Качество управления закупками - Концепция управления оперативными закупками

Оглавление:

Исследование основано на научных положениях теории, которая устанавливает двойную роль логистики: как вида рациональной организации хозяйственной деятельности (или организации рационального взаимодействия самостоятельных хозяйствующих субъектов), с одной стороны, и как системы управления бизнес-процессами, с другой. Эта роль в полной мере реализуется при применении к производственной логистике, так как она трактуется в равной степени как коммерческая деятельность, обслуживающая производственный процесс, связанный с закупкой ресурсных факторов производства, и как самостоятельный вид бизнеса с четко выраженным поточным характером процесса. Однако в масштабах предприятия производственного профиля первое толкование становится более логичным, так как процесс логистики (снабжения) производства закупок встроен в единый репродуктивный процесс и воплощает его назначение в производственном процессе, а последнее, в свою очередь, — в процессе продажи. В этом случае логистика выполняет интегрированную функцию с точки зрения снабжения, производства и распределения посредством методов управления материальными, финансовыми и информационными потоками.

Организация и управление закупками направлены на обеспечение получения компанией требуемого качества и количества сырья, материалов, товаров и услуг в нужное время и в нужном месте от надежного поставщика, который выполняет свои обязательства в срок, с хорошим обслуживанием (как до, так и после продажи) и по выгодной цене. Закупки (закупки) являются одной из важнейших функций в любом бизнесе. Важность организации и управления закупочной деятельностью можно рассматривать в двух аспектах — тактическом и стратегическом.

Снабжение (закупка) в тактическом, оперативном плане — ежедневные операции, традиционно связанные с закупками, направленные на недопущение дефицита, нехватки материальных ресурсов или готовой продукции. Нехватка товара — необходимое количество и качество, его несвоевременная доставка может создать проблему для конечного потребителя товара или услуги. Эта идея настолько очевидна, что отсутствие жалоб со стороны потребителя, вероятно, может служить индикатором хорошего предложения. Сложность заключается в том, что некоторые компании никогда не ожидают большего от функции поставок, поэтому они никогда ничего от нее не получают.

Стратегическая сторона закупок — сам процесс управления закупками, коммуникация и взаимодействие с другими подразделениями компании, внешними поставщиками, потребности и требования конечных пользователей, планирование и разработка новых схем и методов закупок и т.п.. Потенциал стратегического направления закупок огромен. Его развитие и использование зависит как от знания менеджментом этого потенциала, так и от способности эффективно использовать ресурсы компании. Ответственность за определение стратегических возможностей и доведение их до сведения старшего руководства организации лежит на тех, кто отвечает за управление закупочной деятельностью. Давайте сосредоточимся на терминологическом аспекте. При изучении терминологии в этой области необходимо учитывать особенности и традиции различных отраслей, а также национальные особенности экономики.

За рубежом область деятельности по снабжению компании — производителя или торговой компании — необходимыми видами материальных ресурсов или готовой продукцией традиционно называется закупка/закупка — управление закупками/управление закупками (снабжением). В местной практике та же сфера промышленной деятельности по-прежнему называется «закупками» («поставками»). В случае оптовых предприятий в отечественной плановой экономике термин «поставка товаров» использовался долгое время. Однако в последние годы все большее число российских ученых и логистов (в основном из сферы «снабжения») стали определять это направление как «логистику закупок».

Такие термины, как «закупка», «поставка», «поставка», «обеспечение сырьем и материалами» и т.д. практически взаимозаменяемы. Для каждого термина нет единого определения. В некоторых источниках термин «закупки» относится к разовым сделкам, направленным на закупку сырья, материалов и материалов, необходимых в конкретный момент времени. В данном случае термин описывает тактическую деятельность отдела закупок компании. Термин «закупки» описывается как полный процесс закупочной деятельности: Выявление потребности в материалах, сырье и услугах, поиск, анализ и выбор поставщиков, развитие отношений с ними, переговоры о цене, качестве и других условиях, контроль качества поставляемой продукции и др. Эта деятельность в большей степени может быть отнесена к стратегической деятельности отдела закупок.

В некоторых случаях встречается термин управление поставками (материалами), под которым понимается планирование и контроль всего входящего потока материалов (материальных ресурсов и готовой продукции), поступающих в организацию. Это включает в себя следующие виды деятельности:

Планирование материальных ресурсов и/или получение и контроль готовой продукции на этом этапе;
сама закупка;
Доставка;
Приемка и контроль качества;
Хранение и выпуск для производства;
Утилизация невостребованных или некондиционных остатков;
Утилизация отходов производства.

Концепция управления оперативными закупками

Зачастую в западной логистической практике управление материалами в промышленных компаниях включает в себя закупки и производственную логистику, которую трудно отличить друг от друга. В типичной производственной компании отдел закупок отвечает за доставку материалов и комплектующих извне в нужное место в нужное время (поиск поставщиков). Однако, как только производственный процесс начинается, все движения материалов и полуфабрикатов внутри компании классифицируются как логистика (поддержка) производства.

Управление закупками — это область деятельности, посредством которой компания приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупок — это организованная закупка продукции для дальнейшей переработки или перепродажи. Для промышленных предприятий закупаемая продукция представляет собой в основном материальные ресурсы, необходимые для производства и для торговых компаний, готовую продукцию для последующей продажи.

Сфера деятельности по закупкам включает в себя все функции, выполнение которых необходимо для бесперебойных поставок компании на ежедневной и долгосрочной основе. Поэтому деятельность менеджера по логистике (менеджера по закупкам) включает в себя следующие задачи:

Определить потребности в материальных ресурсах;
в поисках потенциального поставщика;
Оценить возможность покупки из нескольких альтернативных источников;
Выбор метода закупок;
Определить приемлемую цену и условия поставки;
Мониторинг товара до доставки;
Оценка продукции и услуг поставщиков.

Когда функция закупок расширяется, она включает в себя инвентарный контроль, транспортировку, получение закупленных товаров и контроль на всех этих этапах.

Давайте рассмотрим этапы процесса закупок в компании:

определение объема проекта (определение объема производства и реализации, оценка затрат). Получены, проанализированы и оценены данные поставщика (параметры бюджета, оферты, созданные спецификации, отложенные ордера, справочные списки покупателей).
составление плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Будет подготовлен список всех будущих закупок по проекту, а также график закупок по каждому виду продукции. График предусматривает время:

для подготовки спецификаций;
на запросы к продавцу;
для оценки и анализа, отбора, переговоров и принятия обязательств;
для выпуска проектной документации поставщика;
для производства и отправки в получающее ведомство.

разработать предварительный план закупок на основе известной требуемой даты поставки. Это делается путем установления даты начала и окончания конкретного плана закупок и определения ключевых этапов этой работы. Затем необходимо договориться о получении информации от поставщика по каждому виду продукции.
размещение рекламных объявлений для подачи конкурсных предложений.
оценка предложения.
окончательные переговоры.
составление документации.
доставка и контроль качества.
обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Специалисты компании по закупкам отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних заказчиков. Внутренние клиенты — это другие функциональные подразделения компании, которым нужна продукция.

Факторы влияния

Рассмотрим факторы, влияющие на статус услуги по закупкам в компании:

объем приобретенных продуктов и сопутствующих услуг. Значительная доля закупок в общих расходах компании подчеркивает важность закупочной функции для логистической системы компании;
особенности приобретаемой продукции. Закупка сложных компонентов или необходимость заключения обширных договоров оспаривается персоналом, занимающимся закупками;
ситуация на рынке продукции, важной для функционирования предприятия. Когда на рынке доминируют продавцы, значение услуги по закупкам возрастает. Планирование закупок сырья — планирование общего количества основных и важных видов сырья, необходимого для производства готовой продукции в определенные периоды (обычно по неделям).

Факторы, влияющие на уровень качества услуг в системе закупок компании:

Скорость обработки заказа (время от отправки заказа до получения товара);
Возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;
Готовность поставщика забрать обратно поставленную продукцию, если она окажется дефектной, и заменить ее качественной продукцией как можно скорее (или забрать обратно продукцию без объяснения причин отказа);
Обеспечение различных объемов поставок продукции;
возможность выбрать наиболее подходящий вид транспорта;
Наличие эффективно функционирующего обслуживания клиентов;
Наличие надежно функционирующей сети распределения и хранения;
достаточная инвентаризация товарных запасов;
уровень цен, по которым услуги предоставляются потребителям.

Целями системы управления закупками в компании являются:

Расширение ассортимента продукции;
Сокращение общих затрат на ресурсы и устранение потерь;
ликвидация устаревших и медленно обновляемых товарных запасов;
Контроль над спецзаказами;
Контроль за потерями продаж;

Увеличить долю закупок, осуществляемых с использованием стандартной процедуры заказа.

Целью закупочной логистики является удовлетворение материальных потребностей производства с максимально возможной экономической эффективностью.

Эта цель будет достигнута с помощью ряда целей, которые можно сгруппировать следующим образом:

Соблюдение разумных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих;
Убедитесь, что количество поставок точно соответствует требуемому;
Соблюдение требований к качеству при производстве сырья, материалов и комплектующих.

Зона функционального логистического обслуживания в области производственной логистики определяется решением проблем, связанных с закупкой и доставкой материально-технических ресурсов к местам производственного потребления в необходимом количестве, качестве, в установленные сроки при оптимальных финансовых затратах, учитывая тот факт, что в условиях рыночной экономики логистика организована как бизнес-процесс при взаимодействии производителей с поставщиками в конкурентной среде. Усиление конкуренции с начала 1990-х годов сделало логистику одним из важнейших источников конкурентного преимущества компании, которое реализуется за счет оптимизации материальных, транспортных и складских затрат. Этот факт определяет целесообразность стратегического управления, важность которого в настоящее время существенно возрастает под влиянием факторов нестабильности конкурентной среды на ресурсных и сырьевых рынках России.

Логистика снабжения имеет следующие функции:

Сформулировать стратегию закупок материальных ресурсов и прогнозировать материальные потребности;
Получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
Выбор поставщика;
Определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказанных материалов и продукции;
Проведение переговоров по цене заказанных ресурсов и заключение контрактов на поставку;
Контроль за сроками поставки материала;
Углубленный контроль качества материальных ресурсов и их хранения на складе;
Привести материальные ресурсы в производственные цеха;
Обслуживание материальных ресурсов на складах на стандартном уровне.

В заключение пункта отметим, что рыночная конъюнктура привела к ряду существенных изменений в области производственной логистики. Среди них наиболее важными были:

давление быстро растущего ассортимента продукции, востребованного рынком;
Сокращение времени на внедрение новых продуктов в производство, ускорение расширения ассортимента продукции;
Сокращение продолжительности производственного цикла;
усиление конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка необходимыми товарами.

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия — производственная, деловая, финансовая — все больше зависели от состояния логистики. Оказалось, что в системе снабжения есть большие области неэффективности, рационализация которых может принести большую экономию. Необходимо внедрить новые подходы к организации процессов поставки материалов и управления ими.

Так, в 70-80-е годы прошлого века в результате научных исследований и реализации практических мер по совершенствованию системы материально-технического обеспечения материального производства была сформулирована концепция закупочной логистики, имеющая отношение к функционированию сфер материального производства и движения товаров в рыночных условиях.

Методы управления закупками в компании

Системы управления предприятием развивались на протяжении долгого времени от простейших ручных форм инвентарного учета и учета производственных мощностей до современных компьютеризированных методов автоматизированного управления, и предназначены для использования на предприятиях практически любого масштаба и отрасли.

Исторически развитие систем управления следовало логическому переходу от простого к сложному, от отслеживания элементарных состояний к информационным системам управления, позволяющим не только учитывать, но и оптимизировать производственные процессы в быстро меняющейся внешней среде и внутренних условиях предприятия.

Потребность в физических ресурсах складывается из потребности в ресурсах для основного производства, необходимости создания и поддержания переходящих запасов на конец планового периода, а также потребности в других видах экономической деятельности, включая непроизводственную.

При расчете потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать наличие средств для покрытия. Источниками покрытия могут быть собственные или внешние фонды. Потребность в материальных ресурсах планируется по всей номенклатуре ценных и материальных активов. Объем и условия материального обеспечения предприятия определяются способом их промышленного потребления, формированием и поддержанием необходимого уровня производственных запасов.

Объем необходимых материальных ресурсов определяется потребностью в материалах, необходимых для внедрения новых технологий, производства инструмента и оборудования, производственных и технологических нужд, формирования необходимого запаса незавершенного производства и формирования излишних запасов. Потребность в материальных ресурсах определяется на основе баланса материально-технической поддержки предприятия с учетом остатков и внутренних источников поставок.

Определение потребности в материальных ресурсах может быть осуществлено тремя методами: детерминистическим — на основе планов производства и норм потребления; стохастическим — на основе вероятностного прогноза с учетом потребностей прошлых периодов; оценочным — на основе эмпирико-статистической оценки. Выбор метода зависит от характеристик материальных ресурсов, условий их потребления и наличия соответствующих данных для необходимых расчетов.

Общая стратегия планирования закупок материальных ресурсов на предприятии формируется в процессе взаимодействия финансового, операционного и логистического менеджмента. Координация и согласование требований перечисленных направлений для организации производства и общей логистической стратегии предприятия является задачей логистики закупок.

В зависимости от сложности выпускаемой продукции, состава компонентов и материалов, обоснования и выбора способа закупки.

В логистике закупок существуют три основных метода:

оптовая покупка.
регулярные покупки небольшими партиями.
закупка по мере необходимости.

Давайте охарактеризуем перечисленные методы закупок.

Массовая покупка. Данный метод подразумевает поставку товара крупной партией за один раз (оптовая закупка). Преимущества: Удобство оформления документов, гарантия поставки всей партии, более высокие торговые скидки. Недостатки: высокий спрос на складские помещения, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки небольшими партиями

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товара, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода времени. Преимущества: более быстрый оборот капитала, экономия складских площадей.

Покупка по требованию. Этот метод похож на обычные закупки, но количество товара приблизительно определено, выполнение каждого заказа согласовывается поставщиком с покупателем, оплачивается только за поставленное количество. Преимущества: более быстрый оборот капитала, отсутствие обязательств по покупке определенного количества.

В дополнение к вышеперечисленным методам возможны различные комбинации: регулярные (ежедневные, ежемесячные) покупки по списку предложений, покупка товаров с немедленной доставкой и т.д.

Более подробная классификация методов закупок может быть представлена ниже:

Прямые закупки — закупка материальных ресурсов непосредственно у производителя;
Контрзакупки — закупки у поставщиков, которые также являются потребителями;
Аренда — аренда, например, складских помещений;
Новая покупка — покупатель впервые приобретает определенный продукт, что может потребовать проведения обширных исследований;
обычная замена;
модифицированный пост-покупка — компания-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, сроки поставки или поставщика продукции, требует незначительных исследований;
Комплексные закупки — осуществляются на основе комплексного решения и не требуют индивидуальных решений.

Наиболее распространенные методы управления закупками можно сгруппировать следующим образом: метод увеличения объема закупок; метод уменьшения объема закупок; метод прямого расчета объема закупок; политика закупок продуктов на основе анализа ЛВС.

Метод увеличения объема закупок можно резюмировать следующим образом:

при принятии решения об их закупке учитывается спрос на определенные виды продукции.
анализировать спрос не менее чем за 12 месяцев с учетом всех возможных видов сезонных колебаний.
выявлен достаточный спрос в течение 12-месячного периода на складирование данного вида продукции.
Решения о складировании основаны на количестве заказов на конкретные товары, а не на количестве проданных товаров.

Метод сокращения закупок резюмируется следующим образом:

ежемесячно оценивается статистика продаж продукции, не пользующейся спросом.
Статистика продаж используется для определения видов продукции, которые должны быть сокращены на складе.
разработаны критерии для определения необходимости сокращения или исключения определенных видов товарных запасов.
доля малоподвижных позиций минимизируется за счет учета уровня запасов.

Метод прямого расчета объема закупок (расчет средних значений без учета динамики и цикличности спроса). В данном случае:

определяется период, за который производится расчет.
используя статистику продаж за выбранный период, определяется общее количество проданных товаров.
Средние запасы (в неделях) определяются путем деления общего количества проданных товаров на количество недель в выбранном периоде.
оптимальный объем складских запасов умножается на средний объем складских запасов в неделю, чтобы определить объем складских запасов конкретного товара.
по мере продажи новой продукции, оценочная стоимость меняется, как и показатели в форвардном порядке.
результирующее значение изменяется еженедельно для отражения текущих статистических данных, так что средний запас и оптимальный запас постоянно пересчитываются.

Политика закупок продукции, основанная на анализе локальных сетей:

ресурсы группы «А» закупаются у более надежных поставщиков, чем ресурсы группы «С».
названия группы «A» подвергаются более строгому физическому контролю запасов, чем названия групп «B» и «C», и по возможности помещаются в наиболее безопасные места; точность записей о продукции группы «A» проверяется чаще.
Прогнозирование спроса на продукцию группы «А» более основательно, чем прогнозирование спроса на продукцию других групп.

В заключение следует отметить, что на сегодняшний день не существует общепринятого метода, позволяющего использовать формализованные методы для вынесения однозначного суждения о том, следует ли производить тот или иной компонент собственными силами или лучше его приобрести. Решение этого вопроса во многом творческое, интуитивное, зависящее от лица, принимающего решение. Однако следует руководствоваться четко сформулированными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование будут определяться лицом, принимающим решение. Иными словами, такие решения должны в значительной степени приниматься экспертами.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: