Протокол делового совещания - Проведение деловых совещаний

Оглавление:

При проведении деловой встречи важно учитывать следующее:

1) временные рамки;
2) продолжительность;
3) заказ;
4) использование современных технических средств;
5) ведение учета;
6) принятие решений.
Регламент заседания. Планируется заранее проинформировать участников о продолжительности доклада. Нарушение правил, равно как и опоздание на собрание, является гораздо более серьезным служебным проступком, чем опоздание на работу. Когда сотрудник опаздывает на работу, всего несколько минут сокращают его рабочий день, в то время как нарушение правил и опоздание на совещание суммарно сокращает время всех участников совещания, что крайне негативно сказывается на производстве.

Постоянные заказы должны строго соблюдаться. Двусмысленные, размазанные речи должны пресекаться. Необходимо, чтобы речи были конкретными. Необходимо соблюдать строгую осторожность, чтобы не подменять объяснениями и призывами фактическую процедуру.

Продолжительность заседаний. По приблизительным подсчетам, оперативное совещание должно длиться 20-30 минут, в то время как другие деловые встречи должны длиться 1,5-2 часа. Рассмотрение одной (и довольно сложной) темы должно занять 40-45 мин.

Чтобы приучить сотрудников к такому графику, сначала полезно установить его административно, как это делается в учреждениях и компаниях некоторых зарубежных стран. В этом случае доклад заранее рассылается участникам встречи для ознакомления (иногда доклад вообще не пишется, его заменяют краткие тезисы или ссылки на обсуждаемый вопрос).

Рекомендуется указать в приглашении, помимо времени начала встречи, предполагаемое время ее окончания. Статистика показывает, что ориентирование людей заранее на время окончания встречи сокращает ее продолжительность примерно на 5-10% по сравнению с встречами, для которых время окончания не указано. Знание времени окончания встречи позволяет сотрудникам планировать время, оставшееся до конца работы.

Ведя собрание, остерегайтесь конформизма. Конформизм (подавляющее влияние мнения большинства на мнение меньшинства) является серьезным препятствием для полноценного обсуждения важных вопросов. Это ситуация, в которой человек, чувствующий, что большинство его не поддерживает, обычно испытывает трудности с отстаиванием своего мнения, а иногда он заканчивает спор, не представив всех своих аргументов. Между тем, правда может быть на его стороне. В научных и технических дискуссиях эта ситуация полна аберраций. В этом контексте необходимо внимательно изучить мнение меньшинства, проанализировать все выступления и попытаться выявить рациональное в предложениях.

Порядок на заседании. О времени начала заседания. Хорошей манерой для руководителя является не опаздывать к началу запланированной встречи. Менеджер, который никогда не опаздывает, имеет право требовать того же от других. Организация, которая всегда начинает совещание с опозданием на 5-10 минут, систематически дает предметный урок неуважения к коллегам. Поэтому встреча должна начаться точно в назначенное время. Сам факт того, что собрание начинается вовремя, дисциплинирует опоздавших.

Кто ведет собрание? Обычно бывает так, что проблемную встречу ведет лидер. Однако психологи считают, что полезно периодически проводить проблемное собрание под руководством избранного председателя но примеру собраний общественных организаций. Ученые утверждают, что собрание, на котором руководитель в первую очередь не является сам, а иногда намеренно, как бы уходит в тень (например, садится в последний ряд), создает благоприятную психологическую атмосферу. И это помогает руководителю улучшить контакт с подчиненными и лучше узнать их. Такой порядок — собрание под руководством избранного председателя — можно встретить в научных обществах и в других организациях, и он имеет свое оправдание.

О перерывах в заседаниях. Руководитель, проводящий совещание в своем офисе, не должен прерывать его, разговаривая по телефону, принимая посетителей, вызывая секретаря и так далее. Это отнимает время у присутствующих и демонстрирует бестактность по отношению к подчиненным.

Протокол делового совещания - Проведение деловых совещаний

Подготовка и ведение совещаний

Подготовка любой встречи в первую очередь предполагает четкое определение цели, основной проблемы и задач. На встречу следует пригласить тех участников, от которых зависит решение проблемы, компетентных и знающих. На встрече могут присутствовать 7-9, максимум 12 человек. Большее количество участников снижает эффективность работы.

Перед встречей они должны ознакомиться не только с темой встречи, но и с материалами проблемы. Дата и время встречи будут объявлены заранее. Внеплановые встречи, проводимые в неурочное время, возможны как исключение, поскольку они ведут не только к производственным, но и к психологическим издержкам. Об отмене или переносе встречи также следует объявить заранее.

Уважение к аудитории проявляется в обеспечении хотя бы минимального уровня комфорта во время встречи (достаточное освещение, оптимальная температура, проветриваемое помещение, возможность записывать информацию или конспектировать свою презентацию, наличие микрофона при необходимости и аудиовизуальных средств).

Важным элементом организации и проведения собрания является установление временных рамок для объяснений и продолжительности обсуждения вопросов повестки дня и самого собрания.

Если есть несколько тем для обсуждения, в первую очередь следует рассмотреть более простые темы, требующие меньше времени и умственной энергии. Они могут обеспечить «умственную тренировку», необходимую для решения сложных проблем. Откладывание «легких» вопросов на конец встречи, когда времени мало, а участники устали, может привести к спонтанности, неадекватному анализу и непродуктивным решениям.

Ведущий собрания следит за соблюдением правил, «держит» выступающих в рамках обсуждаемой темы, включает «неактивных» и останавливает «болтунов», определяет порядок выступления, задает необходимые вопросы, перефразирует, подводит промежуточные итоги и дает заключительный комментарий собрания.

Для снижения пассивности участников собрания можно использовать круговую аргументацию или мозговой штурм. Для разрядки враждебности при наличии противоположных взглядов и выработки наилучшего решения проблемы с учетом различных точек зрения могут быть созданы комитеты по посредничеству и группы, состоящие из участников с противоположными взглядами.

Известно, что любой контакт с людьми не должен начинаться с формирования негативных эмоций. В начале разговора следует избегать осуждений и неприятных слов, так как это вызывает негативные эмоции у присутствующих и затрудняет принятие ими вашей точки зрения. Кроме того, снижается понимание, потому что у некоторых людей, когда их ругают, происходит непроизвольное блокирование слов говорящего.

Поэтому, открывая встречу, вместо формальных слов лучше сказать, что вы очень рады всех видеть. В то же время постарайтесь воздержаться от ироничных замечаний в адрес одного из сотрудников, скорее позвольте себе комплимент. Хотя бы так: «Что ж, вопрос сегодня очень серьезный, но мы справляемся с задачами и посложнее. Так что…»

Цель таких слов, произнесенных мимоходом, — не только разнообразить формальную речь, но и дать членам вашего «совета» ощущение приятного общения.

Ведущий собрания должен быть беспристрастным и уметь общаться с аудиторией. Его задача — не только слушать, но и быть терпимым к тем, чье мнение отличается от его собственного, поскольку именно он будет задавать тон дискуссии. Так, можно начинать свои высказывания с фраз, поощряющих оппонентов: «Поправьте меня, если я не прав…». «Насколько я могу понять…», «Я чувствую, что…». Если руководитель собрания позволит каждому высказаться, он также будет склонен слушать других.

Этика проведения делового совещания

Деловое собрание (обратите внимание, что слово «собрание» происходит от слова «совет») — это форма коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений.

Встречи могут отнимать много времени, которое не всегда используется рационально. Плохая организация собрания, ошибки в его поведении не только непродуктивны, но и аморальны, поскольку приучают его участников пренебрегать обязанностями, провоцируют нарушение норм служебной этики и подрывают авторитет руководителя.

Вот основные законы Мерфи[1] — нелепый принцип, согласно которому если что-то плохое может случиться, оно случится, — касающиеся собраний.

Закон Ульда и Кана. Эффективность заседания комитета обратно пропорциональна количеству участников и времени, затраченному на обсуждение.

Закон Митчелла. Любую простую проблему можно сделать неразрешимой, если созвать достаточное количество собраний для ее обсуждения.

Его юмористическая форма скрывает глубокое содержание, а именно трудность коллективного решения проблемы в форме собрания.

Хорошо подготовленное и проведенное собрание дисциплинирует его участников, учит их обсуждать вопросы и находить оптимальное решение проблемы, отбрасывать неэффективные решения, соблюдать этические нормы ведения дискуссии, взаимодействовать с учетом интересов различных подразделений. Ленин однажды назвал профсоюзы школой коммунизма. Перефразируя его мысль, можно сказать, что деловое совещание — это школа коллегиального взаимодействия сотрудников, один из инструментов вовлечения их в управление делами организации на определенном уровне и формирования чувства ответственности за свою деятельность.

Каковы правила подготовки и проведения собраний?

Во-первых, необходимо определить, нужна ли вообще встреча с несколькими сотрудниками. Возможно, некоторые проблемы можно решить в рабочем порядке, чтобы не получилось, как в известном стихотворении В. В. Маяковского «Прозаседавшиеся»:

Вам предстоит преодолеть сто лестничных пролетов.

Свет не является красивым.

И снова: «Вам следует вернуться через час. Сидя: Купите пузырек чернил через губкооператив»[2].

Этической нормой встречи, как говорят эксперты по деловой этике, должна быть ее эффективность, при которой внимательное и уважительное отношение к сотрудникам реализуется со стороны организаторов встречи, а также, заметьте, со стороны участников к другим участникам и организаторам.

Встреча может быть эффективной только в том случае, если она тщательно подготовлена, т.е. точно определены цель и тема, выбрано оптимальное время, все участники проинформированы.

В соответствии с общей направленностью целей, встречи могут быть обучающими, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание, как следует из названия, имеет целью проинструктировать участников и предоставить им определенную информацию. Информация не обсуждается, а рассматривается, и обсуждаются вопросы, касающиеся выполнения заданий.

Оперативное совещание служит для выяснения текущего состояния дел в организации, краткого обмена мнениями по содержанию вопросов, возникающих в ходе производственного процесса. Например, в начале смены в медицинских учреждениях проводятся оперативные «пятиминутки» — собрания, на которых врачи обсуждают текущие вопросы лечения пациентов.

Наиболее сложный вид собрания — это проблемное собрание, на котором выносится коллективное решение по таким вопросам, которые касаются не только текущих, но и будущих проблем организации или вопросов ее реорганизации в изменившихся условиях. И здесь, как гласит русская пословица, «Ум хорошо, а два лучше».

Когда должны проводиться собрания? Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Некоторые считают, что имеет смысл проводить деловые встречи (кроме экстренных случаев) в определенный день недели, предпочтительно в конце дня или во второй половине. Другие считают, что собрания должны проводиться в первой половине дня. Конечно, время проведения встреч зависит от многих факторов. Главное, чтобы встреча не нарушала производственный процесс и не отвлекала участников от их непосредственных задач без пользы для компании.

Технология делового общения

Основной особенностью делового общения является нацеленность на достижение конструктивного результата в связи с обсуждением спорной ситуации. Конструктивным можно назвать такой результат общения, который образуется при оптимальном сочетании позиций участников коммуникационного процесса.

Следовательно, вступая в деловые контакты, каждый участник общения должен четко знать, за что он будет бороться, а в каких случаях может пойти на компромисс. Другими словами, они должны осознавать пределы своей уступчивости и твердости. А это, в свою очередь, обеспечивает набор соответствующих средств, методов и сценариев поведения. Например, определение степени твердости и гибкости напрямую связано с выбором стиля ведения переговоров: стоит ли быть жестким, несговорчивым, ориентированным на конфронтацию, или лучше ориентироваться на сотрудничество.

Поэтому, характеризуя технологию делового общения, невозможно обойтись без этики.

Не зря американский социолог и бизнес-консультант Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» пишет, что этика и этикет «идут рука об руку». Она приводит мнение своей коллеги Камиллы Левинтон: «Ваши манеры — это отражение ваших этических убеждений. Вежливость и интерес к другим отражает желание действовать в соответствии с самыми высокими стандартами ради всеобщего блага. Эмпатия и сочувствие делают все отношения более человечными. Подавая пример другим, вы невольно поощряете более этичное поведение.

Таким образом, психология и этика тесно связаны между собой, а их знание и умелое использование помогают решать сложные задачи делового общения.

В результате изучения материала, изложенного в этой главе, студент или заинтересованный читатель должен:

Знать технику и деловой протокол деловых встреч, национальные особенности их организации;

Уметь организовывать и проводить деловые переговоры, переговоры и встречи;

Обладать практическими навыками управления процессами делового общения.

Сегодня ни для кого не секрет, что хорошие манеры приносят большую прибыль. Бизнес ведется не только в экономической, но и в этической сфере. Соблюдение правил делового этикета является необходимым элементом профессионализма. Общими принципами делового этикета являются: Уважение, точность, аккуратность, ясность, краткость и искренность. Умение вести деловую беседу, переговоры и телефонные переговоры требует развития ораторского искусства и навыков ведения деловых переговоров. Навыки письменного и устного изложения являются неотъемлемой частью делового имиджа. Согласно статистическим исследованиям, было установлено, что успешная карьера на 85% зависит от личных качеств человека и только на 15% от профессиональных навыков.

С древнейших времен человечество накапливало, отбирало и адаптировало те правила поведения, условности и обычаи, которые соответствовали интересам поддержания и развития общения между народами. Таким образом, с появлением государств формировались и связи между ними — определенные нормы общения между странами, с которых начали формироваться протокольные нормы.

Слово «протокол» имеет долгую историю. Его корни уходят глубоко во времена Древней Греции. В византийской дипломатии оно означало первую часть документа, написанного торжественным тоном, в котором перечислялись участники переговоров.

В Средние века под этим термином понимались правила составления различных документов и ведения архивов. Вскоре слово «протокол» стало относиться к дипломатии и дипломатической службе. Помимо правил составления дипломатических документов, дипломатический протокол стал включать в себя вопросы этикета и церемониала.

Этапы практической подготовки совещаний

Подготовка к деловой встрече включает подготовку: a) участников встречи; b) доклада (содоклада); c) руководителя встречи; d) помещения.

Подготовка участников собрания сводится к заблаговременному ознакомлению с повесткой дня и всеми необходимыми материалами, а также к проявлению интереса к рассматриваемым вопросам. Мнения участников собрания должны быть учтены заранее. Заранее объявите повестку дня собрания и предоставьте участникам материалы, требующие тщательного рассмотрения. Такая подготовка участников совещания позволяет избежать принятия поспешных, некачественных, «на ходу» решений.

В зависимости от содержания и аспектов предполагаемой встречи, наиболее заинтересованных и знающих участников можно побудить к активному участию в обсуждении, указав на серьезность обсуждаемой темы и сообщив участнику, что его личное мнение может представлять большой интерес для всех. Желательно, чтобы рекомендация была составлена в форме личной просьбы. Не следует категорически указывать потенциальному участнику, чью точку зрения он должен принять или чье мнение представлять. Чтобы выяснить истинное мнение коллектива по обсуждаемым вопросам, не следует навязывать ему свое собственное мнение. В пассивности участников встречи могут быть виноваты как они сами, так и ее организаторы.

Иногда встреча проходит организованно, когда заранее составлен список, определен порядок выступающих, подготовлены тексты выступлений, все определено и расписано как по часам. Такая встреча проходит гладко, но она скучна и не приносит большой пользы. Но в графе действий ставится другая отметка. Качественная подготовка участников встречи — залог успеха.

Подготовка отчета. Доклад является основным сообщением встречи. Его должен проводить человек, знакомый с проблемой и обладающий хорошей языковой культурой. Хороший доклад обязательно включает в себя основные идеи и позитивные предложения, смысловую точность, логическую структуру, грамматическую правильность и литературный язык, доступность и выразительность языка, эмоциональность. Успех деловой встречи во многом зависит от качества доклада, который должен быть тщательно подготовлен. Путаный, монотонный, длинный доклад развивает у аудитории чувство безразличия, нежелание обдумывать проблему и участвовать в обсуждении. Практика показывает, что совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда характеризуется поверхностными, поверхностными решениями. Доклад на деловом собрании должен отвечать требованиям честности и объективности. Когда обсуждаемая проблема рассматривается с нескольких точек зрения, даже если оратор явно отдает предпочтение одной из них, он не должен обходить стороной аргументы в защиту других точек зрения.

В некоторых случаях докладчик не требовался. В таких случаях требуется здравый смысл. Если доклад хорошо подготовлен и обстоятельства позволяют размножить его и заранее распространить среди участников заседания, такое заседание может начаться непосредственно с вопросов докладчику и дебатов. Такая встреча будет краткой и скорее деловой. Однако для вопросов, требующих квалифицированной оценки нескольких положений отчета с привлечением экспертов, потребуется дополнительный отчет, т.е. дополнительный отчет другого лица по некоторым аспектам основного отчета (например, отчет главного исполнительного директора и дополнительный отчет комитета по аудиту).

Для того чтобы рассмотреть технические, экономические и другие вопросы в ходе доклада, докладчику нередко приходится прибегать к иллюстративному материалу. Здесь есть две крайности. Первая — отсутствие иллюстраций. В этом случае аудитория вынуждена воспринимать иногда довольно сложную и насыщенную информацию во время прослушивания. Другая крайность — докладчик предоставляет слишком много деталей, которые мешают понять и усвоить общую проблему.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: