Культура деловых совещаний

Оглавление:

Деловые беседы (деловые встречи, беседы — одна из важнейших форм лидерской деятельности).

Деловой разговор — это форма межличностного общения, при которой происходит обмен мнениями, точками зрения, информацией и мнениями с целью решения проблемы.

Структура разговора:

Начни разговор;
создание благоприятного климата (приветствие, введение);
объяснить свою позицию и причины;
уточнение позиций собеседника;
совместный анализ проблемы;
принятие решений, разъяснение позиций собеседника.

Типичные ошибки, которые допускают руководители при проведении интервью:

лидер демонстрирует авторитет и не уважает мнения других;
начальник игнорирует состояние сотрудников;
не учитывает поведенческие мотивы сотрудников;
начальник не проявляет никакого интереса к собеседнику (игнорируя);
начальник не слушает собеседника и постоянно прерывает.

Функции разговора:

взаимное общение сотрудников из одной области;
совместный поиск, предложение, оперативная разработка рабочих идей и планов;
поддержание деловых контактов;
стимулирование экономической активности;
контроль и координация уже принятых мер.

Деловые встречи один на один можно разделить на две группы:

Переговоры являются свободными и целенаправленными с взаимным обменом информацией и проходят без какой-либо специальной подготовки (со временем или без него).
Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

Каждый деловой разговор тет-а-тет имеет три фазы: Первый этап — подготовка. Это включает в себя определение целей интервью и составление его плана; определение времени и выбор места проведения интервью. Основная часть этого этапа заключается в создании плана интервью, основанного на целях интервью. Здесь необходимо проанализировать свою занятость, определить время интервью и его продолжительность, а также подумать о том, удобно ли это время собеседнику.

На этом этапе подготовки вы должны проверить себя по следующим пунктам:

тщательно продуманный ход разговора;
свобода от стереотипов, готовность воспринимать людей такими, какие они есть, гибко реагировать на изменения, которые происходят внутри них;
полная готовность выслушать собеседника и правильно ответить на любые вопросы;
иметь точный, четкий и правильный план собеседования;
способность построенного плана разговора вызывать вопросы, которые ведут разговор в другом направлении;
наличие естественного и убедительного языка;
выражение всех мыслей точно и ясно;
правильный тон разговора;
постарайтесь поставить себя на место другого человека и понять его или ее;
Представь, если бы такой разговор состоялся с тобой, ты был бы им доволен.

Вторая стадия — фаза акклиматизации. На этом этапе преодолевается психологический барьер и создается атмосфера доверия.

Третья стадия — это главная стадия. Он состоит из трех частей: Вводная часть интервью (возражения); Основная часть интервью (доказательства); Заключительная часть интервью (выводы).

Когда вы впервые приходите на собеседование, вам следует зайти и представиться. Когда посетитель приходит к вам и представляет себя, вы должны постараться сразу же вспомнить его имя и отчество. Когда вы встречаете посетителя, вы должны встать из-за стола и пригласить интервьюера сесть напротив вас. Приятно с ним познакомиться: Этот жест дает собеседнику понять, что вы его уважаете и готовы говорить на равных. Если вы встретитесь с коллегой или знакомым и поприветствуете его по имени и отчеству, достаточно встать из-за стола. Перед тем, как начать разговор с незнакомым человеком, желательно сообщить собеседнику о времени, которое у вас есть для разговора. Разговор (это основная сцена). Менеджер должен понять, как его собеседник видит ситуацию. Необходимо попытаться представить полную картину всех событий или ситуации и сосредоточиться только на словах собеседника. Необходимо уметь слушать и правильно задавать уточняющие и направляющие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника.

При выполнении этих условий можно говорить убедительно и подробно. Это должно быть сделано таким образом, чтобы опрашиваемый видел ситуацию с другой стороны и мог критически пересмотреть свои взгляды, основываясь на более широком знании ситуации. Собеседование не всегда проходит гладко. Причину неудачи следует искать в себе, в своем выражении, тоне, внимании, а не в собеседнике, нужно найти точный выбор фраз. Если вас обстреливают встречными вопросами — встречными подтверждениями, это может привести к ссоре с собеседником. Причиной контрподтверждений часто является неспособность быстро оценить ситуацию. Нестесненные категорические суждения, способные разрушить добрую волю собеседника, наносят вред разговору. Во время разговора необходимо научиться слушать, выбирать правильные моменты для замечаний и делать их тактично, ненавязчиво излагать свою позицию, быть самокритичным при обоснованных встречных замечаниях, терпеливо выслушивать собеседника и его возражения.

Случаи, когда необходимо ответить на возражения:

Необходимо дать возможность собеседнику ответить на его собственные возражения и опровергнуть их. Для этого не нужно открыто противоречить; выслушав замечания, нужно попытаться косвенно их отвергнуть; нужно условно согласиться с тем или иным возражением; нужно попытаться выслушать несколько возражений, чтобы сразу понять суть и ответить; острые возражения нужно повторять в спокойном тоне.
Реакцию на слова собеседника следует выразить киванием головы «ожидающим взглядом», краткими одобрительными замечаниями, повторением последних слов собеседника, показывающих, что мысль понята.
Есть случаи, когда у собеседника есть ярко выраженное эго и склонность спорить. В этом случае нужно дать ему закончить, а затем вернуться к теме, или подождать, пока он не зайдет в тупик.
Обратите также внимание на темп разговора и паузы. Это очень важно, потому что помогает подчеркнуть наиболее важные моменты. Язык собеседников должен быть четким и ясным. Они не должны говорить слишком громко или слишком тихо. Первое бестактно, а второе может привести к тому, что ваш собеседник будет задавать один и тот же вопрос снова и снова.
Решение должно всегда следовать убеждению, потому что в противном случае собеседник будет критиковать Вас вместо того, чтобы представлять свои идеи или равнодушно соглашаться на все.

Завершите разговор. Как только точки зрения собеседника ясны, беседа может быть завершена.

Деловой этикет

Деловой этикет — это набор поведенческих норм, которые развивались на протяжении многих лет практики международного делового общения.

Бизнес этикет относится к принятому порядку и форме обращения в бизнесе. Она основана на всех типах манер. Основной функцией делового этикета является установление правил, способствующих взаимопониманию между людьми.

Этика (от греческого — обычай, нравственность) — это доктрина морали, нравственности. Термин «этика» был впервые использован Аристотелем (384-322 гг. до н.э.) для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос о том, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.

Бизнес этикет богаче по содержанию, так как он относится к этой категории как к конкретной, так и к общей. Местные начинающие бизнесмены позволяют многим выгодным сделкам, особенно с иностранными компаниями, терпеть неудачу, потому что они не знают правил делового этикета. Правила этикета, одетые в конкретные формы поведения, указывают на единство его двух сторон: морально-этического и эстетического.

Первая страница — выражение нравственной нормы: предупреждение, уважение, защита.

Вторая сторона — эстетическая — указывает на красоту, изящество поведения.

Этикет — исторический феномен. Правила поведения людей менялись с изменением социальных условий, конкретной социальной среды. Этикет возник в период становления абсолютных монархий. Соблюдение определенных правил поведения было необходимо для возвышения важных людей, таких как императоры, короли, принцы, князья и так далее. Не только карьера, но и жизнь человека часто зависела от знания этикета, соблюдения его правил. Этикет выполнял и продолжает выполнять определенные функции.

Например, разделение чинов, усадеб, дворянства и званий. Правила этикета особенно строго соблюдались и соблюдаются в странах Дальнего и Ближнего Востока. В России в начале XVIII века интенсивно проникал западный этикет. В России были приняты манеры и внешние формы поведения. Соблюдение этих правил боярами и дворянами было особенно настойчиво, а иногда и строго контролировалось самим царем Петром I. Их нарушения были жестоко наказаны.

Социальный прогресс способствовал взаимопроникновению кодексов поведения и обогащению культур. Мир становился все более узким. Процесс взаимного обогащения правил поведения позволил выработать взаимоприемлемые, признанные в основных чертах этикета, заложенные в обычаях и традициях.

Этикет стал прописывать нормы поведения на работе, на улице, с гостями, на деловых и дипломатических приемах, в театре, в общественном транспорте. Но, как и в те давние времена, так и сегодня, правила делового этикета помогают объединить экономические и финансовые интересы торговцев, бизнесменов. Прибыль была и есть, прежде всего, различия национального характера, социального положения, психологических особенностей. Эти различия были подчинены этикету страны, который был интересен бизнесмену. Соблюдение правил игры определяющей стороной создает основу для успеха сделки.

Правила поведения, которые должен знать предприниматель:

Прежде всего, помните, что деловой этикет — это точное соблюдение правил культуры поведения, подразумевающее, прежде всего, глубокое уважение к человеческой индивидуальности.
Социальная роль, которую играет человек, не должна оказывать гипнотического воздействия на делового партнера.
Культурный предприниматель должен одинаково уважительно относиться к обычному техническому сотруднику министерства, к президенту компании, то есть проявлять искреннее уважение ко всем.

Поведенческая культура в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (устного, речевого) этикета, которые ассоциируются с формами речи, лексики, то есть всего стиля речи, принятого в общении этого круга предпринимателей. В деловом разговоре необходимо уметь дать ответ на любой заданный вопрос. В вербальном (устном, лингвистическом) общении деловой этикет подразумевает использование различных психологических приемов. Одна из них — «формула розыгрыша». Это словесные фразы типа: «Удачи тебе!» «Желаю тебе всяческих успехов».

Письменные виды делового общения

В речевом этикете бизнесменов большое значение имеют комплименты — принятые слова, выражающие одобрение, позитивная оценка деловой активности, подчеркивающие вкус одежды, внешний вид, сбалансированность действий партнера, то есть оценка духа делового партнера. Комплимент, особенно если вы имеете дело с женщиной-партнером, является необходимой частью языкового этикета. В деловом общении всегда есть реальная возможность для комплиментов.

Бизнес этикет требует определенного поведения при работе с клиентами. Каждый вид услуг, предоставляемых клиентам, имеет свои профессиональные тонкости поведения. Но всегда следует помнить, что самый важный принцип определяет отношения с клиентами: Клиент — самый дорогой и желанный человек в вашем офисе (магазине, компании).

Также важно соблюдать определенные правила, касающиеся одежды и внешнего вида. Необязательно носить модный костюм. Важно, чтобы костюм был в хорошем состоянии. Иск должен быть надлежащим и своевременным. Хорошая одежда подчеркивает элегантность бизнесмена.

Этикет много значит в бизнесе. Платье и поведение бизнесмена или менеджера — это его визитная карточка. Мнение о госте формируется заранее путем сбора информации о нем. Источниками информации являются поведение бизнесмена по пути к месту проведения деловой встречи, поведение в гостинице и во время самой встречи.

Соблюдение важнейших правил поведения при общении с незнакомыми людьми является признаком Вашей серьезности, манерности и уверенности в себе. Существует ряд правил поведения для различных видов транспорта. Долгий путь соблазняет тебя на уютную беседу. Ты должен быть в состоянии унести его. Прежде всего, не стоит злоупотреблять вниманием попутчиков, не пытайтесь как можно быстрее завладеть всеми аспектами разговора, не будьте слишком разговорчивы: Беседа — признак плохого вкуса. Другая крайность — сдержанность, мрачное поведение, безличность.

Этика корпоративной коммуникации «горизонтальна».

Общий этический принцип коммуникации «горизонтальный», т.е. между коллегами (руководителями или обычными членами группы). В случае коллег-менеджеров важно найти правильный тон и приемлемые нормы делового общения с коллегами. Вот некоторые принципы этического делового общения между коллегами.

Не требуйте особого обращения или особых привилегий от другого лица.

Попробуйте добиться четкого разделения прав и обязанностей при осуществлении совместной работы.

Имея дело с коллегами из других отделов, вы должны отвечать за свой собственный отдел и не винить своих подчиненных.

Не давай обещаний, которые не можешь сдержать. Не преувеличивай свою важность и возможности для бизнеса. Если они не сбудутся, вам будет стыдно.

Письменные виды делового общения представляют собой многочисленные деловые документы: (деловое письмо, протокол, отчет, справка, отчет и объяснение, акт, декларация, договор, устав, положение, приказ, решение, приказ, приказ, доверенность).

С точки зрения содержания, коммуникация может быть разделена:

Материал — обмен объектами и продуктами деятельности.
Когнитивный — Обмен знаниями.
Мотивационный — обмен мотивами целей, интересами, мотивами, потребностями.
Деятельность на основе — обмен действиями, операциями, навыками, способностями.

В зависимости от средств связи возможна классификация на четыре типа:

Непосредственно с помощью естественных органов, подаренных живому существу;
Косвенно связанные с использованием специальных средств и оборудования;
Прямой контакт подразумевает личный контакт и непосредственную осведомленность другого лица, общающегося в процессе самого общения;
Косвенное осуществляется через посредников, которыми могут быть другие люди.

В психологической науке общение традиционно рассматривается как определенный вид совместной деятельности людей. Так, в работах известного русского психолога Б.Г. Ананьева человек рассматривается как субъект трех основных видов деятельности: Работа, познание и общение.

В структуре коммуникации обычно выделяются: когнитивная (познавательная), аффективная (эмоциональная) и поведенческая составляющие.

Когнитивная составляющая связана с объектом информации вербальными (знаковыми) средствами. Аффективная составляющая связана с объектом информации на эмоциональном уровне. А поведенческая составляющая характеризует общение с позиции взаимной регуляции поведения и деятельности партнеров по общению.

Совещания

Деловая встреча — это возможность использовать коллективный разум для выработки более эффективных решений проблем, возникающих в ходе встречи.

На деловой встрече будут определены три цели:

сбор и обработка информации;
координация услуг, компании и персонала;
Принятие решений.

Во время встречи происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Встречи помогают связать то, что делает отдельный сотрудник, с работой других сотрудников организации. Процесс управления в этой установке сводится к трем основным этапам:

Сбор и обработка информации;
Координировать деятельность всех подразделений компании и всех ее сотрудников;
Принятие решений.

Помимо того, что бизнес-встреча является способом вовлечения коллективного разума в разработку оптимальных решений наиболее актуальных и сложных проблем компании, она может решить важную образовательную и обучающую задачу. На встречах сотрудники учатся работать в команде, целостно подходить к общим задачам, находить компромиссы, внедрять культуру общения и т.д. Для некоторых компаний бизнес-встреча — это единственная возможность увидеть и услышать руководство высшего звена. А для менеджера деловая встреча — это возможность продемонстрировать свой лидерский талант.

Основные цели, которые могут быть достигнуты путем проведения деловых встреч:

Разработка и укрепление корпоративной политики и ее реализация.
Интегрировать деятельность всех подразделений и служб с учетом общих целей компании.
Определить и рассчитать коллективные результаты.

Коллективное решение проблем с обучающим эффектом.

Есть четыре этапа для проведения встреч.

Подготовка к встрече. Встреча начинается с определения ее тщательности. Встречи проводятся тогда, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе руководитель должен проанализировать все, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения высшего руководства, возможность решения проблемы по телефону, возможность совмещения с другими (запланированными) встречами. Если менеджер убежден в полезности встречи, она может быть проведена. Следующим элементом этого шага является определение повестки дня. Здесь необходимо определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему встречи, которая должна охарактеризовать ее суть.

Как показывает практика, многочисленные ошибки допускают менеджеры — организаторы встреч.

Выделяются шесть групп ошибок:

Основная тема совещания отсутствует;
При наличии нескольких тем на совещании их точное разграничение и соответствующее аналитическое обсуждение не гарантируется;
Характер обсуждаемой проблемы заранее участникам не разъясняется;
Повестка дня содержит пункты различной продолжительности и содержания, поэтому существует опасность того, что совещание перерастет в дискуссию или спор между отдельными участниками или группами;
В ходе встречи обсуждаются проблемы и вопросы, которые могут быть решены оперативным образом;
Несоблюдение повестки дня. Участники отклоняются от него и думают о спонтанных побочных проблемах или о любой проблеме, которая всегда возникает в данной компании.

Состав участников. Менеджер должен быть очень внимателен при составлении списка участников, принимая во внимание как количественный, так и качественный состав.

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников встречи, которое соответствует количеству сотрудников, активно участвующих в обсуждении темы. Таким образом, главным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самая распространенная ошибка — это приглашение наибольшего количества участников, которые вписываются в зал заседаний, то есть массовые приглашения.

Качественный состав. На совещании должны присутствовать только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемом вопросе.

Установите день и время встречи. На собрание отводится один день в неделю. Это позволяет участникам планировать свое время и хорошо подготовиться к встрече. Совещания должны проводиться во второй половине дня; согласно теории биоритмов, у людей есть два пика повышенной производительности в течение рабочего дня: первый — с 11 до 12 часов, а второй — между 16 и 18 часами. Наиболее выгодно проводить собрания в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как это намного лучше.

Лучшие ошибки, допущенные на встречах:

его продолжительность не регулируется;
установленная продолжительность не соблюдается;
слишком долго;
Перерывов не будет;
Для докладов и выступлений нет ограничений по времени;
Участники не могут выразить себя кратко и ясно.

Этапы и фазы делового общения

Анализ структуры бизнес-коммуникаций менеджеров и ее динамики позволяет выделить четыре этапа.

Этап профессионального общения — распознавание и создание первичного психологического портрета человека, взаимодействующего с менеджером. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личных особенностей, степени знакомства с ним, наличия определенной информации о нем в характеристиках и рассказах других сотрудников. При непосредственном наблюдении за человеком происходит его вербальное и невербальное поведение:

Язык и его содержание, направление, логика, продолжительность, выразительность, особенности лексики, грамматики, фонетики;
Выразительные движения, мимика и жесты;
передвижения людей, перемещения и позы, расстояние между людьми, близость, контакт;
Физическое воздействие на другого человека (прикосновение, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместное использование, толкание, пихание, удары).

Анализ внешнего вида собеседника важен для создания психологического портрета: тип одежды, аккуратность в ношении одежды, следование или игнорирование моды, имитация в ношении чужой одежды. При создании исходного психологического портрета сотрудника рекомендуется обратить внимание на следующие параметры личности:

Ориентация (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, предпочтения);
операционные характеристики поведения (знания, навыки, привычки, жизненный и трудовой опыт, стереотипы поведения);
Психохарактерные черты, выражающие отношение к различным сторонам реальности;
психические характеристики и процессы (особенности процессов и характеристики интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой сфер личности);
социально-психологические характеристики поведения (социальный и межличностный статус, роли, образ жизни и стиль работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические характеристики личности).

Основными видами построения психологического портрета в процессе деловой коммуникации могут быть: эмпатия, рефлексия, стереотипирование, индивидуализация.

Эмпатия: как вид психологического анализа, она позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в конкретной жизненной ситуации.
Рефлексивность: основанная на признании и оценке лидером собственной позиции и рефлексии на позицию другого человека, в ходе его мыслей, ближайших и будущих поведенческих планов.
Стереотипирование: основано на переносе типичного поведения, типичных характеристик той или иной личности, выявленных в практике общения лидера, в конкретную ситуацию взаимодействия.
Индивидуализация — это способ анализа поведения и личностных особенностей человека, основанный на выявлении особых психологических черт, индивидуальных особенностей деятельности, его способностей и навыков.

Этап профессионального общения — создание соответствующих условий и психологических условий для эффективного общения. Основным психологическим условием эффективного общения является выявление основной репрезентативной системы человека, взаимодействующего с лидером, и опора на нее в процессе непосредственного контакта.

По словам Д. Grinder и Р. Бендлер, основоположники теории нейролингвистического программирования, существуют три основных канала, по которым люди получают информацию об окружающем их мире: Зрение, слух и кинетическое чувство. Каждый человек имеет наиболее развитую систему представления, которая может отличаться от системы представления другого человека.

Этап профессионального общения — прямой контакт лидера с другими людьми. Его целью является получение определенной информации и оказание влияния на партнера. Этот этап коммуникации важен для устранения противоречий, недоразумений и разногласий, для прояснения вопросов согласованности.

Уровень профессиональной коммуникации — это осведомленность руководителя о результатах и последствиях контактов.

Есть несколько этапов в деловом общении.

Наиболее ответственным этапом является (подготовка делового общения, которая должна быть спланирована путем выбора правильного места и времени) для определения настроек результатов самого общения.

Затем следуют реальные этапы общения. Первый из них (свяжитесь с нами). На этом этапе лидер должен почувствовать состояние и настроение партнера, привыкнуть к себе и позволить собеседнику сориентироваться — это самокорректировка. Здесь очень важно немедленно встретиться с партнером и обеспечить плавный старт общения. Этот период заканчивается установлением психологического контакта.

Следующий этап — (фокус) на чем-то, проблеме, задаче сторон и развитии темы. Здесь мы различаем тест на мотивацию. Она проводится для того, чтобы понять мотивы собеседника и определить его интересы.

Затем наступает фаза (аргументации и убеждения). Это происходит, когда есть разница во мнениях.

Последняя фаза — это фаза (фиксация результата). Менеджер должен уметь чувствовать смысл общения, когда субъект исчерпан или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо остановить связь. Этот момент также называется критическим. Но конец делового общения должен быть таким, чтобы была перспектива продолжения, потому что конец отношений — это конец контактов. Прекращение отношений означает потерю возможностей для руководителя. В любом деловом разговоре руководитель должен знать три аспекта (деловой, личный и динамичный).

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: