Понятие и этапы контроля. Информационная сторона контроля

Оглавление:

Мониторинг оценивает, измеряет и сравнивает фактическое развитие организации с планами. Именно контроль позволяет достичь определенных целей.

Понятие «контроль» как вид управленческой деятельности подразумевает не только проверку, но и контроль. Управленческий контроль — это непрерывный процесс, который включает регулирование и мониторинг различных действий для эффективного выполнения определенных задач.

Эффективный контроль возможен только в связи со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается мониторинг реализации стратегических планов. Мониторинг может помочь вам определить, насколько хорошо выполняются определенные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.

Итак, контроль — это процесс сравнения фактических результатов с запланированными.

Управление — это функция обратной связи в процессе управления.

Контроль — это наблюдение и регулирование процессов и действий людей в организации для достижения запланированных целей. Это процесс проверки того, что организация достигает своих целей.

Целью контроля является предоставление руководителям информации для оценки достижения запланированных показателей эффективности организации и соблюдения разработанных планов в течение определенного периода времени.

Контроль помогает компании адаптироваться к меняющимся условиям и снижает количество накопленных ошибок.

Контроль в организации может быть сосредоточен на нескольких сферах ее функционирования.

Есть два критерия для определения этих областей: ресурс и уровень.

Управление и, следовательно, контроль включает в себя распределение и сочетание следующих основных ресурсов организации: материальных, человеческих, финансовых и информационных.

Контроль материальных ресурсов включает контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Эти резервы не должны быть чрезмерными, чтобы свести к минимуму убытки от растущих затрат на хранение, страхование, повреждение и кражу, а также замораживание части капитала компании, которая может быть инвестирована в прибыльные ценные бумаги.

Однако запасов должно быть достаточно для обеспечения непрерывности производства и продаж продукции.

Кроме того, контроль материальных ресурсов включает контроль качества продукции и технических характеристик устройства.

Контроль человеческих ресурсов включает оценку и контроль качества отбора, распределения сотрудников в организации, их обучения и развития, оценку деятельности и их результатов, уровня вознаграждения персонала и его справедливости.

Управление информационными ресурсами включает прогнозы маркетинга и продаж, производственные планы, экологический анализ, экономическое прогнозирование и связи с общественностью.

Финансовые ресурсы находятся в центре рисунка, поскольку все перечисленные ресурсы оценены и, следовательно, финансовые ресурсы связаны с их контролем. Финансовые ресурсы — это средства организации, которые формируются при ее создании и пополняются в результате производственной и экономической деятельности за счет продажи товаров и услуг, выбывшего имущества и приобретения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации.

Финансовые средства должны быть достаточными для обеспечения бесперебойного функционирования и устойчивого развития организации в долгосрочной перспективе.

Перечислим типы контроля в управлении. Это включает окончательный, текущий и предварительный контроль. Следует отметить, что все основные виды контроля в управлении тесно связаны и взаимозависимы.

Контроль в менеджменте

Текущий контроль — проверка фактических результатов работы. Их основная задача — своевременно выявить отклонения фактического состояния от запланированного и дать обратную связь.

Окончательная проверка проводится после завершения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, будет применяться в будущих периодах как накопленный опыт и приниматься во внимание при организации поощрений.

Все основные виды контроля в управлении включают три этапа:

· Установить стандарты;

· Сравнение стандартов;

· Действия в зависимости от результатов сравнения.

Методы контроля в управлении напрямую зависят от вида учета и анализа, и они отличаются большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения определенных целей.

Другими словами, управленческий контроль — это методы, с помощью которых осуществляется контроль в организации. Перечислим основные методы контроля, применяемые в организациях — метод сравнения, сравнение факторов, метод измерения процессов, наблюдения, опросы и т. Д. Контроль, менеджмент, стратегия управления.

Перечислим основные принципы контроля в менеджменте:

Соблюдение стратегии контроля со стороны организации. Контроль должен

соответствовать стратегическим приоритетам компании и ее основным направлениям деятельности. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.

Эффективность контроля достигается правильным

Выбор стандартов контроля, адекватно отражающих контролируемую тему. Если это требование не выполняется, возникают непродуктивные средства контроля. Неправильно подобранные стандарты контроля не решают ряда проблем контроля. Контроль становится самоцелью.

Систематический контроль. Функции управления должны быть

быть интегрированными и взаимосвязанными во всех функциях организации. Если вы измените некоторые элементы, вам придется соответствующим образом адаптировать другие.

Адаптивность управления. Его способности в реальности

Пора восстановить внесенные в компании изменения с учетом изменившихся требований к параметрам контролируемого объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, времени выполнения и частоты контроля, выбора методов и средств контроля.

Оптимальность управления. Его том должен быть полным на

решать конкретные проблемы. Чрезмерный контроль приводит к неэффективным расходам на сбор и обработку ненужной информации, а также к оплате труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражение среди рабочих. В свою очередь, отсутствие контроля приводит к упущенной прибыли, неиспользованным запасам и неэффективному использованию ресурсов.

Экономическая эффективность контроля, поскольку перед ним стоит задача,

извлечь выгоду.

Принципы контроля, перечисленные в руководстве, применяются, когда принимается решение о целесообразности использования той или иной системы контроля.

Сущность и функции контроля в менеджменте

Контроль — одна из основных административных функций. Он включает в себя действия по формированию стандартов, обзору и оценке их выполнения, а также по реализации корректирующих мер.

Суть контроля заключается в разработке и внедрении эффективных и своевременных мер контроля для обеспечения заданной эффективности в достижении цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля, является разработка и реализация эффективных управленческих эффектов, которые должны быть сведены к нулю, чтобы избежать отклонений от плана.

Общее содержание (задачи) контроля:

· Проверка значений контролируемых параметров в определенных контрольных точках;

· Разработка контрольных мероприятий при несоблюдении плановых значений по параметрам;

· Утверждение разработанной меры контроля;

· Осуществление контрольных мероприятий.

Контрольные задачи в организации:

· Изучить состояние дел в организации;

· Следит за тенденциями своего развития;

· Выявляет нарушения и ошибки;

· Является основой вознаграждения;

· Подсказывает, на что обращать внимание.

Требования к организации контроля:

· Привлечение компетентных людей;

· Сосредоточьтесь на предотвращении ошибок;

· Гибкость;

· Актуальность;

· Эффективность;

· Кастомизация;

· Ориентация на человека.

Особенности процесса контроля:

Система управления и целевая группа управления определяются задолго до планирования и принятия организационного решения.

Процесс контроля также включает прямые воздействия для обеспечения эффективной деятельности.

Место контроля в системе менеджмента определяется исходя из его роли в реализации процесса для достижения целей функционирования организации. В качестве заключительного этапа этого процесса контроллер предлагает возможность отслеживать характер изменений в объекте управления по сравнению с его желаемым состоянием.
Таким образом, процесс контроля направлен на достижение собственных целей организации, и его содержание как функции управления состоит из: разработки правил, стандартов, показателей и критериев эффективности; Измерение своих текущих результатов; Определение отклонений от установленного режима работы и их причин; Корректировки в поведении организации или отдельных ее связей, сотрудников.
Контроль должен охватывать всю деятельность организации, за исключением высшего руководства, работа которого в основном проверяется вышестоящими органами управления и является частью функции внешнего контроля. Степень совершенства системы внутреннего контроля во многом определяется степенью организации управленческой деятельности, т.е. H. способ распределения функций и ответственность за их надлежащее выполнение, наличие четких правил и процедур для реализации мер управления, планов, точных инструкций, инструкций, стандартов, рекомендаций и других скоординированных общих организационных мер.

Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (то есть способы поддержания) контроля за исполнением документов:
ручной файл крайнего срока (или контрольно-справочный файл);

автоматизированная система управления исполнением документов [7. 83].

Форма управления выбирается исходя из возможностей организации, но сейчас более популярна автоматизация.

При контроле за оформлением документов с помощью картотеки Frist, т.е. в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный шкаф с 32 подвижными перегородками (картонными или пластиковыми). Тридцать один разделитель обозначают день месяца, т.е. день 31. Регистрационные и контрольные карточки вставляются в них согласно срокам, то есть каждая карточка помещается в разделитель с обозначением номера, на котором должен быть документ. выполнен. Для 32-го разделителя карточки размещаются на документах, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последние дни месяца (за 2-3 дня) эти карты размещаются согласно датам нового месяца. Просроченные карты кладутся перед первым разделителем. Они остаются здесь до тех пор, пока не появится новый продленный срок. Таким образом, по карточке крайнего срока легко узнать, что делать в какой день.

При контроле за исполнением документов сотрудник, ответственный за исполнение, берет из картотеки карты для задач текущего дня (текущий контроль) и карты для задач, срок исполнения которых истекает через 5 дней и 10 и 20 дней. текущий месяц (профилактический контроль) и проверяет прогресс. В этом случае может быть личный опрос, телефонный опрос и т. Д. Полученная информация о ходе выполнения задания заносится на оборотную сторону карточки регистрации и контроля. После вывода документа из-под контроля регистрационно-контрольная карточка удаляется из файла крайнего срока и с тех пор переносится в справочную карточку и содержит более полную информацию о документе (ход и вид оформления документа). Карточка, которая была в справочном файле, изымается и при необходимости используется в других справочных файлах.

Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный контроль исполнения документов, который осуществляется с помощью ПК и специального программного обеспечения и позволяет автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Следует отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в любой автоматизированной системе поддержки документооборота (АСДОУ). С помощью системы автоматизации бизнеса и электронного документооборота DELO-Enterprise, входящей в семейство программных продуктов DELO, вы можете, например, автоматизировать контроль за исполнением документов. В этой системе можно контролировать как выполнение решений, так и выполнение всего документа. Регистрационная карточка контрольного документа и само разрешение выделяются соответствующей визуальной подсказкой. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения контрольных документов и решений, а контролируемые документы и документы с истекшими сроками выделяются. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки исполнения контрольных документов. Кроме того, с «БИЗНЕС-ПРЕДПРИЯТИЕМ» вы можете автоматически отправлять документы художникам. Пользовательский интерфейс в этой части основан на традиционных концепциях, поэтому пользователю ясно, с какими документами он работает и на какой стадии выполнения они находятся. Документы на «Рабочем столе» сгруппированы в папки «Получено», «Выполняется», «На контроле» и так далее.

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами необходимо контролировать их перемещение и использование с целью обеспечения поиска документов, предотвращения случаев утери, выявления случаев несоблюдения обязательных мер и контролировать использование системы управления документами для хранения и защиты содержащейся в ней информации, а также вести учет операций, выполненных с документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет два типа контроля: контроль действий и контроль местоположения документа.

Контроль действий в системе управления документами используется для процессов (операций), где действия ограничены временными рамками, установленными организацией или для организации. Контроль за поведением может быть эффективно применен только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами до того, как он будет отправлен исполнителям.

Контроль места хранения документа происходит в тех случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования на работе, удаляется из системы для уничтожения или передачи в архив. Во время контроля сайта отслеживаются факты о выдаче документов сотрудникам, их передаче между сотрудниками или отделами, датах движения документа и возврата документов к месту их нахождения или хранения.

Оба типа контроля используются в традиционно сложившейся системе дошкольных учреждений. При оформлении документов особое значение имеет контроль за исполнением документа, который согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 относится к контролю действий, поскольку основан на соблюдении сроков, или другими словами , действия, ограниченные временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное исполнение содержащихся в документах инструкций и получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей [7, 94] Организация контроля исполнения документов в one Organization — это служба поддержки управления инструкциями (DOW). Инструкции обычно отражают следующие вопросы:
Кто контролирует оформление документов в организации?

Какие документы взяты на контроль?

Уровни контроля исполнения документов;

Условия оформления документов;

Создание и использование массива данных, необходимого для управления;

Отражение контрольных данных в формах регистрации и контроля;

Сохранение контроля за исполнением документов (взятие на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа из-под контроля);

основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближающемся сроке исполнения и т. д.);

Обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

Информирование руководства организации о результатах контроля и о соблюдении дисциплины [5, 102].

Организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, повлияют на всю деятельность организации, зависят от того, насколько подробно и полно описана система контроля исполнения документов в инструкции для дошкольного учреждения.

В настоящее время отсутствуют нормативные документы, регулирующие порядок контроля исполнения документов и их технологию. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Министерством культуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, содержит только общие положения о контроле за исполнением документов.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: