Автоматизация управленческого контроля - Проблемы автоматизации управленческого учета и пути их решения

Оглавление:

В условиях развития рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически независимым. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все больше зависит от степени информационного обеспечения отдельных подразделений и служб.

В настоящее время лишь немногие российские организации имеют такой учет, поэтому содержащаяся в нем информация подходит для оперативного управления и анализа.

Как показывает практика, предприятия со сложной производственной структурой срочно нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, которая помогает оптимизировать затраты и финансовые результаты и принимать обоснованные управленческие решения. К сожалению, решения, принимаемые руководством по развитию и организации производства, не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, интуитивно понятны.

Информация, необходимая для оперативного управления компанией, содержится в системе управленческого учета, которая считается одним из новых и перспективных направлений учетной практики.

Управленческий учет можно определить как отдельное направление системы бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом и ее структурных подразделений. Автоматизация как бухгалтерского, так и управленческого учета ускорит процесс предоставления информации, необходимой для управленческих целей.

Таким образом, актуальность этой темы обусловлена потребностью компании в качественной информации, необходимой для управленческих целей.

Целью данной диссертации является исследование теоретических и практических аспектов автоматизации управленческого учета.

Из этой цели вытекают следующие цели:

Ознакомьтесь с проблемами, возникающими при автоматизации управленческого учета, и подумайте, как их преодолеть;
Изучить способы автоматизации управленческого учета;
Ознакомьтесь с типами программного обеспечения.

Только небольшие компании могут позволить себе вести управленческий учет в системе, не связанной с финансовым учетом. Для крупных и средних компаний такая организация бухгалтерского учета (двойной ввод информации, различные системы автоматизации, две базы данных и т.д.) просто неэффективна и дорогостояща. Поэтому крупные и средние предприятия при проведении контроллинга, как правило, используют информацию из системы учета или базы данных для всех видов учета. Это неизбежно приводит к ряду проблем в автоматизации управленческого учета.

Проблемы автоматизации управленческого учета и пути их решения

Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, или предоставляет ее в различных разделах. Соответственно, автоматизация управленческого учета будет затруднена по следующим причинам.

Сложность проектного учета. Бухгалтерский учет, как правило, ведется в рамках структурных разрывов. Для управленческих целей наибольший интерес представляет учет поступлений и расходов по проектам. Получить такие данные из бухгалтерии очень сложно, а то и невозможно.

Различия в оценке активов. Это относится, в частности, к основным средствам с длительным сроком полезного использования (например, к активам советской эпохи), фактическая стоимость которых, несмотря на переоценку, может существенно отличаться от балансовой стоимости.

Различия в определении амортизационных расходов. В бухгалтерском учете амортизация рассчитывается в соответствии со стандартами, установленными учетной политикой. Если эти стандарты не совпадают с фактическим сроком полезного использования основных средств в обществе, то для целей управленческого учета необходимо пересчитать отраженную в бухгалтерском учете амортизацию в соответствии с фактическими стандартами, что зачастую очень трудоемко.

Трудности в учете внутренних переводов средств. Эта проблема остро стоит на крупных предприятиях с большим количеством перемещений основных средств, ликвидных активов, продукции и т.д. между различными дочерними компаниями. Для этого в бухгалтерском учете используется 79 «Внутрифирменных операций», но при большом количестве проводок аналитика этого счета расширяется настолько, что становится очень сложно разобраться в этом, а «очистить» управленческий учет от внутренних проводок практически невозможно, особенно если таких операций тысячи.

Большинство описанных проблем можно избежать, введя определенные правила в учетную политику. Например, помимо традиционных разделов аналитического учета (по центрам финансовой ответственности, позициям, элементам), компании могут вести аналитический учет затрат по отдельным инвестиционным проектам (ИС). По каждому инвестиционному проекту утверждается разрешение на расходование средств (оборотных и капитальных), и все документы, подаваемые в бухгалтерию в связи с этим разрешением, кодируются соответствующим образом. После этого можно легко идентифицировать все расходы, понесенные по проекту в компьютерной программе, запросив специальную авторизованную авторизацию. Учет доходов по IP более сложен, но даже эта задача не решается в большинстве компаний, так как управленческий учет ведется отдельно от учета. Нормы амортизации, установленные в налоговом кодексе, в целом являются удовлетворительными, и нет необходимости рассчитывать амортизационные отчисления дважды. Кроме того, это очень трудоемко: например, в нефтедобывающей компании в среднем 80-100 тыс. основных средств, а номенклатура включает 20-30 тыс. из них. В таких условиях нет времени на тщательную оценку правильности установленной нормы амортизации по тому или иному объекту. Проблемы с перерасчетом амортизации отдельных видов основных средств возникают только при трансформации финансовой отчетности в соответствии с ОПБУ США.

Российский бухгалтерский учет регулируется РСБУ и другими нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок его ведения зависит только от специфики работы предприятия. Крупное предприятие, состоящее из нескольких заводов, или среднее предприятие, разделенное на несколько юридических лиц с целью оптимизации управления, неизбежно сталкивается с проблемой консолидации управленческих данных, поступающих из разных отделов.

Чтобы избежать этих проблем, все юридические лица должны, во-первых, согласовывать графики управленческого учета, а во-вторых, обеспечивать одинаковую структуру и содержание аналитических ссылок на бухгалтерскую отчетность. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут готовить отчетность по своим правилам и должны будут проанализировать первичные документы для их консолидации.

Автоматизация бухгалтерского учета, основанная на преобразовании данных из учетных систем, не гарантирует достоверности информации о деятельности компании, так как эти данные могут быть неверными. На практике были случаи, когда бухгалтерская система не сверяла остатки на конец месяца, а затем бухгалтеры просто исправляли это, не желая искать причины расхождений. В результате, остаток на счете в конце месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Таким образом, управленческая информация, полученная в результате обработки таких корректировок, оказалась неверной. Также часто встречались ошибки при вводе неверных значений из аналитических записей заработной платы.

Поэтому для получения достоверной информации о деятельности предприятия необходимо организовать единую базу первичных данных, которая может быть использована как для ведения бухгалтерского учета, так и для составления управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всего предприятия правилам, нарушение которых контролируется системой учета.

Методы автоматизации управленческого учета. Единая система бухгалтерского учета

Построение системы учета и анализа на базе «тяжелой» ERP-системы, такой как SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и т.д., является наиболее радикальным способом решения вышеуказанных проблем. Для этого необходимо не только унифицировать учет во всех дочерних компаниях, но и перенести в новую систему данные из всех используемых систем. Стоимость внедрения полноценной ERP-системы немаловажна (от одного миллиона долларов). Поэтому, чтобы оправдать их, компании стараются использовать все функции бухгалтерского учета.

Преимущества. При грамотном внедрении помимо предоставления данных о деятельности каждого сотрудника компании в режиме реального времени в каждой секции (т.е. развернутая система управленческого учета) ERP-система помогает значительно повысить эффективность работы компании, ее прозрачность, а также повысить финансовую и операционную дисциплину сотрудников. В этом случае бухгалтерская и управленческая отчетность составляется на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов и внедрение единой системы бухгалтерского учета занимает несколько лет. За это время нужно вести записи с помощью старых инструментов. Кроме того, гранулярность, обеспечиваемая крупной ERP-системой, часто не нужна — сумма экономии в этом случае будет меньше, чем затраты на внедрение.

Вывод. Внедрение ERP-системы для автоматизации бухгалтерского учета имеет смысл только в том случае, если компания планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если целью является автоматизация только бухгалтерских функций, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы, что будет рассмотрено ниже.

Сергей Воробьев, заместитель генерального директора по экономике и финансам, «Метафракс» (Губаха, Пермский край).

Основной целью автоматизации было повышение управляемости всей компании за счет создания инструмента для управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых ресурсов на базе Oracle Applications. Первоначально планировалось автоматизировать следующие блоки:

Основная продукция;
Вспомогательное производство;
Планирование;
Финансы;
Снабжение;
Склады;
Оборот.

Дело в том, что в начале проекта мы сами не до конца понимали, что именно нам нужно для реструктуризации финансовой структуры и какой бухгалтерский учет мы хотим видеть. Поэтому мы начали с того, что было понятно, и на собственном опыте скорректировали первоначальный подход к проекту. Теперь оперативный учет полностью автоматизирован, а автоматизация бухгалтерского и налогового учета находится в процессе работы. Но даже если бы мы начали автоматизировать бухгалтерские функции, вопрос о том, какую систему внедрять — только бухгалтерскую или ERP-систему — не возник бы: Сбор информации о работе крупной производственной компании возможен только в ERP системе.

Аналитическая система

Управляющая отчетность может быть получена и проанализирована с помощью системы, основанной на технологии OLAP (OLAP — это специальная компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любом разделе. В настоящее время практически все аналитические системы работают на основе OLAP). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему, а данные, полученные в ней по установленным правилам, формируют управленческую отчетность. Реплицированные системы могут быть использованы в качестве аналитических систем (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, «Intalev», «Contour Corporation. Бюджет»), а также системы, разработанные для конкретного предприятия.

Преимущества. При внедрении таких систем, как правило, нет необходимости менять существующие учетные программы — достаточно привести в порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета, обеспечивающие загрузку сопоставимых данных.

Большинство описанных систем имеют разнообразные инструменты отчетности, помогающие руководству понять тонкости управления финансами компании.

Внедрение таких систем значительно дешевле (десятки или сотни тысяч долларов) и быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методы внедрения были опробованы многими консультантами и практически не терпят неудач.

Недостатки. При разумном количестве транзакций система OLAP может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом количестве транзакций (которое может достигать миллиона в месяц в крупных компаниях) система становится перегруженной. Если не вводить в систему первичные данные и не формировать бухгалтерскую отчетность, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности разных подразделений. Кроме того, бухгалтерская отчетность может быть составлена только в конце периода, поэтому вся информация поступает в систему со значительной задержкой.

Вывод. Такой вариант автоматизации имеет смысл в средних компаниях и предприятиях, где объем первичных данных сравнительно невелик.

Геннадий Волегов, заместитель генерального директора по экономике и финансам, «Ватойл» — филиал ЗАО «ЛУКОЙЛ-Пермь» (Пермь) В нашей компании система управленческого учета и бюджетирования «Иперионный столб» интегрирована с платиновой системой финансового учета. Таким образом, платину пришлось модернизировать: Частично изменен план счетов, приведены в порядок аналитические ссылки на бухгалтерскую отчетность, введены единые центры затрат и др. Теперь бухгалтерия вводит в Платину первичные документы, а поскольку эти данные запаздывают, экономисты для получения оперативной отчетности вводят в систему контроля данные о событиях, которые уже произошли, но еще не документированы.

Несмотря на то, что сейчас нам приходится уделять большое внимание интеграции существующих программ, мы в целом удовлетворены их работой. Если бы мы сейчас решили автоматизировать бухгалтерский учет с нуля, то, конечно, предпочли бы ERP-систему. Но десять лет назад, когда мы впервые столкнулись с необходимостью автоматизации бухгалтерского учета, ERP-системы, способные решать сложные задачи, не были адаптированы к российским условиям.

Общекорпоративное хранилище данных и аналитическая система

Чтобы избежать проблем с перегрузкой систем анализа из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено — корпоративное хранилище данных (далее — ХДО). QCD — это программное обеспечение, специально разработанное (редко приобретаемое) корпоративными специалистами, которое одновременно выполняет функции первичного фильтра данных и архива. Схема работы ПЗС выглядит следующим образом: первичные данные попадают в бухгалтерские и другие учетные системы, оттуда — в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

Преимущества. При импорте данных в хранилище дублирующаяся информация автоматически удаляется в соответствии с предопределенными правилами. На данном этапе большинство несоответствий контролируется: неполные аналитические справочники, некорректная корреспонденция счетов, не говоря уже о более серьезных нарушениях (например, ручное редактирование балансов). Это значительно повышает достоверность конечной информации. Кроме того, объем обрабатываемых данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет снизить нагрузку на аналитическую систему.

Недостатки. Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных и невозможность получения управленческих отчетов в режиме реального времени. Задержка по времени, связанная с необходимостью экспортировать данные в репозиторий, а затем обрабатывать и импортировать их обратно в системы отчетности, составляет не менее одного дня. Кроме того, создание репозитория наряду с покупкой аналитической системы обходится примерно в два раза дороже, чем покупка и внедрение одной только аналитической системы.

Вывод. Для компаний, где ежедневная задержка информации не является критичной (за исключением банков, инвестиционных компаний, компаний мобильной связи и некоторых других), а объем первичной информации большой, имеет смысл использовать корпоративный репозиторий, так как это позволяет, с одной стороны, избежать повреждения данных, а с другой — дешевле, чем внедрение ERP системы.

Пример. Для многих компаний отчетность в режиме реального времени не дает реальной картины. В этом автор убедился, проанализировав количество записей в день в крупной компании. Было обнаружено, что большинство записей были сделаны на 10-й день и в конце месяца. В эти дни вводились все исходные данные — так же, как и поток документов. Очевидно, что ежедневная отчетность в эти периоды будет показывать сильные колебания всех показателей, которые не имеют экономического смысла. Поэтому управленческая отчетность должна готовиться только за те периоды, которые должны быть закрыты. Для банков — это день, для промышленных предприятий — месяц. А откладывать систему на период значительно меньший, чем продолжительность такого периода (например, на день для промышленной компании), бессмысленно.

Александр Бондаренко, руководитель экономико-финансового департамента, Финансовая корпорация «НИКойл» (Москва)

Когда компания имеет несколько систем бухгалтерского учета, несколько юридических лиц и направлений деятельности, репозиторий — это единственный способ получить достоверные данные для управленческого учета. Это мнение не только нашей финансовой службы, но и IT-специалистов и консультантов, с которыми мы провели интервью на эту тему.

Однако реализовать такой репозиторий не так-то просто. В частности, сложно формализовать данные и определить форматы хранения, а также порядок формирования информации обо всех продуктах, с которыми работает крупная компания. Например, таких продуктов около двухсот, и каждый из них должен обладать примерно двадцатью-тридцатью характеристиками. В такой ситуации имеет смысл начать с описания около двадцати ключевых продуктов, которые имеют наибольший вес в продажах, а затем распространить полученный опыт на все остальные продукты.

Другая сложность: если компании нужна оперативная информация, как это делаем мы, невозможно использовать системы бухгалтерского учета как основу для поиска данных (в лучшем случае их можно использовать для сверки). Поэтому для использования ХПК необходимо иметь хорошие «бэк-офисные» системы, данные которых будут поступать непосредственно в репозиторий. Кроме того, бизнес-процессы в компании должны быть стабильными, чтобы создать корпоративный репозиторий. Например, мы были вынуждены приостановить реализацию проекта KCD в связи с вхождением в состав ФК «НИКойл» Автобанка и Промышленной страховой компании. Пока процесс слияния, включая переход на единые стандарты отчетности, не будет завершен, нет смысла продолжать этот проект.

Автоматизация учетной системы на базе KCD

Процесс внедрения ERP систем, а также аналитических систем описан во многих публикациях, поэтому в данной статье автор рассматривает основные принципы построения автоматизированной системы управленческого учета на базе хранилища данных предприятия.

Система сбора и обработки информации с использованием KCD состоит из четырех основных частей: единой системы нормативно-справочной информации (НСРИ), системы ввода первичных документов (СПД), собственно корпоративного хранилища данных и аналитической системы (АС). Давайте посмотрим на каждого из них немного подробнее.

Сводная нормативная справочная система необходима для обеспечения того, чтобы во всех используемых программах имелись одни и те же справочные данные. Содержит все виды аналитических записей бухгалтерского учета, план счетов, методические рекомендации и т.д. Все остальные подсистемы должны быть совместимы с операционной системой NSI: При внесении изменений в каталоги NSI следует автоматически изменять соответствующие каталоги других систем.

Изменения в ОС НСИ могут вноситься только в соответствии с правилами, которые должны быть тщательно проработаны. Например, в одном из учреждений, с которым работал автор сообщения, сотрудник отдела должен был подать заявление по установленной форме для внесения изменений. Руководство операционного подразделения рассматривает заявку, утверждает ее и направляет в финансовый департамент в штаб-квартире для утверждения. После утверждения изменения были внесены в систему. Таким образом, рабочая версия НСИ обновлялась раз в месяц, и сотрудники имели доступ к исправленным методикам, графикам и другим документам.

Практика показала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы (контракты, файлы, счета-фактуры), классифицируют их наиболее корректно. Поэтому имеет смысл передать ввод таких документов в полевую службу. Это осуществляется через существующие учетные подсистемы (например, подсистему материального учета или систему учета клиентов) или через специальную программу, интегрированную с программным обеспечением учета. Затем введенные данные отправляются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет полученные документы, сравнивает их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит исправления и импортирует их в бухгалтерскую систему, где документы преобразуются в набор бухгалтерских проводок.

В производственных компаниях практически нет случаев, когда необходимо фиксировать данные о событиях, которые произошли, но еще не были задокументированы. Однако при необходимости такая функция может быть добавлена, например, путем введения дополнительного аналитического атрибута «Неподтвержденные квитанции» и разрешения экспорта таких квитанций в KCD без проверки бухгалтерией.

После ввода первичной информации в учетную систему она импортируется в Корпоративное хранилище данных в следующем формате: Ввод, дата, автор, при изменении, данные учетной записи/анализа, примечание, сумма. KCD автоматически проверяет правильность введенной информации, устраняет ненужные записи и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым на предприятии уровнем детализации (например, группирует суммы амортизационных отчислений по машинам одного типа в одну позицию).

Чтобы не прерывать работу учетных систем, экспорт и импорт данных можно осуществлять и в ночное время. Стоит отметить, что помимо учетных данных и карточек активов, в KCD могут храниться планы и бюджеты.

Система анализа формирует отчеты на основе информации, хранящейся в QCD, в соответствии с содержащимися в нем инструментами. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Для того чтобы описанная система работала эффективно, бухгалтерский учет и другое бухгалтерское программное обеспечение должны соответствовать определенным требованиям.

Наличие уникальных идентификаторов бронирования. Не все учетные системы присваивают уникальные номера каждой записи. Если это условие не выполняется, то некоторые записи могут быть дважды экспортированы из учетной системы по ошибке.

CSB должно отличать отредактированное бронирование от вновь введенного, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, в целях контроля необходимо сохранить в системе дату изменения бронирования и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможно обрабатывать закрытые периоды, в том числе и остатки. Практика показывает, что человек, у которого есть возможность сделать что-то незаконное, рано или поздно сделает это. Поэтому лучше, если сама система бухгалтерского учета накладывает ограничения (например, на ручную обработку балансов). Поправки в закрытых периодах вносятся только через обратные записи.

Способность воспринимать новые версии нормативной и справочной информации. Система автоматически или под контролем администратора принимает новые версии справочной информации, отправляемой ей операционной системой NSI.

Экспортируемость информации. Учетная система экспортирует данные из комбинированной нормативно-справочной информационной системы и корпоративного хранилища данных в соответствии с указанными нормативными документами.

В 2001 году ЗАО «АСР Развитие Бизнес Систем» («RBS») выступило консультантом по внедрению системы управленческого учета в нефтегазовом холдинге. («RBS») выступило консультантом по внедрению системы управленческого учета в нефтегазовом холдинге. Компания была полностью подвержена всем вышеописанным проблемам. До внедрения автоматизированной системы работа бухгалтерских подразделений дочерних обществ описывалась другой консалтинговой фирмой. Объем работы, проделанной консультантами, был огромным: только финансовые отчеты, которые они разработали, содержали около 6000 показателей. Однако все попытки заставить холдинговые компании заполнять требуемые формы отчетности привели к тому, что отчеты просрочены более чем на два месяца и допущено большое количество ошибок. Задачей консультантов ДБО было внедрение автоматизированной системы управленческого учета для сбора и обработки достоверных управленческих данных. Условия компании-заказчика были ограничены сроками реализации проекта и его бюджетом. Объем первичных данных не позволял осуществлять прямое вмешательство в систему анализа, а использование для этой цели бухгалтерской отчетности привело бы к значительным искажениям данных. Поэтому было принято решение автоматизировать процесс сбора и обработки управленческой отчетности на основе первичной информации, т.е. с использованием корпоративного хранилища данных. В результате реализации проекта была создана полноценная система подготовки консолидированной управленческой отчетности, которая получает исходные данные из существующих учетных систем. А работа по ее созданию заняла менее года и обошлась на порядок дешевле, чем внедрение ERP-системы. Время, необходимое для подготовки консолидированной отчетности холдинга, значительно сократилось: если раньше на подготовку ежемесячного отчета уходило около 20 дней, то теперь на второй день каждого месяца менеджер получает финансовый отчет с 6000 ключевыми цифрами. Кроме того, повысилась дисциплина бухгалтерского учета. Тройная проверка данных (CAPS, бухгалтер, KCD) обеспечила комплексную проверку точности отчетности. При обнаружении несоответствий сотрудник, ответственный за ввод неверной информации, обязан написать объяснение. Этот контроль значительно сократил количество ошибок.

Как выбрать правильное программное обеспечение?

Можно предположить, что для ознакомления и получения первого опыта оптимальны простые базовые версии программного обеспечения (далее — ПО), которые уже имеют подготовленные настройки для ведения бухгалтерского учета, но предоставляют возможность настроить и изменить хотя бы часть существующих настроек. Это необходимо для первоначального внедрения и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также для развития навыков и получения первого опыта настройки программного обеспечения для решения конкретных задач. Было бы неплохо, если бы для выбранного программного продукта существовала более сложная версия, предназначенная для решения реальных задач. В будущем, после того, как вы освоите основной функционал, можно будет усовершенствовать вашу программу, то есть «обновить» ее.

Для систем среднего класса (в зависимости от степени сложности решения задач) наиболее важной является готовность решать поставленные задачи. Учитывая тот факт, что программное обеспечение должно точно справляться с проблемами, а также их причинами и последствиями, функциональность программы должна означать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенного диапазона зон. Например, если сейчас задача состоит в поддержании бюджета платежей, то в будущем необходимо будет взять на себя ведение бюджета управления денежными потоками и платежеспособностью в целом.

Системы для решения комплекса задач информационного обеспечения цикла управления должны иметь на 20-50% больше резервов с точки зрения функциональности, чем требуется на момент внедрения, надежных как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и исполнителя. Такие системы должны позволять вести весь перечень хозяйственных операций на предприятии, в том числе и внутри предприятия, создавать целую систему бюджетов и показателей финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальной, так как частое появление новых предприятий и изменение правил ведения бухгалтерского учета с тенденцией к их усложнению характерны для российских предприятий. Здесь очень важная особенность — это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, в том числе и бюджета на баланс. Полная и актуальная информация о текущем состоянии предприятия может быть представлена только в бухгалтерском балансе. И этот отчет должен быть подготовлен на основе управленческой информации.

Соответственно, система без подготовки всех форм управленческой отчетности с доступом к управленческому балансу по определению не может считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческой отчетности.

Практические аспекты автоматизации бухгалтерского учета

Рассмотрим одну из программ для автоматизации управленческого учета в компании. Программа «Русский менеджер» предназначена для организации внутреннего группового учета в компании. Он записывает и хранит информацию для внутреннего пользования в компании. Программа удобна в использовании и не обременена сложными экономическими условиями. В то же время он предоставляет полную информацию о состоянии предприятия и результатах его деятельности в понятной для руководителей форме. Система учета, внедренная в «Русском менеджере», удовлетворяет потребности большинства предприятий. Бухгалтерский учет в «Русском менеджере» может вестись как в рублях, так и в валюте, как для одного, так и для нескольких юридических лиц. Отчет о движении денежной наличности может храниться в нескольких кассах с разрешенным доступом. Разнообразные и гибкие опции программы позволяют использовать ее как в качестве простого инструмента для ведения кассового учета, так и в качестве средства автоматизации бухгалтерского учета для получения полной информации о финансовом состоянии предприятия.

Российским менеджером принят ряд мер по защите информации от несанкционированного доступа: как со стороны неавторизованных лиц, так и со стороны сотрудников. Бухгалтерия:

Расчеты по кассовым операциям;
Учет операций по текущему счету;
Расчеты с поставщиками и клиентами;
Расчеты с сотрудниками (бухгалтером);
Прием и отгрузка товаров, продукции, услуг;
Взаимозачет, списание долга;
Инвентаризация товаров;
Переоценка, износ, амортизация недвижимости;
Переоценка валют, расчет курсовой разницы;
Определение результатов компании.

Программа работает с бухгалтерским компонентом, который является наиболее широко используемым компонентом программного комплекса 1С:Предприятие 7.7. Он имеет открытую архитектуру, позволяющую настраивать его под потребности пользователя. Благодаря популярности платформы «1С:Бухгалтерия 7.7» всегда можно найти профессионалов, которые смогут проконсультировать вас, настроить и сопровождать программу. Интуитивно понятный интерфейс и простая терминология делают программу доступной и позволяют быстро освоить ее.

Программа «Русский менеджер» внедряет управленческий учет, который существенно отличается по назначению от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет направлен на получение информации, необходимой внешним пользователям (кредиторам, инвесторам, налоговым органам). В отличие от финансового учета, управленческий учет направлен на формирование информации, используемой внутренними пользователями (собственниками, руководителями, сотрудниками) для организации управления бизнесом. В отличие от бухгалтерского учета, программа имеет следующие функции:

Единый учет для нескольких компаний, можно вести консолидированный учет для нескольких юридических лиц, подчиняющихся одному руководителю;
Нет ссылки на график счетов;
Анализы в разделах, не являющихся важными для управления бизнесом, исключаются. Например, расчеты с клиентами по ставкам НДС;
Записи хранятся исключительно для внутренних целей без ссылок на какие-либо правила или положения;
удобство расчетов по рублевым и валютным операциям.

Программа не предполагает выдачу первичных документов, так как это не является задачей менеджера. Первичные документы выдаются бухгалтерами или менеджерами в программах «1С:Бухгалтерия», «1С:Торговля и склад» или других программах, бухгалтерский учет и складское хозяйство. Однако программа полностью отражает все сферы хозяйственной деятельности предприятия и позволяет анализировать деятельность и состояние предприятия. Программа может быть использована для узкоспециализированных задач, например, только для учета денежных потоков, а также для использования всех ее функциональных возможностей. И как только вы начнете с одной задачи, вы сможете постепенно включать другие функции по мере необходимости.

Оплата наличными может быть произведена через любое количество кассовых аппаратов. Доступ к каждому кассовому аппарату может быть защищен паролем. Платежи в валюте и рублях можно осуществлять параллельно в одной кассе. Кассовый аппарат не может быть привязан к конкретному юридическому лицу. Для безналичных расчетов может быть использовано любое количество текущих счетов. Расчетные счета всегда привязаны к конкретным компаниям (юридическим лицам).

Бухгалтерская отчетность включает поступления, износ и переоценку объектов недвижимости.

Для управленческого учета не всегда имеет значение номенклатура товаров. Менеджера больше интересует, какие виды товаров приносят ему больший доход (прибыль). Программа позволяет использовать один из двух вариантов учета движения товаров: Итоговый учет — по видам деятельности (видам товаров) Учет по товарной номенклатуре (количественный и итоговый). Опция учета устанавливается при первом запуске программы путем выбора значения параметра «Анализ товарного учета».

В качестве источников финансирования программа рассматривает капитал и нераспределенную прибыль. Капитал. Учет капитала в программе включает в себя учет уставного капитала и учет дополнительного капитала. Уставный капитал определяется решением учредителей при создании компании. Дополнительный капитал формируется за счет средств, полученных от доноров (дополнительные взносы), а также за счет прибыли при его распределении. Прибыль, доступная компании. Как правило, прибыль распределяется учредителями для двух целей (частей): Выплата дивидендов и увеличение капитала (дополнительный капитал).

Система бухгалтерского учета, внедренная в «Русском Управлении», в основном использует общепринятые принципы и методы бухгалтерского учета.

Выручка признается в момент отгрузки, а не в момент оплаты. Поэтому, если за товар получены деньги, но товар не отгружен, то эта сумма является авансовым платежом, а не доходом. Когда товары отгружаются, независимо от того, оплачены они или нет, сумма считается выручкой. Выручка признается по видам деятельности (видам товаров и услуг).

Расходы учитываются в соответствии с видом деятельности. Это могут быть прямые расходы, относящиеся к конкретному виду деятельности, или общие расходы, обеспечивающие функционирование компании в целом. Общие расходы на конец месяца разбиты по видам деятельности и включены в прямые расходы. Это обеспечивает последовательный анализ по видам деятельности.

Наряду с постатейным анализом расходов по видам деятельности, он также анализируется по статьям расходов.

В программе реализован учет с анализом деятельности как по доходам, так и по расходам. Перекрестный анализ по видам деятельности позволяет определить прибыль по каждому виду деятельности. Учет в рублях и валюте. Расчеты с подрядчиками и работниками производятся как в рублях, так и в иностранной валюте. Программа позволяет использовать помимо рубля и другую валюту. По умолчанию, выбранной валютой являются доллары США, указанные как «USD». Пожалуйста, обратите внимание, что рублевые долги не влияют на долги в других валютах. Валютные и рублевые счета ведутся параллельно. Если необходимо перевести рублевые долги в валютные (и наоборот), можно воспользоваться документом «Взаимозачеты».

Одним из основных принципов, установленных в программе «Русский менеджер», является принцип разделения доступа к данным. Применяются два типа ограничений:

Ограничение документов;
Доступ к кассовым аппаратам по паролю.

Консолидированный учет нескольких компаний доступен только пользователю «Менеджер». Он имеет полный доступ к анализу и обработке данных. Другие сотрудники имеют доступ только к данным и в объеме, необходимом для выполнения их задач.

«Менеджер по операциям имеет доступ к документам и отчетам, необходимым для отслеживания продаж: Квитанции, расходы и т.д. В то же время он не имеет доступа к расчетам с донорами, заработной плате, текущим операциям и отчетам о финансовом состоянии и деятельности предприятия. Кассир» имеет доступ только к операциям с наличностью и с бухгалтерами. Защищенный паролем кассовый аппарат может использоваться только пользователем, который знает пароль.

Анализ деятельности и состояния предприятия. Программа оснащена набором отчетов, позволяющих детально анализировать хозяйственную деятельность предприятия, текущее состояние и движение денежных средств, товаров, имущества, расчеты с контрагентами, с работниками. С помощью анализа денежных потоков мы можем проанализировать, откуда пришли деньги и куда они ушли. Мы можем проверить оборот наличных и безналичных платежей, в рублях и иностранной валюте, с подрядчиками и сотрудниками, на всех сразу и выборочно. Вы также можете провести детальный анализ расчетов с контрагентами: кому, кому, сколько и в какой валюте.

Анализ расчетов с работниками показывает расчеты с работниками как по заработной плате, так и по авансовым платежам, как в валюте, так и в рублях.

Анализ деятельности компании показывает, какие виды деятельности приносят какие доходы, а какие сотрудники — наибольшую. Можно увидеть, какие статьи расходов увеличились и как ежемесячно меняется прибыль от каждого вида деятельности. Анализ деятельности компании может быть представлен как в виде таблицы, так и в виде графика.

Анализ состояния компании позволяет увидеть, какие средства принадлежат компании и какие источники финансирования доступны для нее. Вы можете детально проанализировать состояние компании или в целом, на одну дату или получить несколько статусов по месяцам. Анализ состояния компании может быть выполнен как в виде таблицы, так и в виде графика.

В данной статье мы рассмотрели особенности автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, преимущества внедрения автоматизации и проблемы, возникающие при этом. Кроме того, во второй главе описывается одна из программ операционного учета «Русский Менеджер», а также ее преимущества и приложения.

Следует отметить, что возможности автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей предприятия, сложившихся традиций управления и стратегических целей компании. Однако необходимо понимать, что контроль — это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета необходимо получить четкие и достоверные финансово-экономические показатели, на основании которых руководство может эффективно управлять предприятием. Ведь затраты на внедрение новых методов контроля не должны превышать выгоды от их применения.

Современное состояние развития автоматизации управленческого контроля является одним из подходов в управлении, основанном на использовании информационных технологий. При таком подходе управление данными, операциями, ресурсами и информацией осуществляется с помощью программного обеспечения, что снижает или исключает степень вовлеченности человека в процесс.

Автоматизируя процессы управления, менеджер может значительно сократить время и трудозатраты. Кроме того, автоматизация может помочь упорядочить и структурировать всю поступающую информацию, облегчая ее анализ и обработку. В конечном счете, это повышает эффективность управленческих решений.

Подготовка к автоматизации корпоративного управления

Прежде чем приступать к автоматизации управленческого контроля, необходимо упорядочить процессы контроля, обмен информацией и систему необходимых показателей. Лучше всего разделить каждую сферу деятельности на процессы и задачи. В то же время, не увлекайтесь деталями и построением громоздкого контроля.

Подготовка к автоматизации процессов управления должна проходить в несколько этапов.

Разделение сфер ответственности. В качестве управленческой функции контроль может быть делегирован другим сотрудникам. Менеджер должен следить только за общей эффективностью работы.

Установить формы и процедуры отчетности. Этот шаг должен решить проблему дублирования отчетов, которые должны быть доступны сотруднику, руководителю и третьей стороне.

Организация процесса контроля основных показателей работы предприятия: прибыли, производственных затрат, показателей трудовой дисциплины, исполнения норм, правил и инструкций. После того, как система управленческого контроля будет оптимизирована и применена на практике, необходимо перейти непосредственно к автоматизации.

На выбор оборудования для автоматизации влияет ряд факторов:

Скорость обмена информацией;
Удобство в использовании;
Видимость результата;
Универсальность.

Традиционно средства автоматизации делятся на следующие уровни.

Устный отчет — не самая удобная форма с точки зрения управленческого контроля: отсутствует хранение информации для ее последующего анализа. Этот уровень подходит только для текущих, одноразовых операций.

Использование распечаток (бланков отчетов, пояснительных записок, сводных таблиц) облегчает работу менеджера, но довольно неудобно, так как трудно объединить отчеты разных сотрудников в общую сводную таблицу или провести сравнительный анализ.

Использование электронных каналов связи и стандартных офисных компьютерных программ. Это средство частичной автоматизации. Недостатками этого уровня являются сложность информации о заказе, отсутствие связи между информацией и задачами, что требует дополнительной обработки. Экономия времени невелика и существует высокая вероятность различных видов ошибок.

Применение специальных программ. Как правило, большинство программ автоматизации управления снабжены функциональным дополнением в виде аналитики и контроля. Это лучшая форма автоматизации управленческого контроля. С помощью таких программ можно автоматизировать обработку информации и ее объединение в единый документ.

Тем не менее, не все процессы управленческого контроля должны быть автоматизированы. На некоторых уровнях управления, вмешательство менеджера просто необходимо, чтобы он не терял связь с реальными условиями работы своей компании.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: