Принципы делового совещания - Основные формы деловой коммуникации

Оглавление:

Деловое общение отличается от простого общения тем, что в его процессах указывается цель и определенные задачи, которые должны быть выполнены. В деловом общении невозможно прекратить отношения с партнером без потерь с обеих сторон. В этом смысле этика служит своего рода медиатором, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сгладить острые углы, достойно выйти из сложных ситуаций.

В целом, деловое общение может быть прямым (при непосредственном контакте) и косвенным (в случаях, когда между партнерами существует определенная пространственно-временная дистанция).

Деловое общение может принимать следующие формы:

деловой разговор — передача или обмен информацией и мнениями по определенным темам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение сотрудников одной сферы деятельности; совместный поиск, представление или разработка рабочих идей и планов; контроль и координация деловой активности. Оно может быть прямым или косвенным, чаще всего по телефону. Эта форма делового общения может предшествовать переговорам или быть элементом переговорного процесса.

деловые переговоры — это основное средство согласованного принятия решений в процессе общения сторон. Деловые переговоры всегда носят целенаправленный характер и связаны с заключением сделок, подписанием соглашений и контрактов.

интервью — используется при решении кадровых вопросов: прием на работу, увольнение.

спор — столкновение мнений, несогласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание своей позиции. Споры можно разрешить с помощью полемики, дебатов, дискуссий и т.д.

деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

презентация — первое официальное представление еще неизвестного или малоизвестного продукта, компании и ее создателей заинтересованной аудитории. Презентация информирует потенциальных клиентов и партнеров и убеждает их в необходимости приобретения конкретного продукта или услуги.

Торги — это метод продажи и закупки товаров, присуждения контрактов на подрядные работы путем запроса предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора лучших из них. В результате торгов юридическая сделка заключается с деловым партнером, предложившим наиболее выгодные условия.

деловая переписка — это обобщенный термин для обозначения различных содержательных документов, которые характеризуются определенным способом передачи информационных сообщений.

пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость и организация или отдельная известная личность, имеющая непосредственное отношение к этой новости, хочет дать комментарии по этой новости, интересные и важные для общественности.

Каждая форма делового общения уникальна и своеобразна, с разными участниками, условиями и проблемами. Тем не менее, все формы должны быть построены в соответствии с определенными универсальными принципами деловой этики.

Принципы делового совещания - Основные формы деловой коммуникации

Этапы и виды делового общения

Можно выделить 5 основных этапов делового общения: 1) установление контакта; 2) ориентация в ситуации (люди, обстоятельства и т.д.); 3) обсуждение вопроса или проблемы; 4) принятие решения; 5) прекращение контакта. В бизнесе О. эта схема может быть как запутанной, краткой, так и полной, подробной.1) Установление контакта. Задача фазы контакта — склонить собеседника к О. и создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решений. Фаза контакта направлена на снятие О. барьеров, ослабление психологических защитных механизмов. 2) Этап ориентации — это определение направления стратегии и тактики бизнеса О., развитие интереса и включение партнера в круг общих интересов. Основные задачи этапа: а) ориентация в целях и интересах партнеров; б) ориентация в распределении ролей партнеров; в) определение формы, правил и продолжительности разговора (вовлеченный, точный, конкретный или подробный, развернутый). 3) Этап поиска путей решения проблемы. Направление на партнера, его участие в обсуждении проблемы О., умение слушать, понимать позицию партнера и умение убеждать является значимым. Убеждение имеет сложную структуру: оно включает в себя знания, эмоции, волевые компоненты. Для достижения успеха важно подчеркивать единство позиций и избегать категоричных суждений. 4) Фаза принятия решений является результатом стратегий сотрудничества, компромисса, конкуренции, уступки и отступления (избегания). Оптимальным в деловом О. является нахождение решения, удовлетворяющего интересы обеих сторон, наихудшим — избегание (незавершенность). 5) Прекращение контакта. Одним из главных принципов ухода со сцены является выполнение этических принципов бизнеса О., поддержание доброжелательных личных отношений.

Типы:

Придя в мир бизнеса, многие обнаруживают, что стиль общения, который они используют дома или среди друзей, не только не подходит им, но и мешает. Именно здесь и возникает вопрос о тренинге делового общения, ведь именно овладев такими навыками, можно впоследствии стать успешным.

Наряду со способностью человека придумывать все новые и новые «техногенные штучки», появляется все больше способов взаимодействия и общения, поэтому виды делового общения становятся все более разнообразными. Поэтому в зависимости от способа представления информации деловое общение делится на два типа: письменное и устное.

Письменные виды делового общения

Письменное деловое общение включает в себя практически все документы, а именно: соглашения и контракты, приказы и инструкции, заявления и меморандумы, протоколы и досье, положения и инструкции, отчеты и счета, а также многие другие официальные бумаги. Все это разнообразие «важных бумаг» также имеет свои требования. Все должно быть грамотно написано. Необходимо придерживаться не только делового стиля, но и четкого, недвусмысленного изложения содержания. Все документы обязательно должны иметь опрятный вид, это приносит «очки» их составителю.

Формы и виды устного делового общения

Существует два типа устного делового общения:

Монологический. Он подразумевает обращение одного человека к другим с просьбой предоставить информацию. Ярким примером такой коммуникации являются речи и доклады, приветственные, информационные, а также коммерческие речи (проще говоря: рекламные).

Диалогичность. Этот вид общения основан на устном контакте между двумя или более людьми для достижения желаемого результата.

Различают следующие формы устного делового общения:

Деловые переговоры;

Деловой разговор;

Интервью;

Встреча.

Самым популярным видом делового общения являются переговоры. Их преимуществом является возможность эффективной коммуникации между вовлеченными сторонами. Собеседники могут задавать вопросы и получать немедленные ответы, обсуждать тему разговора и выслушивать мнение нескольких человек для достижения взаимовыгодного результата.

Структура и функции делового общения

Функции делового общения

Все виды делового общения имеют общие базовые функции:

Коммуникативная функция общения. Его функция заключается в обмене информацией между собеседниками.

Интерактивная функция общения. Эта функция используется для организации взаимодействия между собеседниками (обмен действиями).

Перцептивная функция общения. Означает процесс узнавания или восприятия друг друга через общение и с целью достижения взаимовыгодного результата.

Все эти функции делового общения настолько взаимосвязаны, что практически никогда не встречаются по отдельности. Роль каждой функции зависит от целей, поставленных собеседниками перед началом деловой беседы.

Чтобы добиться большого успеха в мире бизнеса, нужно смотреть во все стороны и держать руку на пульсе. Для этого не помешает освоить все способы коммуникации в деловом мире, поставить четкие цели и смело двигаться к их достижению.

Структура:

В структуре делового общения можно выделить три взаимосвязанных компонента: коммуникативный, перцептивный и интерактивный.

Коммуникация — это обмен информацией, ее создание и передача от отправителя к получателю в деловом общении. Отправитель, посылающий информацию, руководствуется определенным мотивом и преследует конкретную цель. Иногда между этими терминами существует существенная разница. Получатель принимает информацию, передавая свой опыт и отношение к отправителю. Обратная связь и адекватное понимание получателем переданной ему информации важны для эффективной коммуникации.

Обратная связь — это реакция на отправленное сообщение. Он показывает, было ли получено сообщение, и если да, то как оно было понято. Если вербальный или невербальный ответ указывает отправителю на то, что подразумеваемый смысл не был услышан, инициатор может попытаться закодировать сообщение другим способом, чтобы подчеркнуть свое понимание передаваемого смысла. Это перекодированное сообщение также является обратной связью, поскольку оно реагирует на ответ получателя. В любом процессе общения мы стараемся получить максимально полную обратную связь в данной ситуации.

Сообщения передаются по сенсорным каналам. В процессе общения люди могут контактировать друг с другом через любой из пяти сенсорных каналов. Иногда запах духов или крепкое рукопожатие могут быть не менее показательными, чем то, что они видят или слышат. Чем больше каналов используется для передачи сообщения, тем больше вероятность того, что коммуникация будет успешной.

При непосредственном контакте между людьми по-прежнему используются два основных канала: аудиальный (вербальные символы) и визуальный (невербальные сигналы). Информация от партнера к партнеру в процессе общения передается как словами (что он/она говорит?), так и их невербальным сопровождением (как он/она говорит и как ведет себя?). Невербальный поток общения делится на проксимальный (положение в пространстве), паравербальный (интонация, громкость, высота, тембр голоса), мимический (мимика) и пантомимический (жесты, поза).

Когда вербальный и невербальный каналы совпадают, поведение этого человека является конгруэнтным. Оба источника психологической информации от него/нее скорее усиливают, чем противоречат друг другу.

Восприятие — это восприятие и оценка партнерами друг друга, что обеспечивает взаимопонимание между ними. На основе восприятия формируется определенный положительный или отрицательный образ партнера. Восприятие в процессе общения подчиняется общим законам психологии восприятия (избирательность, константность, пристрастность, подверженность иллюзиям и т.д.).

Шесть заповедей делового этикета

Рассмотрим принципы, на которых основывается деловой этикет.

Здравый смысл: Согласно здравому смыслу, деловой этикет направлен на организацию и поддержание порядка, экономию времени и достижение других разумных целей. Нормы делового этикета не должны противоречить здравому смыслу.

Свобода: хотя правила и нормы делового этикета существуют и соблюдаются, они не должны препятствовать свободе выбора деловых партнеров, свободе выбора методов исполнения соглашений между сторонами. Свобода предполагает толерантное отношение к выражению национальных особенностей и традиций, а также к выражению других мнений и точек зрения.

Этика: деловой этикет ориентирован на добро и по своей сути привержен морали.

Удобство: нормы и правила делового этикета подразумевают удобство для деловых партнеров; они не должны ограничивать деловых людей и не должны препятствовать развитию деловых отношений. Все должно быть удобно: планировка офиса, деловая одежда, правила ведения переговоров, и эти удобства должны быть предоставлены в равной степени для всех участников.

Целесообразность: каждое правило делового этикета служит определенной цели, так как виды деловых отношений (презентация, переговоры, деловая встреча и т.д.) имеют конкретные цели.

Экономическая эффективность: протокольный отдел организации должен руководствоваться «разумной стоимостью», поскольку деловая этика не должна обходиться организации очень дорого.

Консерватизм: надежность, стабильность, основательность — качества, привлекательные в деловом мире. Консерватизм в одежде, манерах, приверженность традициям вызывают ощущение основательности и долговечности.

Неформальность: нормы этикета естественны, используются без напряжения, с легкостью. Их соблюдение не должно быть навязанным, приводить к психологическому отторжению и вызывать дискомфорт этикета.

Универсальность: стандарты делового этикета направлены на многие стороны деловых отношений.

Эффективность: нормы делового этикета помогают сократить срок действия контрактов, уменьшить количество конфликтов в организации.

Этикет подразумевает лишь установление внешних форм поведения, но без внутренней культуры, без соблюдения этических норм никакие реальные деловые отношения состояться не могут. В своей книге «Деловой этикет» Дж. Ягер говорит, что каждая проблема, связанная с этикетом, от демонстрации себя до обмена подарками, должна решаться с учетом этических норм. Деловой этикет предписывает соблюдение правил культурного поведения, уважительного отношения к человеку.

делать все вовремя.

Непунктуальность не только мешает работе, но и является первым признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип «вовремя» применяется к отчетам и всем другим порученным вам заданиям.

не говорите слишком много.

Важность этого принципа заключается в том, что вы должны хранить секреты учреждения или конкретной операции так же тщательно, как и секреты личного характера. Никогда никому не рассказывайте то, что вы случайно узнали от коллеги, начальника или подчиненного о его или ее личной жизни.

быть вежливым, отзывчивым и дружелюбным.

Ваши клиенты, заказчики, коллеги или подчиненные могут ворчать на вас сколько угодно, но вы все равно должны быть вежливыми, дружелюбными и отзывчивыми.

Думайте о других, а не только о себе.

Внимание не должно ограничиваться клиентами или заказчиками, оно должно распространяться на коллег, начальников и подчиненных. Всегда прислушивайтесь к критике и советам подчиненных.

Не огрызайтесь сразу, когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, но покажите, что вы цените чужое мнение и опыт. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

одеваться соответствующим образом.

говорить и писать на хорошем языке.

Совещание в деловом общении

Деловое совещание — это распространенная форма делового общения в организации для обсуждения вопросов и проблем, требующих совместного осмысления и решения всех участников совместной деятельности и партнеров по общению. В зависимости от функций и целей управления существуют следующие виды совещаний: Планирование, мотивация труда, внутренняя организация, контроль за деятельностью сотрудников. Все вышеперечисленные требования к различным формам делового общения сохраняют свою актуальность и при осуществлении более формализованных контактов руководителя с подчиненными — в рамках деловых встреч. Однако такая форма делового общения накладывает ряд дополнительных требований. В процессе деловых встреч, как правило, выделяют те же основные фазы, что и в беседах и переговорах: Начало заседания, передача основной информации, аргументация, нейтрализация встречных комментариев и аргументов, принятие решения.

Практические рекомендации 22. Соответственно, существует пять основных принципов проведения деловых встреч — для каждого этапа (П. Мицич):

1) привлечь внимание участников встречи к проблеме и мотивировать необходимость их участия в обсуждении;
2) вызвать личную заинтересованность участников встречи в наиболее эффективном решении обсуждаемой проблемы;
3) обоснование и аргументация всех утверждений, сформулированных участниками встречи;
4) раскрытие действительных позиций, интересов, сомнений всех участников встречи до контраргументации и опровержения их доводов.
5) соблюдать на практике принцип максимального учета интересов участников собрания при принятии окончательных решений.
Существует также свод общих правил вербального, устного общения во время совещаний, которые заключаются в следующем (А. В. Карпов):

1) Профессионализм — сосредоточиться не на форме высказываний, а на их содержании, т.е. конкретности, глубине, обоснованности и т.д;
2) Ясность — начинать не с того, что ясно и понятно инициатору сообщения, а с того, что понятно его адресатам, участникам встречи;
3) Направленность — не забывать о конечной цели встречи и не отвлекаться от основной проблемы.
4) Наглядность — включайте ясные, доступные и эмоционально окрашенные примеры и иллюстрации;
5) Ритм — обеспечьте высокую интенсивность общения во время встреч, повышая ее к концу;
6) Повторение — излагайте ключевые моменты сообщения многократно и разными способами.
7) Внезапность — заранее подготовить неожиданные аргументы, которые повышают эффективность убеждения
8) Рамка передачи — подчинить аргумент требованию необходимости и достаточности для поддержания мотивационного заряда;
9) Эффективное завершение — приведите аргумент, который проникает в суть проблемы, но является неожиданным для адресата в конце обсуждения;
10) Допустимая откровенность — сообщение только необходимого объема информации, сокрытие части информации и нежелание говорить всю правду.
Вот одна из известных практических типологий участников встреч (М. X. Маккормак), обозначения которых настолько образны, что не нуждаются в уточнении: straight talkers, martyrs, stone faces, cheerleaders, orators, devil’s advocates, destroyer, relaxers, statesmen.

В заключение следует отметить, что вербальная коммуникация, вербальное поведение наряду с формой письменного распоряжения в деловом общении, безусловно, является одной из основных форм организации совместной деятельности, т.е. формой непосредственного психологического воздействия на сотрудников и партнеров. Видовые сорта весьма разнообразны и, как правило, располагаются по так называемой «директивно-демократической» шкале (А. В. Карпов). При этом данные разновидности или формы властного воздействия в управленческой деятельности в порядке возрастания степени директивности образуют следующий порядок:

1) желание — вид влияния «прошение»;
2)увещевание — влияние типа «внушение».
3) косвенное согласие — вид воздействия «внушение», «заражение»;
4) Советы — «суггестивный» тип влияния, «манипуляция»;
5) Совет — тип влияния «убеждение», «внушение».
6) Недоверие — тип влияния «обесценивание
7) Приказ — «принуждение» как вид влияния
8) Приказ — «принудительный» тип воздействия
9) Запрет — влияние типа «принуждение»;
10) категорическое требование — «принудительный» тип влияния.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: