Внутренняя и внешняя среда организации

Оглавление:

Каждая организация существует и действует во внешней и внутренней среде. Они предопределяют успех компании, устанавливают определенные границы действий компании, и в какой-то степени любое действие компании возможно только в том случае, если среда позволяет его осуществить.

Внешняя среда — это источник, который обеспечивает организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в постоянном обмене с внешней средой для обеспечения своего выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И ими пользуются многие другие организации в той же среде. Поэтому всегда существует вероятность того, что организация не сможет получить необходимые ресурсы из внешней среды. Это может ослабить его потенциал и привести ко многим негативным последствиям для организации. Задача стратегического менеджмента состоит в том, чтобы обеспечить взаимодействие организации с окружающей средой таким образом, чтобы она могла поддерживать свой потенциал на уровне, необходимом для достижения своих целей, и тем самым выжить в долгосрочной перспективе.

Изучение внутренней среды организации позволяет руководству оценить внутренние ресурсы и возможности организации. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство способно создавать и укреплять конкурентные преимущества и тем самым предотвращать потенциальные проблемы. Как и в случае с внешней средой, стратегическое руководство фирмы несет ответственность за поддержание и улучшение тех аспектов, которые повысят конкурентные преимущества фирмы в долгосрочной перспективе.

Цель

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации являются рукотворными системами, внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Однако это не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор является «данностью», которую руководство должно преодолеть в своей работе.

Наиболее важными переменными в самой организации, требующими внимания руководства, являются цели, структура, задачи, технология и люди.

По определению, организация — это группа людей с общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения цели, позволяющее людям вместе достичь того, чего они не могли достичь по отдельности. Цели — это конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых группа стремится достичь в результате совместной работы. В процессе планирования руководство разрабатывает цели и доводит их до сведения членов организации. Этот процесс является мощным механизмом координации, поскольку он позволяет членам организации знать, к чему они должны стремиться.

У организации может быть множество целей, особенно для разных типов организаций. Организации, занимающиеся бизнесом, в первую очередь сосредоточены на создании определенных товаров или услуг в определенных пределах — с точки зрения затрат и получаемой прибыли. Эта цель отражается в таких задачах, как возврат инвестиций (рентабельность) и производительность. Государственные учреждения, учебные заведения и некоммерческие больницы не ориентированы на получение прибыли. Но они обращают внимание на затраты. И это отражено в наборе целей, которые сформулированы как предоставление определенных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

В подразделениях, как и во всей организации, необходима разработка целей. Цели подразделений в разных организациях, занимающихся одинаковой деятельностью, будут ближе, чем цели подразделений в одной и той же организации, занимающихся разными видами деятельности. Из-за такого различия в целях подразделений руководство должно приложить усилия для их координации. Руководствоваться следует общими целями организации. Цели подразделения должны вносить определенный вклад в цели организации в целом и не должны противоречить целям других подразделений.

Структура

Структура организации — это логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных областей, которые структурированы для наиболее эффективного достижения целей организации. Наиболее важными структурными переменными являются специализированное разделение труда и область контроля.

Разделение труда присутствует в каждой организации. В большинстве современных организаций разделение труда не означает случайного распределения работы между свободными людьми. Характерным является специализированное разделение труда, то есть выделение этой работы специалистам, то есть тем, кто лучше всего способен ее выполнить с точки зрения организации в целом. Ярким примером является разделение управленческой работы между специалистами по маркетингу, финансам и производству. Разделение труда в производстве автомобилей на множество мелких операций, таких как сборка фар, также можно рассматривать как специфическую специализацию труда.

Вертикальное разделение труда, то есть отделение координационной работы от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Намеренное вертикальное разделение труда в организации приводит к иерархии уровней управления. Центральной особенностью этой иерархии является формальное подчинение людей на каждом уровне. У человека, занимающего высший уровень управления, может быть несколько менеджеров среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти менеджеры среднего звена могут в свою очередь иметь в подчинении несколько линейных менеджеров. Иерархия пронизывает всю организацию вплоть до неруководящего звена.

Количество людей, подчиняющихся одному руководителю, составляет зону контроля. Сфера контроля является важным аспектом организационной структуры. Когда руководитель отчитывается перед большим количеством людей, мы называем это широким диапазоном контроля, что приводит к плоской структуре управления. Когда сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется всего несколько человек, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом, крупные организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации аналогичного размера с многоуровневой структурой.

На практике объем контроля в организации часто сильно варьируется как по уровням управления, так и по функциональным областям.

Необходимость в координации, которая существовала всегда, становится действительно острой, когда работа четко разделена как по горизонтали, так и по вертикали, как это происходит в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальные механизмы координации, сотрудники не смогут выполнять работу вместе. Без надлежащей формальной координации различные уровни, функциональные области и отдельные лица могут легко сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не интересов организации в целом.

Задачи

Другой областью разделения труда в организации является формулировка задач. Задание — это предписанная работа, набор работ или часть работ, которые должны быть выполнены заранее определенным образом в заранее установленные сроки. Формально задачи предписываются не работнику, а его должности. Исходя из решения руководства о структуре, каждая должность включает набор задач, которые, как считается, вносят необходимый вклад в достижение целей организации. Предполагается, что если задача будет выполнена в установленном порядке и в установленные сроки, то организация добьется успеха.

Задачи организации можно традиционно разделить на три категории. Это люди, предметы (машины, сырье, инструменты) и информация. Например, на типичной сборочной линии на заводе работа людей заключается в работе с предметами. Работа бригадира, с другой стороны, в основном заключается в работе с людьми. В этом случае обязанности корпоративного казначея связаны в первую очередь с информацией.

Еще два важных момента в работе — это частота повторения конкретной задачи и время, затрачиваемое на ее выполнение. Например, работа машины может заключаться в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. На выполнение каждой операции уходит всего несколько секунд. Задачи исследователя разнообразны и сложны и могут не повторяться ни через день, ни через неделю, ни через год. На выполнение некоторых заданий у исследователя уходят часы или дни. В целом, можно сказать, что работа лидеров менее монотонна и повторяется, и что время, необходимое для каждого вида работы, увеличивается по мере продвижения лидера от низшего к высшему уровню.

Технология

Технология как фактор внутренней среды гораздо важнее, чем многие думают. Большинство людей воспринимают технологию как нечто связанное с изобретениями и машинами, такими как полупроводники и компьютеры. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологий на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в желаемые продукты и услуги.

Технология означает стандартизацию и механизацию. То есть, использование стандартных деталей может значительно облегчить процесс производства и ремонта. Сегодня существует очень мало продуктов, процесс производства которых не стандартизирован.

В начале века появилось такое понятие, как конвейер. Этот принцип сегодня используется практически повсеместно и значительно повышает производительность компаний.

Технология как фактор, который сильно влияет на эффективность организации, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию Томпсона и классификацию Вудворда.

Наиболее известна классификация технологий Джоан Вудворд. Она выделяет три категории технологий:

Разовое производство, мелкосерийное производство или индивидуальное производство, когда одновременно производится только один продукт.
Массовое или крупносерийное производство — это когда производится большое количество одинаковых или очень похожих друг на друга продуктов.
Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглосуточно для непрерывного производства одного и того же продукта в больших количествах. Примерами могут служить нефтепереработка, работа электростанций.

Социолог и организационный теоретик Джеймс Томпсон предлагает еще три категории технологий, которые не противоречат трем предыдущим:

многозвенные технологии, характеризующиеся серией независимых задач, которые должны быть выполнены последовательно. Типичным примером являются сборочные линии в массовом производстве.
- Посреднические технологии характеризуются объединением групп людей, таких как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.
- Интенсивная технология характеризуется применением специальных методов, навыков или услуг для осуществления конкретного изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Невозможно описать один тип технологии как лучший, чем другой. Один тип может быть более подходящим в одном случае и противоположным в другом. Люди определяют конечную пригодность той или иной технологии, когда принимают решения о потреблении. В организации люди являются решающим фактором в определении относительной пригодности конкретной задачи и содержания операций для выбранной технологии. Ни одна технология не может быть полезной и ни одна задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди.

Люди — это основа любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, они определяют, что представляет собой организация.

Люди, работающие в организации, отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, их навыки и т.д. Все эти различия могут повлиять как на работу и поведение отдельного сотрудника, так и на действия и поведение других членов организации. Поэтому руководство должно строить свою работу с сотрудниками таким образом, чтобы способствовать положительным результатам поведения и работы каждого человека и стараться устранить негативные последствия его действий. В отличие от машины, человек имеет желания и характеризуется отношением к своим собственным действиям и действиям окружающих его людей. А это может серьезно повлиять на результаты его работы. В то же время руководству приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от которых во многом зависит успех организации.

Особенности внешней среды

На организацию могут влиять многие факторы внешней среды. Штайнер и Майнер подчеркивают диверсификацию влияния окружающей среды: «В прошлом менеджеры фокусировались на экономических и технических обстоятельствах. Однако в последнее время меняющееся отношение людей, общественные ценности, политические силы и юридические обязательства заставляют менеджеров расширять спектр внешних влияний, которые необходимо учитывать».

Взаимосвязь факторов окружающей среды — это степень, в которой изменение одного фактора влияет на другие факторы. Подобно тому, как изменение одной внутренней переменной может повлиять на другие, изменение одного фактора окружающей среды может вызвать изменение других.

Взаимосвязь различных факторов внешней среды, по мнению Эмери и Триста, должна сделать среду современных организаций быстро меняющейся. Менеджеры больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понимать, что эти факторы взаимосвязаны и меняются. Эмери и Трист приводят в качестве примера неудачу английской консервной компании, которая «не смогла осознать, что ряд внешних событий взаимосвязан таким образом, что они приводят к необратимым общим изменениям». Как они объясняют далее, «выживание в решающей степени зависит от уровня знаний организации о своем окружении».

Внешняя сложность относится к количеству факторов, на которые организация должна реагировать, и степени изменчивости каждого фактора.

Когда речь идет о количестве внешних факторов, на которые организация должна реагировать, если на нее оказывают давление государственные нормативные акты, частые переговоры с профсоюзами, многочисленные влиятельные группы интересов, многочисленные конкуренты и ускоряющиеся технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложной среде, чем, скажем, организация, которая обеспокоена действиями лишь нескольких поставщиков, нескольких конкурентов без профсоюзов и медленными технологическими изменениями. Аналогично, с точки зрения разнообразия факторов, организация, которая использует небольшое количество ресурсов и специалистов и ведет бизнес только с несколькими фирмами в своей стране, должна считать среду менее сложной, чем организация с другими параметрами. С точки зрения разнообразия факторов, организация, использующая многочисленные и разнообразные технологии, которые развиваются быстрее, находится в более сложных условиях, чем организация, которая этого не делает.

Подвижность среды — это скорость, с которой происходят изменения в среде организации. Многие исследователи отмечают, что среда современных организаций меняется все более быстрыми темпами.

Подвижность внешней среды может быть выше для одних частей организации и ниже для других. Например, во многих организациях отдел исследований и разработок сталкивается с высокой экологической мобильностью, поскольку он должен отслеживать все технологические инновации. С другой стороны, производственный отдел может находиться в относительно медленно развивающейся среде, характеризующейся стабильным движением материалов и рабочей силы. В то же время, если производственные мощности разбросаны по всему миру или производственные ресурсы поставляются из-за рубежа, производственный процесс может находиться в очень изменчивой внешней среде. Учитывая сложность работы в условиях высокой изменчивости среды, организация или ее подразделения должны полагаться на более разнообразную информацию для принятия эффективных решений в отношении своих внутренних переменных. Это усложняет процесс принятия решений.

Неопределенность во внешней среде является функцией количества информации, которой располагает организация о том или ином факторе, а также функцией доверия к этой информации. Когда информации мало или есть сомнения в ее точности, обстановка становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется достаточно информации и есть основания полагать, что она высоконадежна. По мере того как бизнес становится все более глобальным, требуется все больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Опора на мнение иностранных экспертов или анализ на иностранном языке усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешняя среда, тем сложнее принимать эффективные решения.

Среда прямого воздействия

Рассматривая влияние внешней среды на организацию, важно понимать, что характеристики среды различны, но также связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, изменчивости и неопределенности описывают как прямые, так и косвенные факторы влияния. Эта взаимозависимость становится более понятной при рассмотрении наиболее важных факторов среды прямого влияния: Поставщики, законы и органы власти, потребители и конкуренты.

Поставщики. С точки зрения системного подхода, организация — это механизм преобразования входов в выходы. Основные виды выходов — материалы, оборудование, обеспечение входов заданными ресурсами, — один из ярких примеров прямого влияния окружающей среды на функционирование и успешность деятельности организации. Привлечение ресурсов из других стран может быть более выгодным с точки зрения цены, качества или количества, но и более опасным из-за повышенной волатильности среды, например, колебаний валютных курсов или политической нестабильности.

Материалы. Некоторые организации полагаются на непрерывный поток материалов. Примерами могут служить инженерные фирмы, компании по распределению товаров и розничные магазины.

Японцы считаются изобретателями методов ограничения запасов. Компании, для которых материалы являются входом, предполагают, что то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса, должно быть доставлено точно в срок. Такая цепочка поставок требует от производителя тесного сотрудничества с высоко взаимосвязанными поставщиками. В других странах может возникнуть необходимость поиска альтернативных поставщиков или хранения значительных запасов.

Капитал. Чтобы бизнес рос и процветал, ему нужны поставщики не только материалов, но и капитала. Есть несколько потенциальных инвесторов: Банки, государственные кредитные программы, акционеры и частные лица, которые аккредитуют векселя компании или покупают ее облигации. Как правило, чем лучше обеспечена компания, тем лучше она может договориться с поставщиками о выгодных условиях и получить нужное количество средств. Небольшие фирмы, особенно венчурные, испытывают большие трудности с привлечением необходимых им средств.

Трудовые ресурсы. Адекватное предложение рабочей силы с нужными навыками и квалификацией необходимо для выполнения задач, связанных с достижением поставленных целей, то есть для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложные технологии, капитал и материалы, все это не имеет особой ценности. Развитие ряда отраслей промышленности в настоящее время сдерживается нехваткой подходящих кадров. Это справедливо практически для всех секторов компьютерной индустрии и особенно для компаний, которым требуются высококвалифицированные технические специалисты, опытные программисты и разработчики систем. В некоторых отраслях глобальная конкуренция заставила ряд компаний искать более дешевую рабочую силу в других странах.

Законы и государственные учреждения. Многие законы и государственные учреждения также влияют на деятельность организаций. В преимущественно частной экономике взаимодействие между покупателями и продавцами каждого исходного материала и конечного продукта подчиняется многочисленным правовым ограничениям. Каждая организация имеет определенный юридический статус, будь то индивидуальное предпринимательство, корпорация или некоммерческая организация, и это определяет, как организация может вести свою деятельность и какие налоги она должна платить. В двадцатом веке количество и сложность законов, касающихся непосредственно корпораций, значительно возросли. Независимо от того, как руководство относится к этим законам, они должны соблюдать их или пожинать плоды соблюдения закона в виде штрафов или даже прямого прекращения деятельности предприятия.

Государственные учреждения. Организации должны соблюдать не только федеральные законы, но и требования регулирующих органов штатов. Эти агентства обеспечивают соблюдение законов в своих юрисдикциях, а также устанавливают свои собственные требования, которые часто имеют силу закона. Федеральная торговая комиссия регулирует торговую практику предприятий. Федеральная комиссия по связи регулирует телефонную, телеграфную, телевизионную и радиосвязь. Право выдавать и отзывать лицензии на радио и телевидение дает комиссии огромную власть над соответствующими организациями. Комиссия по ценным бумагам и биржам определяет, как публично торгуемые компании должны вести свою финансовую и бухгалтерскую отчетность. Управление по контролю за продуктами и лекарствами регулирует маркетинг и разработку новых продуктов в соответствующих отраслях. Управление по охране труда и здоровья устанавливает стандарты условий труда. Агентство по охране окружающей среды регулирует деятельность с точки зрения сохранения природной среды. Неопределенность сегодняшней нормативно-правовой среды обусловлена тем, что требования одних ведомств противоречат требованиям других, и в то же время каждое из них обладает полномочиями федерального правительства по обеспечению соблюдения этих требований.

Потребители. Многие придерживаются мнения известного эксперта в области менеджмента Питера Ф. Друкера о том, что единственной истинной целью бизнеса является создание потребителя. Из этого следует следующее: Выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности найти потребителя для результатов своей деятельности и удовлетворить запросы потребителя. Важность потребителей для бизнеса очевидна. Но некоммерческие и правительственные организации также имеют потребителей в драккеровском смысле. Тот факт, что граждане являются потребителями и заслуживают соответствующего обращения, к сожалению, иногда не очевиден в повседневных столкновениях с государственной бюрократией. Тем не менее, использование рекламы и личных встреч с избирателями во время выборов является явным признаком того, что кандидаты на будущие должности рассматривают граждан как потребителей, которых можно «купить».

Решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, потребители определяют практически все для организации с точки зрения ее деятельности. Таким образом, необходимость удовлетворения потребностей клиентов влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и рабочей силы. Влияние клиентов на внутренние структурные переменные часто бывает значительным.

Конкуренты. Конкуренты — это внешний фактор, влияние которого нельзя ставить под сомнение. Руководство любого предприятия понимает, что если оно не будет удовлетворять потребности потребителей, а также своих конкурентов, то предприятие долго не просуществует. Во многих случаях именно конкуренты, а не клиенты, определяют, какую услугу можно продавать и какую цену можно взимать. Если раньше мощная компания еще могла справиться с конкурентами, используя против них нечестные, хищнические методы, то сегодня руководители вынуждены реагировать на инновации по-другому — делая свою компанию еще более инновационной и эффективной, чем другие в данной сфере.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: