Документационное обеспечение управления - Основные термины и определения в области управления документацией

Оглавление:

Общие принципы документооборота закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Закона Российской Федерации об административных правонарушениях и Трудового кодекса Российской Федерации. Они устанавливают виды и разновидности документов, создаваемых для учета актов гражданского состояния, фактов их образования или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяют ответственность за противоправные действия с документами и сведениями.

Некоторые аспекты работы с информацией регулируются специальными законами:

Использование изображения герба Российской Федерации на бланках документов регулируется Федеральным конституционным законом от 20 декабря 2000 года № 2-ФЗ «О гербе Российской Федерации»;
Порядок использования государственного языка в официальных документах регулируется Федеральным законом от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
Правовое регулирование порядка перехода на государственную гражданскую службу и формирования ее кадров установлено статьями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и изданными в развитие положений закона указами Президента Российской Федерации;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует создание, хранение и использование информационных ресурсов.

Указ Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 от 28 декабря 2006 г. поручил Правительству Российской Федерации принять ряд нормативных документов, обеспечивающих совершенствование системы дополнительной профессиональной подготовки государственных служащих (Указ о программе профессионального развития государственных служащих и типовой форме программы, Указ о стажировке государственных служащих, государственные требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке государственных служащих, типовая форма государственного контракта). а также принято Положение о дополнительной профессиональной подготовке государственных служащих Российской Федерации, которое предусматривает включение новых форм документов (заявление на обучение федеральных должностных лиц в рамках образовательных программ дополнительной профессиональной подготовки, государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных должностных лиц) в документальное обеспечение процедур.

Порядок регистрации адресов в почтовых переводах и информации о документах установлен Правилами оказания почтовых услуг, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Интегрированная обработка данных в автоматизированных информационных системах обеспечивается общероссийскими классификаторами технической, экономической и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677 принято Постановление о разработке, принятии, внедрении, ведении и использовании общероссийских классификаторов технической, экономической и социальной информации в социально-экономической сфере.

Единые формы первичной учетной документации по трудовому договору и оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Порядок ведения личного дела государственного служащего устанавливается Положением о персональных данных государственных служащих Российской Федерации и ведении их личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

Вопросы архивного хранения документов регулируются Федеральным законом «Об архивировании в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. 2.

Основные термины и определения в области управления документацией

Знание терминологии ведения документации каждым сотрудником в области управления персоналом является одним из обязательных условий компетентного, квалифицированного выполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Неясное понимание границ основных условий офисной работы, их неправильное толкование чревато канцелярскими ошибками.

Принятая терминология в области документооборота стандартизирована в ГОСТ Р 51141-98 «Документооборот и архивное дело. Термины и определения», утвержденные Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года.

Термин «делопроизводство» определяется как самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документально-информационной базы на различных носителях для использования административным аппаратом при выполнении им своих функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина «делопроизводство» стал использоваться термин «документальное обеспечение управления», который подчеркивает информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Важнейшей частью делопроизводства является документация, которая представляет собой регламентированный процесс закрепления на различных материальных носителях и регистрации на основе установленных требований и стандартов всей информации, необходимой для управленческой деятельности.

В результате процесса документирования создается документ (лат. documentum — доказательство, доказывание) — первичная информация, записанная на материальном носителе со стойками, позволяющими ее идентифицировать. Документ, который служит как средством, так и способом выполнения функций, возложенных на административный аппарат, отражает все формы административной деятельности и тем самым определяет ее многофункциональность.

Обязательным элементом дизайна документа, обеспечивающим его юридическую силу, является опора. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет максимальное количество (30) и порядок реквизитов для организационно-распорядительных документов.

Юридическая сила документа является собственностью официального документа, которая предоставляется ему действующим законодательством, компетенцией органа, выдавшего документ, и установленным порядком его исполнения.

Организация работы с документами является компонентом документооборота, который включает в себя организацию документооборота, а также систему хранения документов и их использования в текущей деятельности административного органа.

Документооборот организации, учреждения, предприятия — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения оформления или отправки.

Система хранения документов — это совокупность инструментов, методов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.

Документальное обеспечение управления персоналом

Документальное обеспечение управления персоналом государственной службы включает в себя полный цикл — создание (документирование), обработку и перемещение документов в организации с момента их создания сотрудниками кадровой службы или приема до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

К основным канцелярским функциям системы управления персоналом относятся:

Документация по кадровым вопросам;
Обработка входящих и исходящих документов;
Передача документов исполнителям — сотрудникам системы управления персоналом;
Регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
Создание файлов в соответствии с номенклатурой, утвержденной для каждой организации;
Копирование и размножение документов, относящихся к кадровым вопросам;
Контроль за исполнением документов по кадровым вопросам;
Передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В системе «Управление персоналом» как подсистеме организационного управления используются следующие единые системы документирования:

Организационно-распорядительная документация по управлению персоналом, включающая в себя как подсистемы:
Организационная и кадровая документация (план должности, структура и численность персонала, положения о службе персонала, положения о персонале, должностные инструкции);
Организационно-административная документация (приказ об изменениях в реестре должностных обязанностей, приказ).
Справочная документация (письмо, меморандум, объяснение, справка, заявление, шаблон, протокол и т.д.).
Кадровая документация (кадровые приказы, трудовой договор (контракт на оказание услуг), штатное расписание, кадровый билет, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионная книжка и т.д.).
Документация по заявлениям граждан;
Плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплате труда, планы обучения и развития персонала и т.д.);
Отчетно-статистическая документация (статистические отчеты о количестве работников, балансе отработанных часов, заработной плате, производительности труда, отпусках работников и т.д.).
Документация по социальному страхованию (пенсии, пособия, гранты, социальное обеспечение) и т.д.

Каждая из подотраслей управления человеческими ресурсами разрабатывает и выполняет документацию в соответствии со своей функциональной задачей. Большинство из этих документов являются внутренними для организации. Порядок работы с ними определяется внутренними правилами, положениями и инструкциями.

Организационно-кадровая документация включает в себя комплекс взаимосвязанных документов, определяющих численность и положение организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность управленческого персонала, структуру и задачи кадровой службы.

К организационным и кадровым документам относятся: план штатного расписания, структура и штатное расписание, положения о службе персонала, положения о персонале и должностные инструкции по отдельным должностям.

В штатном расписании указаны численность структурных подразделений в структуре организации, должностной и штатный состав (руководители, специалисты, технические руководители) по каждому структурному подразделению и организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Единая форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и представляет собой сочетание шаблонного текста и таблицы. Порядок составления штатного расписания регулируется Инструкцией по использованию и заполнению форм первичных документов по учету труда и оплате труда.

План укомплектования кадрами разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе персонала. Проект документа утверждается руководителями структурных подразделений и юридических служб, подписывается руководителями структурных подразделений организации и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. На штемпеле утверждения должна быть указана общая численность работников организации и ежемесячная заработная плата. Штемпель утверждения подписывается официальной печатью организации (или корпоративной печатью).

Структура и количество сотрудников указывается в специальном документе, в котором указываются все подразделения, названия должностей и количество сотрудников для каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Пломба утверждения является герметичной. Изменения в структуре и штатном расписании осуществляются по приказу руководителя организации.

Положение о персонале

Положение о службе персонала определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организацией, его внутреннюю организацию, задачи и функции. Общий подход к подготовке регламентов определяется типовой инструкцией по ведению учета в федеральных органах исполнительной власти, методическими рекомендациями по унификации текстов распорядительных документов, а также ГОСТ Р 6.30-2003.

Структура положений, как правило, включает следующие разделы:

общие положения.
основные цели и функции отдела кадров.
структура кадровой службы.
права и обязанности службы и ее сотрудников.
основные требования к квалификации сотрудников кадровой службы.
рабочее место сотрудника кадровой службы.

Порядок кадровой службы определяет порядок трудовых и кадровых отношений, установленных в организации, условия трудовой деятельности всего персонала. В нем отражены: организация деятельности учреждения; условия оплаты труда сотрудников, порядок предоставления отпусков, командировок, перевода на новую работу и отпуска, стимулы и дисциплинарные меры; права и обязанности сотрудников и руководства организации и ряд других, непосредственно связанных с управлением персоналом.

Положение о персонале обсуждается и проводится голосование с представителями трудовых коллективов, утверждается юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

В соответствии с Федеральным законом «О государственной службе Российской Федерации» организационно-правовой статус государственного служащего регулируется трудовым законодательством, являющимся неотъемлемой частью административного регламента государственного органа. В том числе:

Квалификационные требования к уровню и типу знаний и навыков, требуемых от государственного служащего;
служебные обязанности, права и обязанности за невыполнение (ненадлежащее выполнение) служебных обязанностей
перечень вопросов, по которым должностное лицо имеет право или обязанность принимать решения самостоятельно или участвовать в подготовке проектов решений;

Российская Федерация от 8 ноября 2005 г. № 536.

Сроки и процедуры подготовки и рассмотрения проектов решений, а также порядок их утверждения;
порядок служебных отношений с другими государственными служащими, гражданами и организациями;
перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям;
Показатели эффективности и результативности официальной деятельности.

Организационно-распорядительная документация отдела кадров включает приказы (инструкции) об изменениях в штатном расписании, о распределении обязанностей между заместителями руководителей организаций, о порядке предоставления и продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска работников.

Основной целью справочно-информационной документации является информирование о текущем состоянии дел в системе управления, предоставление информации, которая инициирует принятие управленческих решений, а также обеспечение обратной связи между контролирующей и подконтрольной системой. Таким образом, в отличие от организационно-распорядительных документов, которые переходят от органа управления к контролируемому органу, справочно-информационные документы переходят снизу вверх: от структурного подразделения к организации в лице руководителя и его заместителей или через горизонтальные связи между подразделениями и должностными лицами.

Справочно-информационные документы включают: меморандум, объяснение, справку, заявление, презентацию, протокол, предложение, служебное письмо, телеграмму, телекс, факс, телеграмму, электронное сообщение и др.

Документация по вопросам трудоустройства, заработной платы и кадров включает в себя приказы (инструкции) по кадровым вопросам, трудовой договор (контракт на оказание услуг), личную карточку сотрудника, личное дело организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам приведены в Алгоритме единых форм первичных учетных документов по учету труда и оплате труда, утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1.

Документация по служебной аттестации сотрудников

Служебная аттестация сотрудников проводится:

В служебной аттестации;
при присвоении квалификационных категорий;
при назначении наказаний;
Выдача описания или рекомендательного письма по просьбе сотрудника.

Порядок работы Сертификационной комиссии (Квалификационной комиссии) регулируется Положением об аттестации должностных лиц Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 110, и Положением о порядке проведения квалификационных экзаменов должностных лиц Российской Федерации и оценки их знаний, умений и навыков (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 111.

Работа Сертификационной комиссии подкрепляется, в частности, документами:

правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков должностных лиц, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии;
График аттестации указывает следующее: Наименование государственного органа, отдела, в котором будет проводиться аттестация; Список должностных лиц, подлежащих аттестации; Дата, время и место проведения аттестации; Дата подачи необходимых документов в аттестационную комиссию с указанием руководителей соответствующих отделов государственного органа, ответственного за их представление;

Обоснованный краткий отчет о выполнении работ должностным лицом, подлежащим аттестации за период аттестации, включающий следующую информацию о должностном лице:

Фамилия, имя, отчество;
должность, занимаемая должностным лицом во время служебной аттестации, и дата его назначения на эту должность
перечень основных вопросов (документов), по которым должностное лицо участвовало в решении (разработке);
мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной деятельности должностного лица с учетом выполнения требований должности;

Информация о выполненных заданиях и проектах, подготовленных должностным лицом за указанный период, содержится в годовых отчетах о профессиональной деятельности должностного лица, которые прилагаются к обзору;
Решение Комиссии по результатам служебной аттестации;
Бланк служебной аттестации чиновника;
Протокол заседания комиссии, фиксирующий решения и итоги голосования;

Правовой акт государственного органа или решение представителя работодателя о том, что должностным лицом является:

подлежит включению в кадровый резерв для заполнения вакансии гражданской службы в порядке продвижения по службе;
Для направления на профессиональную переподготовку или повышение квалификации
Демонстрация на государственной службе; специальный правовой акт (приказ, инструкция), который должен быть издан в случае отказа государственного служащего от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

Оценка работы сотрудника может быть также отражена в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о повышении в должности, вознаграждении или наказании.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: