Организационные отношения в системе менеджмента - Общая характеристика организаций

Оглавление:

Организация — это многогранное понятие. В теории менеджмента под организацией понимается группа лиц, которые взаимодействуют друг с другом посредством материальных, экономических, правовых и других условий для решения поставленных задач и достижения общей цели.

Но при таком понимании организация подчиняется следующим требованиям:

это наличие как минимум двух человек, которые считают себя частью группы.
Должна быть хотя бы одна цель (т.е. желаемое конечное состояние или результат), которую все члены группы принимают как общую.
Для достижения цели, значимой для всех, между членами группы должна существовать определенная взаимозависимость.

Прежде всего, слово организация в одном из своих значений означает «структура, расположение чего-либо». Во втором значении слово «организация» означает группу людей, коллективы, которые объединяются для достижения цели, решения проблемы, основываясь на принципах разделения труда, распределения обязанностей и иерархической структуры.

В идеале отношения между человеком и организацией должны быть сбалансированными, но баланс может быть нарушен злоупотреблением с любой стороны, когда либо организация низводит сотрудников до уровня винтиков, либо сотрудники используют организацию в своих корыстных целях и наносят ущерб ее потенциалу и репутации. В обоих случаях результат один и тот же — организация ослаблена и больше не может выполнять свои задачи должным образом.

Единство людей и условий их деятельности, находящихся в определенных отношениях и взаимосвязях, образует организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых условий для ее функционирования и обновления, называются организационным процессом.

Организация — это основа мира менеджера, это причина существования менеджмента. Приведенные выше характеристики относятся не только к организации, но и к формальной организации. Существуют также неформальные организации — группы, возникающие спонтанно, но в которых люди взаимодействуют друг с другом на достаточно регулярной основе. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, возможно, очень маленьких. И хотя у них нет лидеров, неформальные организации очень важны. Поэтому, когда используется слово организация, оно относится к формальной организации.

Любая организация может быть описана рядом компонентов: Цель, тип иерархии, тип управления и степень формализации.

Цель — это концепция результата, в котором заинтересована организация и к которому она стремится. Различают цели-цели (например, задание для специалистов), цели-ориентации, которые относятся к интересам членов команды, и цели-системы, которые относятся к существованию и воспроизводству самой организации.

Иерархия подразумевает распределение ролей на две группы: Роли, которые дают власть их носителям, и роли, которые ставят человека в подчиненное положение. С точки зрения иерархии, существуют централизованные и нецентрализованные организации. Централизованные организации предполагают особую координацию и интеграцию усилий. Отношения власти могут определяться как личной зависимостью, так и наличием определенных формальных правил.

Управление — это целенаправленное воздействие на человека с целью заставить его совершить определенные действия, в которых сам человек может быть не заинтересован. Средствами управления являются приказы (задания) и стимулы. С этой точки зрения можно выделить организации, основанные на самоорганизации, то есть спонтанном регулировании, что означает, что решения принимаются всеми членами организации в зависимости от обстоятельств, и организации, в которых управление осуществляется определенными лицами. В последнем случае ответственное лицо может быть признано другими членами организации как способное управлять наиболее подходящим способом.

Формализация отношений связана с созданием стандартных моделей поведения для отдельных людей. Наиболее важной, хотя и не обязательной, особенностью является договорное, документальное закрепление правил и норм в конкретной, единой системе.

Формализация играет очень важную роль в управлении организационной сложностью. В малой группе взаимоотношения не так важны и могут быть урегулированы в рамках ситуации, поскольку малая группа предполагает, что общение между ее членами является прямым. В организации ситуация намного сложнее, поскольку в ней не всегда происходит прямое общение. Следовательно, ограничение выбора форм и целей действия и субъективная воля участников играют важную роль в формализации. Часто границы формализации определяются системой неформальных связей, которые складываются в процессе общения и взаимодействия членов организации.

Таким образом, исходя из определения, организация всегда имеет как минимум одну общую цель, которая разделяется и принимается как таковая всеми членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, которые имеют только одну цель. Менеджмент занимается управлением сложными организациями. Сложные организации, в свою очередь, имеют набор взаимосвязанных целей (примером может служить сеть ресторанов McDonald’s).

Общая характеристика организаций

Следует отметить, что для достижения своих целей любая организация нуждается в ресурсах, которые преобразуются в процессе производственной деятельности.

Основными ресурсами, используемыми организацией, являются люди (человеческие ресурсы), основной и оборотный капитал, технология и информация. Основной задачей организации в области использования ресурсов является достижение поставленных целей при: минимальных затратах и максимальной эффективности.

Организации полностью зависят от внешней среды, как в плане ресурсов, так и в плане клиентов. Термин «внешняя среда» включает в себя экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные постановления, законы, конкурирующие организации, системы ценностей в обществе, технологии и инженерные разработки.

Разделение общей работы на слагаемые между участниками трудового процесса — горизонтальное разделение труда. Работа распределяется на основе профессиональных характеристик.

Классическим примером горизонтального разделения труда в производственной компании является производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно осуществлены для достижения организацией своих целей.

Поскольку работа в организации разделена на участки, кто-то должен координировать работу группы.

Вертикальное разделение труда отделяет работу по координации действий от самих действий. Деятельность по координации работы других людей является сутью менеджмента. Вертикальное разделение труда осуществляется по следующей схеме:

Общее руководство;
Технологический справочник;
Управление экономикой;
Операции;
Управление человеческими ресурсами.

Все организации, независимо от сферы их деятельности, имеют структуру, которая придает им целостность, способность достичь своей миссии (цели).

Структура организации — это совокупность связей и отношений уровней управления и функциональных областей, которые построены таким образом, что цели организации могут быть достигнуты наиболее эффективно. Элементы организации называются департаментами, управлениями, отделами. Структурные подразделения организации — это группы людей, деятельность которых сознательно контролируется и координируется для достижения общей цели.

Для достижения организацией своих целей деятельность всех структурных элементов должна быть скоординирована посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является важнейшим видом деятельности для организации. В течение длительного периода времени управленческая работа превратилась в особую категорию социальной работы.

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все стороны и проявления человеческой жизни — экономическая, научная, культурная, образовательная, оборонная, даже личная жизнь.

Организация — это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое действует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Слова «сознательно координируемый» относятся к управлению, слова «социальный субъект» относятся к тому, что организация состоит из индивидов или групп индивидов, взаимодействующих друг с другом.

Рыночная организация экономики формируется объективно под воздействием многих экономических законов. К ним относятся, прежде всего, такие законы, как закон ограниченности ресурсов экономической деятельности, закон общественного разделения труда и специализации трудовых функций по отраслям экономики, закон обмена результатами труда по рыночным ценам. Действие экономических законов имеет форму причинно-следственных связей, которые в данном случае формируют тип (модель) экономической системы и ее организацию. Рыночная организация экономики никем не создавалась, она возникла объективно, то есть независимо от того, нравится она человеку или нет.

Экономика, деловой цикл, рынок — это в некотором смысле синонимы, имеющие общую причинную основу — ограниченность ресурсов, разделение труда и обмен продуктами труда. Здесь необходима организация или система, обеспечивающая определенный баланс между ограниченными ресурсами для производства товаров и бесконечными потребностями людей в этих товарах. Потребности людей в разнообразных товарах растут и меняются и превышают возможности ресурсов для их производства даже с использованием самых передовых технологий. Примирить эти факты экономического бытия можно только в условиях такой организации (системы хозяйствования), при которой производство было бы действительно заинтересовано в эффективном использовании ограниченных (и потому дорогих) ресурсов, а также в производстве только тех товаров, которые действительно востребованы потребителями, и по ценам, покрывающим издержки производства, затраты ресурсов на эти товары.

Организационная деятельность — создание или совершенствование механизма управления в соответствии с целями и задачами системы. Эта функция выполняется объектами и субъектами, относится к менеджменту управления. Объекты и субъекты определяются их отношением к воздействию управления.

Субъект является источником влияния менеджера.

Объект является приемником и исполнителем управленческих воздействий.

Организацию можно рассматривать и как процесс, и как явление. Термин «организация» происходит от латинского organizo — общий, упорядоченный, приказывающий. Как процесс, организация представляет собой серию действий, которые ведут к формированию и совершенствованию отношений между частями целого. Как явление, организация представляет собой сочетание элементов для реализации программы или цели, действующих на основе определенных правил и процедур.

Таким образом, организация — это процесс:

проектирование организационных процессов;
Схема организационных процедур;
Организационная культура, традиции организационных процессов.

Организация как явление:

Правовые стандарты;
Социальная культура организаций;
Субъекты организационной деятельности, то есть элементы организаций.

Организационная структура и ее основные типы

Что касается структуры организации, то в любой организации она представляет собой упорядоченное множество ее отдельных элементов, которых при разных подходах можно выделить множество, а значит, говорить об одном и том же количестве структур.

Например, основные типы включают :

технологическая структура;
Структура штатного расписания;
Информационная структура;
Структура управления;
и т.д.

Основная структура, к которой «привязаны» все остальные, — это общая структура организации, которая состоит из отдельных компонентов организации.

Основой общей структуры является набор отдельных видов деятельности, направленных на достижение конкретных целей организации.

Эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы и служат основой для процесса департаментизации или формирования соответствующих подразделений, т.е. официально созданных групп людей, отвечающих за определенный набор конкретных функций. Подразделения различаются по статусу, количеству сотрудников, размеру средств, которые они могут использовать в своей деятельности.

Отделы формируются в соответствии с определенными принципами, основанными на ресурсах или услугах организации.

Их применение определяется некоторыми конкретными обстоятельствами, такими как объем и вид деятельности, ее масштаб, сложность, взаимосвязанность и т.д. Давайте рассмотрим применение этих принципов более подробно.

Самым простым и исторически первым здесь является количественный принцип построения организационных структур.

Он особенно применим там, где выполняются самые простые задачи (например, погрузочно-разгрузочные или сельскохозяйственные работы) и в учебных заведениях, и предполагает формирование организационных единиц (цехов, бригад, учебных групп и т.д.) на основе оптимального количества людей, необходимых для выполнения поставленной задачи, и способности управлять ими должным образом.

Еще один довольно простой принцип структурирования — временный. Он используется в тех организациях, где сменная работа (на предприятиях непрерывного производства) или так называемая «посменная работа» полезна по технологическим или экономическим причинам. Например, буровые бригады, экипажи судов и т.д. по окончании срока службы заменяются новыми вдали от постоянного места службы и отправляются на отдых. В то же время в рамках таких «вахт» при необходимости назначаются смены (вахта на корабле). На базовом уровне производственных организаций чаще всего используется технологический принцип структуризации; это означает, что процесс или его относительно самостоятельный законченный элемент является основой для формирования подразделений. Таким образом, создаются магазины, а внутри них — отдельные разделы.

В научных или академических учреждениях может существовать профессиональная структура, в которой люди с одинаковыми или похожими профессиями и с одинаковым видом деятельности сгруппированы «под одной крышей».

Для большинства средних и крупных предприятий или организаций основным принципом разделения отделов является функциональный. Она предполагает группировку подразделений в них в соответствии с функциями, которые отражают основные направления и сферы их деятельности. К таким функциям относятся производство, финансы, продажи, маркетинг и т.д.

Функциональная организационная структура

Такая структура нарушает принцип единоначалия и затрудняет сотрудничество. Он практически не используется.

Дальнейшее структурирование осуществляется в соответствии с одним из вышеперечисленных принципов или несколькими одновременно. Например, распределение отдельных цехов в рамках производства может осуществляться в соответствии с продукцией, которую они производят, а участков в них — в соответствии с используемыми в них технологиями.

Принцип действия структуры предприятий и организаций предполагает, что они могут быть представлены несколькими блоками подразделений, например, производственным, управленческим, социальным.

Производственный блок включает основные подразделения, связанные с производством основной продукции или оказанием услуг; вспомогательные подразделения, обеспечивающие необходимые условия для нормального функционирования основных подразделений (на предприятиях это, например, инструментальный цех); подразделения, обслуживающие основные и вспомогательные процессы (энергетический цех, склад, мастерская); экспериментальные подразделения, где изготавливаются опытные образцы продукции.

Понятно, что в зависимости от характера деятельности организации, роль того или иного подразделения производственной структуры различна — не везде создаются опытные образцы, не везде есть вспомогательное производство и т.д..

Блок управления включает в себя предпроизводственные отделы (научно-исследовательский, проектно-конструкторский и др.); информационные отделы (библиотека, архив); сервисные отделы, занимающиеся маркетинговыми исследованиями, сбытом и гарантийным обслуживанием; административные отделы (управление, бухгалтерия, плановая служба, юридический отдел); консультационные отделы (комитеты и комиссии, работающие над совершенствованием организации и технологии производства и управления).

Наконец, третий блок функциональной структуры организации состоит из подразделений социальной сферы — база отдыха, клуб, детские учреждения, базы отдыха.

При определенных условиях функциональная структура организации обеспечивает достаточно серьезные конкурентные преимущества, которые достигаются, во-первых, за счет ее четкости, последовательности, надежности связи, отсутствия ее дублирования;что позволяет доводить до исполнителей и реализовывать управленческие решения без задержек. Во-вторых, глубокая специализация определенных видов деятельности, что повышает ее качество. В-третьих, функциональная структура создает условия для быстрой концентрации человеческих и материальных ресурсов в нужном месте и в нужное время.

Однако отсутствие горизонтальных связей делает функциональную структуру, основанную на глубокой специализации внутренних процессов, негибкой. Она быстро становится косной, создает ведомственность, бюрократию, тормозит процесс внедрения достижений научно-технической революции, что в конечном итоге приводит к замедлению технического, экономического и социального развития организации по сравнению с имеющимися возможностями.

Такая структура не могла лучше соответствовать условиям производства в первой половине XX века, которые определялись промышленными гигантами, такими как отечественный Магнитогорский металлургический комбинат.

В то время обеспечить конкурентоспособность и дешевизну продукции можно было в основном за счет массового производства таких предприятий, которые на практике демонстрировали свои преимущества по сравнению с малыми предприятиями.

Однако в условиях современного этапа НТР ситуация радикально изменилась. С внедрением новых технологий, общей компьютеризацией производственных процессов и т.д. прямая зависимость уровня затрат от объема производства уходит в прошлое. Сегодня даже малые предприятия могут успешно производить не только недорогие товары и услуги, но и обеспечивать необходимое качество и разнообразие, так что крупные и сверхкрупные предприятия утратили свое решающее положение в экономике.

Постоянный рост организаций и масштабов их деятельности привел к тому, что их границы больше не совпадают с границами соответствующих компаний. Сегодня крупная организация включает в себя большое количество предприятий, ставших ее подразделениями, обладающих значительной производственной и экономической самостоятельностью, а иногда разбросанных не только по стране, но и по всему миру. Структура крупной организации, перешагнувшей границы отдельных предприятий, уже не может быть построена по принципу деятельности, хотя для них он еще действует. Здесь на первый план выходят другие принципы: территориальный, рыночный, продуктовый, инновационный, программно-ориентированный.

Согласно территориальному принципу организационной структуры, каждое из отдельных предприятий специализируется на производстве полного спектра продукции и услуг для нужд региона. В качестве примера территориальной ведомственности можно взять районную сеть почтовых отделений, комбинатов бытового обслуживания и так далее. Такое структурирование полезно, когда необходимо сэкономить затраты за счет локализации деловых операций, лучше учесть местные условия, обеспечить личные контакты. Такие структуры находятся близко к рынкам и лучше управляются.

Организация как задача менеджмента

Чтобы организация работала эффективно, каждый ее член должен точно знать свою роль. В любой коллективной деятельности разные люди работают вместе для достижения общих целей. Если эти люди не будут должным образом организованы, их действия не будут эффективными.

Организация производства относится к распределению власти по различным уровням управленческой иерархии. В процессе работы возникает необходимость принимать решения, поэтому в организациях право решать некоторые вопросы предоставляется определенным должностным лицам. Это значительно упрощает работу, так как каждый сотрудник знает, кто должен принимать решение по тому или иному вопросу.

Организация — очень важная функция менеджмента, поскольку она превращает компанию или фирму в единый организм, который может действовать слаженно в любых ситуациях. Прочность связей между отделами и отдельными людьми и слаженность механизмов, которые их соединяют, определяют, будет ли организация успешной или нет. Организация включает в себя как минимум две задачи, которые описаны ниже.

Делегирование полномочий (право принимать решения и использовать ресурсы) конкретным сотрудникам.

Нередко приходится оказываться в ситуации, когда начальник берет всю ответственность на себя. В этом случае подчиненные вынуждены обращаться к нему по любому вопросу. Такую концентрацию власти, конечно, может позволить себе только уверенный в себе человек, который считает себя (и на самом деле является) высококомпетентным. Однако такая организация работы не всегда является оптимальной. Конечно, это дает руководителю возможность удовлетворить свои амбиции, в то время как его подчиненные в такой ситуации могут переложить всю ответственность на себя. Тем не менее, логичнее было бы распределить полномочия поровну: Руководитель должен делегировать часть своих задач подчиненным, то есть дать им право самим решать некоторые проблемы. Психологи утверждают, что в оптимальном случае у руководителя должно быть не более семи подчиненных. Если количество подчиненных не превышает этого числа, руководитель может хорошо узнать их и учесть их особенности при распределении задач. Если количество сотрудников превышает это число, контакты становятся поверхностными, что сказывается на качестве работы. Следовательно, иерархическая структура систем управления является неизбежностью, обусловленной психологическими особенностями людей.

По этой причине необходимо обеспечить следующие условия:

Руководитель должен иметь возможность контролировать работу всех своих подчиненных, другими словами, в его подчинении должно быть такое количество сотрудников, чтобы можно было осуществлять контроль;
Руководитель должен нести ответственность за действия своих подчиненных.

Адаптация организационной структуры к задачам, которые должна выполнять организация.

Для этого необходимо обеспечить следующие условия:

у каждого сотрудника должен быть только один руководитель, иначе он может получать противоречивые указания, что очень затрудняет работу и может привести к внутренним конфликтам (принцип прямого подчинения);
все подразделения должны действовать в интересах компании, т.е. способствовать достижению целей компании;
Организация или руководящий орган должны быть созданы для выполнения конкретной функции — придумывание функции «для человека» неприемлемо;
Сочетание свободы и ответственности должно быть оптимальным; необходимо также, чтобы количество распоряжений уравновешивало количество решений, которые сотрудник принимает самостоятельно (принцип эластичности организационной структуры). В то же время, степень ответственности должна соответствовать степени полномочий: Недопустимо возлагать ответственность за действия на сотрудника, когда у него практически нет свободы действий, и, наоборот, нельзя освобождать сотрудника от ответственности, если ему были делегированы значительные полномочия.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: