Процесс коммуникации - Связующие процессы в менеджменте

Оглавление:

Организованная и целенаправленная деятельность организации была бы невозможна без обмена информацией. Информация является очень важным ресурсом в жизни организации.

Информация — это сведения, полученные из различных источников, которые необходимо получить, изучить и исследовать, отвергнуть или принять, изучить и при необходимости пересмотреть, преобразовать в ресурс, принять решение о его использовании и с прогнозом общей пользы (экономической, социальной, технологической, политической и т.д.). Информация, передаваемая людям, может иметь различные цели в зависимости от деятельности в организации: информировать; оценивать результаты; убеждать, приказывать; генерировать информацию других типов (ложь, сплетни, бытовая, социальная, рыночная и т.д.).

Менеджеры могут оценить вероятные выгоды от обладания информацией или возможные потери из-за отсутствия информации. Ценность информации сильно зависит от способа и скорости передачи, частоты и надежности.

Способ передачи информации людям основан на ощущениях (зрение, слух, вкус, обоняние). Организации в основном используют визуальную и слуховую информацию. Скорость передачи и получения информации может быть выражена в терминах времени, необходимого для понимания конкретной ситуации. Частота отправки или получения информации влияет на ее ценность. Например, еженедельные отчеты о финансовом состоянии организации, которые содержат мало изменений, имеют относительно небольшую ценность. Слишком частое получение информации об одном и том же явлении может привести к перегрузке человека. Надежность информации может быть выражена степенью уверенности лица, принимающего решение, в полученной информации. Надежность оценки сравнивается с ценностью информации и затратами на ее получение. Надежность информации характеризует степень, в которой информация отражает то, что она должна отражать. Информация классифицируется на три основных типа: стратегическая информация. Эта информация необходима в долгосрочной перспективе. Она включает информацию, отражающую текущие тенденции в регионах, странах и конкурирующих компаниях. Тактическая информация. Он определяет наилучшие средства для достижения стратегических целей, изучает проблемы и их решения. Кроме того, это результат постоянного мониторинга внешней среды. Оперативная информация направлена на преодоление препятствий и ограничений стратегической и тактической информации. Информация является центральным звеном в связующих процессах управления. Важность связующих процессов определяется тем, что через них происходит соединение общих функций управления.

Процесс коммуникации - Связующие процессы в менеджменте

Коммуникация как связующий процесс в менеджменте

К связующим процессам относятся процесс коммуникации и процесс принятия решений. Каждый из компонентов связующих процессов использует информацию и зависит от нее. Вся управленческая деятельность основана на обмене информацией. По этой причине общение называют процессом установления связей. Коммуникация и информация — это разные, но связанные понятия. Коммуникация включает в себя как то, что передается, так и то, как это «что» передается. Для того чтобы общение состоялось, необходимо присутствие как минимум двух человек. Важность коммуникации определяется ее влиянием на эффективность и результативность организаций. Именно коммуникация служит средством взаимодействия организации с внешней средой и обеспечивает ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими социально-экономическими системами. В самом широком смысле коммуникация понимается как процесс обмена информацией. В более узком смысле общение — это взаимопонимание людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией. Общение — это процесс обмена и передачи информации между людьми или небольшой группой людей.

Общение важно для лидеров по следующим причинам: лидеры тратят значительное количество времени на общение. По оценкам многих экспертов, на это тратится от 75% до 95% времени руководителя. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении этого вида деятельности; Коммуникация необходима для эффективного управления; Хорошая коммуникация способствует организационной эффективности. Если организация эффективна в сфере коммуникации, она будет эффективна и во всех других видах деятельности.

Целью коммуникации является достижение точного понимания сообщения, отправленного принимающей стороной. В отсутствие коммуникации сотрудники не имеют информации о том, что делают коллеги, руководство не получает первичных данных, а менеджеры и лидеры не могут давать указания. Таким образом, координация различных видов деятельности и сотрудничество между сотрудниками невозможны. Коммуникация в организациях — это сложное, динамичное и воспроизводящееся явление, которое можно рассматривать как действия, взаимодействия и процессы. Коммуникация как действие. В этой модели источник разрабатывает сообщение, состоящее из символов. Затем символы преобразуются в сигналы, то есть кодируются. Сигналы передаются по каналам к получателю, который их декодирует или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Этот тип коммуникации рассматривается как односторонний процесс. В этой модели нет обратной связи.

Модель коммуникации как действия. Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи стало переходом ко второму типу модели — коммуникации как взаимодействия. Эта модель не полностью отражает весь процесс и динамику общения с человеком.

Виды коммуникаций.

В зависимости от типа восприятия информации общение делится на прямое или целенаправленное (цель сообщения заложена в тексте), косвенное (информация заложена больше «между строк») и смешанное. В процессе организационной деятельности персонал организации имеет большее отношение к организационной коммуникации.

Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого менеджеры разрабатывают систему предоставления информации и передачи информации большому количеству людей внутри организации, а также людям и учреждениям за пределами организации. Они служат важным инструментом для координации деятельности в вертикальном и горизонтальном управлении и позволяют получать необходимую информацию. К наиболее распространенным формам организационной коммуникации относятся:
вербальная форма передачи информации;
письменная форма передачи информации;
электронная форма передачи информации.

Исходя из сферы применения, организационная коммуникация делится на две большие группы: Коммуникация между организацией и ее окружением; Коммуникация между уровнями управления и отделами. Коммуникация в организации может быть прямой и косвенной.

Определенную роль играет и общение с неформальными группами. Часто мнения, сформированные в неформальных группах и дошедшие до руководителей по неформальным каналам, позволяют принимать более эффективные решения или избегать конфликтных ситуаций. Современная управленческая мысль предполагает, что для организации гораздо разумнее не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для укрепления формальной организационной коммуникации.

Общение имеет такие важные характеристики, как стиль, структура и потребности. Стиль общения — это способ общения, поведения и взаимоотношений с другими людьми. Существует множество различных стилей, используемых людьми в межличностном общении, а также множество подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить, как следует себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. Коммуникационная структура — это набор каналов, по которым взаимодействуют субъекты управления. Этот тип структуры может быть глобальным, если он охватывает организацию в целом, и локальным, если он относится только к ее части, например, к отделу. К коммуникационным потребностям организации можно отнести как потребность в информации (новой информации, уменьшающей неопределенность знаний о каком-либо объекте), так и коммуникационные потребности, то есть необходимость общения или сбора общественности вокруг организации, а также потребность в эффективной обратной связи. Организация коммуникаций — это основная сфера деятельности успешной компании. Менеджеры, которые знают, как создать коммуникационное пространство и оптимальные коммуникационные сети, работают эффективно. Коммуникационная сеть — это определенная связь участников коммуникации посредством информационных потоков. Данный подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами как отношения, построенные на потоках сообщений или сигналов. И здесь не имеет значения, передается ли смысл сообщения, но коммуникативная сеть может увеличить или уменьшить время разрыва между сообщением и полученным значением. Структуры коммуникативных сетей могут быть различными. Наиболее распространенными из них являются: Цепочка, звезда, иерархическая, многочленная, веерная, круговая.

Сущность, проблемы и роль коммуникации

Люди проводят большую часть своей повседневной жизни в организациях: Школы, компании и т.д. Мы живем в обществе, которое состоит из организаций. Почти каждый из нас является членом одной или нескольких организаций, в которых именно коммуникация оживляет организационную структуру.

Общение — это:

Передача информации (идей, образов, оценок, установок) от человека к человеку;

Взаимодействие, посредством которого передается и принимается информация; процесс отправки и получения информации;

проводник или канал, соединяющий участников обмена информацией.

Управление в организации осуществляется людьми. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является доступная ему информация. Используя эту информацию, обмениваясь ею и получая обратную связь, он организует, направляет и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности донести информацию таким образом, чтобы она была воспринята максимально адекватно теми, для кого она предназначена.

Выделяют следующие характеристики общения между людьми

возможность взаимного влияния партнеров через систему знаков (вербальное и невербальное общение);

коммуникативное воздействие только тогда, когда существует единая или сходная система кодирования и декодирования у коммуникатора (лица, передающего информацию) и у реципиента (лица, принимающего ее)

Возможность возникновения коммуникативных барьеров.

По мнению О.С. Виханского, термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», что означает «общий»: отправитель информации пытается установить «общность» с получателем информации. Таким образом, коммуникация может быть определена как передача не только информации, но и смысла или значения посредством символов.

Термин «коммуникация» быстро прижился, но его распространенность не означала, что коммуникация стала важным компонентом социальных исследований. Только с развитием различных организационных концепций стали актуальными проблемы, связанные с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Эффективная межличностная коммуникация важна для успеха в управлении по ряду причин. Во-первых, многие управленческие задачи зависят от непосредственного взаимодействия людей (начальника с подчиненным, подчиненного с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностное общение — лучший способ обсуждения и решения проблем, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Говоря о роли коммуникации в организации, необходимо отметить, что формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникации в организации является одной из важнейших задач менеджмента. Фактически, обмен информацией как основное звено включен во все основные виды деятельности организации. Таким образом, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не работают, это негативно сказывается на функционировании всей организации.

На это есть несколько причин:

Руководителям отделов в организации приходится тратить много времени на поиск и обработку необходимой информации;

происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и управления из разных источников;

в некоторых подразделениях и среди некоторых менеджеров существует недостаток информации, в то время как в других подразделениях может наблюдаться информационная перегрузка;

Сотрудники организации плохо информированы о ее деятельности, планах, ориентирах и внешней среде, что негативно сказывается на интеграционных процессах, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

Процесс коммуникации в организации

Организация — это постоянная система людей, которые работают вместе на основе рангов и разделения труда для достижения общих целей. Коммуникации — это жизненно важная система организации: если поток сообщений в организации каким-то образом прерывается, она перестает существовать. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации; она является важным рабочим инструментом, обеспечивающим выполнение отдельными лицами своих организационных ролей и интеграцию организационных единиц. С точки зрения теории открытых систем, организация представлена развитой сетью коммуникационных каналов, предназначенных для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде и отправки переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация — это нить, которая связывает взаимозависимые части организации. Как только связь нарушается, организационная деятельность прекращает свое существование. На смену ей снова приходит нескоординированная деятельность отдельных людей. Коммуникация является не только необходимым элементом для внутреннего функционирования организации, но и играет важную роль в обмене информацией между организацией и окружающей средой. Система коммуникаций служит средством взаимодействия организаций с внешней средой. Коммуникации внутри организаций и между организацией и ее окружением вместе образуют то, что называется организационной коммуникацией. Следует отметить, что процесс коммуникации в организации, как правило, упорядочен и подчиняется определенной степени регулирования и предсказуемости. Основой процесса управления является взаимодействие между элементами структуры управления — подразделениями, должностями, людьми, которое осуществляется через связующие каналы связи, возникающие в процессе личных контактов, обмена документами, эксплуатации электронных средств, общения и так далее. Основная цель коммуникативного процесса — обеспечить понимание информации, которая является предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности коммуникации. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса. Можно выделить четыре основных компонента коммуникационной модели: Источник, сообщение, канал и приемник. Поскольку эти компоненты присутствуют практически в каждом акте коммуникации, эту простую модель коммуникации часто называют ISCP.

Источник — это отправитель сообщения. Именно он несет основную ответственность за создание сообщения. Это могут быть отдельные люди или группы людей, работающих вместе, или социальный институт или организация.

Сообщение — это стимул, который источник передает получателю. Именно ради него совершается акт коммуникации, и в этом акте передается определенная идея. Сообщения состоят из символов, которые имеют определенное значение для источника и получателя. В то же время сообщения кодируются или декодируются.

Кодирование — это перевод уже осмысленной идеи в сообщение, пригодное для передачи; оно заключается в преобразовании смысла идеи в символы, а декодирование — это перевод полученных стимулов в конкретную интерпретацию переданного сообщения. Таким образом, приемник декодирует сообщение, преобразуя символы в значения. Чтобы придать значение символам, люди классифицируют явления по категориям и дают им названия — коды.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: