Делопроизводство в менеджменте - Нормативно-правовая база обязательства вести учет

Оглавление:

Управление документооборотом — это отрасль человеческой деятельности, которая занимается разработкой и оформлением официальных документов, организацией их движения, учетом и хранением.

Та часть делопроизводства, которая непосредственно связана с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документацией. Вопросы документооборота и регистрации (получение, обработка, регистрация, контроль за исполнением, текущее хранение, отправка) охватываются термином документооборот. Деятельность, связанная с организацией длительного хранения документов (проверка стоимости документов, регистрация дел, передача в архив, архивирование) относится к архивному делу.

В дополнение к термину «делопроизводство» возникло понятие «документооборот» (DMS), которое будет использоваться и в этой статье.

Управление документацией («подача документов») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные источники свидетельствуют о том, что уже в X в. в Древнерусском государстве существовала определенная культура документооборота (договоры с Византией 911 и 945 гг., письма-патенты, житийские записи и т.д.). Слово «деяние» как собрание документов использовалось уже в середине XVI века.

В процессе управления человеком любое скоординированное, значимое взаимодействие реализуется через управление. Отношения в системе управления реализуются посредством информации, т.е. путем обмена информацией, мнениями, приказами между людьми (структурами управления), и эта информация, мнения, приказы могут передаваться различными способами, в том числе и машинным.

Наиболее важным носителем информации является документ. Слово «документ» на латинском языке означает «доказательство», «доказательство». Документ — это материальный объект, на котором информация фиксируется с целью ее передачи во времени и пространстве. Информация, представленная документом, состоит из информационных элементов, реквизитов документа (адрес, текст, подпись и т.д.). Документ функционирует одновременно как объект работы руководителя и как его вывод.

Важной функцией документа является его информационная функция. Документ фиксирует факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ имеет организационную функцию. Документ предусматривает оказание влияния на группы людей с целью организации и координации их деятельности. Коммуникативная функция документа обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

Документ имеет юридическую функцию (имеет юридическую силу), поскольку его содержание используется в качестве доказательства, когда спорные вопросы рассматриваются сторонами в отношениях, не говоря уже о следственных органах, судах и прокурорах.

Правовая сила документа гарантируется законом, компетенцией органа, выдавшего документ, и установленным порядком его исполнения. Ряд документов, изначально наделенных юридической силой (договорные документы, нотариальные акты, правовые акты органов публичного управления и т.д.).

Наконец, документ имеет образовательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, а хорошо проработанный документ воспитывает эстетический вкус руководителей и повышает престиж организации.

Нормативно-правовая база обязательства вести учет

Правовую основу ведения учета в современной России составляют ряд законодательных актов Российской Федерации, законодательных и административных актов, а также методических документов, регламентирующих создание, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу учетных служб на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве выяснилось, что нормы, правила, требования к делопроизводству администрации разбросаны по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов необходимо для профессионалов в области делопроизводства. Кратко опишем основные законы и нормативные акты, которые содержат как отдельные требования к ведению документации, так и к ее обработке, и полностью посвящены этим вопросам.

Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» ввел обязанность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и т.д.) и обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять государственным органам соответствующую необходимую информацию.

Гражданский кодекс (ГК) законодательно закрепил не только деятельность юридических лиц, но и их документацию. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица.

Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Данная норма связана с требованиями законодательства об Архивном фонде РФ и архивах, согласно которому многие документы учреждений, организаций и предприятий должны передаваться в государственные архивы по истечении установленного срока хранения.

Ряд законодательных актов (Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации», Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», Постановление Правительства Российской Федерации «О регулировании производства, использования, охраны и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и т.д.) содержат положения, которые необходимо учитывать при подготовке и оформлении деловых документов. Действующее законодательство регулирует требования к документам, направляемым различными средствами связи, требования к защите информации и документов, которые должны иметь юридическую силу (официальный статус).

Указ «О Федеральной архивной службе России» определяет основные задачи Архивной службы России (Росархив): «Развивать и совершенствовать совместно с федеральными органами власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации… записи, в том числе государственной системы записи и единой системы документирования».

Следует отметить ряд указов Президента РФ «О Государственном гербах», «Об утверждении Порядка ведения Архивного фонда Российской Федерации и Порядка Государственной архивной службы России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Порядка оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Порядка классификации информации, составляющей государственную тайну, в различные классификационные классы», важность которого для функционирования системы делопроизводства очевидна из самих названий этих документов.

Рассмотрим далее нормативные документы, которые имеют первостепенное значение для организации процесса делопроизводства. Положения, требования, правила этих документов в полной мере реализуются при дальнейшей презентации учебного материала.

Государственная система документального обеспечения деятельности администрации. Основные положения. Общие требования к документам и службам поддержки документов (GSDMS).

Стандарты и правила ГИСУР основаны на базовых положениях Единой государственной системы управления документами (ЕГУД), созданной в СССР еще в 1973 году и сыгравшей важную роль в оптимизации документооборота в отечественной экономике.

ЕГСД был задуман как научно-обоснованный набор правил, стандартов и рекомендаций по учету организационной и административной документации.

В ЕГСД сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, унифицированы принципы документирования, даны рекомендации по структуре служб делопроизводства, определены их функции, изложены принципы контроля за исполнением документов, механизации процессов делопроизводства.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена единая система документов для делопроизводства, состоящая из следующих государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Общие положения) и ГОСТ 6.39-72 (Форма-образец). Позднее стандарты были пересмотрены (1988 г.) в связи с внедрением компьютерных технологий в делопроизводство, а сам USSD был реорганизован в Единую государственную систему управления документацией (USSDMS). Положения URSDMS уже применяются ко всем видам управленческих документов. В 1991 году ДСС США была преобразована в Систему государственного документооборота — ГДДС.

В ближайшие годы планируется разработать новую версию СУБД как систему стандартов, требований и регламентов, которая будет регулировать основные правила работы с документами в компаниях и организациях. Основное отличие будущей системы будет заключаться в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного управления документами и письменными материалами на основе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированное управление файлами и т.д.).

6.30-2003 ГОДА. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Предшественниками этого стандарта являются вышеупомянутые ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72, однако в связи со значительными социально-экономическими изменениями, произошедшими в 1990-х годах в нашей стране, он быстро устарел и был заменен сначала ГОСТ Р 6.30-97, а затем ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандартная инструкция по ведению учета в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция устанавливает общий порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации документа, поступающего в организацию, до передачи дел на архивирование). Данная инструкция используется не только федеральными органами власти, но и компаниями и организациями как основа для построения собственных систем документооборота.

Основные правила для архивов организаций.

В правилах подробно рассматривается ряд вопросов ведения документации: требования к номенклатуре дел, процедура профессиональной экспертизы ценности документов и их передачи в архив, работа с документами в архиве.

Единые правила ведения учета предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В стандартном положении излагаются особенности документооборота этой категории: Регистрация, подача документов, сроки исполнения, формирование дел и их архивирование.

Кроме того, существуют стандарты и правила работы с рядом конкретных формаций документов, которые регулируются специальными законами. Это бухгалтерские, кадровые и некоторые другие виды документов.

Унификация и стандартизация в управлении данными

Процесс управления характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и мер по их разрешению. Отсюда большое, часто неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации заключается в том, чтобы уменьшить неоправданное многообразие документов, привести их формы, структуру, языковые структуры и процедуры обработки, учета и хранения к единому уровню. В настоящее время, например, в почтовом трафике России насчитывается около 20 стандартных конвертов с различными размерами, расположением адресных окошек и другими особенностями, что не позволяет автоматизировать обработку в почтовом отделении.

Суть стандартизации заключается в унификации оптимальных правил и требований к разработке и оформлению документов, которые приняты в правильном порядке для универсального и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки могут быть оформлены в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть стандарты на определенные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательских работах.

Структура и правила подготовки) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. форматы потребительской бумаги) и системы единой документации. Например, выше был приведен ГОСТ Р 6.30-2003, который является частью единой системы организационно-распорядительной документации (УКОРД). Кроме того, существует единая система банковской документации, единая система документации для учета работ и их оплаты, единая система первичной учетной документации и другие системы. Полный список долларов США можно найти во Всероссийском классификаторе административной документации ОК 011-93.

Все документы (информация о документе), циркулирующие на предприятии, организации классифицируются по следующим признакам: Вид деятельности, наименование, способ фиксации информации, место исполнения, степень сложности, степень публичности (секретности), сроки исполнения, юридическая сила, этапы создания, происхождение, срок хранения, степень связности, степень унификации, тип содержания.

По видам деятельности (или целям) документы подразделяются на научно-технические, проектно-конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-административные), кадровые, плановые, финансы и бухгалтерский учет, отчетность и статистику, бухгалтерский учет, торговлю, ценообразование, изобретения и открытия, социальное обеспечение и др.

По названию существует множество типов документов. Упомянем лишь некоторые из них: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, инструкции, планы и отчеты, файлы, протоколы, договоры, акты, инструкции, сертификаты, отчеты, пояснительные записки, письма, факсы, телеграммы, бланки, стандарты, спецификации, запросы и распоряжения об оплате, доверенности, акты о привлечении к ответственности, свидетельства об авторских правах и т.д. и т.п.

Согласно способу фиксации информации, документами могут быть: письменные (рукописные, печатные, типографские, выполненные с помощью дублирующего аппарата, электронные), графические и фотографические, фонографические, кинодокументы. Сегодня бумага является важнейшим материальным носителем деловой информации.

Классификация документов

В зависимости от места работы документы подразделяются на документы по внешним и внутренним вопросам. Внешние документы, в свою очередь, делятся на входящую (входящую) и исходящую (исходящую) корреспонденцию.

С точки зрения сложности, документы делятся на простые и сложные. Просто — это документы, которые касаются одного вопроса, в сложных документах рассматриваются несколько вопросов.

В зависимости от степени публичности документы классифицируются как открытые (неклассифицированные) и с ограниченным доступом. Ограниченные документы имеют разную степень секретности (совершенно секретные, секретные и т.д.) и документы для служебного пользования (DSP), конфиденциальные документы.

С точки зрения юридической силы документы можно разделить на подлинные и поддельные. Подлинные документы могут быть действительными и недействительными. Недействительный документ становится недействительным в связи с истечением срока действия или аннулированием другим документом.

Документы классифицируются как срочные и несрочные по срочности. Срочные документы — это документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы, помеченные как «срочные».

В зависимости от стадии обработки документы делятся на черновики и оригиналы. Проект является документом, который готовится к дальнейшей обработке. Оригинал (белый документ) — это единая копия документа, подготовленного и подписанного из проекта в соответствии с установленными требованиями.

Копии, листы, выписки из документа и дубликаты могут быть сделаны с оригинала. Копия является идентичной, официально заверенной копией оригинала. Отпуск — копия документа, который остается в документах компании, обычно отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста оригинала. Дублировать — вторая копия документа, имеющая ту же силу, что и оригинал.

В зависимости от происхождения документов различают официальные документы, созданные компаниями и организациями, и личные письма граждан с жалобами, предложениями или просьбами. С точки зрения срока хранения документы делятся на постоянно и временно хранящиеся. Временно сохраненные документы опять делятся на документы с периодом хранения до 10 лет и более 10 лет. В зависимости от степени связности документы делятся на информационные, которые содержат информацию и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные, которые являются обязательными для организации и носят характер юридического или технического стандарта. В зависимости от степени унификации документы классифицируются как индивидуальные, стандартные, шаблонные, образцовые (типовые) и унифицируются в виде анкет и таблиц. Отдельные документы имеют специфическое содержание и характер одного документа.

Стандартные документы — это документы, описывающие однородные процессы и явления; стандартные технологические процессы, стандартные внутренние правила и т.д.

Шаблонные документы имеют предварительно напечатанный текст с бланками, которые заполняются по мере заполнения документа, в зависимости от ситуации.

Анкета — это способ представления единого текста, в котором постоянная информация размещается на левой стороне листа, одна строка под другой, в то время как переменная информация вставляется на правой стороне листа во время создания документа. Например, метод анкетирования используется для моделирования приказов о приеме на работу, переводе и увольнении персонала и других документов.

Таблица — форма подачи заявки, в которой постоянная информация помещается в заголовки столбцов и боковая панель (заголовки строк), а переменная информация (в цифрах или словах) размещается на пересечении соответствующих столбцов и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой емкостью информации, позволяет осуществлять строгую классификацию и кодирование информации и легко подводить итоги аналогичных данных.

Примеры документов (образцы) являются ориентировочными и используются для создания и оформления документов по аналогии.

В связи с характером содержания документы могут быть первичными и вторичными.

В первичном документе содержится исходная информация, которая обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций также используются различные документы, формализующие отношения сторон в деловом сотрудничестве и торгово-экономических отношениях. Это, в частности, соглашения (поставка, работа, аренда и т.д.), контракты, трудовые договоры и т.д.

Основные понятия документооборота (делопроизводства)

Поддержка документооборота (ведение учета) — это специфический вид деятельности, который заключается в создании, создании документов, их обработке и хранении.

Управление документацией — это направление деятельности, предусматривающее документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное управление документацией включает в себя:

Обеспечение своевременного и надлежащего создания документов (документирование);
Организация работы с документами (прием, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожение).

Параллельно с понятием «документарный менеджмент,» в последние десятилетия понятие Document Management Support (DMSS) завоевало признание.

Документирование — это процесс создания и разработки документа.

Организация работы с документами обеспечивает движение документов в аппарате управления, их использование для справки и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Под стандартом документооборота понимается перемещение документов организации с момента их создания или получения до завершения оформления или отправки. Технология работы с документами включает в себя:

получение и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
Контроль за исполнением документов;
Информация и справочная работа;

*Оформление документов;

их трансляция;
систематизация (формирование ящиков) и текущее хранение.

Давайте раскроем некоторые из перечисленных условий. Так, под регистрацией понимается запись учетных данных по документу по установленной форме, устанавливающая факт его создания, отправки или получения, контроль за оформлением документов — совокупность действий по обеспечению их своевременного исполнения, формирование дела — группировка оформленных документов по делу в соответствии с номенклатурой дел (систематизированный перечень наименований дел, созданных в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке) и систематизация документов по делу.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации о рассматриваемом случае или управляемом объекте. Информация идентична терминам: «данные», «информация», «показатели». Следующий термин определяется законом:

«Информация — это информация о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы ее представления.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» следующим образом:

Документ — это информация, которая записывается на материальном носителе и позволяет ее идентифицировать.

Запрос документа является обязательным элементом оформления официального документа.

Официальными документами являются документы, подготовленные юридическими или физическими лицами, оформленные и заверенные в установленном порядке.

Многие формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах, административная деятельность — в выпуске различных административных документов, планирование — в подготовке различных планов, бухгалтерский учет — в подготовке и обработке статистической, бухгалтерской, операционной и технической документации, контроль — в сборе информации в письменной форме и т.д. Таким образом, документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

регулирование деятельности (уставы, распоряжения, правила, инструкции и т.д.);
административной деятельности (приказы, инструкции, резолюции, решения, директивы и т.д.).
Накопление и обобщение информации (отчеты, файлы, отчеты и т.д.);
передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.).

Документ возник, прежде всего, для того, чтобы записать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» — доказательство, доказательство. В настоящее время неоспоримость документа определяется также понятием «юридическая сила документа».

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: