

Менеджмент занимает важнейшее место в производственной системе.

Характер и эффективность процесса производства товаров или услуг определяется степенью организации управления. Он неотделим от производственного процесса, является его неотъемлемой частью, необходимым элементом. Основными задачами менеджмента являются обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание условий для всестороннего повышения эффективности производства. Сложность и динамика современных технологических процессов, информационных потоков, производственных и экономических отношений, значительный объем работы по сбору и обработке информации — все это приводит к повышенным требованиям к организации управления. Функциональное назначение менеджмента заключается в обеспечении единства, последовательности и согласованности всех звеньев производства, чтобы производственно-хозяйственная деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению запланированных целей при наименьших затратах ресурсов.

Получение и обработка информации о состоянии объекта. Процесс управления начинается с получения и обработки информации о состоянии управляемого объекта. Информация — это передача сведений о состоянии системы управляемого объекта. Набор такой информации может быть представлен в виде количественных значений переменных, характеризующих систему. Для оптимального использования обработанной информации необходимо знать конкретные цели и задачи. Первое правило эффективного управления — «хорошо подумайте о целях компании». Однако прежде чем определять конкретные цели, необходимо сформулировать принципы управления и определить экономические ориентиры.

Определение корпоративных принципов и политики, целей и задач. Принцип управления — это основное, кардинальное направление деятельности компании. Принципы ведения бизнеса обычно характеризуются стабильностью и постоянством, но могут подвергаться корректировке и пересмотру по мере необходимости. Современные принципы управления существенно отличаются от традиционных. Это связано с принципиально разными подходами к пониманию целей производственной деятельности, осознанием важности учета социальной составляющей управления, сохранения природной среды и т.д.

Влияние принципов управления на производственно-хозяйственную деятельность компании можно понять на классическом примере Ford Motor Company (3.3). Приведенная выше информация показывает, что грамотный и в то же время нестандартный подход владельца компании Г. Форда к формулированию основных экономических ориентиров позволил ему добиться решающего преимущества в конкуренции с другими производителями автомобилей перед компанией. Экономический ориентир — это очень далекая цель. Экономические ориентиры должны быть более конкретными и оперативными, чем принципы ведения бизнеса. В то же время желательно иметь их расчетное выражение. Они определяются в соответствии с изменениями во внешней и внутренней среде компании. Количество достигнутых вех связано с этапами развития компании. Таким образом, для небольшой компании, как правило, достаточно одного ориентира, который обычно основан на прибыли. Экономическая деятельность крупной компании определяется необходимостью достижения множества различных ориентиров. В то же время приоритеты разных компаний могут отличаться. Примеры основных экономических показателей: рост доли рынка; увеличение доли новых продуктов; возврат инвестированного капитала; улучшение ассортимента продукции; рационализация производства; расширение сети сбыта: улучшение условий труда; повышение социального имиджа компании и т.д.

Цели компании отражают более конкретный уровень принятия решений. Они могут быть выражены в количественных и качественных терминах.

Различают общие и конкретные цели. Общие цели разрабатываются для всей компании. Они отражают основную концепцию развития предприятия (основные направления программы развития) и рассчитаны на достаточно длительный период времени. Примерами общих целей могут быть: обеспечение оптимальной рентабельности производства; обеспечение стабильности положения компании на рынке: освоение новых направлений развития или новых видов производственно-хозяйственной деятельности и т.д.

Термины и основные элементы процесса управления

Конкретные цели устанавливаются на основе общих целей компании по основным видам и направлениям деятельности в каждой из производственных и бизнес-сфер. Примеры конкретных целей:

Определить прибыльность для каждой бизнес-единицы; достичь определенного уровня продаж;
Разработка новых продуктов;
Улучшение системы распределения;
Определить структуру и источник финансирования;
Расширение объема услуг по техническому обслуживанию.

Цели — это, по сути, подробный план действий. Основной задачей менеджмента является организация производства товаров или услуг в соответствии с выявленными потребностями на основе имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также обеспечение эффективности деятельности предприятия и его устойчивого положения на рынке. Перечень задач, решаемых предприятием, может быть чрезвычайно разнообразным. В качестве примера приведем лишь несколько наиболее важных: Освоение новых рынков сбыта продукции, повышение квалификации персонала, постоянный мониторинг эффективности бизнеса, автоматизация производства, создание лучших условий труда и т.д.

Качество работы менеджера по выполнению поставленных задач и достижению поставленных целей оценивается только в результате реализации произведенной продукции на рынке.

Принятие решений. Следующим звеном в процессе управления является принятие решений, которое должно быть максимально оптимизировано за счет достижения заявленных целей компании при минимальном использовании ресурсов. Решения являются основным средством влияния менеджера на производственную команду. Методы обоснования решений выбираются с учетом специфики объекта, на который направлено решение.

Отдать команду, выполнить решение, изменить объект. Последними звеньями процесса управления являются выдача команды на основе принятого решения, обеспечение выполнения принятого решения, изменение управляемого объекта или перевод объекта из одного состояния в другое.

Итак, процесс управления — это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов для достижения поставленных целей. Процесс управления начинается со сбора и обработки информации о состоянии управляемого объекта. Информация — это передача данных о состоянии контролируемого объекта. Набор такой информации может быть представлен в виде количественных значений переменных, характеризующих систему. Для оптимального использования обработанной информации необходимо знать конкретные цели и задачи. Первое правило эффективного управления — «хорошо подумайте о целях компании». Однако прежде чем определять конкретные цели, необходимо сформулировать принципы управления и определить экономические ориентиры

Основные аспекты повышения качества бизнеса

В современных условиях жесткой конкуренции особое внимание следует уделять качественному развитию организационной составляющей компании. Учитывая современное состояние и перспективы развития предприятий, можно определить необходимость комплексного исследования методологии повышения качества их организации и на этой основе определить эффективный механизм реализации своего потенциала.

Успешное функционирование предприятия обычно связывают с его ростом — увеличением объемов производства или продаж, ростом производства и технологической составляющей. В этом случае, когда рост технической составляющей в подавляющем большинстве случаев может быть достигнут за счет экстенсивных факторов, необходимо интенсивно развивать организационную структуру, что связано с постоянным уточнением функций отдела, определением прав и обязанностей руководителя и сотрудника, разработкой оптимального документооборота.

Документооборот является основным компонентом организационной структуры предприятия. Рациональный документооборот должен обеспечить эффективное планирование, функционирование и управление процессами внутри предприятия, обеспечить взаимодействие с внешними связями и, по сути, является основным критерием, подтверждающим эффективность функции управления.

Процесс совершенствования документооборота связан с размером организации и ее деятельностью, сложностью процессов управления и их взаимодействия, компетентностью персонала. В этом случае основной особенностью совершенствования документооборота является необходимость его формирования с учетом развития структуры организации на плановый период. В противном случае оптимизация структуры рабочего процесса всегда будет находиться на стадии «после размышлений», терять свою актуальность и, как следствие, снижать эффективность организационной деятельности в целом. Итак, первым шагом в совершенствовании управления документами является определение тенденций развития организации, выявление развивающихся процессов управления и определение динамики их взаимодействия.

Для обеспечения процесса непрерывного совершенствования документооборота необходимо выбрать процессы управления, оказывающие наибольшее влияние на эффективность работы всего предприятия, оценить, насколько они нуждаются в перепроектировании в случае развития предприятия, установить показатели, при достижении которых существующий документооборот должен начать меняться заранее. Количество сотрудников может быть одним из таких показателей. Известно, что менеджер способен эффективно управлять и корректировать работу ограниченного числа непосредственных подчиненных. Рассмотрим пример отдела продаж с одноуровневой системой управления. При значительном увеличении объема продаж с базы и, соответственно, количества сотрудников, руководитель теряет возможность эффективно руководить деятельностью подчиненных, возникает необходимость усложнения организационной структуры управления отделом. В этом случае можно разделить службу продаж на специализированные отделы. Специализация возможна в разных направлениях: территориальная, в зависимости от размера заказа, ассортимент продукции. Однако важно, что при таком усложнении меняется структура документооборота, добавляются новые агрегированные формы отчетности, показатели для оценки работы сотрудников. И этот процесс должен осуществляться заранее, иначе неизбежна потеря управляемости и, как следствие, снижение эффективности бизнеса. Таким образом, успешно функционирующее предприятие — развивается, а успешно функционирующий рабочий процесс — опережает существующие на предприятии потребности по величине плановых показателей развития с учетом времени на его совершенствование.

При совершенствовании процесса управления необходимо, чтобы фактическая схема процесса отражала реальную ситуацию в компании. Очень важно получить точное представление о процессах управления, включая точную схему их пересечения.

В современных условиях контроль денежных потоков предприятия становится одним из важнейших факторов эффективности его функционирования. Эффективный контроль, в свою очередь, требует наличия механизма планирования и анализа движения денежных средств. Все эти направления управленческой деятельности можно объединить под общим термином — бюджетирование.

Каждая компания занимается составлением бюджета. Этот процесс неразрывно связан с процессом управления. Каждый менеджер, руководитель финансовой службы фирмы, маленькой или большой, взвешивает доходы и расходы, рассчитывает прогнозируемые остатки денежных средств, оценивает, может ли фирма позволить себе определенные расходы, и принимает решение об экономичности расходов. Все это — элементы бюджетирования.

Методы осуществления

Различны лишь способы их воплощения — память и ум, заметки, электронные таблицы, специализированные программы или различные комбинации всего вышеперечисленного.

Для руководителя компании или предприятия любого размера важно выбрать такой механизм бюджетирования, который сделает процесс контроля денежных средств максимально простым и эффективным.

Еще одним важным аспектом для улучшения организационной структуры компании является анализ организационной структуры. Изменению организационной структуры компании должен предшествовать организационный анализ текущей ситуации. Наиболее важные аспекты включают анализ функций, организационных связей, способов достижения целей и реализации стратегии компании, оценку сильных и слабых сторон организационной структуры. После анализа можно приступать к проектированию функциональной модели предприятия, которая позволит уточнить состав и иерархию функций и связей, а также проверить их соответствие друг другу.

Одним из инструментов в этом процессе может стать матрица организационной проекции, которая в компактной форме фиксирует информацию о структуре и функциональных обязанностях отдельных звеньев. Строки матрицы должны содержать управленческие отношения, а столбцы — функции, выполняемые в компании. Анализ результатов таблицы может выявить ряд пробелов в выполнении функций, степени загруженности сотрудников, а также сделает более наглядным анализ текущей и планируемой организационной структуры и уточнит должностные инструкции.

При разработке организационной структуры компании очень важно признать необходимость изменения типа. Рост компании может потребовать перехода от простейшей линейной организационной структуры к адаптивной структуре, например, матричной. В данной организационной структуре компания строится по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственный руководитель функционального подразделения, с другой — руководитель временной группы, ответственной за выполнение конкретной задачи. Такой переход может быть вызван развитием от малого к среднему предприятию, когда сложность выполнения задач превышает возможности одного исполнителя, но частота реализации таких функций недостаточна для формирования постоянной команды. Примером может служить сбор документов для получения банковского кредита в компании среднего размера. При подаче заявки на получение кредита необходимо провести первоначальные переговоры об условиях кредитования, за которые отвечает руководитель компании или его непосредственный заместитель. Необходимо выполнять некоторую простую работу — копировать и нотариально заверять юридические документы компании, что лучше всего может сделать офисный работник среднего звена. Затем обобщается финансовая и бухгалтерская информация — обычно это сфера деятельности бухгалтерского отдела компании. Необходимо оценить обеспечение, подготовить заявки и принять решение совета акционеров.

При использовании матричной структуры организации происходит повышение эффективности выполнения задания по двум направлениям: значительно сокращается время на получение кредита и рационально используется рабочее время ведущих специалистов за счет передачи части простой работы менее квалифицированным сотрудникам.

Эффективность бизнес-организации в целом складывается из эффективности использования всех организационных ресурсов, включая отдельных сотрудников, которые зачастую выполняют свои производственные задачи по-разному — почти в каждом отделе компании есть лидеры и аутсайдеры. Необходима дифференциация, что требует единой системы оценки выполнения работниками своих трудовых функций. Такая система повышает качество организации бизнеса за счет воздействия на мотивацию сотрудников, выраженную через заработную плату. Отметим, что существует еще целый ряд средств, влияющих на эффективность работника, стимулов для улучшения его работы. Однако, на наш взгляд, мотивация сотрудников через зарплату является наиболее эффективной.

Следует отметить, что неэффективная система оплаты труда не означает, что работник получает меньше, чем заслуживает или чем считает справедливым. Нужно не платить больше, а создать такую систему организации вознаграждения за труд, при которой работник видит связь конкретных результатов своего труда с заработной платой. Вот конкретные примеры таких задач. Агент по недвижимости получает зарплату в виде процента от продаж, однако его вознаграждение не всегда связано с интенсивностью работы, а удачная крупная сделка часто расслабляет работника. Работник выполняет много разных по своей сути работ и думает, что он/она работает больше других. В бухгалтерском отделе компании один сотрудник опытнее другого, но работа одна и та же.

В настоящее время разработано и успешно работает множество систем компенсации и мотивации, зачастую с совершенно противоположными подходами к решению поставленных задач. Основные внешние признаки того, что в компании существуют проблемы в области мотивации и компенсации, включают:

уклонение от выполнения полезных функций из-за незаинтересованности в их выполнении;
отсутствие заинтересованности работника в мотивации своего труда (пока ему платят, пока его не заставляют работать);
отсутствие требований руководства к качеству работы сотрудников.

Этот список может быть значительно расширен с учетом специфики различных организаций и характера их деятельности. На наш взгляд, наиболее успешные системы компенсации построены на принципе разработки критериев эффективности для каждой выполняемой функции, на основе углубления специализации труда, на основе объективных критериев оценки работы.

Таким образом, рассматривая основные аспекты, определяющие качество организации бизнеса, были определены основные направления его улучшения, такие как: Документооборот, бюджетирование, организационная структура, мотивация и зарплаты. Только динамичное пропорциональное развитие всех этих направлений обеспечит стабильный рост эффективности бизнеса.

Реализация программы совершенствования процессов

Изменения в процессах управления оказывают более глубокое влияние на компанию и ее сотрудников, чем изменения в технологиях и инструментах. В конце концов, они влияют на основные убеждения и ценности людей и меняют отношение сотрудников к работе. В некоторых случаях изменения могут коснуться даже системы вознаграждения, физических условий труда, культуры компании и стиля поведения. Изменения также затрагивают работу на уровне проектов, отделов и взаимоотношений с другими организациями. Как отмечает Ивар Якобсон в своей книге «Повторное использование программного обеспечения: архитектура, процесс и организация для успеха бизнеса», такое изменение процесса равносильно модернизации самой структуры разработки программного обеспечения.

Чтобы организовать этот тип изменений, необходимо следовать формализованной программе совершенствования процессов управления при осуществлении руководства, планирования, взаимодействия, продвижения, внедрения и оценки результатов.

Такая программа должна учитывать следующие аспекты.

Персонал. Это включает в себя компетентность, навыки, мотивацию и отношение персонала; каждый должен быть надлежащим образом обучен и мотивирован.

Проекты. Проекты, затронутые программой, должны получить прямую выгоду. Руководители проектов должны знать о потенциале повышения эффективности и стоимости предполагаемых изменений.

Модель производственного процесса. Определяет зависимые структуры, действия и методы, а также создаваемые объекты.

Механизмы распространения. Определите, как будет описываться, рекламироваться и распространяться процесс.

Вспомогательные средства. Новые инструменты неизбежно заменят старые, а это требует настройки и интеграции.

Следует также учитывать более широкое сообщество партнеров и заинтересованных сторон. Он включает в себя следующие категории:

Руководители, ответственные за эффективность организации процесса разработки программного обеспечения. Любая программа совершенствования процессов управления должна поддерживаться руководством. Поэтому менеджеры должны понимать цель изменений, какова будет отдача от инвестиций, когда и как будет происходить развитие, чего ожидать и какие управленческие действия следует предпринять.

Клиенты компании, как внутренние, так и внешние. Им может потребоваться информирование об изменениях в организационном процессе, поскольку это может повлиять на то, как и когда рассматриваются их мнения и как поставляются программные продукты.

Это может затронуть и другие части бизнеса. Иногда изменения в одной части компании вызывают сопротивление и скептицизм в других частях, поскольку они могут не понимать причин изменений. Даже если с их стороны нет прямого влияния на программу, игнорирование других частей компании может привести к проблемам политического характера.

Программа совершенствования управления — это, прежде всего, агент организационных изменений. Его основной вклад в реализацию изменений заключается в совершенствовании процесса разработки программного обеспечения и связанных с ним вспомогательных инструментов.

Программа совершенствования процессов управления — это средство для изменений, а не структурное подразделение компании. Хотя первоначальной задачей программы является поддержка проектирования среды разработки программного обеспечения и приведение ее к оптимальному состоянию, она также призвана противодействовать чрезмерной централизации и гигантомании.

Как мы выяснили, основные препятствия для успешного осуществления организационных изменений носят политический и личностный характер и не имеют ничего общего с методологией, методами работы и инструментами. Руководители программ должны учитывать следующие моменты.

Возможно, поддерживающая организация или структура уже существует. В большинстве организаций есть специализированные команды, которые располагают необходимыми компонентами поддержки среды разработки программного обеспечения. Эти люди обладают знаниями и опытом, которые чрезвычайно полезны для эффективной программы совершенствования процессов, и их следует привлечь к работе как можно скорее.

Не пытайтесь внедрять изменения до того, как они будут окончательно утверждены и протестированы. Во многих случаях формируется большое количество основных команд. Они пытаются управлять ими в соответствии с неутвержденным новым процессом: то есть люди начинают работать до того, как сам процесс был утвержден и протестирован. Например, многие организации тратят значительные ресурсы на планирование и создание репозиториев, не проверяя их способность создавать и поддерживать формальные многократно используемые активы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: