Эффективные и неэффективные организационные коммуникации - Концепция информационного обеспечения

Оглавление:

Одной из основных проблем современного общества является коммуникация. В организациях этой проблемой оказывается непонимание того, что общение — это не просто обмен информацией, а динамичный межличностный процесс поведенческого обмена. Из всех организационных процессов коммуникация, возможно, играет центральную и решающую роль, поскольку она лежит в основе жизни организации. Принятие решений часто определяется как выбор между двумя или более альтернативами. Но это процесс сбора и обработки информации, разработки альтернатив и выбора одной из них, а главное — реализации решения. Без последнего процесс вообще не имеет смысла.

Взаимодействие руководителей происходит на разных уровнях организации, и конфликты возникают на каждом уровне. В настоящее время конфликт рассматривается как источник индивидуального и организационного развития, поскольку в процессе урегулирования конфликта создается новая ситуация. Парадокс заключается в том, что наличие конфликта используется для оценки зрелости человека, группы и организации. Конфликт — это решающее семя, из которого вырастает успех.

Концепция информационного обеспечения

Под информацией понимается информация об окружающем нас мире, которая имеет форму символов, доступных и понятных человеку и требующих анализа, понимания, расшифровки.

Информация — это отражение окружающего мира в человеческом сознании, которое каким-то образом записывается и поэтому обладает свойством воспроизводимости, используется как средство коммуникации между людьми, знания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.

В управленческой деятельности информация — это совокупность данных о состоянии контролируемых и управляемых подсистем, а также об окружающей среде. Однако в практике организационного управления информация понимается в упрощенном виде как:

Набор информации о состоянии регулируемых, управляемых систем и внешней среды их функционирования;
Новая информация о состоянии этих объектов управления;
Информация, снижающая степень неопределенности и риска в отношении будущего и т.д.

В современных условиях управления и организационного руководства информационное обеспечение стало важным направлением, состоящим в сборе и обработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Организации хранят и обрабатывают огромные объемы данных, которые могут быть преобразованы в полезную информацию. Эффективность их использования зависит от способности организации собирать первичные данные, которые обеспечат менеджеров необходимой информацией. На рисунке 1 показан процесс преобразования первичных данных в управленческую информацию через информационную систему (ИС).

Свойства информации

Качество информации определяется по четырем основным критериям:

1) Надежность (точность). В случае изменения расписания поездов даже на 10%, большинство пассажиров воспринимают старое расписание как крайне ненадежное. Если сотрудники обнаруживают ошибки в информации документа, они начинают подозревать все данные, содержащиеся в документе.

2) Своевременность. Ценность имеет только информация, полученная своевременно. Руководитель, ответственный за исполнение бюджета, нуждается в своевременной информации об уровне расходов, которая позволит ему адекватно реагировать на нежелательные изменения.

3) Необходимый объем. Многие менеджеры страдают от информационной перегрузки, потому что не могут просеять и использовать большие объемы информации. Это может означать, что выбор формата для преобразования данных в управленческую информацию не является успешным.

4) Значимость. Многое зависит от обязанностей и ответственности конкретного сотрудника. Менеджеру, ответственному за производство, нужна информация об объемах производства и частоте отказов оборудования; старшему менеджеру нужны более общие данные.

Обмен информацией

В крупных компаниях передача информации является неотъемлемым первичным фактором нормального функционирования компании. В этом случае особенно важно обеспечить своевременность и достоверность информации. Для многих компаний внутренняя информационная система решает проблемы организации технологического процесса и носит производственный характер.

Циклические этапы процесса управления реализуются по информации: Прием, обработка данных о состоянии

контролируемого объекта и передачи команд управления этому объекту. Следовательно, информация реализует связь между субъектом и объектом и между управляющей и подконтрольной частью всей системы управления.

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными восприятиями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, взглядами. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации можно представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникацию объединяющим процессом. И одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация, доступная ему. Используя и распространяя эту информацию, а также получая обратную связь, он организует, направляет и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы она воспринималась максимально адекватно теми, для кого она предназначена

Коммуникация — это обмен информацией, посредством которого руководитель получает информацию, необходимую ему для принятия эффективных решений и доведения их до сведения сотрудников организации. Если коммуникация плохая, решения могут оказаться неверными, сотрудники могут неправильно понять, чего хочет от них руководство, и, наконец, могут пострадать межличностные отношения. Эффективная коммуникация часто определяет качество решений и то, как они реализуются на практике.

Важность коммуникации в управлении трудно переоценить. Практически все, что менеджеры делают для того, чтобы помочь организации достичь ее целей, требует эффективной коммуникации. Если люди не могут обмениваться информацией, они не смогут сотрудничать, ставить цели и достигать их. Однако коммуникация представляет собой сложный процесс с взаимозависимыми этапами. Каждый из этих шагов очень важен для того, чтобы другой человек понял наши мысли. Каждый шаг — это точка, в которой, если мы беспечны и не думаем о том, что делаем, то смысл может быть потерян.

Согласно исследованию, лидер тратит от 50% до 90% своего общего времени на общение. Это кажется невероятным, но становится понятным, когда вы считаете, что лидер делает это, чтобы выполнить свою роль в межличностных отношениях, обмен информацией и принятия решений, не говоря уже о лидерских задач планирования, организации, мотивации и контроля.

Семиотика и её части

Семиотика — это наука, изучающая способы передачи информации, свойства знаков и систем знаков в человеческом обществе (особенно природных и искусственных языков, а также некоторых культурных феноменов, систем мифов, ритуалов), в природе (общение в животном мире) или в самом человеке (зрительное и слуховое восприятие и т.д.). Другими словами, семиотика — это теория знаков и знаковых систем.

Выделяются три области семиотики:

§ Синтаксис (или синтаксис, от греческого синтаксиса — построение, порядок) — исследует закономерности построения знаковых систем без учета их интерпретации, то есть отношения знаков друг к другу;

§ семантика (от греческого semantikos — то, что означает) — изучает связь между знаком и его значением;

§ прагматика (от греческого pragmatos — действие) — изучает отношения знаков к их отправителям, получателям и контекст действия знака.

В современной науке существует несколько направлений семиотических исследований.

Первое направление — биологические семиотики, или биосемиотики.

Это направление связано с изучением систем сигнализации (связи) животных, в том числе нижних животных и насекомых, то есть с изучением систем, основанных на естественных признаках, или на признаках, которые так или иначе важны для существования самого организма, то есть биологически существенны (биологически значимы).

Второе направление — этносемиотика, изучающая «имплицитный уровень» человеческой культуры. Даже если отдельным объектом наблюдения для этносемиотики является нечто вполне конкретное, например, народная свадебная песня или действие, точка зрения семиотики отличается от точки зрения фольклора: семиотика изучает ее как часть таких знаковых систем данного общества, смысл и роль которых не осознаются самими его членами.

Этносемиотика — молодая и быстро развивающаяся наука; она еще не имеет общепринятых обобщающих теорий. За рубежом, особенно в США, большое количество отдельных конкретных исследований проводится в рамках этнографии (там их называют «культурной и социальной антропологией»).

Остановимся на частных исследованиях, проводимых в культурной и социальной антропологии, взяв в качестве типичного примера изучение человеческих поз, которые могут быть частью знаковых систем. В рамках культурной и социальной антропологии изучение поз можно проводить с разных точек зрения.

С одной стороны, позы можно изучать с точки зрения физиологии человеческого тела (так же, как мы можем изучать плач, смех, физиологические движения и т.д.), это так называемая этиологическая точка зрения. Описание осанки важно для инженерной психологии, которая заключается в изучении человека, контактирующего с машиной: реакции и поведение человека, расположение человека перед машиной или устройством, конструкция ручек, пультов управления и т.д.; знание типичных осанки для конкретной национальности важно для проектирования жилья, мебели и т.д.; для психиатрии: наблюдение осанки может, в свою очередь, дать информацию о физическом поведении здорового человека.

Роль информации в управлении

Характер и роль информации в управлении лучше всего иллюстрирует связь между понятием информации и понятием энтропии. Н. Винер в то время выразил энтропийно-информационный дуализм следующим образом: «Подобно тому, как количество информации в системе является мерой организации системы, так и энтропия является мерой дезорганизации системы; одна равна другой со знаком перевернутости». Управление в системе зависит от доступной информации. Из множества определений информации наиболее базовым является то, что постулируется теорией информации, которая относится к количеству информации:

Информация — это устранение неопределенности. В этом случае неопределенность уменьшается на количество информации, полученной в процессе выбора или принятия решения из имеющегося количества альтернатив;

Однако в управлении информация также является средством коммуникации (информация передается в виде сообщения, содержащего информацию об изменении переменных).

Информация противодействует тенденциям системы к дезорганизации и увеличению энтропии, а объем информации в системе является мерой организации системы (рис. 3.1).

Необходимо различать такие понятия, как данные и информация. Данные — первичная информация (сигналы) об изменении переменных (степень агрегирования низкая);

промежуточные данные, полученные в результате накопления и агрегирования первичных данных, информирующие о динамике изменений;

-окончательная информация (высокая степень накопления и агрегирования), которая непосредственно подпитывает процесс принятия решений [3].

Эффективная и неэффективная коммуникация

Эффективность связи может варьироваться. Согласно зарубежным исследованиям, эффективность горизонтальной коммуникации достигает 90%, вертикальной — 20-25% (это количество информации, поступающей от менеджеров, доходит до сотрудников и правильно понимается ими). Другими словами, менеджеры могут реализовывать свои задачи, но имеют только пятую часть предназначенной для них информации.

Недостаточная эффективность вертикальной (как восходящей, так и нисходящей) коммуникации подтверждается данными о том, что следующий руководитель рабочего (мастера), покидая кабинет первого руководителя, приносит лишь 30% информации, а руководитель цеха — около 40%. Коммуникация снизу вверх еще более неэффективна, так как не более 10% информации доходит до руководителя. Это убедительно свидетельствует о том, что не все возможности используются в организации коммуникации.
Важно помнить, что успех процессов коммуникации органично связан с соблюдением этических норм как получателем, так и отправителем информации. Эффективность коммуникации также зависит от того, как построено сообщение. Она должна быть построена в таком порядке: от внимания к интересам, от интереса к основным моментам, от разъяснения деталей до возражений и вопросов, затем к заключению и призыву к действию.
Разработка программы внутренних коммуникаций должна начинаться с общей оценки среды управления. Затем изучите организационную структуру и типы уже существующих коммуникаций. Для определения текущего состояния команды и степени удовлетворенности сотрудников необходимо провести небольшое внутреннее исследование, чтобы определить, какие формы коммуникации сотрудники находят наиболее полезными и эффективными. Результаты опроса покажут, могут ли новые виды коммуникаций быть внедрены в компанию сейчас, или есть трудности и напряженность в команде.

Блок предложений и общие собрания являются двумя наиболее распространенными каналами связи между сотрудниками и руководством. Но они становятся неэффективными, когда предложения, поступающие от сотрудников, не резонируют. Часто это происходит потому, что сообщений достаточно много и на все они невозможно ответить. Иногда руководство формально относится к идее ящиков и не утруждает себя ответом. Для того чтобы вышеупомянутые методы были эффективными, необходимо инициировать групповые (групповые) предложения, что значительно упрощает процесс реагирования. Важно также, чтобы общие собрания не превращались в фарс: Контрапартийный диалог не должен перерастать в монолог одного человека. Работников не следует заставлять присутствовать на таких собраниях и сидеть на них. Записки, отправленные на подиум, не должны подвергаться цензуре.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: