Организационная структура, литература - Организация логистической службы в компании

Оглавление:

Исторически логистика развивалась как военная дисциплина. Здесь этот термин известен с девятого века нашей эры. (Византия), в первую очередь относится к хорошо организованной, скоординированной работе тылового охранения по снабжению войск всем необходимым, то есть к работе, являющейся неотъемлемой частью военного успеха. Начало широкого применения логистики в экономике приходится на 60-70-е годы XX века и связано с достижениями в области коммуникационных технологий. Существует множество определений логистики, но самое распространенное: логистика — это процесс управления перемещением и хранением сырья и готовой продукции в экономическом цикле от момента оплаты поставщикам до момента получения денег от потребителей. Логистика рассматривает весь поток материалов.

Основной задачей логистики является оптимизация внутренних и внешних материальных потоков, а также сопутствующих информационных и финансовых потоков, оптимизация бизнес-процессов с целью минимизации общих затрат ресурсов. Суть классического определения общих целей логистической функции заключается в том, что потребитель должен получить требуемый товар по качеству и количеству, в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика с хорошим уровнем сервиса (как до, так и после продажи продукции) и при определенном уровне общих затрат.

Предметом логистического менеджмента являются потоки, потоковые процессы, все процессы, которые имеют отношение к движению.

Предметом изучения логистики является оптимизация материальных потоков, потоков услуг и связанных с ними финансовых и информационных потоков.

Существуют так называемые «шесть правил логистики», которые описывают конечную цель логистического менеджмента:

груз — это нужный товар;
Качество — необходимое качество;
Количество — в желаемом количестве;
Время — должно быть доставлено в нужное время;
в нужное место;
Затраты — при минимальных расходах.

Логистическая функция — это совокупная группа логистических операций, которая однородна в отношении цели этих операций и заметно отличается от другой группы операций. Логистические функции:

Установление деловых отношений с поставщиками товаров или спецификация услуг;
Определение объема и направления потока материала;
Оценки прогнозируемого спроса на транспорт;
Разработка, размещение и организация складских помещений;
Управление запасами в сфере обращения;
Внедрение системы качества в компании.

Логистическая деятельность является интегрированной и охватывает период с момента возникновения потребности в продукции до момента ее удовлетворения.

Управление логистикой можно определить как сквозное (интегрированное) управление бизнес-процессами для продвижения продукции и сопутствующих операций от источника до конечного потребителя с целью максимизации эффективности бизнеса.

Управление логистикой в компании выполняет функции организации, планирования, регулирования, координации, контроля и анализа. Одной из важнейших задач логистического менеджмента в компании является координация логистических функций и согласование целей с поставщиками, подрядчиками и клиентами. Управление логистикой компании также можно рассматривать как систему, объединяющую в единое целое управление как внутренними бизнес-процессами, так и бизнес-процессами партнеров.

В основе управления логистикой компании лежит идея постоянного мониторинга всей логистической цепи. Взгляд на бизнес компании с этой точки зрения открывает множество преимуществ. Руководство может видеть, насколько эффективно используются определенные ресурсы, выявлять источники потерь и оптимизировать деятельность сотрудников для улучшения итоговых показателей работы компании. Эффективное использование принципов и методов логистики позволяет руководству компании высвободить средства для дополнительных инвестиций.

Внедрение логистического управления также позволит сократить запасы продукции в сфере снабжения, производства и распределения, ускорить оборачиваемость инвестированного капитала, снизить производственные затраты и обеспечить удовлетворенность клиентов. Основное внимание системы управления логистикой должно быть сосредоточено на процессе выполнения заказов клиентов. Наблюдается тенденция к повышению требований потребителей к качеству обслуживания. С развитием рыночных отношений у потребителей появляется все больше возможностей для сравнения и выбора лучшей услуги.

Качество логистических услуг — это удовлетворенность клиента, выраженная в надлежащем выполнении заказа, отсутствии дефектов, эффективном предоставлении услуг и постоянном стремлении к улучшению уровня услуг, соответствии уровня услуг стандартам клиента, условиям контракта или общепринятым требованиям к качеству услуг.

Система управления логистическими услугами основана на следующих основных принципах:

Ориентация на потребителя;
акцент на избежание ошибок и неудач;
Сосредоточьтесь на постоянном совершенствовании.

Организация логистической службы в компании

Для того чтобы систематизировать логистические процессы и внедрить логистический менеджмент в повседневную деятельность компании, необходимо создать в организационной структуре компании самостоятельное подразделение — службу логистики, которая подчиняется непосредственно руководству компании.

В компании с логистической службой все функции, необходимые для эффективной обработки заказов, объединены в мощный, централизованно управляемый механизм, позволяющий ответственно, продуманно и профессионально решать задачи практически любой степени сложности. В этом случае логистический сервис не заменяет соответствующие структурные области. Почти все функциональные области в организационной структуре компании взаимодействуют с ней для оптимизации производительности и обеспечения устойчивости. В задачи логистической функции входит не устранение и разрешение проблем и конфликтов, а анализ и координация выполнения агрегированных блоков задач. Целью управления на основе логистики является согласование потребностей операций по различным функциям для достижения глобальной цели компании.

Служба логистики должна тесно сотрудничать с различными функциональными подразделениями компании, чтобы обеспечить оптимизацию их деятельности и системную устойчивость компании.

Служба логистики не призвана физически заменить соответствующие функциональные подразделения компании. В большинстве случаев количество и объем заказов настолько велики, что не позволяют логистам качественно и детально охватить все аспекты выполнения заказов. В этом контексте необходимо отделить процесс управления заказами от фактического процесса координации. Задача службы логистики — не решать возникающие проблемы и конфликтные ситуации, а анализировать и перераспределять их на другие службы компании, не погружаться в многочисленные, порой чисто технические детали процесса выполнения заказа, а координировать агрегированные блоки задач.

Однако без существующей логистической службы в структуре управления предприятием такая интеграция невозможна. Это препятствует эффективной работе предприятия, делает невозможным дальнейшее развитие, что остро ставит вопрос о необходимости реорганизации структуры управления.

Известно, что предпочтение отдается компаниям, которые ищут иностранных партнеров или инвесторов и в то же время имеют хорошо развитую логистику.

Служба логистики играет роль одного из основных отделов, без которого проданный товар был бы лишен одной из главных характеристик — быть доступным для потребителя.

Благодаря созданию службы логистики задачи управления логистикой внутренних бизнес-процессов компании связываются с бизнес-процессами партнеров и клиентов в единую систему.

Важной задачей при организации службы логистики в компании является рациональная организация отделов и групп внутри службы логистики, основанная на ряде принципов.

Принципы организации в звеньях микрологистической цепи (в структурных подразделениях логистической службы) следующие:

Принцип действия;
географический принцип;
Принцип продукта;
Принцип «от поставщика к поставщику»;
принцип «по потребителю»;
комбинированный.

Принцип работы предусматривает выполнение всего набора функций в каждой отдельной подсистеме логистики без распределения их между сотрудниками. Этот принцип обычно применяется на предприятиях и в организациях, которые работают с ограниченным ассортиментом потребляемых материальных ресурсов и, соответственно, с небольшим ассортиментом реализуемой продукции. С увеличением номенклатуры потребляемых материальных ресурсов возникают проблемы, связанные с расширением штата сотрудников отдела закупок и склада. Функциональная структура имеет определенный «порог» количественного состава материальных ресурсов и готовой продукции, пересечение которого приводит к необходимости перестройки организационной структуры.

Географический принцип

Географический принцип — это разделение рынка, например, по регионам, для каждого из которых полный объем логистических функций выполняют соответствующие отделы или группы логистической службы. Как правило, такой организационный принцип характерен для компании, имеющей основную структуру и филиалы в регионах, на которых выполняются все работы, связанные с логистическими функциями. Географический принцип применяется при организации процесса закупок и дистрибьюторской деятельности. Процесс закупок при применении этого принципа осложняется тем, что один и тот же товар (определенного наименования, определенного размера) может быть закуплен одновременно в разных регионах (странах) разными подразделениями отдела закупок. Следовательно, необходима четкая координация структур внутри отдела закупок по распределению между ними количества одного и того же продукта.

Продуктовый принцип применяется в компаниях в отделах закупок и продаж, а также на складах (материальных ресурсов и готовой продукции), где потребляется значительная номенклатура материально-технических ресурсов, а также реализуется значительный ассортимент промежуточной или готовой продукции. Этот принцип предусматривает формирование отдельных групп (секторов) в отделах, занимающихся конкретной, ограниченной номенклатурой или ассортиментной группой конкретных товаров.

Принцип «по поставщику» применяется в компаниях и организациях, где значительная часть материальных ресурсов поступает от конкретного поставщика. В этом случае в отделе закупок службы логистики отдельный сотрудник занимается только этим поставщиком и соответствующим ассортиментом материальных ресурсов, которые он поставляет компании.

Принцип «через потребителя» применяется к предприятиям и организациям, имеющим долгосрочные производственно-экономические отношения, например, с производственным дистрибьютором, который закупает определенный ассортимент продукции компании в значительных объемах. В этом случае отдельный сотрудник в отделе распределения поставщика логистических услуг занимается только этим потребителем и соответствующим ассортиментом реализуемой продукции.

Комбинированный принцип — это сочетание вышеупомянутых организационных принципов, используемых в отделах логистики компании или организации. Это сочетание в основном находится в отделах закупок и продаж. Также возможно, что на складе готовой продукции конкретный сотрудник отвечает за комплектацию заказов и формирование отгрузочных партий продукции для конкретного клиента, но склад организован по продуктовому принципу.

Структура службы логистики объединяет все функции, необходимые для эффективного выполнения заказов, в мощный централизованный и управляемый механизм, который позволяет решать заказы любой сложности ответственно, скоординированно и профессионально.

Важнейшей функцией логистического сервиса является доставка сырья и комплектующих в цеха непосредственно к рабочим местам и перемещение изготовленной продукции с места хранения. Слабая интеграция производства с логистикой при реализации этой функции приводит к увеличению запасов в различных областях и, следовательно, к дополнительной нагрузке на производство.

Понимание преимуществ эффективного взаимодействия между функциональными областями и службой логистики, наличие эффективной системы коммуникаций между областями, поддержка руководства могут внести значительный вклад в реализацию стратегической цели предприятия.

Наиболее сложной является структура информационного потока, в основе которого лежит логистическая служба.

Важно правильно и рационально организовать внутренние информационные потоки в компании путем разработки, внедрения и использования информационных систем для управления материальными и финансовыми потоками. Такие системы позволяют специалистам по логистике принимать правильные управленческие решения при выполнении широкого спектра логистических операций.

Необходимо разработать единую систему автоматизации потока информации, заменив изолированные информационные системы отдельных подразделений компании.

При осуществлении транспортно-складской деятельности перед логистами стоит задача максимально сократить запасы хранимой продукции. Основным принципом системы управления складом компании должен быть принцип «точно в срок». Все товары должны быть заказаны именно для клиента и после подтверждения оплаты. Поставщик логистических услуг должен организовать свою работу таким образом, чтобы продукция доставлялась с таможенного склада или от поставщика непосредственно на склад получателя. Таким образом, можно снизить затраты на обработку, хранение и транспортировку, а также риск неликвидности.

Определенная часть предприятий и организаций, пытающихся организовать логистическую службу, сталкивается с рядом внутренних проблем, которые оказывают негативное влияние не только на организационную структуру созданной службы и эффективность выполняемых логистических функций, но и на производственно-хозяйственную деятельность в целом.

Вызовы, стоящие перед организацией

Проблемы, возникающие при организации логистических услуг на предприятиях и в организациях, безусловно, имеют свои объективные причины, прежде всего, следует отметить, что логистика является относительно новым направлением экономической деятельности в целом, и особенно на предприятиях и в организациях. В этом случае создание логистических функций обычно происходит за счет переформулирования ряда исторически сложившихся традиционных функций, регулируемых определенными регламентами и выполняемых определенными структурными подразделениями предприятия, для которых логистическая служба выступает в качестве конкурента. Между некоторыми подразделениями компании и логистической службой существуют противоречия относительно выполнения определенной функции или права решать определенные задачи.

Следующей проблемой при организации службы логистики на предприятии и при решении вопроса о передаче некоторых функций производственно-хозяйственной деятельности, которые выполняются другими подразделениями предприятия, является оптимальность и рациональность организационной структуры этой службы. Четкая организация, классически разработанная оптимальная структура службы логистики, рационализация функций, процедур и операций, возложенных на службу логистики на предприятии, регламентация взаимодействия звеньев микрологистической цепи вступают в некоторое противоречие с функционированием других подразделений предприятия и с их организационными структурами.

Еще одной проблемой в организации логистических услуг на предприятиях (относится к современному менеджменту в целом) является отсутствие в настоящее время единого оптимального варианта организационной структуры для групп предприятий и организаций (и тем более для каждой отдельной бизнес-единицы) и каждого структурного подразделения, входящего в их состав. Существующее разнообразие организационных форм и структур, хотя каждая из них имеет определенные преимущества, несет в себе и ряд серьезных недостатков, которые влияют (также негативно) не только на организационный процесс проектирования логистической деятельности, но и на экономическую и производственную деятельность предприятия или организации в целом.

Еще одной проблемой организации логистической службы в компании является частичное отсутствие организационной и функциональной гибкости. В условиях постоянно меняющейся экономической ситуации, усиления конкуренции на рынке, изменения самих рыночных условий организационная структура службы логистики на предприятии или в организации должна быть чрезвычайно гибкой и способной в короткие сроки реагировать на изменения во внешней среде, в отличие от традиционно сложившихся и устоявшихся тенденций в структурах функциональных подразделений предприятий или организаций.

Для того чтобы логистическая служба работала продуктивно, необходим ряд условий, которые создают предпосылки для успеха логистической ориентации практически каждой компании, состоящей из следующих компонентов:

Точная формулировка функций каждого логиста — перечень прав и обязанностей, выполняемых логистических операций, процедур и областей взаимодействия с отделами, командами и логистами;
наличие необходимой информации о количестве персонала, необходимого в ближайшем или отдаленном будущем для логистических услуг, — прогнозирование будущих логистических операций, процедур, работ и функций, преимущественно инновационного характера, связанных с изменением рыночных условий, мотивации потенциальных потребителей, технических и физических характеристик товаров производственного назначения и потребительских целей;
Информация о составе знаний и навыков будущей рабочей силы в сфере логистики, а также информация о масштабах планируемых логистических операций, процессов и видов деятельности, о возможном расширении компании и новых производственных и бизнес-областях, о рабочей силе и рынке труда, включая информацию об учебных заведениях, которые готовят или будут готовить необходимых квалифицированных работников;
необходимость выбора будущего лидера на определенную должность в организационной структуре, а не выбор должности для будущего сотрудника — речь идет о формальных и неформальных рабочих отношениях, когда неформальное общение может привести к негативным последствиям в рабочих отношениях конкретного отдела или группы логистической службы, или даже компании в целом.

Организационная структура логистики в компании

Отсутствие логистических структур в российских компаниях является скорее следствием исторически сложившихся систем управления и неспособности представить логистические услуги, чем откровенным нежеланием.

Организационная структура службы логистики и ее подразделений (отделов или групп) зависит от ряда факторов, к которым относятся следующие:

направление производственно-хозяйственной деятельности компании или организации;
Размер и мощность предприятия (занимаемая площадь, объем станков);
Количество наименований, видов, качеств, марок и размеров материально-технических ресурсов, используемых в компании;
структура потребляемых предприятием материально-технических ресурсов с разбивкой по отраслям производства и видам экономической деятельности;
Количество поставщиков материально-технических ресурсов и их территориальное расположение;
назначение и количество складов в компании, предназначенных для хранения материально-технических ресурсов;
Наличие в собственности предприятия основных и заводских транспортных средств, их количество по типам и видам; количество потребителей промежуточной или конечной продукции, выпускаемой предприятием.

В зависимости от этих и других факторов внешней и внутренней среды определяется соответствующая организационная структура службы логистики на каждом промышленном предприятии или торгово-посреднической организации.

В теории и практике организации логистических служб на предприятиях существует так называемая классическая трехуровневая организационная структура логистических служб.

Основными функциями первого уровня — общего управления (генерального планирования) являются:

Обзор всей логистической организации компании и, при необходимости, адаптация ранее разработанных планов для различных областей логистической деятельности;
Разработка стратегии организации — долгосрочного плана развития логистических услуг в соответствии с возможной диверсификацией компании — процессом создания принципиально новых областей и направлений производственно-хозяйственной деятельности компании в условиях нестабильной и неоднородной внешней среды (сегментированного и перенасыщенного рынка);
Оценка отдельных логистических подсистем и системы в целом; координация тактической деятельности отделов (групп) службы логистики по отношению к стратегическим целям компании;
Вносить, при необходимости, определенные изменения в процедуры и операции, выполняемые службой логистики; устанавливать стандарты затрат на выполняемые логистические процедуры и операции и стандарты обслуживания.

Выходной информацией этого уровня управления являются показатели крупномасштабной производственно-хозяйственной деятельности предприятия, общие проблемы логистических подсистем и внешние факторы, влияющие на систему в целом, такие как повышение или снижение конкуренции на рынке и другие изменяющиеся условия рынка. Поступающая информация используется для исследования, анализа, оценки деятельности службы логистики и для принятия различного рода решений по корректировке действий в отдельных подсистемах и системе в целом.

Функции второго уровня — управление программой — включают в себя почти все функции подсистем логистики:

Прием и обработка заказов;
Организация закупок материально-технических ресурсов;
Организация транспортных средств, организация складской и сбытовой деятельности.

Кроме того, функции этого уровня управления включают:

Реализовывать политику и стратегии производственно-хозяйственной деятельности компании на уровне логистической подсистемы, используя имеющиеся ресурсы;
Координация всех логистических подсистем для достижения поставленных целей компании;
Устранение возможных несоответствий между различными компонентами как внутри подсистем, так и между ними;
регулярное подведение итогов производственно-хозяйственной деятельности и составление отчетов для руководства о деятельности отделов (групп) службы логистики.

Этот уровень управления состоит из менеджеров, но направлениям логистической деятельности (материально-техническое снабжение, хранение и транспортировка, распределение материальных ресурсов по производственным подразделениям предприятия, сбытовая деятельность). Кроме того, на этом уровне управления находится персонал, занимающийся логистической деятельностью — инженеры, контролеры и аналитики, которые планируют логистическую деятельность, анализируют изменения в системе и ее отдельных подсистемах, разрабатывают направления и решения для восстановления запланированного процесса, а также вопросы сервиса, окупаемости логистических затрат, локальной и общей тактики поведения на рынке (для каждой подсистемы логистики), эффективной реализации общей стратегии компании

К функциям третьего уровня относится оперативное управление (оперативные компоненты), которые являются простыми составляющими деятельности отдельных подсистем. Оперативное управление включает в себя:

Управление процессами и процедурами перемещения материально-технических ресурсов;
Работа с партиями продукции, нарушающими график движения; подготовка и представление на уровень управления программой информации о зафиксированных нарушениях деятельности подсистем;
Эксплуатация подсистем в режиме времени и стоимости, установленных руководством уровня программы; отчет руководству уровня программы о работе подсистемы в соответствии с запланированным временем и стоимостью.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: