Информационная сторона управления

Оглавление:

Информация в самом общем смысле — это понятие, которое описывает обмен информацией между человеком, между человеком и автоматами, между автоматами, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу характеристик от клетки к клетке, от организма к организму.

Менеджеры нуждаются в разнообразной информации в процессе анализа, планирования, реализации и мониторинга эффективности коммерческой деятельности. Информация позволяет компании:

снизить финансовый риск и риск для имиджа компании;
чтобы получить конкурентное преимущество;
Следите за маркетинговой средой;
для координации стратегии;
Оцените производительность;
чтобы поддержать интуицию менеджеров.

Обычно информация делится на первичную и вторичную.

Первичная информация — это данные, полученные в результате полевых исследований, проведенных специально для решения конкретной маркетинговой задачи. Заслуги первичной информации:

Сбор в соответствии с четко определенной целью;
методология покрытия известна и поддается контролю;
Результаты доступны компании и могут быть защищены от конкурентов;
которые, как известно, надежны.

Недостатки:

много времени на запись и обработку;
деятельность;
сама компания не всегда в состоянии собрать все необходимые данные.

Вторичная информация — это данные, ранее собранные для целей, отличных от целей конкретного маркетингового исследования. Источники вторичной информации делятся на внутренние (документация компании: бюджеты, отчеты, счета-фактуры, запасы, предыдущие исследования и т.д.) и внешние.

Основными источниками внешней вторичной информации являются:

Публикации национальных и международных официальных организаций;
Публикации государственных органов, министерств, муниципальных советов и организаций;
Публикации торгово-промышленных палат и ассоциаций;
Составление статистической информации;
Материалы от консультативных организаций.

Заслуги вторичной информации:

Дешевизна по сравнению с первичной информацией;
возможность сравнить несколько источников;
скорость приобретения по сравнению со сбором первичной информации.

Недостатки:

Незавершенность;
Устаревание;
иногда методология сбора и обработки неизвестна;
Неспособность судить о достоверности.

Недостатки вторичной информации заключаются, главным образом, в том, что эта информация изначально собиралась в основном для целей, отличных от целей конкретного исследования рынка.

Исследования, основанные на вторичной информации, как правило, носят предварительный и описательный или инсценировочный характер. Такие исследования могут быть использованы, например, для определения общих экономических характеристик рынка, ситуации в отдельных отраслях промышленности, национальных и других характеристик при выходе на внешние рынки.

При проведении вторичного исследования актуальность внутренней или внешней информации определяется в зависимости от целей исследования и предмета исследования.

Информация, полученная в результате исследования рынка, имеет ценность только в том случае, если она используется менеджерами для проведения оптимальных исследований.

Экономическая информация — совокупность информации, отражающая социально-экономические процессы и используемая для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

Классификация основана на пяти наиболее распространенных признаках: Место происхождения, стадия обработки, тип представления, стабильность и функция управления.

Место происхождения. По этому атрибуту информация может быть разделена на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация — это информация, которая поступает в компанию или ее подразделения.

Выходная информация — это информация, которая течет из одной компании в другую, организация (отдел).

Одна и та же информация может быть входной для одной компании и выходной для другой, которая ее генерирует. В отношении объекта управления (компании или ее подразделения: бизнеса, отдела, лаборатории) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация происходит внутри объекта, внешняя информация — вне объекта.

Стадия обработки. В зависимости от стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результат.

Первичная информация — это информация, которая является непосредственным результатом деятельности учреждения и собирается на начальном этапе.

Вторичная информация — это информация, которая является результатом обработки первичной информации и может быть промежуточной и результирующей информацией.

Промежуточная информация используется как входная для последующих расчетов.

Полученная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для принятия управленческих решений.

Метод отображения

Для обеспечения адекватной функции блока «принятия решений» в процессе управления решающее значение имеют информационные процессы, т.е. процессы сбора и хранения, обработки и передачи данных для управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями.

Традиционные методы управления производственными процессами основаны на документировании информации, которая является вводимой и выводимой для людей и комитетов, принимающих управленческие решения.

Из этого можно сделать вывод, что управленческая информация является одной из наиболее сложных, еще не до конца изученных областей современной науки.

В теории управления полезно применять определение информации как совокупности информации об изменениях, происходящих в системе и ее окружении, что снижает неопределенность наших знаний о конкретном объекте, это обмен информацией (данными) между человеком, человеком и машиной, машиной и автоматом.

Информация, используемая в системах управления, должна соответствовать определенным требованиям. Эти требования включают в себя:

необходимое и достаточное количество и качество информации, с преобладанием качественной стороны.
достоверность и точность информации. Содержание этого требования напрямую связано с тем, что использование недостоверной и неточной информации совершенно недопустимо. Если информация недостаточна или приблизительна, решение может быть принято с катастрофическими последствиями.

Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а информация, которая к ней приближается, малопригодна для принятия управленческих решений — она устаревает достаточно быстро.

Ненадежность информации обусловлена не только ее источниками, неправильными или неэффективными методами ее обработки, но и целями ее трансформации и интерпретации.

Своевременное получение информации.

Информация, необходимая для руководства, должна быть доступна своевременно.

Требование о более раннем представлении информации часто может повлечь за собой значительные материальные и финансовые затраты (увеличение скорости и полосы пропускания компьютера, экспертная обработка объемов информации). С другой стороны, запоздалая информация также не представляет практического интереса.

Полнота информации.

Руководитель должен быть обеспечен достаточной информацией для эффективного решения всех задач. Сокращение (усечение) информации может резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. В то же время требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и пределов, которые не должны быть связаны с достоинствами или недостатками информации. Это объективное противоречие, которое решается в процессе творческой работы любого руководителя.

Полезность.

Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация; остальное образует информационный шум. Отделение полезной информации от шума — сложная аналитическая работа и дорогостоящая.

Технологические характеристики информации, которые должны включать в себя плотность ее размещения, возможность ее сохранения в различных условиях, скорость обработки, поиска, печати, представления, формы обслуживания.

Техническое и технологическое совершенствование систем, унификация терминологии, порядок подготовки документов и их представления очень важны здесь. Информация должна быть разделена по уровням управления и членам, а также по стандартным и справочным, расчетным и аналитическим направлениям и другим.

Важным свойством является иммунитет информации — способность противостоять как активному, так и пассивному вмешательству. Высокий иммунитет к вмешательству обеспечивает стабильный контроль, необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны).

Ценность информации в системах управления постоянно растет, что требует постоянного повышения эффективности ее сбора и использования.

Широкое разнообразие информации, используемой в управленческой практике, требует разработки классификационных подходов. Классификация информации имеет различные цели:

Разработать системный и комплексный подход к управлению;
Совершенствование технологии управления;
Совершенствовать систему профессиональных знаний менеджеров;
поиск путей повышения эффективности управления. Информация, используемая для управления, может быть классифицирована в соответствии с различными атрибутами.

Наиболее часто используются следующие принципы классификации:

в соответствии с различными аспектами управления (характером задач);
По характеру человеческого восприятия;
в соответствии с формой представления;
по источнику происхождения;
в зависимости от времени использования;
в отношении хозяйствующего субъекта;
По простоте использования.

Важность и характер информации в процессе управления

В зависимости от характера решаемых задач и соответствующего аспекта управления информацией, она подразделяется на организационно-экономическую, хозяйственную, технико-технологическую, социально-психологическую, идеологическую и образовательную.

По характеру человеческого восприятия можно выделить различные органолептические информационные формы: визуальные (зрение), акустические (звук), тактильные, обонятельные, а также комбинированные, например, аудиовизуальные.

В зависимости от формы представления различают знаковую информацию, которая имеет определенную степень абстракции, и аналоговую, образную информацию. Информация о знаке выражается в цифровом, алфавитном и кодированном виде.

Информация, используемая в управлении по источникам, может быть разделена на внешнюю и внутреннюю.

Следующей классификацией является классификация информации по типам источников. Выделим три источника, из которых информация может дойти до лица, принимающего решение, или до системы принятия решения.

Первая — это исследовательская деятельность, и, как следствие, деятельность, основанная на активном поиске информации, как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей опыт, например, долговременную память компьютеризированной информационной системы.

Вторым источником информации является обратный канал, предоставляющий информацию о результатах предыдущих решений. В этом случае лицо или орган, принимающий решение, без проведения специальных исследовательских или поисковых работ, получает информацию в совместном осуществлении управленческих и производственных процессов. Например, он узнает, выполнен ли квартальный план работы. Эта информация может повлиять на дальнейшие решения.

Определение третьего источника информации требует некоторого дополнительного разъяснения. Часто решение, принятое во временном интервале, влияет на будущее решение во временном интервале.

Необходимо помнить не только о непосредственном результате решения, но и о том, что реализация этого решения может стать отправной точкой для последующих решений аналогичного характера. Другими словами, мы должны помнить, что когда мы принимаем определенные решения в будущем, мы можем оказаться в лучшей или худшей ситуации, в зависимости от того, какие решения мы принимали раньше. Может случиться так, что это решение может принести определенные выгоды в данный момент, но может привести к безнадежной ситуации в будущем.

Ситуации такого рода динамичны, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях решения оказывает большое влияние на процесс принятия решений. Мы будем ссылаться на такую информацию как на предвосхищающую.

В то время как ранее обсуждавшаяся информация о результатах предыдущих решений, поступающая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение лица, принимающего решение, прогнозная информация, основанная на взгляде человека на будущее, влияет на его текущие решения.

Другими словами: В последнем случае ситуация на данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Прогнозная информация играет фундаментальную роль в принятии многоуровневых решений.

Информация как из внешней среды, так и из долговременной памяти или аналогичных источников меняет ситуацию.

Во-первых, эта информация может изменить восприятие субъектом ситуации.

Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о состоянии дел.

В-третьих, данные, полученные в процессе принятия решений, могут изменить выгоды, приписываемые конечным результатам. Например, обнаружение неблагоприятных геологических условий во время и в результате строительства может привести к переоценке привлекательности проекта.

Информационные системы и системы управления

Информационная система социально-экономического объекта — это совокупность средств, методов и исполнителей, обеспечивающих необходимую и достаточную информационную реализацию всех действий процесса управления.

Самое главное в информационной системе — это точная, творческая работа исполнителей на высоком профессиональном уровне.

В процессе этой деятельности реализуются возможности специализированных средств и методов получения, хранения, преобразования и использования информации.

Основными компонентами информационной системы являются:

контингент высококвалифицированного персонала, который должен включать, без исключения, инженерно-технический и обслуживающий персонал, руководителей и менеджеров всех уровней и уровней управления;
Информационные ресурсы — информация, используемая в управленческой деятельности. Особое место отводится информации, используемой в работе компьютерного оборудования (математическое программное обеспечение, алгоритмические языки, машинные программы и т.д.);
материальные ресурсы (носители информации, технический учет, средства хранения, передачи, обработки информации;
Каналы распространения информации.

Информационные системы всегда являются человеко-машинными системами.

Системы, поэтому они могут быть охарактеризованы такими традиционными показателями, как объемы основных информационных полей, емкость канала, емкость хранилища информации, производительность, надежность.

Роль компьютерных систем в обработке информации сводится к учету как можно большего числа факторов и взаимосвязей и созданию предложения в соответствии с формализованными характеристиками. Современные информационные системы представляют собой набор инструментов и методов, обеспечивающих реализацию комплекса операций по управлению технологическими процессами.

Окончательный выбор решения, как и приоритет в целом в этих системах, всегда принадлежит человеку.

Роль вычислительных инструментов в сборе и обработке деформаций возрастает:

Сложность отношений между объектами и явлениями объективного мира;
Снижение вероятности связей;
приемлемая нехватка государственных ресурсов и, в частности, времени;
увеличивать масштаб возможных последствий неправильных решений;
Необходимость повышения эффективности поиска оптимального решения.

Как и любая другая система человек-машина, информационная система синтезирует свойства как машины, так и человека, и человек может быть одновременно и самым надежным, и наименее надежным элементом этой системы.

Человек, как наименее надежный элемент системы управления, действует в экстремальных ситуациях (высокие температуры, давление, ускорения, агрессивная окружающая среда, психологическая или физическая перегрузка).

В последнее время в связи с объединением компьютерных технологий в единые системы и сети, созданием единых массивов информации, средств доступа к ней, образовалось такое явление, как экономический электронный грабеж, повреждение информации, нарушение работы компьютерных технологий. Это осуществляют опытные операторы и программисты, которые проникают не только в информационные файлы сетей коммерческих банков и фирм, но и в сети органов государственного управления. В этом случае наименьшая надежность и устойчивость к помехам имеет машина, а не человек.

Информационные системы могут быть классифицированы по-разному.

Они должны включать в себя:

Централизованные и децентрализованные системы, сочетающие преимущества централизованного и децентрализованного управления. Новые технические и технологические возможности информационных систем позволяют создать разнообразные соотношения централизации и децентрализации управления, которые определяются стратегией развития экономических систем;
Сложные и локальные информационные системы. Комплексные системы предоставляют комплекс информационных услуг, локальные — только отдельные области информационных потребностей предприятия;
Степень механизации и автоматизации обработки информации позволяет резко повысить производительность труда, но при этом создает возможности для утечки конфиденциальной информации.

Средства и методы

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Инструменты и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерных технологиях, требуют кардинальных изменений в организационных структурах управления, ее регламенте, кадровых ресурсах, системе документирования, учета и передачи информации. Особое значение имеет внедрение системы управления информацией, которая значительно расширяет возможности предприятий по использованию информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, ее последовательным развитием до уровня интегрированных автоматизированных систем управления по вертикали и горизонтали, охватывающих все уровни и звенья производства и сбыта.

Прогнозная информация играет основополагающую роль в принятии многоуровневых решений.

Информация как из внешней среды, так и из долговременной памяти или аналогичных источников меняет ситуацию.

Во-первых, эта информация может изменить восприятие субъектом ситуации.

Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о состоянии дел.

Информационные системы всегда являются человеко-машинными системами, поэтому их можно охарактеризовать такими традиционными показателями, как объемы основных информационных массивов, емкость каналов, емкость хранения информации, производительность, надежность.

Решение практических задач напрямую связано с применением такого метода, как метод «дерева решений». Это напрямую связано с тем, что своевременное развитие и принятие правильного решения являются основными задачами руководства любой организации.

Плохо продуманное решение может дорого обойтись компании.

На практике результат одного решения приводит нас к принятию следующего решения. В тех случаях, когда необходимо принять несколько решений в условиях неопределенности, причем каждое решение зависит от результата предыдущего решения или результата теста, используется схема, называемая деревом решений.

Дерево решений представляет собой графическое представление процесса принятия решения, показывающее альтернативные решения, альтернативные состояния окружающей среды, соответствующие вероятности и значения отдачи для каждой комбинации альтернатив и состояний окружающей среды.

Места, где принимаются решения, обозначены квадратиками ?, места, где происходят результаты — кругами _,возможные решения — пунктирными линиями———, возможные результаты — сплошными линиями —-.

Для каждого варианта рассматривается оценка ожидаемого значения (EMV) — максимум суммы оценок полезности, умноженной на вероятность реализации полезности, для всех возможных вариантов.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: