Информация и информационные технологии в современной экономике и менеджменте

Оглавление:

Коммуникация является одной из двух объединяющих функций управления. Без распространения информации управление вообще невозможно.

Информация — это данные, которые несут в себе новизну и полезность. Это основное требование к конкурентоспособности организации. Менеджера интересует информация о людях и компаниях, передовых технологиях, экономическом и финансовом положении. Понятие «информация» имеет смысл только в том случае, если есть источник (информатор) и получатель. Информация — это данные, которые преобразуются в конкретный контекст и представляются значимыми и полезными для конкретных пользователей.

В современных условиях информация стала основным интеллектуальным ресурсом, целенаправленная обработка которого, называемая информационными технологиями, может кардинально повысить обоснованность и эффективность применяемых на предприятии, региональном и национальном уровнях методов экономического развития. Экономический специалист (предприниматель, работник банка, работник административных подразделений государственного предприятия) может рассчитывать на перспективы успешной деятельности только в том случае, если он имеет представление о природе, особенностях и возможностях информационных технологий, а также хорошие практические навыки их применения.

При рассмотрении информации используются следующие показатели: Охват, надежность, ценность, богатство, открытость.

Объем информации определяется символами, количеством символов, букв и так далее. Объем воспринимаемой информации о любом объекте характеризуется символическим объемом, количеством текстов, графиков, цифр, временем получения и оценки информации.

Достоверность информации — это мера того, насколько хорошо полученная информация соответствует реальной. Чем меньше соединений связано с передачей информации, тем выше ее надежность. Искажения могут происходить по объективным и субъективным причинам.

Значение информации можно рассматривать с двух точек зрения: Стоимость для получателя с точки зрения будущей рентабельности (полезности) и стоимость с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, остается у источника (продавца) даже тогда, когда она передается.

Информационное богатство — это соотношение полезной информации и справочной информации. Справочная информация необходима для лучшего восприятия полезной информации путем улучшения эмоционального восприятия, настройки внимания и акцентирования ценностей. Если исходная информация отсутствует, то она воспринимается как «сухая». Когда фоновая информация изобилует, говорят, что она содержит много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ознакомления с различными группами людей. Конфиденциальная информация раскрывается только ограниченному кругу сотрудников компании. Конфиденциальная информация может быть раскрыта достаточно большому кругу сотрудников этой компании, но при условии, что она будет храниться в тайне от сотрудников других компаний.

Внедрение станков и технологий обработки информации привело к росту производительности, сравнимому со стандартизацией и сборочными линиями в производстве в начале промышленной революции. Эффективность бизнеса определяется правильностью принимаемых им управленческих решений. Отсутствие или недостаточность необходимой информации является основной причиной ошибок менеджеров.

Если источником сообщения является налогооблагаемая организация, то оно называется управленческой информацией.

В качестве отличительной черты выделяется управленческая информация:

Во-первых, это создает основу для принятия решений;
организационно используется при реализации решений;
регулирующий, он сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, положений, стандартов и рекомендаций;
Бухгалтерский учет и контроль, он используется на заключительном этапе цикла управления.

Управленческая информация классифицируется в соответствии с различными принципами:

характер ответных мер руководства (необходимы срочные решения, предусмотренные для будущих решений);
Форма презентации (документальная, устная, компьютерная и т.д.).
Время возникновения (оперативное, ежедневное, ежемесячное, годовое и т.д.);
Степень доступности (секретная, внутренняя, внешняя);
функциональное назначение (планирование, финансы, технологии, маркетинг и т.д.).
принадлежность к объекту контроля (блок, секция, цех, предприятие и т.д.);
степень обобщения в процессе управления (первичное, производное, конечное и т.д.).

Служба информационной поддержки компании решает многие проблемы, но самые главные из них:

Рейтинг входящей информации в компании;

Экстренное уведомление для менеджеров;
Сбор актуальной информации о состоянии компании, ее подразделений и ресурсов;
Оценивать тенденции и состояние компании, ее подразделений и ресурсов;
Контроль ресурсов через установленные лимиты и нормы расхода;
Анализ инвентаризации и структуры финансирования;
Контроль за потоком заказов через структурные подразделения компании;
Поддерживать справочную систему для менеджеров;
Обслуживание электронного архива;
поддержание экспертных систем для принятия решений менеджерами;
Подготовка отчетных и плановых документов;
Поддержание системы контроля за исполнением приказов;
Обработка информации по стандартным алгоритмам;
Обслуживание по электронной почте.

Общедоступные глобальные информационные ресурсы представлены в основном системой Интернет. Основными информационными сегментами являются базы данных для массового использования, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительного обучения пользователя.

Характеристики информационных потоков

Информация очень разнообразна по содержанию, и в зависимости от вида деятельности, в котором она используется, ее можно классифицировать как научную, промышленную, экономическую, медицинскую, демографическую, юридическую и так далее. Каждый вид информации имеет свое смысловое значение, требования к точности, достоверности и своевременности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физической среде и, следовательно, свои технологии в обработке.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, которая представлена в формализованной форме, называется «данные». Информация может храниться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся информация, необходимая для решения конкретной задачи

Информация, записанная на носителе компьютера и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации — это ее движение в коммуникационных процессах по каналам связи в виде информационных потоков.

Поток информации характеризуется несколькими параметрами:

Форма представления;
Объем за единицу времени (интенсивность);
с максимальной интенсивностью;
Задержки передачи;
Дублирование;
дублированием;
Нестабильность;
неточность.

Основными операциями с информацией являются получение, регистрация, предварительная обработка и конечная обработка. Сбор и регистрация информации определяется частотой приема данных, возможностью появления ошибочных данных, характером отражения данных. Предварительная обработка информации — это сортировка, компиляция, отбор проб, подготовка к длительному хранению и унификация формы. Этот этап характеризуется временем выполнения, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решений состоит из совместной обработки нескольких рядов данных, получения вторичных данных, сравнения информации из разных периодов, оптимизации выборок некоторой информации и т.д.

Информационные модели документооборота дают полную картину информационных потоков в системе управления. Они представлены в описательной, табличной, символической и графической форме. В информационной модели показаны этапы движения каждого документа и та часть информации, которая указывает имя, операцию обработки, источник и потребителя. Для отдельного подразделения системы управления различают следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.

Конкретными терминами, используемыми при анализе информации, являются символ, опора, запись, массив, база данных.

Символ — элемент информационного описания, который используется в качестве букв, цифр, символов.

Подпорка — это полный, неделимый информационный объект. Набор реквизитов, образующих полное информационное сообщение, называется записью. Набор записей формирует массив.

База данных — это сложная упорядоченная информационная характеристика объекта или функциональной области, дополненная процедурами работы с информацией. Для информационного поля, лежащего в основе базы данных, предусмотрены процедуры накопления, обновления, исправления, поиска и вывода данных, защиты от несанкционированного проникновения и исправления. Примерами баз данных на предприятии являются данные о персонале, оборудовании, инвентаризации и т.д.

Существует несколько способов оценки организации информационного потока.

Официальное исследование. Каждый документ представляет собой набор деталей, на основе которых строится информационная модель, выявляется дублирование и избыточность.

Экспертная оценка. Оценка документов, уведомлений сотрудников осуществляется с помощью специальных анкет.

Статистический анализ. Набор однотипных документов суммируется по текущим показателям: Время движения, насыщенность, стабильность и т.д.

«Птичий полет». Для оценки информационного потока запускается контрольный документ. Согласно этому план движения контролирует состав выполняемых работ.

Накопление «неудач». Создается статистика ошибок и сбоев по времени в информационных потоках.

Информационные технологии и информационные системы в бизнесе и управлении

Информационные технологии (ИТ) — совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надежности и эффективности.

Информационные технологии в области управления бизнесом — это комплекс методов обработки разрозненных исходных данных в достоверную и оперативную информацию механизма принятия решений с использованием аппаратных и программных средств для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Фактически, на практике под информационными технологиями понимают технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и любая технология, информационная технология включает в себя определенные комплексы материальных средств (информационные носители, технические средства их измерения, передачи, обработки и т.д.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информационная система (ИС) — это упорядоченный набор документированной информации и информационных технологий. Проектирование и эксплуатация информационных систем осуществляется следующие средства: программное обеспечение (программы для компьютеров, различного назначения); технические средства (аппаратные средства, компьютерное и коммуникационное оборудование, позволяющее размещать и обрабатывать информационные ресурсы на персональных компьютерах, в локальной сети, в региональной сети, в сети международного обмена информацией); лингвистические средства (словари, классификаторы, тезаурусы); юридические средства (положения, уставы, должностные инструкции); организационные средства (инструкции, методы, схемы, описания и другие эксплуатационные документы); личные средства (профессиональные, технические, административные и другие эксплуатационные документы).

Все виды информационных систем и сетей, технологий и средств их поддержки образуют особую отрасль промышленности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации. Жизненный цикл автоматизированной информационной системы может быть сформулирован в 4 этапа: Разработка (постановка задачи, техническое проектирование, рабочая документация), пусконаладочные работы (накопление предоперационных данных, испытания информационных технологий, сертификация, монтаж на заводе), эксплуатация (накопление операционных данных и изменение ситуационных данных, использование на заводе, послепродажное обслуживание), амортизация.

В качестве основной классификационной особенности автоматизированных информационных систем (АИС) полезно рассмотреть характеристики профессиональной деятельности, которая является автоматизированной — процесс обработки входной информации для получения требуемой выходной информации, где АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системой.

В соответствии с предлагаемой классификационной особенностью можно выделить следующую AIS:

Автоматические системы управления (АСУ);
Системы поддержки принятия решений (DSS);
Автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИКС);
Автоматизированные системы обучения (АСО);
Автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).

Автоматизированная система управления — это система автоматизации всех или большинства управленческих задач, выполняемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, департаментом, командой руководителей и т.д.). В зависимости от объекта управления различают систему автоматизации персонала (PACS) и систему технического управления (TCS).

Системы поддержки принятия решений представляют собой интерактивные, компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных для поддержки деятельности лиц, принимающих решения. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователю задавать серию вопросов «что-если» определенным образом и получать в интерактивном режиме соответствующие варианты для данной ситуации.

Искусственный интеллект (ИИ) — это информационная технология, целью которой является создание компьютера, способного думать, видеть, слышать и чувствовать себя человеком. Наибольшее организационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается имитировать мыслительные процессы, присущие процессу принятия решений профессионалами и менеджерами. ES разрабатывается путем кодирования знаний профессионала о правилах принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую конкретную стратегию решения проблемы. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятия решений. По сути, и то, и другое

обеспечивают высокий уровень поддержки занятых, решающих проблемы пользователей. Однако МАБ, как правило, используются для решения повторяющихся проблем в узких областях деятельности и выработки рекомендаций, тогда как системы поддержки принятия решений используются для решения разовых проблем, которые являются сложными по своему характеру.

Внутренняя информационная система компании

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача своевременной и достоверной информации становится решающим фактором нормального функционирования предприятия. По этой причине современное управление характеризуется использованием высокоэффективной внутренней информационной системы предприятия, основанной на новейших компьютерных технологиях и объединенной системой связи в единую внутреннюю сеть предприятия.

Система управленческой информации (MIS) представляет собой набор информационных потоков, удовлетворяющих информационные потребности различных центров принятия управленческих решений. Он состоит из 3 основных элементов:

технические средства обработки информации (компьютер);
внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);
саму информацию, записанную на соответствующих носителях.

Создание ВИС основано на следующих основных принципах:

Стандартизация и повторное использование информации, значительно сокращая дублирование и ограничивая количество используемых показателей, снижает поток информации и увеличивает ее использование;
Совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на ее создание и модернизацию;
многомерные расчеты в процессе подготовки и принятия управленческих решений, позволяющие их оптимизировать.

Проектирование, создание и развертывание общеорганизационной информационной системы в организации направлено на достижение следующих важнейших целей:

Автоматизация административных и управленческих задач с использованием информационных технологий;
Улучшение своевременности и обоснованности принятия решений и снижение рисков в результате повышения качества используемой информации;
Создать систему доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режиме;
постоянное развитие и совершенствование технологий обработки информации.

Основные функции ВИС могут включать в себя:

Определите потребность каждого менеджера в информации определенного типа, содержания и количества;
Разработка программного обеспечения, создание и использование баз данных;
Определить потребность в технических ресурсах и уровень затрат на их приобретение и эксплуатацию;
Координация всей деятельности информационной службы;
автоматизированная обработка и вывод документов и текстовой информации.

Современные информационные технологии все больше охватывают не только управление, но и производственные процессы и предлагают возможности интегрированных компьютерных систем, которые объединяют в едином информационном процессе исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.

Автоматизированная система поддержки принятия управленческих решений

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности компании, включая финансы, производство, продажи, доставку, складирование, транспортировку, обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: Анализ, бухгалтерский учет, управление и планирование. Он включает в себя финансовые, налоговые и отчетные календари, в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представлены структурированные данные итогового анализа.

Компоненты системы:

бухгалтерская книга;
Дебиторская задолженность (обработка счетов-фактур, учет планов платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка операционного кредитного менеджмента);
Кредиторская задолженность (выставление входящих счетов, их выверка, проводка платежа);
Управление денежными средствами (обработка платежей и кассовых поступлений, поддержка электронных банковских операций, прогнозирование банковских денежных потоков);
Финансовые планы (разработка и сравнение вариантов планов, сравнение фактических и отчетных ключевых показателей);
Распределение затрат (учет косвенных затрат, расчет себестоимости, анализ затрат компании);
Финансовые отчеты (формирование отчетов в виде таблиц, графиков, файлов);
Основные средства (создание реестра основных средств, автоматический учет сделок с основными средствами).

В дополнение к упомянутым выше структурным элементам системы должны быть идентифицированы блоки отдельных подсистем, которые являются частью и дополняют единую систему.

Подсистема «Производство» объединяет блоки:

Управление производством и планирование (управление исполнением заказов, распределение материалов, подготовка отчетов об исполнении операций, учет выполнения работ, график работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);
Учет затрат (расчет стандартных производственных затрат);
Спецификация продукции (сопровождение произведенных и приобретенных элементов товарной продукции);
Планирование мощностей (планирование потребностей в материалах, компонентах, использовании установок).

В многоотраслевом производстве эту подсистему можно использовать для управления серийным производством и отслеживания работы каждого отдела компании.

Подсистема «Снабжение» обеспечивает поддержку решений, связанных с планированием и управлением складскими операциями. Подсистема связывает воедино распределение, поставки и складирование и включает в себя:

Управление продажами (ведение и оценка договоров с клиентами, статистическая обработка продаж);
Управление закупками (ведение базы данных поставщиков, проверка надежности поставщиков);
Управление запасами (отслеживание изменений в запасах, прогнозирование потребностей в резервных запасах и сроков выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам хранения и распределению товаров в пределах склада);
Управление партиями (отслеживание партий товаров на этапах закупки компонентов, сборки или производства, технического обслуживания, текущего ремонта).

Подсистема «Транспорт» обеспечивает поддержку экспедиторских и транспортных решений. Она включает в себя модули:

Управление заказами на транспортировку и хранение;
Определение оптимальных маршрутов;
записей о транспортных средствах;
Выставление счетов за горюче-смазочные материалы;
расчет стоимости транспортных услуг;
Потребности в материалах Планирование.

Подсистема «Управление проектами» предназначена для поддержки принятия управленческих решений при разработке нового оборудования. Данная подсистема включает в себя средства управления крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной бюджетной сметы и заканчивая оценкой всего комплекса завершенного проекта:

Планирование сети (планирование и корректировка плана производства продукции в соответствии с фазами реализации проекта);
Управление проектными данными (ведение системы разработки проекта, внесение изменений, отслеживание изменений в процессе производства);
Бюджетирование проекта (разработка и анализ запланированного бюджета проекта на всех этапах от идеи до прототипа готового продукта);
своевременно адаптировать продукт к требованиям заказчика.

Подсистема «Сервис» предназначена для поддержки решений по управлению сервисом, предпродажному и послепродажному обслуживанию, а также специальным сервисам. Он обеспечивает:

Выполняйте плановое техобслуживание;
Планирование и превентивные меры;
Ремонт и устранение неисправностей;
Гарантия Ремонт;

Подсистема «Сервис» также включает в себя:

Модули управления профилактическим обслуживанием и текущим ремонтом (составление рабочих планов, создание заказов на обслуживание, расчет урожайности);
Управление контрактами на обслуживание;
Разработка графиков технического обслуживания и ремонта (штатное расписание, создание заказов на оперативный ремонт, приоритизация заказов);
Анализ затрат.

Подсистема «Управленческий контроль» предоставляет руководителям общую информацию о деятельности компании. Он состоит из блоков:

Анализ показателей эффективности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);
Мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значений по отношению к критическим значениям, визуальное представление данных);
ретроспективный анализ и прогнозирование.

Подсистема обеспечивает создание отчетов со стандартными и специальными формами.

Информационная система базируется на современных программных продуктах и современном вычислительном оборудовании. Он создан с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология информационных систем управления зданием обеспечивает максимальную гибкость в расширении функциональности, неизменность с точки зрения используемых интерфейсов и баз данных.

Из широко используемых локальных компьютерных систем выделяются следующие:

Бухгалтерская система «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супербухгалтер», «Турбобохгалтер»;
системы правовой поддержки «Гарант», «ИНЭК»;
Системы поддержки рабочих мест менеджера «Директор», «Архивный менеджер», «Дизайнер» и «Супер менеджер»;
АТЛАНТ» и «Делопрошодство» поддерживают системы документооборота компании.

Небольшие интегрированные системы: ConcordeXAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, Boss Corporation; средние интегрированные системы — JDEdwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупные интегрированные системы — SAPR/3, BAAN, OracleAplication, BPCS.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: