Моделирование и оптимизация бизнес-процесса - Характер и важность моделирования бизнес-процессов

Оглавление:

Моделирование бизнес-процессов может быть использовано для анализа не только того, как компания работает в целом, как она взаимодействует с внешними организациями, клиентами и поставщиками, но и того, как организована деятельность на каждом отдельном рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов — это описание бизнес-процессов, которое позволяет руководителям узнать, как работают сотрудники, и узнать, как работают их коллеги и каков конечный результат всей их деятельности.

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный способ поиска путей совершенствования бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент, позволяющий предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации компании.

Моделирование бизнес-процессов — это метод оценки текущей деятельности компании с точки зрения операционных требований, управления, эффективности, конечных результатов и удовлетворенности клиентов.

Моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку стоимости каждого процесса в отдельности и всех бизнес-процессов в компании вместе взятых.

Моделирование бизнес-процессов — это всегда верный способ выявить текущие проблемы в организации и предвидеть их возникновение в будущем.

Современным предприятиям необходимо постоянно совершенствовать свою деятельность. Это требует разработки новых технологий и бизнес-практик, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно же, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Какие способы повышения эффективности работы компании выбирает современный менеджер? Прежде всего, необходимо понимать, что ни один руководитель не хочет терять самостоятельность в поиске и принятии решений в вопросах повышения эффективности работы предприятия. Потерять независимость в вопросах управления — значит потерять компетентность. Поэтому для современного менеджмента важнее и естественнее не иметь гениев среди сотрудников и не покупать передовые и апробированные технологии и методы улучшения бизнес-процессов, а иметь необходимую и достаточную информацию о работе компании и предпочтениях клиентов. Необходимая и достаточная информация — это информация, позволяющая узнать не только как работает компания в целом, как она взаимодействует с внешними поставщиками и клиентами, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Современная компания — это, так сказать, корабль, который может плавать только в том случае, если все его части собраны в определенном порядке и каждая из них выполняет только ту функцию, которая важна для других частей и для корабля в целом. Только при таком условии корабль может оставаться на плаву и быть управляемым. Модель создается потому, что существует потребность в подобной информации.

Модель позволяет провести всесторонний анализ, посмотреть со всех сторон, чтобы увидеть то, что, возможно, не видят все в компании, в том числе и руководство.

Идея моделирования бизнес-процессов — это сигнал о том, что современному менеджеру и всем сотрудникам компании необходимо четкое представление обо всех видах деятельности и, самое главное, о конечном результате.

Если у нас есть модель компании со всеми ее бизнес-процессами, ориентированная на конкретную цель, мы открываем возможность ее усовершенствования. Анализ компании как модели — это удобный способ ответить на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения определенной цели.

Характер и важность моделирования бизнес-процессов

Нельзя экспериментировать с компанией, если ее ресурсы ограничены, чего нельзя сказать о модели. В этом отношении это дает возможность избежать ненужных рисков. Моделирование бизнес-процессов с максимальным приближением к реальности позволяет выбрать и протестировать варианты усовершенствования без необходимости проведения реальных экспериментов в компании. Существует множество примеров проектов по внедрению сборных или специализированных информационных систем, направленных на оптимизацию бизнес-деятельности, обреченных на провал. Зачем рисковать, если можно заранее протестировать многие проекты — на модели?

Моделирование бизнес-процессов компании открывает дальнейшие, не менее важные возможности. Как упоминалось ранее, модель позволяет проводить оценку на ранней стадии с разных точек зрения. Основными требованиями бизнеса являются функционирование, управление, эффективность, конечная производительность и удовлетворенность клиентов. Такой анализ бизнес-процессов компании называется аудитом бизнес-процессов. В промышленной компании это можно сделать с периодичностью производственного цикла. Общая цель аудита бизнес-процессов — получение оперативной информации о текущей деятельности всех бизнес-процессов организации. Аудит бизнес-процессов проводится после создания и описания модели предприятия.

Каждый процесс на предприятии связан с материальными и трудовыми затратами сотрудников. Инструменты моделирования предоставляют дополнительную опцию — проведение анализа затрат на бизнес-процессы. Анализ стоимости — это учетная процедура, используемая для сбора затрат, связанных с деятельностью, с целью определения общей стоимости бизнес-процесса. С помощью стоимостного анализа модели процесса можно решать такие задачи как:

Определение фактических затрат на производство продукта;
Определить фактические затраты на поддержку заказчика;
Определите работы, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь);
Предоставить руководителям компании финансовый эталон, т.е. оценку влияния предлагаемых изменений в бизнес-процессах с финансовой точки зрения.

Иногда бывает трудно определить источник внутренних противоречий, некоторых несоответствий в функциях или оптимальную последовательность действий в бизнес-процессах компании. В связи с этим созданная модель позволит не только выявить проблему, но и наглядно показать причины возникновения проблем. Следует также подчеркнуть, что модель бизнес-процесса предприятия — это система со своей структурой, ее элементами, которая отделена от внешней среды или вышестоящей системы. Такая информация позволяет провести базовый анализ, то есть выявить противоречия с вышестоящей системой (в случае предприятия это может быть сектор национальной экономики или территориальный округ и т.д.). Такой анализ позволяет прогнозировать перспективы деятельности компании, в том числе вероятность кризиса в компании.

Сегодня рынок компьютерных технологий предлагает несколько специальных программ, которые позволяют измерить предприятие и создать модель. Выбор методологии и инструментов, используемых для моделирования бизнес-процессов, не имеет принципиального значения. Существуют стандартные, проверенные методологии и инструменты, которые могут быть использованы для измерения бизнеса и построения его модели. Их главным преимуществом является простота и доступность для освоения.

Наиболее известной и широко используемой методологией является метод структурного анализа и проектирования (SADT). На основе этой методологии был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0. IDEF0 был принят в качестве стандарта несколькими международными организациями, такими как НАТО и МВФ. BPwin — это инструментарий, полностью поддерживающий стандарт IDEF0.

В заключение хотелось бы подчеркнуть, что главным преимуществом идеи анализа бизнес-процессов компании путем создания модели является ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов — это ответ почти на все вопросы, связанные с улучшением показателей бизнеса и повышением конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство компании, внедрившей эту методологию, будет располагать информацией, которая позволит самостоятельно совершенствовать компанию и прогнозировать ее будущее.

Некоторые подходы к определению

Существуют различные подходы к определению «моделирования бизнес-процессов»:

Моделирование бизнес-процессов — это описание бизнес-процессов, которое позволяет руководителям узнать, как работают сотрудники, а сотрудникам — как работают их коллеги и на что направлен конечный результат всей их деятельности;
Моделирование бизнес-процессов — это эффективный способ поиска путей совершенствования бизнес-операций;
Моделирование бизнес-процессов — это средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации компании;
Моделирование бизнес-процессов — это метод оценки текущей деятельности компании с точки зрения операционных требований, управления, эффективности, конечных результатов и удовлетворенности клиентов;
Моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку стоимости каждого процесса в отдельности и всех бизнес-процессов в компании в целом;
Моделирование бизнес-процессов — это всегда верный способ выявить текущие проблемы в организации и предвидеть их возникновение в будущем.

Бизнес-процесс — это логичный, последовательный, взаимосвязанный ряд действий, которые потребляют ресурсы производителя, создают ценность и приносят результаты потребителю. Основными причинами, мотивирующими организацию к оптимизации бизнес-процессов, являются необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования потребителей и государства, реализация программ управления качеством, слияния компаний, внутриорганизационные противоречия и др.

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент поиска путей оптимизации деятельности компании, инструмент прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на разных этапах реорганизации компании. Этот метод позволяет дать оценку затрат по каждому отдельному процессу и по всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:

Изменение организационной структуры;
Рационализация функций подразделений и персонала;
Перераспределение прав и обязанностей руководителей;
Изменения во внутренних нормативных документах и технологии эксплуатации;
новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т.д.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в четкой графической форме, что облегчает аналитическую обработку полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их реализации и последовательность документооборота.

Моделирование бизнес-процессов в организациях включает в себя два этапа: структурное и детальное моделирование.

Структурное моделирование бизнес-процессов организации может быть выполнено в нотации IDEF0 с использованием инструментов BPwin или в языке UML с использованием инструментов Rational Rose. Детальное моделирование осуществляется на языке UML.

На этапе структурного моделирования модель должна отражать:

существующая организационная структура;
Документы и другие объекты, используемые при выполнении смоделированных бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описанием их основного значения;
Структура бизнес-процессов, отражающая их иерархию от более общих групп до частных бизнес-процессов;
Схемы взаимодействия конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.д.) между субъектами.

Подготовленная модель должна быть согласована архитекторами и старшими программистами для обеспечения четкой структуры бизнес-процессов.

Детальное моделирование бизнес-процессов осуществляется в той же модели и должно отражать требуемый уровень детализации и давать четкое представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать в себя:

набор прецедентов, отражающих возможные отклонения в выполнении бизнес-процессов «как есть»;
Диаграммы действий, детализирующие порядок выполнения бизнес-процессов;
Взаимодействующие диаграммы, зеркально отражающие диаграммы документооборота.

Модели должны быть согласованы с ведущими экспертами организации, обладающими необходимыми знаниями.

Если после построения модели соглашение не было достигнуто — необходимо внести необходимые уточнения и корректировки в модель. Процесс итерации (сопоставления, корректировки и уточнения) следует повторять до тех пор, пока не будет полностью подтверждено, что модель понятна и четко представляет детали бизнес-процессов.

Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составили методология структурного анализа и проектирования (SADT), семейство стандартов IDEF (Icam DEFinition, где Icam обозначает интегрированное автоматизированное производство) и алгоритмические языки. Основные виды методологии моделирования и анализа бизнес-процессов:

Моделирование бизнес-процессов. Наиболее широко используемой методологией описания бизнес-процессов является стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса предприятия в функциональном плане;
Описание рабочих процессов (Моделирование рабочих потоков). Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам создания блок-схем;
Моделирование потока данных (DFD) Описание. Нотация Data Flow Diagramming (DFD) позволяет представить последовательность действий, которые выполняются в процессе, и информационные потоки, которые циркулируют между этими действиями;
другие методы.

История развития методов моделирования бизнес-процессов

Методология SADT (Structured Analysis and Design Technique) и алгоритмические языки, используемые при разработке программного обеспечения, составляют основу многих современных методов моделирования бизнес-процессов.

В настоящее время для описания, моделирования и анализа бизнес-процессов используются различные типы методов. К наиболее распространенным типам относятся следующие методы:

Моделирование бизнес-процессов;
Моделирование рабочего потока);
Моделирование потока данных).

Методологии моделирования бизнес-процессов. Наиболее широко используемой методологией описания бизнес-процессов является американский стандарт IDEF0. С момента разработки стандарт не претерпел существенных изменений. В настоящее время разработка методологии IDEF0 связана с усовершенствованием вспомогательных инструментов — программных продуктов для моделирования бизнес-процессов (например, BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EM Tool и т.д.). Методология IDEF0 предоставляет аналитику широкие возможности для описания бизнеса организации на высшем уровне, сосредоточившись на управлении процессами. Нотация позволяет отобразить в модели процесса различные типы обратных связей — информацию, управление, движение материальных ресурсов.

С помощью методологии семейства IDEF можно эффективно представлять и анализировать модели деятельности самых разнообразных сложных систем в различных областях. При этом широта и глубина изучения процессов в системе определяется самим разработчиком, а это значит, что созданная модель не перегружена избыточными данными. В настоящее время семья IDEF может включать в себя следующие стандарты:

IDEF0 является методологией функционального моделирования. Используя графический язык IDEF0, исследуемая система представляется разработчикам и аналитикам в виде набора взаимосвязанных функций. Как правило, моделирование IDEF0 является первым этапом исследования любой системы;
IDEF1 — это методология моделирования информационных потоков в системе, позволяющая представлять и анализировать их структуру и взаимосвязи;
IDEF1X (IDEF1 Extended) — методология построения реляционных структур. IDEF1X принадлежит к типу методов связи сущностей (ER) и обычно используется для моделирования реляционных баз данных;
IDEF2 — методология динамического моделирования развития системы. В связи с очень серьезными трудностями при анализе динамических систем, от этого стандарта практически отказались, и его разработка была остановлена на начальном этапе;
IDEF3 — это методология документирования процессов, протекающих в системе, которая используется, например, при изучении технологических процессов на предприятиях. IDEF3 используется для описания сценария и последовательности операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямое отношение к методологии IDEF0 — каждая функция может быть представлена как отдельный процесс с IDEF3;
IDEF4 — Методика построения объектно-ориентированных систем. Инструменты IDEF4 позволяют визуализировать структуру объектов и принципы их взаимодействия, позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
IDEF5 — это методология изучения сложных систем.

Система ARIS представляет собой комплекс инструментов для анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методологической основой является совокупность различных методов моделирования, отражающих различные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может быть разработана с использованием нескольких методов, которые позволяют использовать специалистов ARIS, обладающих разными теоретическими знаниями, и адаптировать ее для работы с системами, имеющими свою специфику.

ARIS поддерживает четыре типа моделей, которые отражают различные аспекты исследуемой системы:

Организационные модели, представляющие системную структуру — иерархию организационных единиц, должностей и конкретных личностей, взаимоотношения между ними, а также территориальную принадлежность структурных подразделений;
Функциональные модели, содержащие иерархию целей для административного аппарата, с набором функциональных деревьев, необходимых для достижения целей;
Информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всех функциональных групп системы;
Модели управления, представляющие комплексный взгляд на внедрение бизнес-процессов в рамках системы.

Для создания таких моделей ARIS использует как проприетарные методы моделирования, так и различные известные методы и языки моделирования — ERM, UML, OMT и др.

В процессе моделирования каждый аспект компании сначала рассматривается отдельно, а после детальной проработки всех аспектов создается интегрированная модель, отражающая все взаимосвязи между различными аспектами.

Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются различные объекты — «функция», «событие», «структурное разделение», «документ» и др. Между объектами устанавливаются разнообразные взаимосвязи. Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, позволяющих ввести дополнительную информацию о конкретном объекте. Базовая бизнес-модель ARIS — eEPC (расширенная событийно-ориентированная модель цепочки процессов). По сути, он расширяет возможности IDEF0, IDEF3 и DFD, со всеми их преимуществами и недостатками. Использование большого количества различных объектов, связанных между собой различными типами отношений, может значительно увеличить размер модели и затруднить ее чтение.

Подводя итог краткому описанию существующих методологий, следует отметить, что бизнес-процессы компании могут быть представлены с использованием стандартных блок-схем, которые фактически основаны на идеологии нотации IDEF3, но содержат некоторые дополнительные специальные графические объекты. Использование этих объектов позволяет сделать блок-схемы процессов более понятными и понятными исполнителям.

Таким образом, компания, решившая оптимизировать бизнес-процессы, может выбрать метод из нескольких стандартных методов, использовать простые блок-схемы или, наконец, разработать собственную форму описания. Выбор методов должен основываться на понимании их возможностей и недостатков, а также целей использования создаваемых моделей бизнес-процессов.

Рассмотрим методы DFD для описания потока данных. Цель этого представления — показать, как каждый процесс преобразует свои входы в выходные данные. Она может отражать не только информацию, но и материальные потоки.

Основными составляющими диаграмм потока данных являются:

внешние организации (материальный объект или физическое лицо, являющееся источником или получателем информации, например, клиенты, персонал, поставщики, клиенты, склады);
Системы и подсистемы (например, подсистема для работы с людьми);
Процессы (преобразование входных потоков данных в выходные по определенному алгоритму; физически это может быть, например, секция организации (отдела), которая обрабатывает входные документы и выходные отчеты, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.);
Устройства хранения данных (устройства хранения абстрактной информации);
Потоки данных.

На каждой диаграмме необходимо разместить от 3 (меньше не полезно) до 7 (больше не замечено) процессов, и диаграммы на этом уровне не должны быть перегружены неважными деталями.

Концепция АРИС

В настоящее время наблюдается тенденция к интеграции различных методов моделирования, которая проявляется в виде создания инструментов интегрированного моделирования. Одним из таких инструментов является программный продукт ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанный немецкой компанией IDS Scheer.

ARIS поддерживает четыре типа моделей (и множество типов моделей внутри каждого типа), которые отражают различные аспекты исследуемой системы:

Организационные модели, представляющие системную структуру — иерархию организационных единиц, должностей и конкретных личностей, взаимоотношения между ними, а также территориальную принадлежность структурных подразделений;
Функциональные модели, содержащие иерархию целей для административного аппарата, с набором функциональных деревьев, необходимых для достижения целей;
Информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всех функциональных групп системы;
Модели управления, представляющие комплексный взгляд на внедрение бизнес-процессов в рамках системы.

Для построения перечисленных типов моделей используются собственные методы моделирования ARIS, а также различные известные методы и языки моделирования, в частности UML. Процесс моделирования может начаться с любого из типов моделей.

Базовой бизнес-моделью ARIS является eEPC (расширенная событийно-ориентированная модель цепочки процессов). Нотация ARIS eEPC является расширением нотации IDEF3. Бизнес-процесс в нотации eEPC — это поток последовательно выполняемых действий (процедур, функций), упорядоченный в порядке их выполнения. Фактическая продолжительность процедур в eEPC не представлена визуально. Для получения информации о фактической продолжительности процессов необходимо использовать другие средства описания, например, MS Project.

Моделями в ARIS являются диаграммы, элементами которых являются различные объекты — «функции», «события», «структурные области», «документы» и др. Между объектами определенного типа могут быть заданы отношения определенного типа («выполняет», «принимает решение», «информируется о результатах» и т.д.). Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют вводить дополнительную информацию об определенном объекте.

Наиболее важные объекты нотации eEPC.

Функция. Используется для описания функций (операций, видов деятельности), выполняемых хозяйственными единицами/сотрудниками. Каждая функция должна быть инициирована событием и завершена событием; каждая функция не должна содержать более одной стрелки, «начинающей» выполнение функции, и оставлять более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Событие. Используется для описания реальных событий, влияющих на выполнение функций.

Организационное подразделение. Например, отдел или подразделение.

Документ. Относится к реальным носителям информации, таким как бумажные документы.

Прикладная система.

Информационный кластер. Характеризует набор сущностей и отношений между ними.

Взаимоотношения между объектами. Тип отношений между объектами, например, активация выполнения функции по событию.

Логический оператор. Для описания ветви можно использовать операторы «AND», «OR» или исключительно «OR».

Если при создании модели в eEPC будет указана только последовательность операций, не заботясь о том, чтобы включить в нее контрольные документы и информацию, то полученные модели будут иметь мало пользы для анализа и дальнейшего использования.

ARIS использует объектную базу данных для хранения моделей, и для каждого проекта создается новая база данных. Предусмотрены различные функции управления базами данных, такие как контроль доступа. База данных является иерархическим хранилищем моделей.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: