Основы проектного менеджмента - Системные инновации в планировании проектов

Оглавление:

В рыночной экономике возможности для инвестиций многочисленны. В то же время, каждая организация имеет лишь ограниченное количество свободных финансовых ресурсов, доступных для инвестирования. Поэтому задача оптимизации инвестиционного портфеля всегда актуальна.

В экономике большинство экономических задач решаются на основе проекта. Это означает, что в начале выбираются основные параметры проекта и определяются конечные цели, а затем пытаются достичь их в соответствии с некоторыми временными, ресурсными, стоимостными и другими ограничениями. Разработка методического подхода к совершенствованию системы планирования и контроля может рассматриваться как инструмент повышения надежности реализации проекта.

Наиболее подходящей методологией для решения сложных проблем, к которым относятся задачи проектного инжиниринга, является системный подход. Система — это образование, состоящее из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в свойства системы.

На операционном уровне компания может одновременно рассматривать один или несколько проектов, реализация которых приблизит компанию к решению стратегических задач. Решение о разработке и выполнении плана проекта может быть принято во исполнение существующих планов. Инновации, рассматриваемые в плане проекта, находятся строго в рамках существующей сферы деятельности.

Проект — это использование средств отдельно от существующей предпринимательской деятельности, которое оценивается и планируется изолированно. Мы сталкиваемся с этим в случаях инвестирования в создание нового, обновление и расширение существующего предприятия (бизнеса). Термин «проект» можно понимать в двух значениях:

как совокупность документов, содержащих формулировку цели предстоящей деятельности и определение комплекса действий, направленных на достижение этой цели.
как именно эта совокупность действий (работ, услуг, закупок, управленческих операций и решений), направленных на достижение сформулированной цели, т.е. как документация и как деятельность».

Инвестиции — это «средства (денежные, ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права), вкладываемые в предпринимательскую и (или) иную деятельность в целях получения прибыли и (или) достижения иного полезного эффекта».

Соответственно, под инвестиционным проектом понимается либо обоснование экономической целесообразности, объема и сроков реализации инвестиций, либо комплекс практических мероприятий по его реализации. Инвестиционный проект всегда порождается проектом (понимаемым в терминах второго определения), обоснование целесообразности и характеристики которого он содержит. В контексте консолидированного финансово-экономического планирования инвестиционный проект обобщает результирующий инвестиционный денежный поток и результирующие операционные и финансовые денежные потоки. Эти денежные потоки обычно отделяются от других денежных притоков и оттоков.

Гарантии для инвестора (кредитора) заключаются исключительно в эффективности проекта, поэтому он должен быть спланирован таким образом, чтобы возврат инвестиций в проект, прибыль, погашение долга и выплата процентов происходили только за счет денежных потоков проекта.

План проекта не претендует на решение концептуальных проблем развития предприятия. Целью его разработки, как следует из названия, является очень четкое описание способа реализации конкретного инвестиционного проекта в рамках существующего направления деятельности предприятия и его результатов.

Проектные (операционные) бизнес-планы готовятся на разных стадиях развития проекта. С этой точки зрения различают предварительные и окончательные планы.

Предварительный обычно основывается на черновом варианте технической реализации проекта. Он основан только на общих технико-экономических характеристиках нового оборудования, технологий, расходных материалов и выпускаемой продукции. Задача такого плана — показать потенциальную возможность эффективной реализации конкретной бизнес-идеи в виде нескольких альтернатив, определить основные этапы реализации.

Окончательный план проекта выполняется на основе строго определенного технического проекта, заключенных контрактов (или протоколов о намерениях, в которых указываются цены и другие важные условия исполнения будущих контрактов) на поставку оборудования, сырья и материалов и продажу готовой продукции. Эта классификация может показаться надуманной, но только на первый взгляд. Это важно, поскольку предварительный и окончательный планы проекта имеют разную функциональную нагрузку, ведь, в отличие от предварительного, окончательный план проекта будет для руководства не только инструментом планирования, но и средством мониторинга, основой для план-фактного анализа и формирования новых планов. Не говоря уже о том, что бюджеты этих двух категорий планов могут отличаться на порядок.

Проектные (оперативные) планы можно разделить на две группы, в зависимости от степени необходимой проработки экономической и технологической среды. В качестве типичных можно выделить две крайние ситуации. В первом случае планируемые инновации либо полностью заменяют существующее производство, либо полностью независимы от него. Этот тип проектного плана можно назвать инновационным проектом. Инновационные проекты — это проекты по созданию холдинговой компанией новой компании, отдельной бизнес-единицы или новой сферы деятельности внутри компании, если они находятся в рамках существующей сферы деятельности.

Инновационные проекты экономически и организационно отделены от хозяйственной деятельности компании или участников проекта. Для этой категории проектов характерно отсутствие предварительных настроек. Такие проекты предполагают высокую долю неопределенности с точки зрения их реализации на рынке. Из этого следует, что ключевую роль в инновационных бизнес-планах играет маркетинговый блок и анализ чувствительности.

Второй тип планов, выделяемый по этому признаку, разрабатывается в случае встраивания новых элементов в существующий технологический процесс, поэтому при его подготовке нельзя пренебрегать существующими экономическими и технологическими связями. Это называется планом модернизации. Существующая компания при осуществлении модернизации связана с рядом решений (организационных, технических, инвестиционных, финансовых и т.д.) предыдущих периодов, поэтому она содержит меньше неопределенностей в силу своего присутствия на рынке и должна строить свое планирование на основе прошлого опыта. Из-за тесной связи с предыдущей деятельностью бизнес-планирование, как правило, охватывает меньшую функциональную область, концентрируясь на организационно-техническом и финансово-экономическом блоках бизнес-плана.

Системные инновации в планировании проектов

В системной методологии декомпозиция сложного объекта на его компоненты является основным способом проникновения в суть объекта и изучения его свойств. При декомпозиции необходимо учитывать взаимосвязи между компонентами. Фактически, декомпозиция и структурирование являются основными инструментами при работе на рациональной основе, они являются предпосылкой для того, чтобы сделать сложность наблюдаемой и понятной, а также инструментами для постоянного сокращения проблем.

Системный подход требует надежной методологии проектирования систем.

Три свойства характеризуют системный подход:

важность выявления отношений, которые связывают элементы системы в единое целое.
применение методологии системной инженерии для разработки плана реализации проекта.
использование различных методов проектирования систем.

Выбор используемых методов зависит как от типа подхода, так и от характера рассматриваемой проблемы планирования.

Процесс планирования включает в себя этапы от «выявления проблемы» до «принятия решения». План проекта — это, с одной стороны, форма представления проанализированных и оцененных альтернатив лицу, принимающему решение, для дальнейшего сравнения и выбора приоритетных альтернатив, а с другой стороны, компактный документ, который является общепринятой международной формой представления инвестиционного проекта внешним получателям (инвесторам, кредиторам, государственным органам и т.д.).

Все типы планов имеют три общих компонента — начальное состояние, цель (или конечное состояние) и средства для достижения цели. Цель планирования — объединить все компоненты процесса с наименьшими затратами для достижения максимальных результатов. Учитывая этот подход, а также составной характер планирования, мы будем придерживаться точки зрения, определенной Дитгером Ханом. Планирование проекта в более широком смысле означает принятие решений на основе их систематической подготовки в управленческом цикле. Планирование проекта в более узком смысле можно определить как систематическую подготовку решений.

Каждый проект состоит из отдельных этапов, задач и индивидуальной работы. Каждое выполненное мероприятие вносит свой вклад в реализацию проекта. На каждую работу проекта тратятся ресурсы, деньги и время. Из этого следует, что для реализации проекта необходимо следующее:

разбить задачу реализации проекта на отдельные виды деятельности и установить технологические связи между ними;
Выделите ресурсы, время и деньги на эти мероприятия;
работу выполняют люди с разными техническими и материальными средствами.

В самом широком смысле формулировка любой проблемы заключается в преобразовании ее словесного описания в формальное. Для относительно простых проблем этот переход осуществляется в уме человека, который не всегда может объяснить, как он это сделал. По мере усложнения задач становится все труднее получить модель и доказать ее адекватность. Экспериментирование становится дорогим и опасным, и практически невозможным в применении к экономическим объектам. Проблема становится проблемой принятия решения, и определение проблемы и формирование модели, то есть перевод словесного описания в формальное, становится важной частью процесса принятия решения.

Этот этап не всегда может быть четко ограничен временными рамками. Большинство реальных ситуаций, включая управление проектами, должны быть представлены классом самоорганизующихся систем, модели которых должны постоянно адаптироваться (сопровождая развитие проекта).

Исходя из вышесказанного, можно сказать, что основная цель плана — это формальное описание альтернатив в процессе принятия управленческих решений. Главный тезис, который подтверждается на практике, заключается в том, что если вы не можете изложить свой план на бумаге, значит, он недостаточно хорошо продуман. Инвесторы знают, что если план проекта недостаточно хорошо выполнен «на бумаге», компания вряд ли добьется чего-либо на практике. План проекта должен показать, что он достаточно компетентен, что он может быть реализован, а его авторы заслуживают доверия.

Планирование реализации проекта означает определение и представление в виде плана всей работы, всех действий, необходимых для достижения конечных результатов. Системой в физическом смысле является план реализации проекта, который содержит большое количество мероприятий с их взаимосвязями друг с другом, а также оценки стоимости, ресурсов и времени. План реализации проекта является системой, поэтому к процессу планирования и анализа может быть применена методология проектирования систем.

Системная инженерия в планировании реализации проекта

Как и на этапах проектирования системы, процесс планирования реализации проекта должен состоять из следующих шагов: Анализ необходимости планов, Формулировка цели планирования, Формулировка или выбор критериев планирования, Разработка альтернативных планов, Анализ физической (ресурсной) осуществимости, Анализ экономической осуществимости плана, Анализ финансовой осуществимости плана, Оптимизация, оценка и выбор лучшего варианта плана, Реализация плана, Использование обратной связи и управление.

Системный подход можно рассматривать как последовательность логически связанных шагов, которые могут быть использованы для создания планов с применением различных методов планирования и управления проектами для достижения оптимального результата.

Следует изучить все альтернативные варианты плана, чтобы убедиться в наличии необходимых ресурсов. Без них реализация плана не может быть гарантирована. Любой план приобретает смысл только тогда, когда он реализуется. Те альтернативные варианты плана, которые отвечают критерию достаточности ресурсов, считаются физически (ресурсно) осуществимыми.

Стоимость реализации проекта должна быть минимальной, так как общая стоимость включает не только прямые (переменные) затраты, но и общепроизводственные расходы, которые существенно зависят от продолжительности проекта, так как любая задержка в реализации проекта обычно приводит к увеличению затрат.

Кроме того, любое форсированное выполнение работ и проекта в целом требует дополнительных затрат.

Анализ экономической целесообразности проекта с целью минимизации затрат может повысить рентабельность инвестиций или сделать проект более привлекательным. Проект нуждается в денежных ресурсах или фондах, без которых ни один проект не может быть реализован.

Если требуемые средства превышают указанные лимиты, их следует уменьшить в процессе планирования или найти другие способы их обеспечения. Варианты плана, прошедшие эти три теста, могут быть приняты для дальнейшей оптимизации и оценки с целью выбора наилучшего варианта. Хотя для разработки и выбора приемлемого плана следует придерживаться описанного выше процесса, некоторые строительные проекты не требуют одинаково точного выполнения всех этапов.

Индивидуальные решения могут приниматься интуитивно или на основе опыта. Тем не менее, нельзя быть уверенным в качестве плана, пока не пройдены все этапы и не проведены все проверки. Конечно, использование методологии системной инженерии при разработке плана выполнения строительного проекта зависит от сложности, масштаба проекта и здравого смысла.

Проект, его концепция и характеристики

Что такое проект? Все мы постоянно занимаемся проектами в повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт квартиры, исследовательская работа, написание книги. Все эти виды деятельности имеют ряд общих черт, которые делают их проектами:

вы хотите достичь определенных целей;
они предполагают скоординированное осуществление последовательных действий;
они имеют конечную продолжительность во времени, с определенным началом и концом;
Все они в той или иной степени уникальны и единственны в своем роде.

В целом, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из этих характеристик имеет собственное важное значение, поэтому мы рассмотрим их более подробно.

Целевая направленность.

Проекты предназначены для достижения конкретных результатов — другими словами, они хотят достичь целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по планированию и реализации направлены на обеспечение достижения этих целей. Проект обычно включает в себя ряд взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточные цели (подцели) могут включать разработку базы данных, разработку математического и программного обеспечения, а также тестирование системы. В свою очередь, разработка базы данных может также иметь цели более низкого уровня — разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее.

Тот факт, что проекты ориентированы на достижение целей, имеет огромный внутренний смысл для управления проектами. Прежде всего, он предполагает, что важной особенностью управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с самого высокого уровня и постепенно спускаясь к наиболее детальным целям и задачам. Из этого следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно отобранных целей и что ход проекта предполагает достижение целей на все более высоких уровнях, пока, наконец, не будет достигнута конечная цель.

Координированное осуществление соответствующих мероприятий.

Проекты сложны по своей природе. Они предполагают осуществление многочисленных взаимосвязанных мероприятий. В некоторых случаях эти зависимости вполне очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они малозаметны. Некоторые промежуточные задачи не могут быть выполнены до завершения других задач; некоторые задачи могут выполняться только параллельно и т.д. Если сроки выполнения различных задач будут рассинхронизированы, весь проект может оказаться под угрозой. Подумав немного над этой характеристикой проекта, становится ясно, что проект — это система, то есть целое, состоящее из взаимосвязанных частей, а система динамична и поэтому требует особых подходов к управлению.

Ограниченный временной горизонт.

Проекты выполняются в течение ограниченного периода времени. Они временные. Они имеют более или менее четкое начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий по работе над проектом заключается именно в том, чтобы убедиться, что проект будет завершен в срок. Это делается путем создания графиков, в которых указывается время начала и окончания выполнения задач, составляющих проект.

Разница между проектом и производственной системой заключается в том, что проект — это одноразовая, нециклическая деятельность. Серийное производство, с другой стороны, не имеет заранее определенного временного конца и зависит только от наличия и размера спроса. Когда спрос исчезает, производственный цикл заканчивается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты по увеличению производства до определенного уровня в течение определенного периода времени, исходя из заданного бюджета, или по выполнению определенных заказов с оговоренными в контракте сроками поставки.

Проект как система деятельности существует ровно столько, сколько необходимо для достижения конечного результата. Однако концепция проекта не противоречит концепции компании или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности компании.

Уникальность.

Проекты в определенной степени являются уникальными и одноразовыми мероприятиями. В то же время степень уникальности может сильно варьироваться от проекта к проекту. Если вы занимаетесь строительством домов и строите свой двадцатый дом одного типа, то степень уникальности вашего проекта довольно низкая. Основные элементы этого дома идентичны элементам предыдущего девятнадцатиэтажного дома, который вы уже построили. Однако основные источники уникальности могут заключаться в конкретной производственной ситуации — расположении дома и окружающем ландшафте, особенностях поставок материалов и комплектующих, новых субподрядчиках.

С другой стороны, если вы разрабатываете уникальное устройство или технологию, вы, безусловно, имеете дело с совершенно особой задачей. Вы делаете то, что никогда не делалось раньше. А поскольку прошлый опыт в данном случае может рассказать вам лишь о том, чего можно ожидать при завершении проекта, он полон риска и неопределенности.

Жизненный цикл проекта

Каждый проект проходит определенные фазы в своем развитии. Фазы жизненного цикла проекта могут варьироваться в зависимости от объема работ и выбранной системы организации работ. Однако каждый проект можно разделить на начальную фазу (до инвестирования), фазу реализации проекта и фазу завершения проекта. Это может показаться очевидным, но концепция жизненного цикла проекта является одной из самых важных для менеджера, поскольку именно текущая фаза определяет задачи и деятельность менеджера, используемые методы и инструменты.

Менеджеры проектов по-разному делят жизненный цикл проекта на фазы. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяют такие этапы, как осознание необходимости информационной системы, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование и поддержка эксплуатации. Однако наиболее традиционное разделение проекта на четыре основные фазы: формулировка проекта, планирование, реализация и завершение.

Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются, потому что существует потребность, которую необходимо удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Некоторые проекты отбираются, другие отклоняются. Решения принимаются на основе наличия ресурсов и, в частности, финансовых возможностей, относительной важности удовлетворения одних потребностей и пренебрежения другими, а также сравнительной эффективности проектов. Решения о выборе проектов для реализации тем важнее, чем крупнее проект, поскольку крупные проекты задают направление на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и человеческие ресурсы.

Решающим фактором здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Другими словами: Выбрав проект «А» вместо проекта «Б», организация отказывается от преимуществ, которые мог бы обеспечить проект «Б».

Для сравнительного анализа проектов на этом этапе используются методы проектного анализа, включая финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды проектного анализа. Системы планирования и управления проектами обычно используются на этом этапе в ограниченном объеме, поэтому мы не будем подробно обсуждать эти методы в данной книге.

Планирование. Планирование в той или иной форме осуществляется на протяжении всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неформальный предварительный план — приблизительное представление о том, что необходимо сделать, чтобы проект был реализован. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на предварительных плановых оценках. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые моменты (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и определяются их взаимозависимости. Это этап, на котором используются системы управления проектами, предоставляющие менеджеру проекта набор инструментов для разработки формального плана: Инструменты для построения иерархической структуры работ, сетевые диаграммы и диаграммы Ганта, инструменты для распределения использования ресурсов и гистограммы. План проекта обычно не остается неизменным и постоянно адаптируется к текущей ситуации по мере реализации проекта.

Реализация. После утверждения официального плана менеджеру поручается его реализация. По мере реализации проекта менеджеры должны постоянно контролировать ход работ. Мониторинг заключается в сборе фактических данных о прогрессе и сравнении их с запланированными данными. К сожалению, в управлении проектами вы можете быть абсолютно уверены, что отклонения между запланированным и фактическим всегда будут иметь место. Поэтому в обязанности менеджера входит анализ потенциального влияния отклонений в выполненном объеме работ на ход реализации проекта в целом и выработка соответствующих управленческих решений. Например, если отклонение от графика превышает допустимый уровень отклонения, может быть принято решение ускорить выполнение определенных критических задач, выделив на них больше ресурсов.

Завершение. Рано или поздно проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда его цели достигнуты. Иногда завершение проекта бывает резким и преждевременным, например, когда принимается решение о завершении проекта до того, как он будет завершен в соответствии с графиком. Как бы то ни было, когда проект подходит к концу, менеджер проекта должен выполнить ряд действий, которые позволят закрыть проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, оно должно быть инвентаризировано и, при необходимости, передано для нового использования. Для проектов, выполняемых по контракту, необходимо определить, соответствуют ли результаты условиям контракта или соглашения. Может потребоваться подготовка заключительных отчетов и архивирование промежуточных отчетов по проекту.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: