Организация кадрового делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении - История и понятие кадрового делопроизводства

Оглавление:

Правильно организованная работа с документами дает возможность получить реальную картину деятельности любого учреждения и способствует его более эффективному управлению. В рамках деятельности дошкольного образовательного учреждения создается большое количество документов различного типа и назначения.

Управление персоналом учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов внутри учреждения от момента их создания или получения до завершения их исполнения или рассылки Государственная система управления документами. Основные положения. Общие требования к документам и документообеспечивающим службам, утвержденные коллегией Главного архивного управления СССР 27.04.1988; Приказ Главного архивного управления СССР 23.05.1988 № 33. С целью рациональной организации документооборота все документы делятся на потоки документов:

зарегистрированные и незарегистрированные документы;
входящие, исходящие и внутренние документы;
Документы, отправленные или полученные от организаций более высокого уровня; или Документы, отправленные или полученные от организаций более низкого уровня и т.д.

Актуальность темы исследования заключается в том, что требования к ведению кадровых дел предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации, но зачастую кадровым вопросам не придается серьезного значения, что в кадровых делах в организациях осуществляется с грубыми нарушениями установленных требований. Неправильное оформление тех или иных кадровых документов может привести к непоправимым последствиям, как для работника, так и для работодателя. Поэтому, отмечая важность и необходимость четкого документирования всех юридических фактов, влияющих на формирование, изменение и прекращение трудовых отношений, необходимо обратить внимание на оформление каждого, чаще всего в деятельности кадрового делопроизводства на примере отдела кадров.

Ведение кадрового учета — одна из самых сложных областей работы. Кадровая документация — это целостная система, которая эффективна, когда все ее элементы скоординированы.

Большинство кадровых документов содержат информацию высокой социальной значимости. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть предельно серьезным. Ведь от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, из которых вытекают определенные права работника.

Недостаточно изученные проблемы документационного обеспечения управления дошкольным образованием снижают эффективность управленческой деятельности в сфере образования, тем самым замедляют процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, негативно влияют на успешную реализацию национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования обусловлена значительным увеличением объема документированной информации, циркулирующей в обществе, в том числе в дошкольных образовательных учреждениях, и недостаточно отлаженной системой работы с ними.

Анализ управленческой информации в образовании позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, изучения и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, а также количественные и качественные критерии оценки документов и информации. Оптимизация процессов документооборота позволяет наладить организационную структуру управленческого аппарата в сфере образования и тем самым обеспечить максимальную эффективность деятельности органов управления образованием, создать образовательную систему нового уровня качества, соответствующую международным стандартам.

Организация кадрового делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении

История и понятие кадрового делопроизводства

Любой работодатель, независимо от того, является ли он юридическим или физическим лицом, в процессе своей деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, организации трудовых отношений между работниками и работодателями и регулирования этих процессов.

История развития кадровых служб, то есть подразделений, занимающихся штатным расписанием, начислением заработной платы и даже кадровым делом, уходит в глубь веков. Первое упоминание об указе об увольнении (воинское описание военнослужащих с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета и денежного довольствия военнослужащих Русского государства относится к 1478 г. Личные экзамены, проводимые в соответствии с указом, определяли готовность призывников к военной службе. Помимо военных функций, указ также выполнял административные функции, связанные с персоналом государственного аппарата. Согласно указу, воеводы, послы, судьи и другие должностные лица назначались Семеникин, В.В.

Промышленная революция XIX века полностью изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост и развитие масштабов производства и поведение рабочих, которые были недовольны условиями труда, привели к тому, что руководители организаций стали нанимать специалистов, которые должны были заниматься только рабочими. В Англии их называли «секретарями благосостояния», в США и Франции — «социальными секретарями», основной задачей которых было: надзор за условиями труда; предотвращение создания профсоюзов; обеспечение приема больных работников в больницы и устройства детей в дошкольные учреждения.

Развитие механизированного производства, объединившее большое количество рабочих на промышленных предприятиях, способствовало возникновению профсоюзов. Они стали главной силой, способной организовать рабочих для защиты своих интересов различными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Такой ход событий заставил власти создать национальные системы, занимающиеся проблемами социального страхования, компенсации безработицы, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего времени. В связи с этими изменениями на предприятиях возникла необходимость в создании специальных отделов, которые являются экспертами в области трудового законодательства и обеспечивают контроль за действиями администрации компании. В организациях стали создаваться специальные отделы, занимающиеся этими вопросами.

В 20-30-е годы XX века были созданы специализированные отделы управления персоналом, которые в основном выполняли монотонную работу, связанную с ведением документации, разрешением конфликтов и выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением персоналом, решались руководством без отдела кадров.

Во время Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных компаний стояла ответственная и масштабная задача — как можно быстрее нанять и обучить сотни тысяч новых работников всех профессий, чтобы заменить ушедших на войну. Эта задача была выполнена, и с этого времени вопрос набора, обучения и переподготовки кадров стал важным направлением работы отдела кадров и кадрового делопроизводства.

В дореволюционной России управление персоналом осуществлялось руководителями предприятий, а вопросами рабочего быта, здоровья, труда и образования занимались специальные чиновники.

В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились лишь к подготовке и выдаче различных справок, анкет, отчетов. Они должны были предоставлять организациям более высокого уровня всевозможную информацию о персонале. Эту особенность определяли три фактора общественной жизни того времени: централизованное управление народным хозяйством, политизированная экономика и тоталитарная идеология.

Значение и роль кадрового делопроизводства в организации

Кадровое делопроизводство — это система документов, позволяющая отразить все события, произошедшие с персоналом в компании. Документы, используемые в кадровом делопроизводстве, имеют стандартизированную форму (разработаны единые стандарты для всех предприятий) и уникальный номер, например, приказ о приеме работника на работу, форма Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Кадровый учет должны вести индивидуальные предприниматели, компании с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации, когда используются временные работники (в том числе, когда нанимается менеджер).

Обязанность вести кадровый учет в соответствии с действующим законодательством.например, Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.12.2007) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ч. 1. ст. 123. положение о защите персональных данных — в соответствии со ст. 86 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Существует два типа документов, используемых работодателями: локальные нормативные документы (правила внутреннего трудового распорядка, регулирующие процессы компании) и кадровые документы (отражающие все изменения в персонале).

В кадровой службе принято выделять три типа локальных нормативных файлов: обязательные, рекомендуемые и зависящие от специфики организации. Обязательными для ведения личных дел являются следующие документы: регламент (RIO), план работы, положение о защите персональных данных, план отпусков, положение о вознаграждении и премировании, план смен (если работа сменная).

Для ведения личных дел рекомендуется использовать следующие документы: Должностные инструкции, положения о подразделениях, положения об оплате труда, положения о персонале, положения о комиссионном вознаграждении за работу.

В зависимости от конкретных организационных документов — инструкция о порядке проведения предварительных медицинских осмотров (организации общественного питания, медицинские учреждения и т.д.), инструкция о порядке проведения периодических медицинских осмотров, инструкция о порядке проведения инструктажей при работе с опасными объектами.

Таким образом, сфера действия локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству определяется спецификой организации.

Помимо локальных нормативных актов, существует кадровая документация: распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности), документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудников, информационно-учетные документы, внутренняя служебная переписка, журналы и реестры.

Каждая сторона трудовых отношений имеет свои интересы, права, обязанности и способы защиты своих интересов. ГИТ (Государственная инспекция труда) обычно встает на сторону работника.

Для того чтобы организация могла как можно лучше защитить свои интересы, все местные нормативные акты и документы, касающиеся персонала, должны быть тщательно составлены с учетом действующего законодательства, иначе любые недостатки будут истолкованы в пользу работника.

Организация кадровой службы в дошкольном учреждении

Классическая форма организации кадрово-правового менеджмента в конкретном учреждении начинается с подготовки приказа, в котором прописаны обязанности, функции, права и ответственность кадровой службы.

Постановление об отделе кадров состоит из следующих разделов:

Общие положения;
Обязанности;;
Структура;;
Функции;
Отношения с другими подразделениями компании;
Права;
Обязанности.

Раздел «Общие положения» регламентирует подчинение отдела кадров директору учреждения.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использования рабочих и специалистов; формирование стабильного трудового коллектива; формирование кадрового резерва; организация системы оплаты труда.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» специально рассматриваются функциональные обязанности в области человеческих ресурсов:

Разработка планов развития человеческих ресурсов в соответствии с программой

Программа развития компании;

Оформление приема на работу, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с

Трудовое законодательство;

Ведение учета персонала компании;
Ведение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по

Ведение записей;

Контроль исполнения руководителями подразделений приказов и

Инструкции по работе с персоналом;

изучение движения персонала, анализ текучести кадров, разработка

Анализ текучести кадров и разработка мер по ее устранению;

анализ состава и профессиональных качеств специалистов компании, с целью

рациональное использование персонала;

создание условий для повышения уровня образования и квалификации

Уровень специалистов;

Создание резерва для продвижения по службе;
Разработка предложений по улучшению занятости и использования работников;
Подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
Подготовка материалов для рабочих, специалистов и

Работники для продвижения по службе и награждения;

Принятие мер по трудоустройству уволенных работников;
Надзор и инструктаж сотрудников отдела кадров;
Организационный контроль над трудовой дисциплиной и

правила внутреннего трудового распорядка;

Ведение всей бухгалтерской документации, связанной с кадровыми вопросами.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, поступивших в отдел кадров, и документов, направленных отделом кадров в другие подразделения.

Из производственных подразделений в отдел кадров поступают заявки на прием рабочих и служащих на работу, предложения о поощрениях, планы на отпуск.

Отдел кадров направляет следующую информацию в производственные подразделения.

Нарушения трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении по предприятию, увольнении рабочих и служащих, изменениях в правилах внутреннего трудового распорядка, информация по вопросам трудовой дисциплины.

Из бухгалтерии поступает штатное расписание, расчеты потребности в персонале, грамоты для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию предоставляется информация о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табели учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, переводе и увольнении материально ответственных лиц, листки временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, переводе, увольнении и очередных отпусках работников.

Составление кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава могут быть решены только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с персоналом, которая содержит множество информационных показателей и постоянно совершенствуется и обновляется благодаря применению современных информационных технологий.

Информационные показатели, характеризующие работу с персоналом, отражаются в комплектах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Общие термины «кадровая документация» или «документация по персоналу» относятся к широкому кругу документов, содержащих информацию о сотрудниках организации и деятельности самой кадровой службы: Документы по персоналу и заработной плате, статистические данные по планированию и отчетности, организационные и административные документы.

Общероссийский классификатор управленческой документации включает различные документы по функциям и задачам управления персоналом (документы о приеме, переводе и увольнении работников, об оформлении отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и т.д.).

Кадровая документация включает в себя следующие документы

Трудовой договор (соглашение);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1).
личная карточка (форма № Т-2);
карточка научного сотрудника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другое место работы (форма № Т-5).
Приказ (постановление) о предоставлении отпуска (форма № Т-6).
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); и (форма № Т-8);
табели учета рабочего времени (форма № Т-13).
Личные заявления сотрудников компании
Графики отпусков;

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и руководством компании (директором компании) и должен содержать следующие основные сведения: Обозначение документа, дата, место исполнения, текст, подписи и печать. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в компании, а другой — у работника.

Сотрудники. (Приложение №2) Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичных учетных документов, которые с 1 января 1999 года должны применять предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу — это основной документ, созданный для документирования обязанностей отдела кадров. Приказы оформляют прием, перевод и увольнение сотрудников; предоставление отпусков и командировок; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение биографических данных; поощрение и наложение взысканий и т.д.

Для оформления кадровых приказов требуется письменное обоснование, которым может быть: личное заявление работника; контракт; служебная записка начальника отдела (например, о переводе работника или назначении его в командировку); акт (например, о нарушении трудовой дисциплины); официальное письмо из другой организации с просьбой о переводе работника; свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и т.д.

Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении обычно пишется от руки в произвольной форме. Заявление должно содержать наименование структурного подразделения, вид документа, дату, адресата (должность, фамилию и инициалы руководителя предприятия), текст, собственноручную подпись и расшифровку подписи. К заявлению также должны быть приложены решение в шапке и отметка об исполнении документа и его подаче.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации кадровые приказы доводятся до сведения работника под расписку. Подпись сотрудника может стоять либо сразу после каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя компании.

На странице курсовые работы по педагогике вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Педагогика».

Здесь темы рефератов по педагогике

Читайте дополнительные лекции: