Основные виды контроля в менеджменте - Природа и функции контроля в менеджменте

Оглавление:

Контроль — это процесс оценки, измерения и сравнения фактического развития организации с планами. Это контроль, который позволяет достичь определенных целей.

Понятие «контроль» как вид административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль — это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и мониторинг различных видов деятельности с целью эффективного выполнения определенных задач.

Эффективный контроль возможен только в том случае, если он сочетается со стратегическим планированием. Он обеспечивает контроль за выполнением стратегических планов. Это позволяет определить, насколько хорошо выполняются определенные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.

Контроль, таким образом, — это процесс измерения фактических результатов в сравнении с запланированными.

Контроль — это функция обратной связи в процессе управления.

Контроль — это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей. Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цель мониторинга — предоставить руководителям информацию для оценки достижения запланированных показателей деятельности организации и соблюдения планов, разработанных за определенный период времени.

Средства контроля помогают организации адаптироваться к изменяющимся условиям и сократить совокупные ошибки.

Контроль в организации может быть сосредоточен на нескольких областях ее деятельности.

Существует два критерия для определения этих зон: Ресурс и уровень.

Управление, а значит и контроль, предполагает распределение и комбинирование следующих основных организационных ресурсов: материальных, человеческих, финансовых и информационных.

Управление материальными ресурсами включает в себя контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе компании и в магазинах. Эти запасы не должны быть чрезмерными, чтобы минимизировать потери от увеличения расходов на хранение, страхование, порчу и кражу, а также замораживание части капитала компании, который мог быть вложен в доходные ценные бумаги.

Однако запасы должны быть достаточными для обеспечения бесперебойного производства и продаж.

Кроме того, контроль материальных ресурсов включает в себя контроль качества продукции и технических характеристик оборудования.

Контроль над человеческими ресурсами включает оценку и контроль качества отбора, распределения работников в организации, их обучения и развития, оценки деятельности и ее результатов, уровня вознаграждения работников и его справедливости.

Контроль информационных ресурсов включает прогнозы маркетинга и продаж, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и связи с общественностью.

Финансовые ресурсы расположены в середине рисунка, поскольку все перечисленные ресурсы имеют стоимостную оценку, и поэтому финансовые ресурсы связаны с их контролем. Финансовые ресурсы — это денежные средства организации, сформированные при ее создании и пополняемые в результате производственно-хозяйственной деятельности за счет реализации товаров и услуг, возврата имущества, а также получения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации.

Финансовые ресурсы должны быть достаточными для обеспечения непрерывного функционирования и устойчивого развития организации в долгосрочной перспективе.

Перечислим виды контроля в менеджменте. К ним относятся окончательный, текущий и предварительный контроль. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны и взаимозависимы.

Предварительная проверка осуществляется на этапе планирования и формирования организационной структуры. Он проверяет правильность выполнения определенных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и формирование организационной структуры.

Основные виды контроля в менеджменте, включая предварительный контроль, имеют свои объекты: человеческие, материальные, финансовые ресурсы и фактор времени.

Текущий контроль — проверка фактических результатов работы. Его основная задача — своевременное обнаружение отклонений фактического состояния от целевого и предоставление обратной связи.

Окончательная проверка проводится после завершения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве извлеченных уроков и учитывается при разработке мер стимулирования.

Все основные виды управленческого контроля включают 3 уровня:

Настройка по умолчанию;
Сравнение стандартов;
Действия в зависимости от результатов сравнения.

Методы контроля в управлении напрямую зависят от характера учетно-аналитических операций и отличаются большим разнообразием, так как включают в себя практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения определенных целей.

Другими словами, методы контроля в менеджменте — это способы осуществления контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, используемые в организациях — метод сравнения, сравнение факторов, метод обследования процессов, наблюдение, опросы и так далее.

Природа и функции контроля в менеджменте

Контроль — одна из основных функций управления. Она включает в себя деятельность, связанную с формированием своих стандартов, рассмотрением и оценкой их применения, осуществлением корректирующих действий.

Суть контроля заключается в разработке и осуществлении эффективных и своевременных управленческих действий для обеспечения заданной эффективности в достижении цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является разработка и внедрение эффективных мер контроля для уменьшения, устранения отклонения от плана до нуля.

Общее содержание (задачи) системы управления:

Проверка значений контролируемых параметров в определенных контрольных точках;
Разработка мер контроля в случае несоответствия параметров запланированным значениям;
Утверждение результирующего контрольного действия;
Реализация управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

Проверяет статус организации;
отслеживает тенденции его развития;
выявляет нарушения и ошибки;
является основой вознаграждения;
Вам подскажут, на что обратить внимание.

Требования к организации контроля:

Привлечение компетентных лиц;
акцент на предотвращении ошибок;
Гибкость;
Пунктуальность;
Экономика;
Индивидуализация;
Ориентированность на людей.

Особенности процесса управления.

Система управления и силы управления определяются задолго до принятия планового и организационного решения.

Процесс контроля также включает прямое воздействие для обеспечения эффективной работы.

Место контроля в системе менеджмента определяется исходя из его роли в процессе достижения целей функционирования организации. Как заключительный этап этого процесса, контроль дает возможность отслеживать характер изменений в объекте управления по сравнению с его желаемым состоянием.

Таким образом, процесс контроля направлен на достижение собственных целей организации, а его содержание как функции управления состоит из: Разработка правил, стандартов, показателей и критериев эффективности; измерение текущих результатов; выявление отклонений от установленного режима работы и их причин; коррекция поведения организации или ее отдельных подразделений, сотрудников.

Объектом контроля должна быть вся деятельность организации, за исключением высшего руководства, работа которого проверяется в основном вышестоящими органами управления и относится к функции внешнего контроля. Степень совершенства системы внутреннего контроля во многом определяется степенью организации управленческой деятельности, то есть характером распределения функций и ответственности за их надлежащее выполнение, наличием четких правил и процедур осуществления управленческих действий, планов, точных указаний, инструкций, положений, рекомендаций и других согласованных общих организационных мер.

Контроль как функция управления — это вид управленческой деятельности, направленный на удержание организации на выбранном пути развития путем сравнения результатов деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер в случае отклонений.

Контроль — это проверка результатов деятельности на соответствие целям и нормам, принятым в организации, сообществах и государствах, а также ценностям, заложенным в индивидуальном и коллективном сознании в качестве внутреннего убеждения, регулирующего поведение людей.

Основной особенностью контроля, отличающей его от других функций управления, является активное использование обратной связи.

Основные элементы управления

На практике существует три основных вида контроля: подготовительный, текущий и заключительный.

Feedforward.

Этот вид контроля называется предварительным контролем, поскольку он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является внедрение определенных правил, процедур и моделей поведения.

Сложность определения целей обусловлена спецификой процесса предварительного контроля. Это видно из следующего:

контроль происходит не на этапе выполнения плановых заданий или управленческих поручений, а на этапе планирования, организации, разработки проекта и т.д;
контроль выражается не в сравнении текущего состояния с нормами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, организационных структур управления и т.д. — это способ контроля эффективного выполнения всей работы;
контроль осуществляется не специальным контролером или надзирателем, а непосредственно исполнителем проекта через соблюдение правил.

В организациях контроль ex ante используется в трех ключевых областях — человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Предварительный отбор сотрудников проводится в компаниях путем изучения деловых и технических знаний и навыков, необходимых для работы, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных лиц. Чтобы убедиться, что нанимаемые сотрудники способны выполнять возложенные на них задачи, следует установить минимальный уровень подготовки или профессионального опыта в данной области и проверить документы и рекомендации, предоставленные нанимаемым лицом.

Предварительный контроль материалов осуществляется путем установления минимально приемлемых стандартов качества и физического осмотра поступающих материалов на соответствие этим требованиям. Целью такого контроля является производство высококачественной продукции

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который также позволяет осуществлять функцию управления. Бюджет является механизмом контроля ex ante в том смысле, что он обеспечивает уверенность в том, что когда организации нужны деньги, она их получит.

Feedforward control в основном включает общие задачи, связанные с пересылкой, маршрутизацией и функциональным контролем.

Текущий контроль.

Как следует из названия, управление питанием осуществляется непосредственно в рабочем процессе. Чаще всего это подчиненные сотрудники, и традиционно это прерогатива их непосредственного руководителя.

Рутинный надзор обычно связан с выполнением частных задач и является прерогативой начальников, которые следят за работой своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

Контроль за выполнением решений;
Внедрение оперативного контроля в технологический процесс производства продукции;
Обеспечение обратной связи в общении;
Определить изменения во внешней среде — конкуренция, законодательство, культурная среда, экономика и т.д;
процесс адаптации организации к происходящим изменениям и совершенствования процессов.

Регулярное рассмотрение работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по улучшению помогает предотвратить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если допустить эти отклонения, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Отклонения, на которые система должна реагировать для достижения своих целей, могут быть вызваны как внешними, так и внутренними факторами. Внутренние факторы должны включать вопросы о переменных. Внешние факторы — это все, что влияет на организацию из окружающей среды: Конкуренция, принятие новых законов, изменения в технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения в системе культурных ценностей и многое другое.

Текущий мониторинг не происходит буквально одновременно с самой работой. Скорее, он основан на измерении фактических результатов, полученных после выполнения работы для достижения желаемых целей. Для того чтобы осуществлять постоянный мониторинг таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы организационной обратной связи, используемые в управлении, похожи на систему отопления с термостатом (когда температура в помещении падает, сигнал посылается от термостата к нагревателю, и нагреватель нагревается до тех пор, пока не поступит второй сигнал — что желаемая температура достигнута). Но есть очень важное отличие. Система отопления с термостатом — это система управления с замкнутым контуром, то есть она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных контуров управления являются открытыми системами. Внешний элемент — менеджер — периодически вмешивается в эту систему и вносит изменения как в цели, так и в работу. Открытые системы необходимы в управлении, поскольку на организацию влияет множество переменных.

Окончательная проверка.

При окончательном контроле обратная связь используется после завершения работы. Либо сразу после завершения контролируемой деятельности, либо через определенный период времени, фактически достигнутые результаты сравниваются с желаемыми.

Хотя окончательный аудит приходит слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы по мере их возникновения, он все же выполняет две важные функции. Один из них заключается в том, что окончательный аудит предоставляет руководству информацию, необходимую для планирования выполнения аналогичной работы в будущем. Сравнивая фактические результаты с требуемыми, руководство может лучше судить о реалистичности составленных планов. Этот процесс также предоставляет информацию о возникших проблемах и позволяет сформулировать новые планы, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля заключается в стимулировании мотивации. Если руководство организации связывает мотивационное вознаграждение с достижением определенного уровня производительности, то очевидно, что фактически достигнутая производительность должна быть точно и объективно измерена.

Этапы процесса управления и система управления

Независимо от типа и количества систем контроля, необходимых организации, в любом процессе контроля есть четыре основных этапа.

Первым шагом в процессе управления является настройка по умолчанию.

Стандарт — это эталон, норма, требование, компаратор, с которым сравниваются результаты работы людей и организации в целом. Они должны быть разработаны на основе целей и задач организации. В более широком смысле стандарты отражают корпоративную стратегию.

Второй этап процесса управления — это измерение фактической производительности управляемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Эта проблема сложна, поскольку результаты некоторых видов деятельности, например, управленческой, не могут быть измерены напрямую.

Третий этап — сравнение фактических результатов со стандартами, разработанными на первом этапе.

Полученные результаты могут превышать, отставать или соответствовать разработанным стандартам.

Перед принятием корректирующих действий необходимо решить, какие отклонения от стандартов допустимы, а какие должны быть устранены.

Последним шагом в процессе мониторинга является оценка результатов и реализация корректирующих действий. Этот шаг основан на сравнении, проведенном на предыдущем шаге. После оценки есть три возможных варианта действий.

Сохранение статус-кво, при котором достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонения от стандартов являются приемлемыми.
Коррекция отклонения фактических результатов от нормы.
Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

Процесс регулирования можно рассматривать с трех других точек зрения:

Настройка по умолчанию;
Сравнение со стандартами фактических результатов;

Первым шагом в процессе управления является определение стандартов. Стандарты — это конкретные показатели, развитие которых можно измерить. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей организации.

Задачи, используемые в качестве стандартов контроля, характеризуются, с одной стороны, наличием временных рамок, в течение которых должна быть выполнена работа, и, с другой стороны, конкретным критерием, по которому можно оценить степень выполнения работы. Например, каменщик должен уложить два кубометра кладки за смену (8 часов). Срок — 8 часов, конкретный критерий — два кубических метра кладки. Конкретный критерий и временные рамки называются показателями эффективности, которые точно определяют, что нужно сделать для достижения целей. Это позволяет сравнить фактически выполненную работу с запланированной и выяснить, что еще необходимо сделать для достижения поставленных целей.

Второй шаг в процессе контроля — сравнение фактически достигнутых результатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать, насколько допустимы или относительно безопасны выявленные отклонения от стандартов, то есть необходимо определить степень отклонений. Шкала допустимых отклонений — число, в пределах которого отклонения от запланированных результатов не вызывают тревоги.Например, если универмаг планирует продать в течение года на 365 млн рублей, то есть по 7 млн рублей в неделю, а за прошедшую неделю он продал на 6,9 млн рублей, это не должно вызывать тревоги, так как на следующей неделе объем продаж может составить 7,1 млн рублей. Дело в том, что объем продаж планируется на уровне 7 миллионов рублей в неделю в среднем за год, а не каждую неделю. Система контроля должна реагировать только на заметные отклонения от норм, а не на несущественные отклонения.

Третий шаг в процессе контроля — это окончательный контроль. Она заключается в выборе одного из трех вариантов действий: ничего не делать, исправить отклонения или пересмотреть стандарты.

Если фактические показатели деятельности организации показывают, что она работает хорошо и достигает своих целей, то ничего не нужно делать, но требуется постоянное измерение результатов, так как возможны отклонения.

При выявлении отклонений от стандартов следует определить причину и внести коррективы, чтобы вернуть организацию на правильный путь. Корректирующие действия могут заключаться в улучшении структуры организации, функций управления, процессов и других переменных. Следует позаботиться о том, чтобы корректирующее действие не вызвало осложнений в других подразделениях организации, поскольку все они тесно взаимосвязаны.

Пересмотр стандартов необходим, когда выясняется, что они стали нереальными, устарели, перестали соответствовать новым условиям, т.е. не все отклонения от стандартов должны быть устранены. Иногда необходимо пересмотреть сами стандарты.

Чтобы быть эффективной, система контроля организации должна отвечать ряду требований.

Функции управления

Не стоит забывать, что с маркетинговым контролем тесно связаны и другие виды контроля, например, государственный, финансовый, гражданский и т.д. Государство влияет на сферу финансовых отношений через налоговую политику, регулирование кредитных отношений и регулирование финансового рынка.

В сферу прямого управления государственными финансами также входят функции контроля.

Формально предметом финансового контроля являются финансовые показатели, но поскольку они регулируют процесс формирования, распределения, перераспределения и использования финансовых ресурсов, то фактически предметом финансового контроля является весь процесс производственно-хозяйственной деятельности. Это определяет большую роль контроля в системе управления. Создание эффективного, систематически организованного контроля на всех уровнях является важным фактором успешного социально-экономического развития страны.

В пользовании и управлении государства находится больше ресурсов, чем мобилизуется в бюджете. Поэтому она должна иметь правовую основу и соответствующий механизм для обеспечения надлежащего и эффективного использования всех принадлежащих ей средств и контроля за тем, как это делается. В то же время государство не может быть равнодушным к тому, как ведутся дела на негосударственных предприятиях и в организациях. Поэтому государство должно иметь такие формы финансового контроля, которые позволят эффективно контролировать предприятия всех форм собственности.

Как показывает опыт, слабость государственного контроля оказывает негативное влияние на всю систему управления, что является одним из факторов сложной ситуации, сложившейся сегодня в российской экономике.

Таким образом, контроль является важнейшей функцией государственного управления. В переходной экономике роль контроля возрастает многократно. Это обусловлено фундаментальной особенностью рыночной экономики по сравнению с командно-административной, возрастающей ролью финансовых отношений, приоритетом контроля над финансовыми потоками. На современном этапе экономического развития России важность контроля возрастает с каждым годом, поскольку перестроечная политика страны ослабила финансовый контроль. Можно выделить три основных способа влияния государства на частную экономическую деятельность:

Налоги, которые снижают частные доходы и, следовательно, частные расходы;
Затраты, которые заставляют компании производить определенные товары и услуги;
Регулирование или контроль, побуждающие людей либо продолжать, либо прекратить определенную деятельность. Помимо стремительного роста расходов и налогов, растет и количество законов и нормативных актов, регулирующих экономическую деятельность.

Эффективная система контроля при переходе к рыночной экономике является одной из главных предпосылок качественного преобразования всего управления экономикой. Одной из наиболее важных частей системы контроля является финансовый контроль. Его функциональное назначение — успешная реализация финансовой политики государства, обеспечение эффективного использования ресурсов во всех секторах экономики и создание условий для эффективного государственного регулирования рыночной экономики.

Закон «О федеральном бюджете на 2005 год» предусматривает, что одной из основных целей экономической политики является прекращение экономического спада и обеспечение экономического роста. К интенсивным факторам экономического роста относится, прежде всего, повышение эффективности экономической деятельности на основе рационального использования ресурсов и применения нового (рыночного) механизма. В условиях нестабильной экономической ситуации наиболее реальным путем для российских предприятий является путь внутреннего реформирования.

Необходимо немного сказать о системе управления. На предприятиях имеется положительный опыт применения различных систем управления, которые отличаются целями, задачами, объектами, методами и формами управления. Очень важна организационная сторона контроля в ее связи с проблемами координации и определения порядка осуществления необходимых изменений в процессах реализации запланированных работ. Поэтому необходимо разработать меры по координации контрольной деятельности различных контрольных органов. Здесь можно разработать систему, которая обеспечивает:

Концентрация материалов прошлых проверок и аудитов в органе управления (в зависимости от специфики деятельности компании и организации работы по стратегическим планам и программам) во избежание потери времени на повторное получение этой информации при следующих проверках. Такая централизованная система сокращает время руководителей и специалистов предприятия на поиск использования информации о событиях и явлениях, произошедших на предприятии: Система служит информационной базой для принятия не только текущих, но и стратегических решений;
Назначение задач по контролю и координации, разработка соответствующих процедур и процессов контроля. Это позволяет разрабатывать конкретные организационные планы и графики, способы и процедуры получения информации, а также ее использования при анализе и подготовке решений;
Разработка методов и процедур адаптации планов и программ с учетом текущего состояния развития. Следует отметить, что это не означает сосредоточения на «обычном советском подходе», при котором планы корректировались «под фактическое выполнение» без анализа того, как это повлияло на достижение конкретной цели. Изменения стратегических планов и программ или, при необходимости, переход к новым стратегиям должны осуществляться только в том случае, если эти изменения (и связанные с ними затраты) могут быть компенсированы теми эффектами (по времени и затратам), которые могут быть достигнуты в условиях реализации новых содержательных отдельных мероприятий или новых программ и планов.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: