Направления информационных технологий в менеджменте - Определение и классификация информационных технологий

Оглавление:

Сам термин «информационные технологии» основан на термине «технология», который является достаточно устойчивым и появился в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства. Один из современных энциклопедических словарей дает следующее определение этого термина: технология (от греч. téchne — искусство, мастерство, умение и …логия), совокупность приемов и способов получения, обработки или переработки сырья, материалов, полуфабрикатов или предметов, осуществляемых в различных отраслях промышленности, строительстве и т.д.; научная дисциплина, разрабатывающая и совершенствующая такие приемы и методы. Т. (или технологическими процессами) называют также сами операции по добыче, обработке, переработке, транспортировке, хранению, складированию, которые являются основной частью производственного процесса.

В структуру современной Т. входит и технический контроль производства. Информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает появление информационных технологий. В этом смысле мы можем сформулировать следующее определение информационной технологии: Информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, позволяющую осуществлять сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надежности и эффективности.

Информационные технологии характеризуются следующими основными признаками: — предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные; — целью процесса является поиск информации; — средствами процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратно-вычислительные комплексы; — обработка данных разделяется на операции в соответствии с предметной областью; — выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решения; — критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, безопасность, полнота.

Из всех видов технологий информационные технологии в области управления предъявляют самые высокие требования к «человеческому фактору», принципиально влияя на квалификацию работников, содержание их труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. С другой стороны, информационные технологии являются наиболее важным компонентом в процессе использования информационных ресурсов. На сегодняшний день она прошла несколько этапов эволюции, обусловленных, в основном, развитием научно-технического прогресса.

В результате название изменилось с добавлением одного из синонимов: новый, компьютерный или современный. Под информационными технологиями в менеджменте понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации с использованием современного программного обеспечения, компьютерного оборудования и средств связи, а также способ предоставления этой информации пользователям. Классификация информационных технологий с точки зрения метода и внедрения в информационную систему делятся на традиционные и новые.

Традиционные информационные технологии управления (далее ИТМ) существовали в условиях централизованной обработки данных и, до массового использования персональных компьютеров, были направлены в первую очередь на снижение трудоемкости процессов формирования регулярных отчетов. Новые информационные технологии связаны с информационной поддержкой процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология — это технология, основанная на использовании компьютеров, активном участии пользователя (непрофессионалов в программировании) в информационном процессе, высоком уровне дружественного интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании реального времени и доступе пользователя к удаленным базам данных и программам через компьютерные сети электронных вычислительных машин (далее — компьютеры).

Определение и классификация информационных технологий

По степени охвата задач управления информационные технологии делятся на следующие группы:

электронная обработка данных;
Автоматизация функций управления;
Поддержка принятия решений;
электронный офис;
Помощь экспертов.

В зависимости от класса реализуемых технологических операций, автоматизированные технологии управления информацией (далее АТИУИ) можно разделить на:

системы с помощью текстового редактора;
Системы с помощью программы электронных таблиц;
Системы управления базами данных;
Системы с графическими объектами;
Мультимедийные системы;
Гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

Пакетная (централизованная обработка);
Разговорчивый;
сетевые (многопользовательские).

В зависимости от того, как структурирована сеть AITU, ее можно разделить на:

местный;
ошеломленный;
распределены.

Автоматизированные информационные технологии делятся на технологии в соответствии с предметными областями, которые они обслуживают:

Бухгалтерский учет;
Банковская деятельность;
Налоговая деятельность;
Страховая деятельность и т.д.

В многоуровневых и распределенных ИТУ одинаково успешно могут решаться как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при разработке и принятии управленческих решений. Неизмеримо возрастает необходимость аналитической работы при переходе к рынку, в условиях формирования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности. Эта задача решается путем совершенствования комплексной обработки информации, когда новые информационные технологии начинают включать в работу базы данных. Стремительное развитие телекоммуникационных услуг и возможность доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов сместило акценты в формулировании критериев эффективности систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной акцент делался на определении стоимости машинной обработки информации, то сегодня это актуально в первую очередь:

быстрое принятие решений;
Степень адекватности аналитических данных реальным процессам;
Способность использовать экономико-математические методы и модели для анализа конкретных финансовых и производственных ситуаций.

Такая проблема привносит исследовательский аспект в практику предпринимательства и менеджмента, требует новых научно обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров. Зарубежные эксперты выделяют пять основных тенденций в развитии технологий управления информацией:

Изменение характеристик информационного продукта, который все больше становится гибридом между результатом расчетов и аналитической работы и конкретной услугой для индивидуального пользователя персонального компьютера;
параллельное взаимодействие логических ИТИ, объединяющих все виды информации (текст, графика, цифры, звуки), с акцентом на одновременное восприятие человеком через органы чувств;
Становится возможным устранение всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, прямое общение автора и читателя, продавца и покупателя, исполнителя и слушателя, ученого между собой, учителя и ученика, специалиста через систему видеоконференций, электронную почту и т.д.);
глобализация информационных технологий через спутниковую связь и Всемирную паутину, которая позволяет людям общаться друг с другом и с общей базой данных в любой точке мира (ведущая тенденция);
Последней чертой современного процесса развития АИТУ считается конвергенция, то есть стирание различий между сферами физического производства и информационного бизнеса, максимальная диверсификация корпоративной деятельности, взаимопроникновение различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

Таким образом, новые информационные технологии относятся к информационной поддержке процесса управления в режиме реального времени.

Элементы и средства использования информационных технологий в менеджменте

Помимо материальной составляющей, на человека сильно влияет информация — разнообразные сведения и знания, которые он получает в течение своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом количество информации, накопленной человечеством, увеличивается, растет и ее роль в жизни человека. В то же время развиваются информационные технологии (далее ИТ) — процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения качественно новой информации о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общаться с окружающей средой, то есть выражать и передавать информацию, привела к возникновению древнейшего языка информационных технологий. Затем последовало изобретение письменности, библиотек, печати, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютера и Интернета. Значение информационных технологий особенно возросло после изобретения компьютера — машины для записи, обработки, хранения и вывода информации. Широкое распространение компьютеров открыло для человека новые способы поиска, получения, сбора, передачи и, самое главное, обработки информации. Первоначально компьютер был создан как средство автоматизации вычислений. Однако постепенно его вычислительные возможности дополнились функциями почти всех прежних средств связи, что сделало его главным инструментом в построении современного информационного общества. Сегодня трудно перечислить все области применения компьютера.

Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. Интернет, глобальная компьютерная сеть, позволяющая любому пользователю обладать информационными возможностями всей сети и передавать информацию всем пользователям одновременно, стал ее высшим проявлением. Это позволило любому владельцу персонального компьютера подключиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создав общий информационный банк для всех пользователей этой сети.

Теоретические основы информационных технологий были обобщены в новый раздел научного знания — информатику, науку об общих свойствах и законах информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах человеческой деятельности.

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, бизнес, экономическая жизнь, научные исследования, образование, медицина и частная жизнь. Управление человеческими ресурсами и деятельность кадровых служб предприятий и организаций не являются исключением. Информационная система (далее ИС) создается для автоматизации кадровых служб в организации. Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems). В своем наиболее полном — интегрированном варианте — эти системы включают все уровни управления предприятием — оперативный, тактический и стратегический; а по функциональности — кадровое делопроизводство, расчет заработной платы и систему управления трудом, включающую модули для найма и отбора, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управление, рассмотрим, какие программные инструменты есть в арсенале современного менеджера по персоналу. Все эти программные продукты можно разделить на четыре группы: Справочные системы, программы, автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия и специализированные интегрированные системы.

Информационно-справочные системы.

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами для управления персоналом, но они активно используются в работе HR-менеджера. Прежде всего, это справочно-правовые системы. Сегодня в нашей стране существует ряд справочно-правовых систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваш закон», «Правовед», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две компании создали самую разветвленную сеть своих информационных центров в разных регионах России. Помимо информации о законодательстве, обе системы создали обширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации.

Это программные продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы расчета заработной платы, начисления заработной платы, подбора персонала, аттестации, тестирования, администрирования компенсационного пакета, обучения, развития и мотивации персонала. Сложность этих программ может варьироваться в широких пределах — от примитивных до продвинутых. Но общим для них является принцип их создания — разработчики этих программ не ставили перед собой задачу создать сложный продукт. Это не сложные системы в стадии разработки, а полностью готовый продукт. Как правило, системные решения, на которых основаны эти разработки, не позволяют развить их до комплексных HRM-систем. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения задач учета и отчетности в конфигурации «Зарядка-Кадры».

Специализированные интегрированные.

Эти системы отвечают самым высоким требованиям к функциональности. Существуют различные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы. Распространенным вариантом является рассмотрение списка функций, используемых панелью управления. В его состав входят:

Организационный менеджмент,
Кадровые документы,
Управление кадровой документацией,
Сроки,
Расчет заработной платы,
регламентированная отчетность,
Компенсационный пакет,
Планирование работы персонала,
Планирование расчетов,
Управление компетенциями,
Оценка персонала,
Мотивационный менеджмент,
Управление обучением,
электронное обучение,
Набор персонала,
Управление кадровым резервом — Портал,
Информационное самообслуживание,
Штатный аналитик.

Как видно из этого списка, современные системы HRM (автоматизированные интегрированные системы управления персоналом) охватывают все возможные сферы деятельности кадровых служб. Главной отличительной особенностью этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать все многообразие информации, накопленной в системе, в работе каждого модуля и строить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все продукты, представленные на рынке, обладают вышеуказанной функциональностью, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зародыше, но все разработчики HRM-систем заявляют, что планируют создать полнофункциональный продукт. Это заставляет пользователей программ надеяться, что когда возникнет необходимость в новых функциональных модулях, такие модули будут предложены разработчиками. Поэтому специализированные комплексные системы HRM можно охарактеризовать как стратегический инструмент для развития HRM-услуг, рассчитанных на эксплуатацию в течение многих лет.

Модули как неотъемлемая часть комплексного продукта.

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP, создание единого хранилища данных или близкого к нему) являются, пожалуй, самыми развитыми и сложными среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функциональности HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того, специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP реализовали наибольшую функциональность на сегодняшний день. Однако интеграция этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Неоспоримым преимуществом данного решения является полная информационная поддержка других подсистем: Финансы, торговля и промышленность. Но относительно высокая автономность кадровой информации и HR-процессов значительно снижает ценность этого преимущества. Остаются присущие этим системам недостатки: длительный период внедрения системы, который может занять несколько лет, а программу необходимо использовать уже сегодня; высокая стоимость владения системой, затраты на приобретение программного обеспечения (далее ПО), внедрение, эксплуатацию и техническую поддержку), зависимость человеческих ресурсов от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому существуют варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется самостоятельно разработанная система, например, решение «Компас».

Как мы видели, задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разных классов и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация, важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям, предъявляемым к системам такого типа: система основана на методологии управления персоналом, которая знакома HR-менеджерам компании, используется или должна использоваться в компании и направлена на достижение стратегических целей топ-менеджмента компании, возможность доступа к данным для нескольких пользователей, объединенных в локальную сеть компании, а зачастую — и для пользователей, разработан удобный графический интерфейс для конечного пользователя, режимы обработки информации приближены к режиму реального времени, высокая степень защиты от несанкционированного доступа, основой информационной системы является промышленная база данных с поддержкой доступа на основе стандарта SQL, обычно Oracle или MS SQL Server.

Критерии оценки эффективности создания информационной системы предприятия

Проведение работ по созданию информационной системы управления позволяет построить адекватную целям предприятия информационную систему, сделать ее неотъемлемой частью системы управления предприятием, помогает снизить затраты на автоматизацию предприятия и минимизировать риски проекта. В ходе этой деятельности решаются проблемы, связанные с совершенствованием системы управления предприятием с использованием ИТ. Как правило, они включают в себя комплексное исследование компании, оптимизацию бизнес-процессов, разработку проекта автоматизации управления, работы непосредственно по внедрению ИТ-решения, консультационные услуги по эксплуатации системы и подготовку пользователей к самостоятельной работе с системой. «Если говорить о количестве проектов, связанных с управлением IT-консалтингом — в среднем по России их число — около 30-35 крупных проектов в год, — говорит ИТ-директор сети «Санта Хаус» Николай Крачун, — массового потока клиентов от консультантов, скорее всего, нет, в основном клиенты приходят «по рекомендации» партнеров.

В то же время довольно часто встречаются небольшие проекты, которые уже стали «стандартными», например, внедрение справочной службы. Давайте выясним, откуда берутся проекты управленческого ИТ-консалтинга. Во-первых, как «приказ сверху», от высшего руководства, в результате аудита или как элемент общего управленческого консультирования. Во-вторых, это может быть результатом отраслевых тенденций, например, в банковском деле или телекоммуникациях. В-третьих, крупные ИТ-компании часто предлагают услугу консалтинга по управлению ИТ в качестве дополнительной (бонусной) услуги. Кроме того, многие после прохождения обучения по ITSM становятся клиентами консалтинговых компаний по управлению ИТ.

«Правильный» покупатель такой услуги сначала проводит массовое обучение своих сотрудников, затем самостоятельно или с помощью внешнего ИТ-аудита изучает текущую ситуацию в компании, а затем по сути заказывает разработку рекомендаций по улучшению управления ИТ. Сегодня рынок ИТ-консалтинга растет, и это отражение фундаментальных законов. Техническая инфраструктура насыщена, и существует необходимость оценки рентабельности инвестиций в ИТ. Это приводит к росту спроса на услуги по созданию инфраструктурных решений и оптимизации инфраструктуры для использования уже созданных программных и аппаратных систем для достижения новых бизнес-целей.

Кроме того, спрос на ИТ-аутсорсинг быстро растет, что связано с экономической привлекательностью, которая наконец-то дошла до российских заказчиков. Сегодня фактически формируется рынок услуг, и диапазон требований клиентов растет. Рынок услуг ИТ-консалтинга возник, когда появились критически важные приложения и стало невозможно просто отмахнуться от проблем ИТ-инфраструктуры. Приобретения и слияния неизбежно влекут за собой задачи аудита ИТ-инфраструктуры и необходимость интеграции инфраструктуры новых компаний с бизнесом материнской компании. В этом случае требуются услуги ИТ-консалтинга. Запад использует аутсорсинг для сокращения расходов. В России компании только учатся доверять внешним партнерам, а не собственным службам АСУ (автоматизированной системы управления).

Растет понимание того, что для успеха бизнеса важно и необходимо инвестировать в совершенствование систем управления, а значит, и в ИТ. Получается, что при ведении любой хозяйственной деятельности, особенно в больших масштабах и распределенной во времени (какой является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего, необходимо оценить ее социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных. экономических результатов. Можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, наиболее важными из которых являются следующие.

Обширный. Приступая к разработке информационной системы, необходимо учитывать все возможные последствия, в том числе и негативные. В частности, переход на новую информационную технологию может встретить яростное сопротивление со стороны руководителей и низших уровней управления по чисто психологическим причинам (неприятие перемен) или объективным социальным причинам (страх увольнения за некомпетентность). Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него.

Учет ограниченных ресурсов. Количество ресурсов, доступных компании в любой момент времени, объективно ограничено. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса полезно только в том случае, если оно дает положительный эффект. Менеджеры компаний часто допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к многочисленным и порой непоправимым ошибкам в оптимально спроектированной информационной системе.

Сопоставимость вариантов решения. Оцениваемые альтернативы информационных решений и методы их оценки должны быть сопоставимы по ряду характеристик: Целесообразность, т.е. возможность обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимом объеме; полнота учета всех затрат и результатов, отсутствие двойного счета (иногда делаются попытки суммировать общий эффект с частичными результатами); степень надежности используемых показателей и критериев оценки.

Динамика. Следует учитывать различные аспекты фактора времени.

Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и полученной информации, возможность ее случайного или преднамеренного искажения и другие подобные факторы.

Фазирование. Любой информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что самые надежные оценки относятся к первым этапам работы, а самые ненадежные — к последним, очень критичным по времени этапам. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что в свою очередь может негативно повлиять на его практическую реализацию или даже привести к провалу всего проекта. Начинать следует не с проектирования системы, а с определения ваших потребностей и возможностей. Затем, учитывая эти факторы, создают наиболее подходящую с точки зрения социально-экономической эффективности информационную систему. Информационное обслуживание является вторичным видом деятельности для подавляющего большинства компаний, поэтому заранее рассчитать ожидаемый эффект довольно сложно даже на этапе выбора системы. Гораздо проще сделать качественную оценку, работая в терминах «работает — не работает». Основными критериями оценки эффективности являются деньги (стоимость автоматизации) и время (период, за который достигаются определенные результаты). Результатом должна стать максимальная отдача от автоматизации на единицу затраченных средств в течение определенного периода времени. В настоящее время существует множество программ по управлению человеческими ресурсами, как зарубежных, так и отечественных. Вот некоторые из них:

1С: Зарплата и управление персоналом
1С:Предприятие 8. оценка персонала
Oracle / Управление персоналом
AiT / Управление персоналом
кадры BOSS
Сотрудники ИНЭК
Human Resources Plus 2010
инструменты оценки
Система управления персоналом

Использование программного обеспечения для управления человеческими ресурсами и организациями все больше развивается и внедряется в управление бизнесом. Как правило, используются программные пакеты, уже разработанные поставщиками программного обеспечения, но есть и отдельные организации, которые самостоятельно разрабатывают и внедряют программное обеспечение такого уровня управления.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: