Информационная сторона процесса управления

Оглавление:

Информационная логистика — это подотдел организационной логистики, который изучает и решает проблемы организации и интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах.

Принятие решений требует не только обычной технологии генерации, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках производственного процесса, которая обеспечивает сеть для обмена информацией между точками и передачи информации всем, кто в ней нуждается.

Информационная инфраструктура создается для рационального обслуживания потоков информации или сообщений в виде голоса, документов (бумажных и электронных) и других форм, генерируемых исходными потоками ресурсов в логистической системе. Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами логистической системы, логистической системы и внешней среды, составляют основу информационной системы логистики.

Логистическая информационная система — это гибкая, интерактивная структура, состоящая из персонала, производственного оборудования, компьютерной техники, различных справочников, программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных взаимосвязанной информацией, используемой в управлении организацией для планирования, контроля, анализа и регулирования функционирования логистической системы.

На начальном этапе исследования информационная логистика рассматривалась как информационная поддержка физического процесса материального потока. По мере распространения логистических систем стала очевидной необходимость разработки и внедрения логистической информационной системы. Эта система позволила бы органично объединить все логистические подсистемы (логистика поставок, производственная логистика, дистрибьюторская логистика и т.д.), т.е. создать соединительные «нити», на которые нанизываются все элементы логистической системы. При этом информационная сеть (структура) подразумевает создание баз данных, связь внутри организации, наличие технических и программных средств для принятия управленческих решений.

Информационная логистика является неотъемлемой частью всей логистической системы и представляет собой функциональную область управления логистикой. Объектом изучения информационной логистики являются информационные потоки, отражающие движение материальных, финансовых и других потоков, которые влияют на производственный процесс. Основная цель — обеспечить логистические системы информацией в нужное время, в нужном количестве и в нужном месте.

Информационная логистика служит для предоставления информации всей организации в соответствии с логистическими принципами.

Информационная логистика выполняет следующие функции:

Сбор новой информации;
Анализ информации;
Информационное движение;
Накопление и хранение информации;
Фильтрация информационного потока (выбор данных и документов, необходимых для определенного уровня управления);
Слияние и развязывание информационных потоков;
выполнять элементарные преобразования информации;
Управление информационными потоками.

Любая логистическая система состоит из набора элементов, между которыми существуют определенные функциональные связи и отношения. Непосредственным рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организации или отдельная группа управленческого персонала, объединенные общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

Целью организационного управления является эффективное использование всех технических, научных, экономических, организационных и социальных возможностей для достижения высоких организационных показателей.

Цели создания информационной системы:

Обеспечение выживания и жизнеспособности компании;
Предоставление сотрудникам актуальной информации для более эффективного рабочего процесса;
соблюдение информационной цели;
Устранение неясностей в получении и использовании информации;
Расширение корпоративных функций в соответствии с требованиями рынка.

Основные принципы построения информационной системы:

Иерархия (подчиненность задач и использование источников данных);
принцип агрегирования данных (учет запросов на разных уровнях);
Избыток (проектирование с учетом не только текущих, но и будущих задач);
Конфиденциальность;
Адаптируемость к изменяющимся требованиям;
Последовательность и единообразие информации (определяется разработкой системы показателей, исключающей возможность несогласованных действий и вывода ложной информации);
Открытость системы (для пополнения данных).

Информационная функция

Информационная функция — это целенаправленный, специализированный вид управленческой деятельности, генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий с информацией любого вида.

Информационная сеть — это группа компьютерных и программных средств и пользователей информационных ресурсов, объединенных единым информационным каналом с целью эффективной обработки и передачи информационных потоков.

Информационная логистика предлагает две стороны общего логистического процесса: по горизонтали — оптимизация и интеграция отдельных основных и сервисных потоков; по вертикали — синхронизация и интеграция управленческих процессов.

Горизонтальная интеграция службы потока материалов и информации в логистической подсистеме позволяет связать воедино и предоставить информацию о потоке материалов в логистической цепочке получения товаров и сырья, их предварительной обработки, сборки, проверки и маркетинга. Среди прочего, горизонтальная интеграция позволяет органически связать материальные и товарные потоки со всей системой планирования и контроля на уровне организации. Такая увязка в идеале может обеспечить, что никакое соответствующее решение по производственному процессу не может быть принято и реализовано без его увязки с общей стратегией и целями организации.

Вертикальная интеграция логистической информационной системы заключается в увязке и взаимовлиянии различных уровней в управленческой иерархии организации, начиная со структур стратегического планирования развития организации и заканчивая уровнем оперативного управления отдельными производственными областями.

Вертикальная интеграция охватывает все уровни через прямые (сверху вниз) и обратные (снизу вверх) связи, так что верхний уровень имеет достаточную информацию о состоянии каждого элемента производства и может оперативно реагировать на происходящие изменения.

С другой стороны, такая система может быстро и целенаправленно влиять на производственные процессы:

обеспечить вывоз на рынок необходимых в настоящее время продуктов;
выполнение целевых клиентских заказов в кратчайшие сроки;
поддержание высокого качества на постоянной основе.

Например, автомобильная промышленность развитых стран (область машиностроения, где конкуренция очень высока) может в кратчайшие сроки удовлетворить запросы заказчиков не только на одну партию автомобилей, но и на один автомобиль. Это достигается за счет изменения многих параметров, как в исполнении автомобиля, так и в его конструкции, за счет поступления своевременной информации, от уровня заказа изделия до уровня его фактической реализации.

Пример применения информационной логистики можно взять из торговли. Внедрение новых технологий в стандартные информационные системы, решающие коммерческие задачи, повысило полезность и доступность информации. Технические инструменты, такие как POS-терминалы, считыватели штрих-кодов и оптические сканеры, не только помогают нацеливаться на большие объемы информации, но и позволяют компаниям контролировать свою повседневную деятельность и предоставлять больше услуг своим клиентам.

Терминальные информационные системы, обслуживающие большое количество розничных магазинов, предоставляют этим магазинам информацию о совершенных покупках. Супермаркеты постоянно используют сканеры для считывания штрих-кодов непосредственно с товаров и обновления информации о получении и продаже конкретных товаров. Используя информационные системы магазина и специализированные программные пакеты, магазин может планировать распределение ресурсов исходя из потока товаров, графика приема и заказов на переупорядочивание ассортимента.

С помощью таких программных пакетов можно решить проблемы относительно крупной дистрибуции товаров для разветвленной сети розничных магазинов.

Преимущества этой информационной системы выражены в:

Улучшение обслуживания клиентов за счет доставки товаров в четко определенное время,
в сокращении расходов компании на учет акций,
в сокращении и рациональном использовании складских площадей,
в контроле за устареванием товаров и их девальвацией,
в снижении транспортных расходов (снижение страховых налогов, уменьшение доли повторных заказов).

На современном этапе развития информационной логистики ставится задача: создать интегрированные автоматизированные системы управления логистическими процессами на основе широкого внедрения информационных логистических систем и тем самым обеспечить гибкую реакцию производства на потребности рынка, минимизировать затраты и получить дополнительные преимущества в конкурентной борьбе за клиента.

В основе управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической цепочки является наличие информационных систем, которые, подобно центральной нервной системе, способны быстро и экономично доставлять нужный сигнал в нужное место и в нужное время. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие информационной системы, которая связывает все виды деятельности (снабжение, производство, транспортировка, складирование, распределение и т.д.) и управляет ими на принципах единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидным, что информация является самостоятельным фактором производства, потенциал которого открывает широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Информационные потоки — это связующие нити, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий артериальные потоки, занимается созданием и управлением информационных систем, которые технически и программно обеспечивают передачу и обработку логистической информации. Предметом изучения информационной логистики являются особенности структуры и функционирования информационных систем, обеспечивающих функционирование логистической системы. Задачей информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих доступность:

необходимая информация (для управления потоком материалов);
в нужном месте;
в нужное время;
необходимое содержание (для лица, принимающего решение);
с минимальными затратами.

С помощью информационной логистики и совершенствования методов планирования и контроля, основанных на ней, компании в ведущих промышленно развитых странах в настоящее время проходят процесс замены физических запасов достоверной информацией.

Функциональная и организационная структура Логистической информационной системы

Функциональная структура представлена в виде пирамиды. В основе функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, которая определяет взаимоотношения между функциональными подразделениями компании (с точки зрения реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции компании. Эти два функциональных уровня логистической информационной системы, как правило, напрямую связаны с системой распределения готовой продукции компании, в частности, с деятельностью дистрибьюторских центров. На уровне анализа региональные или административные руководители компании, занимающиеся вопросами логистики, используют информацию в основном для тактических целей маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию управления и связана с корпоративным стратегическим планированием и миссией компании.

Характеристики системных уровней функциональной структуры Логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей предприятия и конкурентных преимуществ.

Организационную структуру логистической информационной системы можно разбить на четыре подсистемы: Управление заказами, исследования и коммуникации, поддержка принятия решений по логистике, а также формирование выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы обеспечивают информационную и компьютерную поддержку всех функций управления логистикой и связи с микро- и макросредой внешней среды.

В организационной структуре Логистической информационной системы подсистема обработки заказов определена как одна из важнейших подсистем, так как эта подсистема находится в непосредственном контакте с клиентами в процессе обработки и исполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов ED1.

Подсистема исследования и коммуникации отражает влияние внешней и внутренней среды компании на процесс управления логистикой и осуществляет взаимодействие между участниками системы логистики и управленческими функциями за счет

Интеграция логистического планирования с корпоративным планированием;
Взаимодействие управления логистикой с другими корпоративными функциями;
стратегические ориентиры для организационной структуры логистической системы и сотрудников;
Интеграция информационных технологий;
Подготовка или приобретение технологических решений и использование посредников;
Адаптация форм логистических цепочек, каналов и сетей, а также функций управления к условиям предприятия;
Сосредоточение внимания на производительности и качестве сервиса в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований внешней и внутренней среды компании. Менеджер по логистике может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды компании четырьмя способами:

косвенное рассмотрение на основе общего анализа полученной информации при отсутствии определенной цели;
прямое наблюдение, когда информация о внешней и внутренней среде компании активно анализируется с заранее поставленной целью;
неофициальное исследование с относительно ограниченными и неструктурированными данными;
Формальное исследование с заранее определенным планом, процедурами и методами обработки и анализа полученной информации.

Для оптимизации результатов оценки влияния внешней и внутренней среды предприятия на поведение системы логистики, менеджер по логистике должен использовать в процессе мониторинга важные источники информации подсистемы. В этой связи следует рассмотреть два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом компании для оценки эффективности принимаемых логистических решений. Например, учетная информация или информация о ценах на готовую продукцию конкурентов может дать исчерпывающий ответ об эффективности управления; информация об объемах грузоперевозок может быть использована транспортными подразделениями компании и т.д. Во-вторых, логистические партнеры компании, такие как поставщики материальных ресурсов, реселлеры, перевозчики и потребители готовой продукции, также могут использовать информацию из подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме занимает прогнозирование, в частности, такие аспекты, как сбор исходной информации, оценка точности, надежности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом информационной системы логистики является подсистема поддержки принятия логистических решений, представляющая собой интерактивную компьютерную информационную систему с базами данных и аналитическими моделями, которая, как правило, реализует задачи оптимизации, возникающие в процессе управления логистикой. Подсистема генерирует, обновляет и обслуживает по-разному структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

Базовые файлы с внешней и внутренней информацией, необходимой для принятия логистических решений;
Критические факторы, определяющие ключевые действия, цели и ограничения при принятии решений;
Руководящие принципы/параметры, включающие базовые оперативные процедуры материально-технического обеспечения в ключевых областях;
Файлы решений, в которых хранится информация о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

Модели оптимизации

В этой подсистеме используются различные экономико-математические модели и методы (в частности, прогнозы для поддержки решений по управлению логистикой). Все эти модели и методы можно разделить на классы: Оптимизация, эвристика и моделирование. Модели оптимизации принятия решений основаны на методах оперативного исчисления: программирование, математическая статистика, вариационное исчисление, оптимальное управление, теория массового обслуживания, графики и др. В частности, для различных логистических функций могут быть приведены следующие проблемы:

Оптимальное планирование производства, транспортировки, обработки грузов;
оптимальное расположение заводов в производстве, дистрибуции, складировании;
Создание оптимальных логистических цепочек, каналов, сетей;
Построение оптимальной организационной структуры логистической системы;
Оптимальная маршрутизация;
определение оптимальной продолжительности компонентов логистических циклов;
Оптимизировать процедуры ввода, обработки и исполнения приказов;
Оптимизация параметров систем планирования ресурсов предприятия;
Оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика и др.

В рассматриваемой подсистеме широко распространены интерактивные (диалоговые) процедуры информационного обеспечения принятия решений руководством логистики.

Четвертый элемент организационной структуры Логистической информационной системы — подсистема формирования выходных форм и отчетов.

Система информационной поддержки в логистике для выполнения вышеуказанных функций должна быть организована соответствующим образом. Особенностью этой системы является то, что в процессе своей деятельности она должна действовать на всех функциональных подсистемах логистической организации. На этой основе существуют три возможных типа его организации: централизованная, децентрализованная и специализированная.

При централизованном способе организации деятельность по информационному обеспечению сконцентрирована в одном департаменте (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству организации через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такой формы организации является обеспечение высокой эффективности работы при внедрении новых информационных систем и технологий. К числу недостатков относятся высокие расходы на содержание административного персонала.

В децентрализованной организационной форме подсистемы информационного обеспечения функции управления информационными потоками в своей сфере деятельности берут на себя специалисты из различных отделов. Преимуществом такой формы организации является высокий уровень знаний области знаний менеджера информационной системы; недостатком является дублирование схожих задач и функций в разных организационных подразделениях.

В специализированном методе в организации нет отделов информационных систем (технологий). При необходимости разработки и внедрения новой информационной системы эти организации обращаются к специализированным компаниям и выполняют работы на договорной основе (аутсорсинг). Это типично для небольших организаций, которые не могут иметь собственных штатных специалистов по информационным технологиям и полагаются на услуги консультантов. Преимуществом данного способа организации системы информационного обеспечения является высокий уровень научно-методических разработок, недостатком является сложность учета специфики объекта.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, прежде всего, от размера организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных средств. Следует отметить, что система информационного обеспечения сейчас достигла такой степени специализации, что требует внимания к своей организации — это понимают современные менеджеры. Поэтому каждая небольшая организация имеет в своем составе информационные службы. Информационная система, необходимая для надлежащего выполнения логистических функций, должна отвечать следующим требованиям:

Информационные потоки должны быть совместимы с точки зрения информационных технологий;
Внутренние связи и зависимости информационных потоков должны быть причинно-следственными;
Иерархия информационных потоков должна быть четкой.

Структура информационной системы в логистике построена по иерархическому принципу, а в логистических информационных системах нумерация уровней начинается с самого низкого. Этот принцип принят для обеспечения возможности добавления в информационную систему более высоких рангов и, при необходимости, включения ее в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка.

Информационная логистика и управление рабочими процессами

Информационная логистика — это организация и управление IT-системами компании для обеспечения эффективного выполнения бизнес-процессов. К основным задачам информационной логистики относятся: Обеспечение и координация информационных потоков по всей логистической цепочке на всех иерархических уровнях; доставка их в желаемое место и время, в желаемом объеме; накопление структурированных данных для всестороннего анализа; анализ и принятие решений; доведение решений до исполнителей; контроль исполнения.

В этом случае логистика включает в себя все уровни планирования и управления информационными процессами в компании.

На современном предприятии «информационный поток» — это, прежде всего, поток электронных документов, электронной почты, использование систем групповой работы и так далее. Необходимо решить этот аспект использования информационной логистики, поскольку только «безбумажный» документооборот предприятия может обеспечить минимальные сроки доставки и обработки информации при минимальных затратах. И это, по сути, является конечной целью концепции информационной логистики.

Конечно, реализация такой идеи требует особой технологии, позволяющей управлять и контролировать совместную работу персонала и программного обеспечения. Одним из таких инструментов является управление рабочими процессами. (WorkflowManagement), который представляет собой управление бизнес-процессами логистики в компаниях на основе IT.

Системы документооборота также иногда называют системами бизнес-операций или системами управления логистикой.

Однако между этими терминами невозможно поставить знак идентичности. Не все бизнес-процессы компании могут быть реализованы в рамках системы управления бизнес-процессами. Информационную логистику можно охарактеризовать как управление рабочими процессами без взаимодействия персонала с IT-инструментами, так как она сама по себе включает в себя все информационные процессы компании, которые не обязательно связаны с использованием компьютеров. Связав участников бизнес-процесса через IT, управление рабочими процессами становится эффективным средством реализации концепций логистики бизнес-процессов. При включении в эту схему ИТ-инструментов появляются новые компоненты, которые необходимо учитывать в компьютерной информационной логистике: программное и аппаратное обеспечение; поддержка рабочих характеристик компьютерных систем; обеспечение работоспособности путей передачи данных и др.

Контроль за действиями сотрудников, т.е. обеспечение правильного выполнения ими технологических функций, определенных моделью бизнес-процессов, не входит в задачу информационной логистики. Это задача системы документооборота, которая интегрирует и управляет программным обеспечением на рабочих местах сотрудников. В остальном логистика включает в себя все уровни информационной поддержки бизнес-процесса, в том числе поддержку операционных характеристик компьютерных систем, на которых построено управление рабочими процессами.

Следует отметить, что управление информационной логистикой можно охарактеризовать как управление рабочими процессами без обязательного использования компьютеров. Однако, когда используются компьютеры, на первый план выходят информационные технологии. Разумеется, физические (бумажные) документы можно использовать и в управлении рабочими процессами. Но именно «безбумажное» предприятие является реальной целью концепции. В этом случае разделение на материальные товары и нематериальную информацию становится невозможным. Однако аналогия с традиционной логистикой материальных потоков остается.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: