Формальные организационные структуры

Оглавление:

Организационная коммуникация — это процесс социального взаимодействия и обмена информацией в организации. Организационная теория рассматривает коммуникацию как средство достижения устойчивого взаимодействия — основу организационной структуры.

Коммуникационная структура является необходимым условием для принятия решений. Барнард называл системы связи объективной энергетической системой.

Организационная коммуникация рассматривается по-разному в контексте фундаментальных наук об управлении. В частности, трактовка коммуникации отличается в контексте организационной теории и организационного поведения.

Для теории организационного поведения коммуникация — это процесс обмена информацией между индивидами, т.е. процесс понимания. Сама организация — это только один возможный контекст.

Для организационной теории, организационная коммуникация является устойчивым взаимодействием, которое лежит в основе социального порядка. Первоначально коммуникация в этом контексте рассматривалась по отношению к формальной структуре, которая является основой коммуникации. Последнее здесь рассматривалось как линии связи между позициями. Взаимодействие формальных и неформальных структур также представляло интерес в контексте проблемы обмена информацией.

Организация как процесс коммуникации. Коммуникация как процесс, т.е. как непрерывная последовательность действий во времени, изучалась на методологической основе теории информации. Были определены четыре основных компонента модели связи: источник, сообщение, канал и приемник. Кроме того, предполагалось наличие обратной связи: таким образом, коммуникация может быть представлена как процесс.

Коммуникация представляет собой динамическое взаимодействие набора элементов, описываемых несколькими параметрами. Рассмотрим чуть более подробно модель коммуникации, состоящую из шести элементов , наиболее полную из упомянутых сегодня моделей:

1) Источник — создатель сообщения. Речь идет о физическом лице или группе лиц, это может быть юридическое лицо, организация в целом, социальное учреждение;
2) сообщение — стимул, который источник передает приемнику. Обычно сообщения передаются в виде речевых символов. С этим связаны понятия кодирования и декодирования информации;
3) Канал — средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю;
4) Получатель — лицо или группа лиц;
5) Результаты {эффект) связи — изменения в поведении получателя, которые происходят в результате передачи сообщения. Выделяются три основных типа результатов коммуникации:

Изменения в уровне знаний получателя,
изменение отношения реципиента, т.е. изменение относительно стабильных представлений человека об объекте его деятельности
Изменения в явном поведении получателя;
6) Обратная связь — реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь делает общение динамичным, двусторонним процессом. Его можно рассматривать как сообщения источнику, содержащие данные об эффективности предыдущего акта коммуникации. Положительные отзывы информируют источник о том, что желаемый результат был достигнут, отрицательные отзывы о том, что желаемый результат не был достигнут. Отрицательная обратная связь может привести к конфликту между источником и получателем.

Модели коммуникации

Рассмотрев изолированный процесс коммуникации, мы переходим к моделям, разработанным для понимания коммуникации в организациях.

Линейные модели коммуникации значительно упрощают сам процесс и уводят нас подальше от реальных ситуаций (эти модели относятся к модели коммуникационного процесса без учета обратной связи). Хотя такой подход позволяет улучшить информационные потоки в организациях, изучить процессы социальной коммуникации и принятия решений, он ограничивает анализ, поскольку, во-первых, в данном случае рассматривается в основном однонаправленная коммуникация; во-вторых, анализируются не сетевые, а парные каналы связи; в-третьих, передача информации рассматривается по постоянным каналам, а не в спонтанно возникающих, саморазвивающихся системах связи.

В конце 1960-х годов произошел переход от теории линейных моделей к системному подходу.

Линейные модели основаны на механической концепции коммуникационного акта, они предполагают активный источник сообщения, действующий на пассивном получателе, сама коммуникация сводится к конкретному способу манипулирования получателем под воздействием источника. Системная модель, с другой стороны, предполагает большее равенство участников, где манипуляции с приемником могут быть сбалансированы обратным влиянием источника на приемника. Рассмотрение коммуникации как процесса в рамках системного подхода дает новый взгляд на такую интересную проблему, как коммуникация в организациях. Эта коммуникация происходит в высокоструктурированных средах. В целом, организационная структура ограничивает и направляет поток сообщений.

В 1970-х годах появляются исследования по коммуникационным сетям в организациях. Элементы такой сети (индивидуумы) и ее подсистемы, связанные коммуникационными потоками, рассматривались как «транспортеры», действующие как отправители и получатели информации и испытывающие комплексные эффекты всей сети.

В рамках модели сетей связи в организациях была разработана типология сетей. Например, были выделены следующие типы сетей:

1) циклический;
2) централизованный;;
3) последовательный;
4) многосторонний
Однако индивидуальные модели коммуникации не отражают всю сложность коммуникационного процесса в организации, где коммуникация осуществляется в рамках всей организационной структуры. Именно сложность организационной структуры, обеспечивающей упорядоченное взаимодействие большого количества людей, занимающих конкретные должности, определяет сложность коммуникации.

Типы связи. Существуют различные типологии коммуникаций, которые построены на разных основаниях:

По субъектам (внутриличностным, межличностным, внутригрупповым, межгрупповым, межорганизационным);
ориентацией организации на внутреннее или внешнее пространство (внутреннее и внешнее);
по степени формализации (формальная, неформальная);
по направлениям внутри организационной структуры (вертикальные — восходящие и нисходящие — и горизонтальные) и т.п.
Особое внимание мы уделим формальным коммуникациям и направлениям коммуникации, которые напрямую связаны с проблемами организационной теории.

Формальные основы организационной коммуникации: предыстория

Первые исследования по проблеме коммуникации появились в рамках классической школы. Файоль впервые говорит о системе коммуникации, которая, по сути, представлена формальной организацией. Линии полномочий представляют собой «каналы формальной коммуникации». Администраторов можно определить как «центры связи».

Важно помнить

Формальная коммуникация — это тип коммуникации, который соединяет элементы организационной структуры, направлен на достижение организационных целей, и опирается на внутренние правила и нормы.

По словам Барнарда, система коммуникации позволяет принимать решения и внедрять их, когда учитываются следующие факторы:

1) Каналы связи должны быть известны и определены;
2) Должны существовать определенные формальные каналы связи с каждым участником коммуникации (каждый должен отчитываться перед кем-либо и быть подотчетным кому-либо);
3) Канал связи должен быть как можно более прямым и коротким. Это уменьшит количество ошибок при интерпретации информации;
4) Следует использовать полную линию коммуникации (информация должна проходить через все уровни подчинения, чтобы избежать конфликтующих сообщений и сохранить подотчетность).
5) Люди, выступающие в качестве коммуникационного узла, т.е. менеджеры и контролеры, должны быть компетентны;
6) Линия связи не должна быть прервана во время работы организации;
7) подлинность любого коммуникативного сообщения требует подтверждения, т.е. того, что оно исходит от лица, находящегося в «властном положении»; что этот вид сообщения относится к компетенции соответствующего органа; что сообщение является тем, на что оно претендует.

Конечно, Барнард сосредоточился в основном на формальном общении. Но он также анализирует проблему взаимодействия формального и неформального общения. И, как уже упоминалось, подчеркивает функциональность организационных слухов. Действительно, информация предусматривает воспроизведение организационного порядка. Но не вся информация, необходимая для такого воспроизведения, может передаваться по формальным каналам. Неформальная коммуникация объединяет представителей различных подразделений и уровней иерархии, тем самым интегрируя организацию. Внутригрупповое неформальное общение восстанавливает личную целостность и значение для отдельных людей.

Далее мы проанализируем каналы связи внутри организационной структуры.

Вертикальная и горизонтальная связь

Поток связи может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, делится на нисходящее и восходящее (рис. 12.3).

Рассмотрим эти направления, проанализировав субъекты коммуникации, характеристики информации и организационно обусловленные проблемы (помехи).
Вертикальная связь. Как известно, в централизованных структурах, прежде всего, рассматривается вертикальная связь, и в частности, связь сверху вниз. Следует помнить, что централизованные структуры и принципы их строительства разрабатывались как наиболее адекватные для наиболее распространенного вида персонала в начале XX века. Поэтому для построения организаций за основу был взят принцип разделения труда руководителей и исполнителей в связи с массовым наличием качеств персонала, не способствующих реализации организационных целей. Речь идет о безответственности, недостаточном усердии, отсутствии ориентации на организационные цели, низкой квалификации, недостаточной ориентации на деятельность («немотивированность»). Следует отметить, что эти характеристики сотрудников не вымерли — они достаточно распространены в современных организациях. И задача любой организации — выработать принципы управления, соответствующие этому типу персонала.

и организационно обусловленные проблемы (помехи).
Вертикальная связь. Как известно, в централизованных структурах, прежде всего, рассматривается вертикальная связь, и в частности, связь сверху вниз. Следует помнить, что централизованные структуры и принципы их строительства разрабатывались как наиболее адекватные для наиболее распространенного вида персонала в начале XX века. Поэтому для построения организаций за основу был взят принцип разделения труда руководителей и исполнителей в связи с массовым наличием качеств персонала, не способствующих реализации организационных целей. Речь идет о безответственности, недостаточном усердии, отсутствии ориентации на организационные цели, низкой квалификации, недостаточной ориентации на деятельность («немотивированность»). Следует отметить, что эти характеристики сотрудников не вымерли — они достаточно распространены в современных организациях. И задача любой организации — выработать принципы управления, соответствующие этому типу персонала.

Другой особенностью централизованных структур является высокая степень специализации, стандартизации и формализации. Это обеспечивает такие особенности вертикальной связи, как ясность, точность информации, точность адресата.

Вниз. Поток коммуникации, который переходит с одного уровня в группе или организации на другой, более низкий уровень, идет сверху вниз. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работы, информирования о процедурах, выявления проблем, требующих внимания, предоставления возможности обратной связи по результатам работы.

Основной формой информации сверху вниз являются назначения, но не только. По мнению Д. Катца и К. Кана[1], существует пять элементов контента коммуникации «сверху вниз».

информация о том, что и как делать (рабочая инструкция). Такая информация может быть в форме приказов, инструкций, обучения, должностных инструкций и т.д. Чем выше квалификация персонала, тем менее конкретными должны быть инструкции.
Обоснование задачи и ее связь с общей организационной деятельностью. Насколько полное обоснование зависит как от политики компании, так и от характеристик сотрудников. Важность коммуникации в организации заключается в том, чтобы сделать взаимодействие и деятельность более предсказуемыми и безопасными. Поэтому все, что снижает безопасность и нарушает предсказуемость, должно быть исключено из жизни организаций. Если набор навыков сотрудников не позволяет адекватно оценивать и использовать информацию в интересах организации, объем информации должен быть минимальным. Если информации слишком мало, это может быть демотивирующим фактором, потому что сотрудники не видят важности своей работы для организации в целом, что может сделать работу бессмысленной.
информация, касающаяся процедур и традиций. Этот элемент считается довольно простым и неконтролируемым, как и простые инструкции.
обратная связь человека, выражающая оценку его поведения и характеристик. Согласованность этой информации обеспечивается наличием критериев оценки работы персонала. Если нет отклонений от утвержденного поведения, не может быть обратной связи, за исключением обычных вознаграждений.
информация, направленная на повышение доверия персонала к организации и принятие целей компании (или целей подразделения^.

Частые коммуникационные проблемы в организационных структурах

Критерием оптимальной коммуникации является одинаковое понимание содержания информации источником и получателем. Однако в любой организации существует множество проблем. В науке коммуникации их традиционно называют шумом — эго, которое разрушает понимание, нарушает не только коммуникацию, но и принятие и реализацию организационных решений.

Психологический подход к исследованиям в области коммуникации, рассматривающий этот процесс в отрыве от организационного контекста, фокусируется на психологических источниках искажения восприятия.

В организационной теории выделяются группы источников ошибок (вмешательства) в принятие решений, вызванных перцептивным смещением. По словам Г. Саймона, есть три группы ошибок. Во-первых, есть технические ошибки (смещения, вызванные, например, ошибками в расчетах). Во-вторых, существуют социально-психологические ошибки, вызванные личностными характеристиками восприятия. В-третьих, это ролевые ошибки, вызванные положением человека в организационной структуре. Саймон утверждает, что в то время как технические ошибки могут быть устранены, социально-психологические и ролевые ошибки не могут.

Наибольший интерес для организационной теории представляют нарушения в коммуникации, вызванные организационной структурой.

Существует три типа организационных нарушений коммуникации: разрыв, искажение и перегрузка. И пробелы и искажения могут быть вызваны как личными, так и организационными факторами, в то время как перегрузки в общении, как правило, имеют структурную причину.

Пробел — это стирание любого аспекта сообщения; он может быть преднамеренным или непреднамеренным. Намеренные пробелы могут иметь как функциональные, так и дисфункциональные последствия. Функциональные последствия связаны с тем, что некоторая часть сообщения может быть опущена, не теряя при этом сути содержания. Под дисфункциональными последствиями понимается потеря части сообщения, важной для понимания ситуации.

Структурные разры наиболее выражены в вертикальной коммуникации. Иерархическая структура подразумевает меньшее количество людей на каждом более высоком уровне и, следовательно, меньшее количество взаимодействий. Таким образом, количество информации, циркулирующей на каждом уровне, также уменьшается с ростом уровня в иерархии.

Искажение — это преднамеренное или непреднамеренное изменение смысла сообщения при его прохождении через организацию. Говоря о вертикальной коммуникации снизу вверх, исследователи ссылаются на такую психологическую черту индивидов, как желание предстать перед лидером в более благоприятном свете. Здесь мы имеем дело с преднамеренной предвзятостью. Однако наиболее ярким примером предвзятости является проблема расхождения целей. В этом случае при взаимодействии руководителей и сотрудников различных подразделений происходит непреднамеренная предвзятость информации, обусловленная наличием групповых стереотипов.

Эта предвзятость не может быть полностью устранена. Однако Г. Саймон предложил ряд мер по смягчению негативных последствий дивергенции целей:

Централизация управления;
Вовлечение представителей различных подразделений в подготовку стратегических решений;
Подбор специалистов различной профессиональной направленности и специализации в специализированные подразделения.
Структурные образования, такие как комитеты и советы, также нацелены на выработку общего понимания проблемы и поиск общего решения. Однако их использование должно быть оправданным. Это происходит потому, что, когда они становятся постоянной опорой в организации, они обеспечивают параллельную карьерную лестницу к карьерной лестнице в рамках функциональной специализации. Наличие двух карьерных лестниц может создать дополнительные основания для конфликтов и подорвать лояльность сотрудников к организации.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: