Организация совещаний, заседаний

Оглавление:

Помимо деловых бесед и деловых переговоров, в деловой практике широко распространены деловые встречи, на которых открыто и совместно обсуждаются определенные темы. Формы такой дискуссии очень разнообразны. Это конгрессы, конференции, симпозиумы, встречи, семинары. Решения, принятые на таких встречах, обычно более эффективны, чем решения, принятые в узком кругу менеджеров. Суть делового совещания заключается в обеспечении свободного обсуждения и выработке совместного решения на основе учета различных мнений.

Наиболее распространенными видами деловых встреч являются:

когда необходимо принять коллективное решение на основе равного права каждого выражать и обосновывать свое мнение.
когда решение проблемы затрагивает интересы более чем одного подразделения организации или компании
когда решение по важному вопросу требует учета мнений различных групп сотрудников.

Неправильно подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые при каждом удобном случае, наносят большой вред, «съедая» дорогое время и отвлекая сотрудников от настоящей работы.

Как правило, подготовка к встрече включает следующие шаги: Определение тем, составление повестки дня, определение целей собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента.

Поскольку деловая встреча — это свободная дискуссия, прежде всего необходимо подобрать спорщиков, то есть спокойных, достаточно выдержанных людей, способных адекватно ответить на противоположные точки зрения и их инициаторов. Присутствие последних следует рассматривать как несомненно положительный элемент в дискуссии. Наконец, единодушие группы отрицательно сказывается на эффективности командных решений.

При определении времени начала встречи следует учитывать ритм работы. Чтобы не заставлять сотрудников бесконечно переключаться с одной работы на другую в течение дня, рекомендуется проводить совещания в начале или конце рабочего дня или после обеденного перерыва. Учитывая все затраты времени (не только на само собрание, но и на подготовку, перемещение, возвращение и участие), начало и конец собрания должны быть запланированы так, чтобы не было никаких разрывов: Если он заканчивается за 15 минут до обеда, эти минуты могут быть засчитаны как потерянное время.

Участников следует уведомить о встрече заблаговременно и предоставить им повестку дня и любые соответствующие материалы, чтобы они могли заранее обдумать свой вклад.

Начните встречу вовремя и сразу же договоритесь о правилах совместной работы, например, об ограничении времени выступления и порядке принятия решений. Затем поручите одному из участников вести протокол.

Эти и другие вопросы общей организации деловых встреч и собраний освещены более подробно.

Собрание: время для сна или активной работы?

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих ее эффективности. Одним из них является правильное проведение встреч, переговоров и деловых бесед. Менеджер тратит на эту работу до 50% своего рабочего времени.

Деловое совещание — один из самых ответственных видов управленческой деятельности и важный фактор, влияющий на организацию труда всего трудового коллектива. Необходимость встреч очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрой передачи конкретных задач исполнителю, но особенно для эмоционального воздействия на участников встречи и, соответственно, на всю команду.

Несмотря на то, что большинство руководителей организаций осознают необходимость и эффективность этого метода работы, не все в полной мере владеют психологией совещаний, методами делового общения. Почти каждый сотрудник управления может привести пример совещания, на котором он присутствовал, и неверная информация, монотонный голос и вся обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.

Так какие же правила следует применять, чтобы избежать этого явления? Давайте рассмотрим этот момент подробнее.

Основные задачи при организации деловой встречи

Одна из главных задач ведущего деловой встречи — включить как можно больше фактов, чтобы лучше понять сложность обсуждаемой проблемы и вовлечь присутствующих в процесс ее решения. Конечно, ведущий должен иметь свою точку зрения на ситуацию, но необходимо знать точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если чужая точка зрения верна, ведущий собрания может изменить свое видение ситуации. Если коллеги не правы или упускают что-то важное, он может предоставить недостающие факты. Задавать правильные вопросы — это отличный инструмент для того, чтобы совещание двигалось в правильном направлении.

При проведении деловой встречи очень важно следить за ее ходом. Это требует от менеджера:

Оставайтесь в нейтральном положении. Он положительно влияет на эмоциональное состояние присутствующих.
постоянно поддерживайте беседу.
При эмоциональном напряжении предпринимайте немедленные действия.
прислушиваться к мнению всех оппонентов.
будьте нетерпимы к отступлениям в прошлое и отклонениям от темы.
при необходимости уточните высказывания отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».
часто подводите итоги, чтобы показать участникам, что они приближаются к цели.

Если кто-то из участников собрания испытывает непреодолимое желание спорить, лидер должен сохранять спокойствие и дать возможность группе опровергнуть утверждения спорщика. Спорщиков, которые слишком многословны, следует тактично прерывать, не дослушивая до конца их речи — такие выступления обычно не приносят пользы. При общении с негативистом (т.е. человеком, который любит спорить) следует признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется задавать прямые вопросы, чтобы укрепить их уверенность. Если участник спора постоянно задает вопросы вместо того, чтобы вносить предложения, его вопросы должны быть адресованы группе.

Чтобы деловая встреча была плодотворной, председатель должен знать, как вести дискуссию.

Прежде всего, необходимо постараться провести групповое обсуждение в цивилизованной манере. Это предполагает наличие деликатности в отношениях между спорящими сторонами и поэтому исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как высмеивание, перебивание оппонента и резкие нападки на него. Необходимо позаботиться о том, чтобы деловой спор между сторонами был определен и ограничен по времени, а также избегать личных споров. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину и подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифры, которые невозможно опровергнуть.

Основные правила деловой встречи

Проблемные встречи — это встречи, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение экономических проблем, рассмотрение вопросов будущего развития, обсуждение инновационных проектов.

Следующий шаг в проведении встречи — выбор времени.

Психологи обнаружили, что встречи, проводимые строго по расписанию с заранее установленной датой и временем, более продуктивны. В этом случае рекомендуется назначать встречи на первую половину рабочего дня.

Внеплановые встречи рекомендуется проводить как можно реже. Они отвлекают сотрудников от реальной работы, резко снижают культуру служебных отношений и часто приводят к нарушению запланированных сроков.

Независимо от того, как запланирована встреча, руководитель должен придерживаться основного правила подготовки мероприятий такого типа: заранее ознакомить всех присутствующих с целями, задачами, списком тем для обсуждения и списком выступающих. Несоблюдение этого правила приводит к снижению эффективности собрания, нарушению отношений в коллективе.

Одним из самых сложных и важных моментов в подготовке встречи является планирование собственной речи руководителя. При создании конспекта сообщения следует учитывать, что при нормальном темпе речи за две минуты вы не сможете пересказать более одной страницы машинописного текста. Следует с большой осторожностью относиться к числовой информации. Как правило, не более 20 фигур в 40-минутной речи будут хорошо восприняты и проанализированы. Цифровую информацию лучше представлять в письменном виде: в таблицах и графиках.

Докладчик должен воспроизвести тезис по памяти или с частичной ссылкой на текст, а не читать его. Понимание беглого повествования достигает 95%, в то время как чтение — только 35%. Оратор должен избегать чрезмерного удлинения или излишней поспешности в речи и контролировать свой ритм. Скорость 240 слогов в минуту считается приемлемой. Поэтому особое внимание следует уделять паузам. Они занимают 10-20% речи. В зависимости от цели паузы могут быть разных типов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые говорящему, когда он взволнован, чтобы успокоиться, дырочные паузы — когда он не знает, что сказать, воздушные паузы — чтобы выдохнуть и сделать вдох, драматические паузы — чтобы подчеркнуть трагизм ситуации через молчание, грамматические паузы — делаются на знаках препинания, мобилизующие паузы — придают вес сообщению, педагогические паузы — для лучшего усвоения материала.

Также большое значение имеет правильность изложения самого материала. Грамотность, логика, эмоциональный тон — все это является обязательным условием для любого официального контакта. Необходимо следить за правильным употреблением слов, их произношением и ударением (контракт, эксперт, обеспечить, одновременно, звонить, валовой, оптовый и т.д.). Не рекомендуется использовать фразы, содержащие лишние слова: «совершенно новый» вместо «новый», «предварительное планирование» вместо «планирование», «сотрудничать вместе» вместо «сотрудничать», «каждый сам за себя» вместо «каждый» и т.д. Следует проявлять большую осторожность в использовании иностранных слов. Неправильное или параллельное использование лексики иностранного языка обычно приводит к ненужным повторениям. Например, «промышленность» — это слово «индустрия» и включает в себя термин «промышленный»; «ускорить строительство» — это «форсировать» и означает «вести ускоренными темпами». Следует также помнить, что безличные конструкции часто маскируют нежелание говорящего брать на себя ответственность, думать самостоятельно («это кажется целесообразным» — «я думаю, что это целесообразно», «думается, что…» — «Я думаю, что…»), и использование словесных «любезностей», преувеличение показывает стремление к самоутверждению и хвастовству («выразить критику» — «выразить пожелания», «сделать что-то» — «достичь целей, рубежей, горизонтов»).

Тон разговора играет важную роль на деловой встрече. Психологические исследования показывают, что люди часто не ориентируются на содержание высказываний и тон говорящего. Эмоциональное возбуждение говорящего передается слушателям. Психолог П. Вацлавек отметил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже самые лучшие аргументы не приводят к положительному результату. Это явление принято называть «моделью айсберга». Если все параметры, влияющие на решение задачи, принять за «один большой айсберг» — 100%, то «часть над водой» (10-20%) занимает предметная область, а «в воде» (80-90%) — область отношений. Чтобы избежать или просто уменьшить это явление, одним из правил в учебных материалах учебного заведения компании «Volkswagen» является сосредоточение внимания на цели переговоров, беседы, встречи, а не на проблеме, на выявлении и развитии общих интересов, терпении и искренности.

Два типа деловых встреч

Компромиссы неизбежны.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники склонны «продавливать» свои проекты и действовать напористо. В этом типе совещания лидер уверенно держит бразды правления, вносит много предложений, предоставляет новую информацию и категорично формирует мнение без разногласий.

Авторитарная встреча может быть проведена, когда по каким-то причинам невозможно обратиться за помощью к партнерам. Это возможно, когда решение нужно принять как можно скорее.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут привести к успеху. Однако авторитарное управление собранием следует отнести к нежелательным исключениям, особенно когда необходимо продолжить работу с участниками. Поэтому полезно подробно рассмотреть только дипломатический стиль деловой встречи как предпочтительный в контексте административно-командной системы прошлого.

Существуют следующие стили руководства на собрании:

диктаторский: когда руководитель ведет собрание и фактически является единственным, кто имеет право голоса. Примером такой встречи может быть знакомство с миссией, новым направлением в работе.
автократический — лидер задает вопросы каждому участнику по очереди и выслушивает их ответы. Регулярное использование этого стиля способствует развитию устойчивой неприязни к голове.
псевдодискуссия — сначала руководитель или кто-то по его поручению делает доклад, затем проводятся дебаты с несколькими сотрудниками, выбранными руководителем.
Дискуссия характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения.
при свободном стиле проведения совещания руководитель не формулирует четко повестку дня, и решения не принимаются.

Хотелось бы отметить, что систематическое использование одного стиля проведения совещаний оказывает негативное влияние на межличностные отношения сотрудников, статус руководителя и эффективность работы.

Следующий аспект, без учета которого невозможно быть хорошим менеджером, — это искусство слушать. Психологи определяют слушание как важнейшее средство общения. В деловых кругах и в организациях часто совершаются ошибки и промахи, причины которых кроются в неумении прислушиваться к рекомендациям, предложениям и инструкциям.

Непонимание намерений и желаний собеседника приводит к потере драгоценного времени, усиливает эмоциональное напряжение и осложняет дальнейшее развитие деловых отношений.

Существует ряд условий, которые должен соблюдать хороший слушатель. Во-первых, не отвлекайтесь на посторонние мысли. А поскольку скорость мышления примерно в четыре раза быстрее скорости говорения, необходимо использовать «свободное время» для критического анализа и выводов из услышанного. Во-вторых, не стоит задумываться над последующим вопросом, не говоря уже о том, чтобы выдвигать контраргументы. Это одна из самых распространенных ошибок, которая часто очень дорого обходится слушателю. В-третьих, следует сосредоточиться на сути темы, а не на побочных темах. Особенно трудно следить за речью, что является сутью проблемы для неподготовленных ораторов, поскольку термины и понятия перемешаны, изложение бессистемно, включено большое количество второстепенных и несущественных фактов.

Многие люди, прочитав эти понятия о правильном слушании, скажут, что это легко. Но есть ряд ошибок, которые встречаются у слушателей и профессионалов на совещаниях. Например, дегрессия — удаление от темы разговора. Эта ошибка обычно характерна для интеллектуальных слушателей, которые используют для своих рассуждений превышение скорости мышления над скоростью речи. В результате таких рассуждений человек полностью теряет нить изложения. Часто допускается еще одна ошибка — концентрация внимания на «голых» фактах. Типичная ошибка — заучивание длинной серии инструкций. Психологические тесты показывают, что даже самые подготовленные люди с высоким уровнем развития внимания не могут точно запомнить более пяти предметов. Все остальные инструкции перемешаны. Поэтому, с психологической точки зрения, при перечислении рекомендуется сосредоточиться только на самых важных пунктах. Однако даже если цель — сосредоточиться только на главном, на основах, в процессе слушания человек может столкнуться с так называемыми «критическими» словами, которые особенно сильно воздействуют на психику, выводят человека из состояния равновесия. Для многих людей это могут быть такие слова, как «рост цен», «банкротство» и «инфляция». Слова такого рода могут вызвать у человека чувство негодования, неосознанное желание протестовать и скандалить. Человек больше не обращает внимания на то, что говорят другие в этот момент. Эта повышенная чувствительность снизится только в том случае, если человек будет идентифицировать свои «критические» слова с помощью самоконтроля.

Следует отметить, что многие люди с нетерпением ждут паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово. Каждый лидер должен помнить, что если мы не дадим участнику собрания высказаться, у него сложится впечатление, что его лишили права голоса. Оправдание, что у вас недостаточно времени, чтобы выслушать остальных участников совещания, может обернуться для руководителя обратным эффектом. Сэкономив на молчании участников встречи 10-15 минут, впоследствии можно вынудить еще 2-3 разговора, беседы на одну и ту же тему из-за ошибок, недоверия или разногласий.

Часто людям, находящимся на совещании, встрече, переговорах или беседе, трудно задавать вопросы и направлять разговор в нужное русло.

Какие вопросы?

Закрытые вопросы — это вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет». Они используются, когда необходима четкая и лаконичная информация, направленная на принятие решения, установление фактической основы проблемы и реальных возможностей для достижения соглашения.

Открытые вопросы — это «Кто?», «Что?», «Как?», «Сколько?», «Почему?» и т.д. Они служат для того, чтобы вывести человека из состояния замкнутости, стимулируют высказывание новых идей и предложений, служат для стимулирования монолога собеседника.

«Могу ли я считать приведенные вами факты случайными или это закономерное явление?». Вопросы такого типа называются риторическими. Они используются для обозначения нерешенной проблемы и привлечения внимания к желаемому аспекту.

Прорывные вопросы используются для выявления новых проблем, слабых мест в позиции собеседника, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых результатов переговоров. («Вы думаете, мы на неверном пути? Не следует ли нам более тщательно подходить к использованию сайта ….. Подумайте?»).

Аналитические вопросы, такие как «Правильно ли я понял ваше предложение?» и т.д., также часто используются на совещаниях. Они эффективны для создания атмосферы взаимопонимания и достижения промежуточного результата.

Когда на каждом этапе деловой дискуссии возникает множество вопросов, уместны определенные типы. Так, вхождение в тему переговоров требует закрытых вопросов, сбор факторов для прояснения позиции партнера лучше проводить с помощью открытых вопросов. При закреплении и анализе принятого решения необходимо сосредоточиться на риторических и аналитических вопросах, а при появлении новых аспектов обсуждения и направления беседы рекомендуется задавать переломные вопросы.

Одно из основных правил модератора собрания, оратора или просто выступающего — наблюдать за реакцией аудитории. Можете ли вы по его внешнему виду определить, интересна ли человеку тема разговора или нет? Как определить, говорит ли говорящий правду? Как внешний момент, когда человек начинает сомневаться в правильности своей позиции? Современная психология дает ответы на все эти вопросы. Мы приводим некоторые правила мимики и жестов, которые должен знать каждый.

Исследование Ниренберга и Калеро жеста соединения, сводящего вместе пальцы обеих рук, показало, что этот жест указывает на фрустрацию или желание скрыть негативное отношение к предмету или человеку. Потирая ладони друг о друга, человек невербально демонстрирует ожидание положительного результата. Раскрытие рук, поворот открытых ладоней в сторону аудитории, демонстрирует искренность говорящего. Психологи утверждают, что, наблюдая за положением ладоней человека, можно судить о его искренности в конкретный момент разговора. Когда человек теряет интерес, но из вежливости хочет выглядеть заинтересованным, он подкладывает руку под голову и кладет ее на ладонь. Настоящий интерес проявляется, когда рука находится под щекой, но не поддерживает голову. Существует довольно много других жестов, которые могут использоваться для обозначения намерений и желаний человека.

Менеджеры и совещания: практические советы

Чем выше должность руководителя, тем больше времени он проводит на совещаниях. Даже в компаниях, имеющих эффективную организационную структуру, драгоценное время самых толковых менеджеров часто тратится впустую, потому что никого не учили, как умело проводить совещания. Вот несколько советов, которые, на наш взгляд, помогут менеджерам сэкономить свое время.

Сначала решите главный вопрос: действительно ли тема встречи заслуживает внимания. В большинстве случаев основное преимущество собраний — возможность диалога между участниками — не может быть реализовано, поскольку руководитель хочет только передать информацию и даже не дает ответов на вопросы собравшихся. Если проблема не требует немедленного решения, лучше обойтись без встречи. Остается довести важную информацию до сведения сотрудников либо циркулярно, либо через компьютерную систему компании. Это, похоже, один из парадоксов корпоративной работы.

Обычно рекомендуется собирать персонал по трем причинам.

Когда необходимо принять коллективное решение по какому-либо вопросу. Затем необходимая информация направляется в различные отделы;
когда решаемый вопрос важен сразу для нескольких департаментов;
когда для решения проблемы необходимо использовать различные мнения отдельных групп.

В любом случае, это рекомендуется:

сообщить тему встречи участникам не менее чем за два дня до ее начала;
Установите повестку дня с определенными временными рамками. Участники будут лучше подготовлены к тем темам, которые их больше всего интересуют;
Предоставьте всем список всех платформ для проведения встреч, так как это также поможет им подготовиться к встрече.

Председательствуя на собрании, четко определите, кто участвует в собрании, каковы их должности и что от них можно ожидать. Это поможет вам сохранить самообладание и не дать собственной неловкости превратить дискуссию в бессмысленный разговор.

Ведя собрание, также важно помнить о следующем моменте: Каждое собрание характеризуется тем, каким оно должно быть и как оно проводится на самом деле. Другими словами, очень важно хорошо владеть механизмом разговора. То есть, второй аспект гораздо сложнее, хотя содержание и является сутью встречи. Иногда лучше, если ход беседы контролирует не лидер, а другой человек, задачей которого должно быть наблюдение за теми, кто уже высказался, и теми, кто еще не высказался, кто говорит слишком долго и заводит беседу в тупик. Другими словами, в обязанности председателя входит ведение заседания по плану и обеспечение дисциплины и соблюдения времени.

Когда лидер ведет собрание, он должен начать с краткого вступления (3-5 минут). Это имеет решающее значение для успеха или неудачи встречи. Во вступительном слове следует указать

Рекомендуется привлекать к обсуждению относительно спокойных сотрудников. При необходимости важно поощрять появление противоположных точек зрения. Это особенно касается мнения председателя и лица, ведущего заседание.

Ни в коем случае не допускайте резких личных выпадов в дискуссиях, и следите за тем, чтобы не перебивать выступающих и не высмеивать их мнение.

Важно направлять участников встречи к общему для всех результату и не идти на компромисс, пока все участники не выскажут свое мнение.

Подводя итоги обсуждения, вы должны кратко изложить ключевые моменты, всегда проверяя, правильно ли все вас поняли. Даже если вы не просите формального согласия, вы должны закончить встречу таким предложением: «Мы согласны….. Все согласны?» После этого необходимо убедиться в правильности ответа собрания.

Наконец, нужно не забыть определить, кто и что будет делать. Последняя задача — убедиться, что все получили протокол с результатами собрания.

В западных странах большое внимание уделяется психологически грамотному руководству, то есть общению менеджеров с остальными сотрудниками компании. Давайте обратимся к тринадцати так называемым «смертным грехам», то есть ошибкам в общении с сотрудниками, которых менеджеры должны избегать.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: