Этапы контроля в менеджменте

Оглавление:

Независимо от организации, организационной культуры и стадии развития команды, важно знать, что «без контроля начинается хаос и становится невозможным объединение деятельности любой группы».

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и внесения корректировок, когда достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

Контроль позволяет субъекту управления регулярно получать информацию о состоянии управляемой системы, на основании которой он принимает управленческие решения, направленные либо на закрепление достигнутого успеха, либо на устранение причин, препятствующих его достижению.

Необходимость контроля возникает из-за неопределенности в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, из-за возможности отклонения фактического хода запланированных процессов от желаемого (планового). Поэтому, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных в плане, необходимо вмешаться в ход контролируемого процесса. С одной стороны, это позволяет вовремя предотвратить возникновение кризисных ситуаций. С другой стороны, это позволяет поддерживать успех, когда ситуация развивается в благоприятном для организации направлении.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что контроль является одной из общих функций управления, то есть особым видом управленческой деятельности. Контрольная функция, наряду с планированием и организацией, является основной задачей организационного управления и позволяет определять отклонения результатов текущей деятельности от запланированных, анализировать причины этих отклонений и разрабатывать соответствующие корректирующие меры по их устранению. Место контроля в системе управления определяется исходя из его роли в реализации процесса достижения целей организации. Как завершающий этап этого процесса, контроль дает возможность контролировать характер изменений в объекте управления по сравнению с его желаемым состоянием.

Объектом исследования является управление в организации.

Объектом исследования является теоретический анализ трех основных типов контроля в управлении.

Целью работы и основными задачами исследования является выявление основных преимуществ и недостатков каждого из трех видов контроля в управлении.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

Изучить виды контроля;
Проанализировать методы и принципы контроля;

Методы и принципы видов контроля

Контроль — это процесс оценки, измерения и сравнения фактического развития организации с планами. Это контроль, позволяющий достичь определенных целей.

Термин «контроль» как вид управленческой деятельности подразумевает не только контроль, но и управление. Управленческий контроль — это непрерывный процесс, включающий в себя регулирование и мониторинг различных видов деятельности с целью эффективного выполнения определенных задач.

Эффективный управленческий контроль возможен только в сочетании со стратегическим планированием. Она обеспечивает мониторинг выполнения стратегических планов. Мониторинг позволяет определить, насколько хорошо выполняются определенные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.

Таким образом, мониторинг представляет собой процесс сравнения фактических результатов с запланированными.

Управление является функцией обратной связи в процессе управления.

Контроль — это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей. Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цель контроля заключается в предоставлении руководителям информации для оценки достижения запланированных результатов деятельности организации и соблюдения разработанных планов за определенный период времени.

Средства управления помогают организации адаптироваться к изменяющимся условиям и уменьшить количество кумулятивных ошибок.

Контроль в организации может быть сосредоточен на нескольких областях ее функционирования.

Существуют два критерия для определения этих областей: Ресурс и уровень.

Управление и, следовательно, контроль подразумевают выделение и сочетание следующих основных ресурсов организации: материальных, людских, финансовых и информационных.

Контроль материальных ресурсов включает в себя контроль запасов сырья, материалов, работ в процессе производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Эти запасы не должны быть чрезмерными, чтобы свести к минимуму потери от увеличения стоимости хранения, страхования, порчи и кражи, а также уничтожить часть капитала фирмы, которая могла быть инвестирована в прибыльные ценные бумаги.

Однако запасы должны быть достаточными для обеспечения непрерывности производства и продаж.

Кроме того, контроль материальных ресурсов включает в себя контроль качества продукции и спецификации оборудования.

Механизмы контроля за людскими ресурсами включают оценку и контроль качества отбора, распределения персонала в организации, его подготовки и повышения квалификации, оценку мероприятий и их результатов, уровня вознаграждения сотрудников и их справедливости.

Контроль над информационными ресурсами включает в себя маркетинговые и сбытовые прогнозы, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и связи с общественностью.

Финансовые ресурсы находятся в середине диаграммы, потому что все перечисленные ресурсы имеют ценность, поэтому финансовые ресурсы связаны с их контролем. Финансовые ресурсы — это денежные ресурсы организации, образованные при ее создании и пополняемые в результате производственно-хозяйственной деятельности за счет реализации товаров и услуг, возврата имущества, а также приобретения внешних источников финансирования. Они обеспечивают поток и использование всех других ресурсов в организации.

Финансовые ресурсы должны быть достаточными для обеспечения текущего функционирования и устойчивого развития организации в долгосрочной перспективе.

Характер и функции контроля в управлении

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает в себя мероприятия, связанные с формированием его стандартов, обзором и оценкой их внедрения, осуществлением корректирующих действий.

Суть контроля заключается в разработке и осуществлении эффективных и своевременных управленческих действий для обеспечения заданной эффективности достижения целей деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является разработка и реализация эффективных контрольных мероприятий по снижению до нуля, устранению отклонений от плана.

Общее содержание (задачи) управления:

Проверка значений контролируемых параметров в конкретных контрольных точках;
Генерация управляющих воздействий в случае несоответствия параметров запланированным значениям;
Утверждение созданного контрольного действия;
Осуществление контрольных действий.

Задачи контроля в организации:

Рассматривает состояние дел в организации;
отслеживает тенденции его развития;
выявляет нарушения и ошибки;
это основа вознаграждения;
направляет внимание на то, на что нужно обратить внимание.

Требования к организации контроля:

Вовлечение компетентных людей;
Сосредоточьтесь на предотвращении ошибок;
Гибкость;
Своевременность;..;
Экономика;
индивидуализация;
ориентированный на людей.

Особенности процесса управления:

Система контроля и контрольная группа определяются заблаговременно до принятия планово-организационного решения.

Процесс контроля также включает прямые эффекты для обеспечения эффективной работы.

Контроль является одной из основных функций управления. Она включает в себя деятельность по формированию своих стандартов, рассмотрению и оценке их выполнения и принятию корректирующих мер.

Место контроля в системе управления определяется исходя из его роли в реализации процесса достижения целей организации. На завершающем этапе этого процесса контроль дает возможность контролировать характер изменений в объекте управления по сравнению с его желаемым состоянием

Таким образом, процесс контроля направлен на достижение собственных целей организации, а его содержание как управленческой функции состоит из: разработки правил, стандартов, показателей и критериев эффективности; измерения текущих результатов; выявления отклонений от установленного порядка работы и их причин; осуществления корректировок поведения в организации или ее отдельных подразделениях и сотрудниках.

Предметом контроля должна быть вся деятельность организации, за исключением высшего руководства, работа которого рассматривается в основном высшими органами управления и относится к функции внешнего контроля. Степень совершенствования системы внутреннего контроля во многом определяется степенью организации управленческой деятельности, то есть характером распределения функций и ответственности за их надлежащее выполнение, наличием четких правил и процедур осуществления управленческих действий, планов, четких инструкций, положений, стандартов, рекомендаций и других общих взаимно согласованных организационных мероприятий.

Контроль как управленческая функция — это вид управленческой деятельности, направленный на удержание организации на выбранном пути развития путем сравнения показателей результативности с установленными нормативами и принятия необходимых мер в случае отклонений.

Контроль — это проверка результатов деятельности на соответствие целям и стандартам, принятым в организации, сообществах и государствах, а также ценностям, заложенным в индивидуальном и коллективном сознании, как внутреннее убеждение, регулирующее поведение людей.

Основные виды контроля

На практике существуют три основных вида контроля: временный, постоянный и окончательный.

предварительный контроль.

Этот вид контроля называется предварительным, так как он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является применение определенных правил, процедур и моделей поведения.

Сложность идентификации задачи объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

контроль не осуществляется на стадии выполнения запланированного.

Контроль осуществляется не на стадии выполнения запланированных задач или указаний руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и т.д;

контроль не выражается в сравнении текущего состояния с

Стандарты, но с соблюдением определенных правил, норм, ограничений, требований и поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, управленческо-организационных структур и т.д. — Это способ контролировать эффективное выполнение всей работы;

контроль не осуществляется специальным контролером или

супервайзером, но непосредственно менеджером проекта через соблюдение правил.

В организациях прогностический контроль используется в трех ключевых областях: людские, материальные и финансовые ресурсы.

Прогнозный контроль в области человеческих ресурсов в организациях достигается путем тщательного анализа деловых и технических знаний и навыков, необходимых для выполнения конкретных рабочих задач, и подбора наиболее подготовленных и квалифицированных сотрудников. Для обеспечения того, чтобы нанимаемые сотрудники были способны выполнять возложенные на них обязанности, необходимо установить минимальный уровень подготовки или опыта работы в данной области, а также пересмотреть документацию и рекомендации, предоставляемые нанимаемым сотрудником.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем установления минимально приемлемых стандартов качества и физической проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям. Целью этих проверок является производство высококачественной продукции.

Основным средством прогностического контроля финансовых ресурсов является бюджет, который также обеспечивает функцию управления. Бюджет — это механизм предварительного контроля, поскольку он гарантирует, что, когда организации нужны наличные средства, она их получает.

Контроль ex-ante в основном включает в себя общие задачи, связанные с маршрутизацией, линейным управлением и функциональным контролем.

Текущий контроль.

Как следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в рабочем процессе. Его объектами, как правило, являются подчиненные работники, и это традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Текущий контроль обычно распространяется на конкретные задачи и является прерогативой начальников, которые контролируют работу своих подчиненных. Он используется в следующих административных областях:

Контроль за исполнением решений;
Проведение оперативного контроля в технологическом процессе производства продукции;
Обеспечение обратной связи;
Выявление изменений во внешней среде — конкуренция, законодательство, культурная среда, экономика и т.д;
Процесс адаптации организации к изменениям и совершенствование деятельности.

Регулярный обзор работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложения по совершенствованию работы позволяют исключить отклонения от запланированных планов и инструкций. Если эти отклонения допускаются, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Заключительный контроль.

При окончательном осмотре используется обратная связь после завершения работ. Либо сразу после завершения контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени, фактические достигнутые результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя окончательная проверка проводится слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы по мере их возникновения, она все же выполняет две важные функции. Одна из них заключается в том, что заключительная инспекция предоставляет руководству организации информацию, необходимую для планирования, когда в будущем можно будет выполнять подобную работу. Сопоставляя фактические результаты с требуемыми, руководство лучше может судить о том, реалистичны ли составленные им планы. Этот процесс также предоставляет информацию о возникших проблемах и позволяет сформулировать новые планы, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция финальной инспекции — содействие мотивации. Если руководство организации увязывает мотивирующие вознаграждения с достижением определенного уровня эффективности работы, то очевидно, что реально достигнутые результаты должны оцениваться точно и объективно.

Этапы процесса управления и системы управления

Независимо от типа и количества систем контроля, требуемых организацией, существует четыре основных шага в любом процессе контроля.

Первым шагом в процессе контроля является установление стандартов.

Стандарт — это эталон, норма, требование, эталон, с которым сравниваются показатели работы людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком смысле стандарты отражают корпоративную стратегию.

Второй этап процесса контроля — измерение фактической эффективности контролируемой организации. На этом этапе должны быть определены качественные и количественные методы измерения. Эта проблема является сложной, поскольку результаты некоторых видов деятельности, таких как управление, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап — сравнение фактических результатов со стандартами, разработанными на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать разработанные стандарты, не соответствовать им или не соответствовать им.

Прежде чем принять корректирующие меры, необходимо решить, какое отклонение от стандартов допустимо, а какое необходимо устранить.

Заключительным этапом процесса мониторинга является оценка результатов и осуществление корректирующих действий. Этот шаг основан на сравнении, проведенном на предыдущем этапе. После оценки возможны три направления действий.

Сохранение статус-кво, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них приемлемо.
Исправление отклонений фактических результатов от стандарта.
Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

Процесс управления можно рассматривать в трех других терминах:

Установка стандартов;
Сравнение фактических результатов со стандартами;
Принятие необходимых корректирующих мер, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов (рис. 2.1).

Первым этапом процесса управления является стандартная настройка. Стандарты — это конкретные показатели, развитие которых можно измерить. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей организации.

Цели, которые используются в качестве стандартов контроля, характеризуются, во-первых, наличием временных рамок, в течение которых работа должна быть выполнена, и, во-вторых, особым критерием, по которому можно измерить степень выполнения. Например, каменщик должен класть два кубических метра кирпичной кладки за смену (8 часов). Время составляет 8 часов, а специфическим критерием является два кубических яруса кладки. Конкретный критерий и временные рамки называются показателем эффективности, который точно определяет, что необходимо сделать для достижения целей. Это позволяет сравнить фактически проделанную работу с запланированной и выяснить, что еще необходимо сделать для достижения поставленных целей.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: