Информационная модель в менеджменте - Определение информационной технологии

Оглавление:

Информация является одним из основополагающих элементов социального управления. С точки зрения кибернетики, как науки общих принципов управления, «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации».

В общем смысле, под информацией понимается любое сообщение, содержащее любую информацию об объектах, явлениях, событиях и так далее.

Важность информации для функционирования организации определяется как внешними, так и внутренними факторами.

Внешние факторы указывают на необходимость улучшения жизнеспособности общества для обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять спонтанные информационные потоки на организацию и созидание. В свою очередь, решение творческих задач невозможно без наличия достоверной информации обо всех процессах в обществе и свободного использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявил основатель кибернетики Н. Винер, «жить эффективно означает жить с правильной информацией».

Внутренние факторы связаны с иерархической структурой организации, управленческим характером ее деятельности, необходимостью постоянной коммуникации между субъектами и объектами управления, что предопределяет важность информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всей системы управления. Он начинает работать вхолостую и в конце концов умирает как организм, лишенный кислорода.

Все это свидетельствует об огромной важности информации в системе управления организацией.

Информатизация — организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные технологии — это процесс, в котором используется сочетание методов и средств для выполнения операций по сбору, учету, передаче, накоплению и обработке информации на основе аппаратных и программных средств для решения управленческих задач хозяйственного объекта.

Основной целью технологии автоматизации является получение новой качественной информации путем обработки первичных данных, на основе которых принимаются оптимальные управленческие решения. Это достигается путем интеграции информации, обеспечения ее актуальности и согласованности, использования современных технических средств для осуществления и функционирования качественно новых форм информационного обеспечения управленческой деятельности.

Информационные технологии справляются со значительным увеличением объема обрабатываемой информации и приводят к сокращению времени обработки. Информационные технологии являются важнейшим компонентом в процессе использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационных технологий являются базовой средой, составными элементами которой являются средства и методы преобразования данных. Информационные технологии — это процесс, который состоит из четко регламентированных правил выполнения операций с информацией, циркулирующей в информационной среде, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

степень централизации технологического процесса;
Тип предметной области;
степень охвата управленческих задач;
Класс технологических операций;
Тип пользовательского интерфейса;
как настроена сеть.

В зависимости от степени централизации технологического процесса, информационные технологии в системах управления делятся на централизованные, децентрализованные и комбинированные.

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач хозяйственного объекта осуществляется в центре обработки информации — центральном сервере, организованном в вычислительной сети предприятия или в филиале или региональном вычислительном информационном центре.

Децентрализованные технологии основаны на локальном применении компьютерных устройств, установленных на рабочем месте пользователя для решения конкретной задачи специалиста.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов для решения функциональных задач в полевых условиях с использованием общих баз данных и концентрацией всей системной информации в автоматизированной базе данных.

Вид предметной области идентифицирует функциональные классы задач соответствующих компаний и организаций, которые решаются с помощью современных автоматизированных информационных технологий. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковская, страховая и налоговая деятельность и т.д.

В зависимости от степени покрытия автоматизированными информационными технологиями задач управления, существует автоматизированная обработка информации, основанная на использовании компьютерного оборудования, автоматизация функций управления, информационные технологии для поддержки принятия решений, которая включает использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов об исследуемых процессах. В эту классификационную группу также входит организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний определенной специальности.

По классам выполняемых технологических операций рассматриваются информационные технологии в соответствии с решением прикладных задач и доступным прикладным программным обеспечением, таким как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и так далее.

В зависимости от типа пользовательского интерфейса, автоматизированные информационные технологии делятся в зависимости от доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, в соответствии с автоматизированными информационными технологиями, используемыми на бизнес-объекте. Пакетная информационная технология не предоставляет пользователю возможности влиять на обработку данных, а технология диалога позволяет пользователю взаимодействовать с вычислительным оборудованием и быстро получать информацию для принятия управленческих решений.

Определение информационной технологии

Способ построения сети зависит от требований менеджеров к эффективности обмена информацией и управления всеми структурными подразделениями организации. Повышение требований к эффективности использования информации при управлении хозяйственным объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организаций. Это включает в себя организацию не только локальных вычислительных систем, но и многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в информационных системах управления организацией. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, организованное средствами передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

Информация и связанные с ней процессы информационного обеспечения сегодня становятся основным условием функционирования политико-административной системы и принятия решений на любом уровне. Это подтверждается появлением и глубоким проникновением новых технологий управления информацией во все социальные институты, особенно в органы государственной власти. «Новое» в данном случае означает принципиально отличающееся от использованных до сих пор.

Информационные технологии — это система научно-технических знаний, методов и инструментов, используемых для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации. Новые информационные технологии позволяют использовать компьютерное оборудование и телекоммуникационные средства при работе с информацией. Внедрение новых информационных технологий изменяет содержание различных видов деятельности, особенно административной, повышает эффективность управления, выводит на новый, более высокий уровень информационное обеспечение процессов принятия решений органами государственной власти.

Использование новых информационных технологий позволяет выявить скрытые информационные структуры, представить слабо структурированные компоненты управления в семиотическом (знаковом) виде, а в формировании управленческой информации — исключить из потока данных данные, не выполняющие вышеуказанных функций и используемые исключительно на основе стереотипов мышления и традиций.

Государственная политика в области формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратегических и оперативных задач социально-экономического развития Российской Федерации.

Основными направлениями государственной политики в области информатизации являются:

Обеспечить условия для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;
Образование и защита государственных информационных ресурсов;
Создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;
Создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;
Обеспечение национальной безопасности в области информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;
Содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их предоставления;
Формирование и реализация единой научно-технической и промышленной политики в области информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;
Поддержка проектов и программ по компьютеризации;
Создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;
Развитие законодательства в области информационных процессов, информатизации и защиты информации.

Характер информационно-аналитической поддержки управления

Информационно-аналитическая система управления организацией представляет собой распределенную информационно-управленческую систему, обеспечивающую сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения управленческих решений.

Существует так называемый «информационный барьер», когда возможности традиционных (бумажных) методов управления исчерпываются в социально-экономических системах. Возможности человеческого мозга как преобразователя информации велики, но, тем не менее, ограничены. В настоящее время власть и общий интеллект управленческого аппарата обеспечиваются только на основе комплексной информатизации управленческой работы, когда значительная часть информационных потоков закрыта за пределами человека — компьютером.

Система информационного обеспечения организационного управления должна учитывать специфику региона — отраслевую структуру производства, приоритетные направления экономического развития, наличие ресурсов, демографические и миграционные характеристики региона. Многочисленные организации осуществляют свою деятельность на территории региона. На данном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется обмен информацией. Если взять в качестве примера органы власти и муниципалитеты, то информационные потребности федерального и регионального уровней, как правило, находятся на разных уровнях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат для обеспечения сбора, обработки и предоставления информации.

Процесс управления в современной организации можно правильно рассматривать как сочетание следующих трех способов принятия решений:

Стратегический уровень связан с выявлением проблемных областей в различных областях организации, анализом и прогнозированием долгосрочных тенденций их развития; анализом и прогнозированием общественно-политических тенденций и созданием системы балансирования различных воздействий внешней среды. На этом уровне формируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии организационного развития.

На оперативном уровне осуществляется мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сферы, формируются планы по реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка реализации планов и проектов.

Управление чрезвычайными ситуациями включает в себя одновременное прогнозирование и предупреждение чрезвычайных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, общественно-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов управления в экстремальных условиях.

В зависимости от преобладающих механизмов принятия решений, в качестве возможных форм управления можно также выделить сбалансированность, оптимизацию и политический контроль.

Равновесное управление основано на поиске решений, которые уравновешивают необходимость решения проблемы с реальными ресурсами, находящимися под управлением организации. Управление оптимизацией решает проблему выбора предпочтительного направления действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансирования и оптимизации форм управления, использующих вычислительные алгоритмы или другие количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер и отражает субъективные представления лица, принимающего решение.

Несмотря на большое количество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, т.е. создания информационного поля, на котором можно было бы задать и решить математически корректную задачу оптимизации. Эта ситуация изменится в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (происходит переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации обработки аналитических данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и обработки аналитических данных) и организационном аспектах (лица, принимающие решения, все больше доверяют информационно-аналитическим технологиям).

В настоящее время нередки случаи, когда почти каждый сотрудник организации имеет компьютер, а поток документов как внутри организации, так и при их взаимодействии был и остается полностью бумажным. В этом случае, как правило, уровень осведомленности об управленческой и аналитической деятельности в организации существенно не меняется.

Такое состояние информатизации является прямым следствием нарушения известных принципов информатизации, сформулированных основателем управления информатизацией академиком В.М. Глушковым:

Первый принцип — первый человек. Суть этого принципа заключается в том, что все цели совершенствования управления, решения острых проблем, возникающих в деятельности организации, должны формулироваться руководителем организации. Таким образом, известные попытки создать единую информационную модель региона (города, уезда, муниципалитета) обычно отвечают стремлению различных уровней управления (в рамках органа власти) отразить в ней как можно больше ведомственных интересов. Это, в свою очередь, приводит к такой степени энтропии модели, что она перестает быть наблюдаемой и практически полезной. На фоне не менее 2-3 тысяч показателей социально-экономического развития следует выделить 5-6 тысяч показателей, отражающих текущее состояние населенной территории, и не менее 500 консолидированных площадей и направлений деятельности органов местного самоуправления, основных сфер, подконтрольных отраслей экономики и общества, а также проблем, требующих максимального внимания первого руководителя в целом. На этой основе можно определить необходимые информационные ресурсы (информацию и данные), которые адекватно отражают необходимые параметры (процессы, явления и объекты управления), и только при этих условиях можно предположить, что финансовые ресурсы на информатизацию не будут растрачены впустую.

Вторым важным принципом информатизации является принцип автоматизации документооборота. Соблюдение этого принципа заключается в том, что компьютер должен надлежащим образом использоваться в качестве универсального средства обработки любого вида информации (буквенно-цифровой, графической или лингвистической).

Информационная поддержка управления в современных организациях

Как и в любой социально-экономической системе, в информационном обеспечении деятельности организации существует ряд особенностей.

Первая особенность заключается в том, что организация как социально-экономическая категория представляет собой обобщенную динамическую систему. Будущее состояние такой системы изменчиво (законодательство, новые цели развития и т.д.), и это состояние может быть определено только с определенной вероятностью. Это означает, что компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций (состав задач, информационная база, приложения и т.д.) и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и/или модернизации отдельных организационных единиц.

Вторая особенность — пороговая зависимость эффективности работы организации от степени интеграции информационных ресурсов. Влияние информатизации на эффективность управления организацией становится заметным только тогда, когда преодолевается определенный пороговый уровень интеграции первичных информационных ресурсов, используемых для принятия управленческих решений. Это означает, например, что если автоматизированная информационная система реализована только в одной или двух функциональных областях (например, регистрация актов гражданского состояния и прав собственности на недвижимое имущество), то только работа этих органов может быть улучшена, но состав накопленных ими информационных ресурсов недостаточен для решения серьезных проблем на уровне управления субъектом РФ. Однако, если дополнительно внедрить автоматизированные информационные системы в органах земельного кадастра, в регистрационной палате, в органах регистрации юридических лиц, то можно решить проблемы, связанные с учетом населения, налогообложением и налоговой базой, контролем за адресностью социальной помощи реально малоимущим гражданам.

Для преодоления порога интеграции информационные технологии должны отвечать двум основным требованиям. Первое: простота интеграции базовых подсистем в единое информационное пространство данных по сети географически распределенных узлов и возможность совместного использования базовых регистров. Вторая: оперативная доступность произвольных сечений информации по всему массиву данных для подготовки и принятия управленческих решений.

Третьей особенностью информации в управлении является корпоратизм. Несмотря на стремление отдельных организационных структур к независимости и монополии на «свою информацию», существует объективный интерес к созданию и использованию единой информационной системы. Корпоративность информационных ресурсов означает, что любой сервис, делающий «свои» данные доступными для общего пользования, может использовать информацию других сервисов. Корпоративность также является пороговой характеристикой. То есть существует пороговый список данных, при превышении которого достигается баланс между информационными потребностями, которые могут быть получены из корпоративного поля данных для «своих» задач, и данными, которые каждый участник может внести в корпоративный информационный пул. Корпоративность достигается на сети, взаимодействующей по телекоммуникационным каналам информационных подсистем обособленных структурных подразделений и организаций в целом. Таким образом, положительные стороны корпоративизма становятся в полной мере заметны только с помощью электронных технологий.

Четвертая характеристика касается условий спроса на автоматизированную информационно-аналитическую систему. Спрос зависит от полезности и удобства использования системы. Пользователь должен применять те же методы и логику работы с данными, которые присутствуют в некомпьютеризованном органе управления. В частности, бланки документов должны воспроизводиться на экране с минимальными отличиями от бумажного оригинала, пользователь должен иметь возможность самостоятельно создать новую форму для отчета или справки, сформировав нужную конфигурацию документа на экране компьютера как бы на листе и обратившись к нужной группе данных. Для поддержания интереса пользователя к автоматизированной информационно-аналитической системе необходимо сократить объем вновь вводимой информации (в том числе за счет использования данных, вводимых другими организациями и структурными подразделениями), уменьшить количество ошибок за счет использования единых словарей и справочников и автоматического ввода повторяющихся данных.

Пятой особенностью является разнообразие типов данных с низкой интенсивностью информационных потоков. Количество полей данных, записанных в первичной документации (картах, книгах, файлах, сертификатах, балансовых ведомостях, статистических отчетах) и, соответственно, в автоматизированной информационно-аналитической системе очень велико — до 800 форм. Однако обменные потоки не столь существенны. Это практически означает, что начинать бизнес информатизации с «прокладки дорогостоящих кабелей» не должно быть принципиальной ошибкой.

Поддержание организационной целостности и согласованности в свете изложенных характеристик требует строгого применения ряда принципов компьютеризации, которые имеют непосредственное отношение к тому, будет ли управление эффективным, или цели не могут быть достигнуты с помощью самых современных компьютерных и телекоммуникационных средств.

Специфической проблемой в развитии управленческого информационного обеспечения, носящей психологический характер, является необходимость последовательного перевода первых менеджеров на осмысленное использование возможностей современных информационных, аналитических и экспертных технологий в собственной управленческой практике. На начальном этапе это может быть работа с электронной почтой, исследовательскими, справочными, правовыми системами, подготовка презентационных материалов для лекций. Уровень культуры и эффективности управленческой деятельности в организациях будет во многом зависеть от преодоления сложившихся традиций работы первых руководителей с информацией.

Интернет-технология

Преобладающие тенденции в развитии информационных технологий сфокусированы на многопрофильности и структурной сложности управляемых предприятий. Для эффективной и конкурентоспособной работы необходимо соединить и объединить все сферы на качественно новом уровне управления. Новые и современные информационные технологии делают это возможным. Давайте рассмотрим самые известные из них.

Видеотехнология — это технология использования изображений. Такой технологии может предшествовать визуализация, то есть представление данных в виде изображений. Стремительный рост обработки данных требует поиска новых способов отображения полученной информации. Под видеоконференциями понимается технология проведения совещания между удаленными пользователями на основе их движущихся изображений. Технические средства в этом случае работают в режиме реального времени.

Мультимедийные технологии (мультимедийная среда) основаны на интегрированном представлении данных любого вида. Эта технология позволяет совместно обрабатывать символы, текст, таблицы, графики, изображения, документы, звук и речь, создавая мультимедийную среду. Изображение может отображаться на экране с текстом и звуком. Использование мультимедийных технологий особенно эффективно в системах обучения. Это связано с тем, что при активной работе в мультимедийной среде пользователь запоминает 75% воспринимаемой информации. При этом запоминается только 25% услышанной информации.

В нейрокомпьютерной технологии используются специальные нейрокомпоненты на базе микропроцессоров, которые взаимодействуют друг с другом. Этот подход основан на моделировании поведения нервных клеток (нейронов). Нейротехнология используется в создании искусственного интеллекта для решения сложных задач: Распознавание изображений, управление кредитными рисками, прогнозирование инвентаризационных ситуаций, определение стоимости недвижимости с учетом качества зданий, их состояния, окружающего объекта и окружающей среды, автоматическое определение контроля и т.д. Компонентами нейротехнологий являются нейрокомпьютеры и процессоры, а также нейронные сети как класс алгоритмов, обеспечивающих решение сложных задач. Нейронные сети имеют возможность самообучения, обладают высокой скоростью, так как обработка информации в них осуществляется многими компонентами, работающими параллельно.

Объектно-ориентированная технология основана на идентификации и создании компьютерных систем на стадии проектирования и программирования. В качестве объектов в нем выступают пользователи, программы, клиенты, документы, файлы, таблицы, базы данных и др. Такие подходы характеризуются использованием процедур и данных, которые заменяются понятием «объект». Объект — это объект, событие, явление, выполняющее определенные функции и являющееся источником или потребителем информации. Использование объектно-ориентированных технологий позволяет более эффективно решать задачи в системах управления.

Технология управления знаниями позволяет создать не только автоматизированную систему с единым информационным пространством, но и среду, в которой знания одного сотрудника станут достоянием всех. Этот вариант необходим при решении особо сложных задач в процессе подготовки и принятия решений в специально созданной среде. Управление знаниями осуществляется с помощью базы знаний, которая представляет собой организованный набор, по любой предметной области. Базы знаний используются при решении задач искусственного интеллекта, например, в экспертных системах. База знаний включает в себя набор данных, знания (их модели), правила логического вывода для работы со знаниями.

Интернет-технологии основаны на объединении информационных сетей в глобальную информационную структуру. Другими словами, Интернет — это всемирная, международная федерация информационных сетей, в которой существуют информационные центры, обслуживающие пользователей: Они представляют документацию. Распространять программы, тексты книг, иллюстрации, услуги связи, электронную почту, службу новостей, передавать файлы и т.д. Интернет-технологии используются в образовательных, научных и деловых целях. Через Интернет многие компании предоставляют различные виды услуг: свои базы данных и базы знаний, рекламу продуктов и услуг, консультации и другие виды помощи. Интернет стал важнейшим элементом информационной инфраструктуры мирового сообщества. Интернет стремительно развивается, на российском рынке телекоммуникационных сетей общего пользования он обгоняет всех конкурентов. Международная компьютерная сеть Интернет в настоящее время является наиболее демократичной и быстрорастущей системой доступа к электорату. С точки зрения западных и некоторых отечественных экспертов, в ближайшие пять лет Интернет вполне реально станет основным средством открытости власти для общественности, что должно учитываться в реальной практике.

Интернет стал самой популярной информационной системой среди менеджеров в мире: Она обслуживает до 30 миллионов пользователей и 30 000 взаимосвязанных информационных сетей, а другая сеть добавляется каждые 30 минут. Добавлена еще одна новая сеть.

В современных условиях лидеры могут по-настоящему лидировать только в том случае, если они в полной мере используют информационные технологии. Принятие правильных решений напрямую зависит от того, сколько информации поступает и как она используется. Информация, как по своей природе, так и по объему, в ближайшие десять лет будет меняться больше, чем за последние 70 лет вместе взятые. Чтобы эффективно использовать его, мы должны научиться собирать, подводить итоги.

и владеет информацией о внешней среде компании. И, конечно же, в будущем две информационные системы — старую бухгалтерскую и новую систему управленческой информации — должны быть объединены или, по крайней мере, сделаны вместе.

Развитие информационных технологий в организационном управлении все больше ориентируется на сферу интеллектуальных, наукоемких проблем. Визуализация данных, обработка изображений, создание виртуального пространства позволяет человеку погрузиться в образное окружение решения сложных задач, подойти к поставленным целям на качественно новом уровне, облегчить подготовку и принятие управленческих решений.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: