Теоретические основы процесса управления - аспекты содержания процесса управления

Оглавление:

Управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации. Менеджмент — это синтез средств и методов подготовки управленческих решений и организации их исполнения.

Актуальность возникает в связи с тем, что управление организацией рассматривается как совокупность двух взаимодействующих подсистем — субъекта управления (управляющая подсистема) и объекта управления (управляемая подсистема). Это означает, что каждая организация является единицей двух подсистем управления: управляемой и управляющей. В этих случаях отношения между управляемой и контролирующей подсистемами — это отношения между людьми.

Управленческая деятельность состоит из фаз:

Получение и анализ информации;
Разработка и принятие решений;
Организация их выполнения;
Контроль, оценка результатов, внесение изменений в дальнейший ход работы;
Вознаграждение или наказание исполнителей.

Специфика процессов управления определяется как объективными (тип и сфера деятельности организации или подразделения, его структура и т.д.), так и субъективными факторами (интересы руководства и работников, неформальные отношения и т.д.).

В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных этапов:

Принятие решений (определение цели и программы действий);
Исполнение (воздействие на элементы организации);
Сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка.

Процесс управления — это комплекс различных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов для достижения поставленных целей. Этот процесс содержит следующие задачи: тактическая — сохранение стабильности, гармонии взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Процесс управления означает управление чем-то или кем-то. Функции процесса управления имеют две общие характеристики:
1) все они требуют принятия решений;
2) все функции требуют коммуникации, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Эти две характеристики связывают все функции управления и обеспечивают их взаимозависимость.

Принятие решений. Управленческая работа — это в значительной степени интеллектуальный труд. Это сродни попытке собрать сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то сложил в одну коробку кусочки мозаики, принадлежащие пяти разным историям. Чтобы завершить сравнение мозаики, менеджеры должны просеять многочисленные комбинации возможных действий, чтобы найти правильное действие — для конкретной организации в конкретное время и в конкретном месте. Принятие решений — это то, что и как прогнозировать, планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Это основное содержание работы менеджера.

Необходимым условием для эффективного, объективного принятия решений или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие достаточной, точной информации. Способ получения такой информации — общение.

Теоретические основы процесса управления

Аспекты содержания процесса управления

Выполнение функций управления всегда требует определенных усилий, с помощью которых управляемый объект приводится в определенное или желаемое состояние. В этом заключается основное содержание термина «процесс управления». Это определенный набор управленческих действий, которые логически взаимосвязаны для обеспечения достижения поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукты или услуги на «выходе» системы.

Процесс управления представлен как серия циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Началом процесса принятия решения является информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие происходит после выработки и принятия соответствующего решения, которое представляется в виде некоторой информации (команда, приказ, распоряжение, план и т.д.) на «вход» управляемого объекта. Процесс принятия управленческих решений — это циклический процесс, который начинается с выявления несоответствия параметров плановым заданиям или стандартам и заканчивается принятием и реализацией решений по устранению этого несоответствия.

Наиболее важным и ведущим «элементом» в системе управления производством и принятия решений являются процессы управления. Процесс управления, по сравнению с другими элементами системы менеджмента, в значительной степени зависит от человеческого фактора, что затрудняет его формализацию. Процесс управления характеризует систему управления в целом.

Процесс управления: определяется характером решаемых задач, имеет специфические характеристики и может быть разделен на отдельные операции в зависимости от определенных условий.

Характер содержания процесса управления определяется характером решаемых задач.

Методологическое содержание менеджмента, как одного из аспектов процесса управления, предполагает представление процесса управления в виде последовательности его четырех этапов: Определение цели, оценка ситуации, определение проблемы и поиск решения управленческого решения.

Цель — это видение менеджером желаемого, возможного и необходимого состояния системы, находящейся под его контролем.

Процесс управления начинается с понимания, определения и установления цели. Цель — это запланированный результат, который представляет собой единство желаемого и возможного.

Ситуация — это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется набором учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть идентичным цели.

Проблема — это противоречие между желаемым и действительным. Чтобы решить ее, приблизить систему к цели, необходим акт воздействия. Противоречие, которое необходимо разрешить, и есть проблема. Ни одно управленческое решение невозможно без определения проблемы.

Решение руководителя, как заключительный этап процесса управления, представляет собой нахождение путей решения проблемы и организационную работу по практическому решению проблемы в управляемой системе. Решение — это последний этап процесса управления, его связь с производственным процессом, импульс воздействия управляемой системы на управляющую систему.

Процесс управления имеет экономическое содержание, обусловленное тем, что в процессе управления выражается использование производственных ресурсов, начиная с оценки их наличия и заканчивая их превращением в продукт. Экономическое содержание процесса управления проявляется в виде этапов:

Определение экономических потребностей;
Оценка доступности ресурсов;
Распределение ресурсов;
Использование ресурсов.

Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Выделяю формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей:

Планирование, прогнозирование — разработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;
Организация — создание новых и рационализация действующих организационных структур управления как элементов процесса реализации планов;
Координация, регулирование — обеспечение необходимой координации действий людей как элемента процесса реализации планов;
Стимулирование, активизация — побуждение людей к деятельности, обеспечивающее повышение эффективности деятельности системы управления как элемента процесса реализации плана;
Контроль, анализ, учет — систематическое наблюдение за деятельностью людей с целью выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов.

Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности действий в процессе управления на следующих этапах.

Характеристики, которыми обладает процесс управления.

Свойство изменчивости (динамичности) выражается в постоянном изменении процесса управления в его направлении, задаче, способе осуществления, а также в динамике взаимодействия между его различными этапами и операциями. Процесс управления переходит от одного этапа системы управления к другому, который осуществляется при различном взаимодействии звеньев управления;

Свойство стабильности проявляется в появлении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его реализации. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Это свойство формирует систему управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между реализующими его звеньями.

Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному: в зависимости от уровня управления, специфики самого производственного процесса (является ли он единичным, серийным, массовым и т.д.).

Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в некотором смысле противостоит ему. Это выражается в том, что процесс управления протекает неравномерно, сначала как накопление потенциала действия при постановке цели, оценке ситуации, выявлении проблемы, а затем на этапе решения превращается в импульс к активной организационной работе.

Свойство согласованности. Он характеризует обязательную последовательность этапов процесса управления. Это свойство не может быть структурировано по этапам, кроме цели, ситуации, проблемы и решения. Каждый из этих этапов является обязательным и играет важную роль в эффективности управления.

Свойство цикличности. Повторяемость процессов управления во все новых циклах.

Понимание особенностей процесса управления имеет большое значение для успешного решения всех задач по его совершенствованию, повышению эффективности управления предприятием.

Итак, процесс управления — это деятельность по объединению в определенную систему субъектов управления, направленная на достижение целей предприятия путем реализации определенных функций с помощью методов управления.

Социально-психологические факторы, влияющие на процесс управления в организации

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководитель может быть как формальным, так и неформальным лидером команды. В свою очередь, субъект управления также может быть объектом управления для начальства.

Для того чтобы между двумя подобъектами существовало управленческое отношение, а значит, и управленческое взаимодействие, между ними должны существовать управленческие отношения. Они являются основой возможности реализации управления, так как определяют способность генерировать управленческие команды и готовность их выполнять. Управленческие отношения не являются первичными, а основываются на более глубоких отношениях, таких как экономические или морально-этические.

Мотивы движут субъектом управления, какие цели он/она преследует в процессе работы. Когда цели управления, то есть желаемое состояние объекта или желаемый результат его функционирования, совпадают с целями, которые преследует субъект управления, последний ориентируется на наиболее эффективное управление. Для этого должны быть выполнены 2 условия:

Субъект управления не должен иметь возможность достигать своих целей независимо от достижения целей управления за счет управленческой деятельности;
Степень достижения субъектом управления своих целей за счет управленческой деятельности должна быть напрямую связана со степенью достижения субъектом управления своих целей.

Полная потребность субъекта управления в результатах функционирования объекта управления становится очевидной, когда субъектом управления является собственник. Если субъектом управления является не собственник, а исполнитель, реализующий функцию управления, то потребность субъекта управления в управлении объективно не связана напрямую со стремлением к наилучшему конечному результату. Эта потребность связана со стремлением субъекта управления удовлетворить свои первоначальные потребности, используя управление, не ориентируясь на конечные результаты, а в некоторых случаях в ущерб конечным результатам.

Объектом управления является социальная система, на которую направлены все виды управленческого воздействия для ее совершенствования, повышения качества выполнения функций и задач, успешного достижения намеченной цели.

Объект управления получает команды управления и работает в соответствии с содержанием этих команд.

Необходимо, чтобы субъект управления имел рычаги воздействия на объект управления, с помощью которых его можно побудить к выполнению управленческих команд (это условие определяет принципиальную возможность или невозможность субъекта управления).

Для того чтобы процесс мотивации привел к достижению целей, должны быть выполнены следующие условия:

Быть эффективным в течение всего времени работы субъекта управления и не ослабевать, когда потребности субъекта управления удовлетворены. Этого можно достичь путем комплексного использования рычагов влияния, периодически меняя методы мотивационной ориентации, стимулирования удовлетворения стабильных долгосрочных потребностей;
Увязка уровня стимулирования со степенью достижения конечных целей.

Информационный подход к процессам управления различными системами представлен в виде системы с управлением, которая включает в себя три подсистемы: система управления (система контроля), объект управления и система связи.

Информационный подход, при котором управление рассматривается как процесс преобразования информации: Информация об объекте управления воспринимается системой управления, обрабатывается в соответствии с той или иной целью управления и передается на объект управления в виде управляющих воздействий. В этом случае процессы получения информации, ее хранения и передачи отождествляются с термином коммуникация. Обработка полученной информации в сигналы, которые направляют деятельность в объекте, отождествляется с термином управление. Когда системы способны использовать информацию о результатах своей работы, это называется обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее неизвестно.

Особенности субъектно-объектного взаимодействия в процессе управления в организации

Совместная деятельность людей в организации предполагает контакты между ними и обмен необходимой информацией. На этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Организация, имеет соответствующую систему коммуникации (связи), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами.

Для осуществления коммуникации необходимы люди: отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант или реципиент). Административная деятельность трудового коллектива — это постоянный акт коммуникации, участниками которого являются его члены.

Существуют следующие основные цели общения, осуществляемого в нем:

Решение служебных задач коллектива в сфере производства или общественно-политической деятельности;
Удовлетворение социальных потребностей своих членов (в общении, в привязанности, в информации и т.д.).

Различают нисходящую коммуникацию (от руководителя к подчиненному), восходящую коммуникацию (от подчиненного к начальнику) и горизонтальную коммуникацию (между членами трудового коллектива, равными по служебному положению).

Совокупность горизонтальных и вертикальных связей образует пирамиду коммуникаций, на вершине которой находится менеджер высшего (в данной организации) ранга, а внизу — рядовые сотрудники, не имеющие подчиненных. В зависимости от количества уровней управления выделяют «высокие» или «плоские» коммуникационные пирамиды.

Взаимодействие между субъектом и объектом управления осуществляется посредством вертикальной коммуникации (сверху вниз и снизу вверх), которую мы рассмотрим далее.

К. Шеннон предложил модель, согласно которой определяются основные элементы коммуникационной цепи:

Источник информации;
Отправитель;
Приемник;
Получатель информации.

Источник информации — это человек или группа людей, которые образуют определенную организационную единицу и обладают определенной информацией. Отправитель информации (коммуникатор) кодирует эти данные на основе системы знаков и передает сообщение человеку или группе в целом. Отправитель информации также является ее источником.

Преобразование данных в определенные сигналы осуществляется отправителем информации с помощью передатчика, которым может быть как биологический орган (например, голосовые связки), так и техническое устройство (например, автоматическая телефонная станция).

Цепь коммуникации завершается получателем информации (реципиентом) — лицом или группой лиц, которые учитывают полученную информацию в своей деятельности.

Весь путь от отправителя информации до получателя называется каналом связи (имеется в виду как физическая, так и социальная среда). При передаче информации различают каналы разных типов. Такими средствами являются письменные документы, сообщения по телефону, радио, телевидению и т.д. Передача информации может происходить и прямым способом — когда коммуниканты взаимодействуют на основе устной речи лицом к лицу.

Важно, чтобы коммуникатор имел четкое представление о спектре информации, доступной потенциальному получателю информации, и иерархии его ценностных ориентаций.

Понимание сообщения требует некоторого «тезаурусного сообщества» отправителя и адресата. Тезаурус — это совокупность информации, которой владеет конкретный человек. В процессе общения могут возникать барьеры в понимании информации, это может быть профессиональная и трудоемкая деятельность.

Эффект общения также зависит от ряда социально-психологических факторов, сопровождающих процесс передачи и восприятия информации.

В социальной среде существуют формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) способы передачи информации. Формальные способы передачи информации административно устанавливаются в соответствии с официальной организационной структурой производственной команды. Они соединяют людей в этой структуре как по вертикали, так и по горизонтали.

К неформальным каналам коммуникации относятся все те, которые не соответствуют формально установленным.

Процесс и функции управления качеством в компании

Термин «качество продукции» неотделим от термина «управление качеством продукции», под которым понимается деятельность, осуществляемая в процессе создания и эксплуатации или потребления продукции с целью установления, обеспечения и поддержания требуемого уровня качества. Управление качеством не всегда означает обеспечение совершенства, поскольку оно основано на уровне качества, принятом рынком.

Современный подход к управлению качеством характеризуется нацеленностью на постоянное улучшение процессов и результатов работы во всех сферах деятельности компании. Характерными элементами этого подхода являются концентрация управления на контроле качества процессов и предотвращении ошибок (вместо контроля качества продукции), возложение полной ответственности за качество результатов труда на непосредственных исполнителей, а также активное использование человеческого фактора, развитие творческого потенциала рабочих и служащих через мотивацию их труда. Важным элементом управления качеством является также детальное изучение и анализ проблем качества, возникающих на всех этапах разработки, производства и эксплуатации продукции по принципу восходящего потока, то есть от последующей операции данного процесса к предыдущей.

Процедуры управления обычно группируются в управленческие циклы: Планирование — Организация — Учет — Контроль — Анализ — Регулирование. Эти циклы выполняются над всеми элементами системы качества, включая производственные процессы обеспечения качества.

Компоненты категории обеспечения качества (планирование, регулирование и контроль) взаимосвязаны и образуют непрерывный процесс формулирования и реализации требований к качеству в рамках системы качества.

Планируемые показатели качества могут превышать стандарты, регулируемые законодательством, или стандарты конкурирующих организаций. В этом случае более высокие ожидаемые показатели качества оформляются как стандарты компании, что оказывает существенное влияние на ее конкурентную позицию.

Контроль качества — это сравнение соответствия предписанных требований с измеренными характеристиками продукта или услуги.

Регулирование качества — устранение несоответствия характеристик продукции или услуги установленным требованиям.

Определение функций и задач системы качества. На этом этапе рекомендуется провести тщательный анализ процесса разработки продукта и представить его в виде подробного списка этапов. Основу списка составляют фазы жизненного цикла продукта, характерные для компании.

Для организации эффективного управления качеством перечень этапов должен быть достаточно подробным, чтобы ни один из них не остался без действия системы качества.

Начиная с варианта производственного процесса, создается базовая модель системы качества. Можно использовать рекомендации стандарта ISO 9001 издания 2000 года. Перечень рекомендуемых элементов является универсальным и установлен в данных стандартах на основе практического опыта многих компаний. Отсутствие того или иного элемента системы качества, указанного в стандартах ISO 9000, должно быть достаточно обосновано, чтобы объяснить его потребителю или организации, которая будет проводить аудит системы качества.

Определение состава структурных подразделений системы качества. После определения функций системы качества, необходимых для управления качеством на всех этапах разработки продукции, необходимо определить структурные подразделения, участвующие в реализации этих функций. Для этого необходимо проанализировать функции, выполняемые существующими подразделениями, и сравнить их с перечнем функций, включенных в создаваемую систему качества, с учетом рекомендаций ISO 9000. В результате определяются отделы — исполнители каждой функции.

Как правило, в состав исполнителей, помимо отделов обеспечения качества, входят конструкторские, технологические, производственные и другие подразделения, которые вносят существенный вклад в формирование качества продукции.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: